001文件与资料控制程序改.doc

深圳市诠皓电子有限公司文件与资料控制程序版本/版次：A/1总 页 数：共 7 页 文件编号 ：QH-QP-001生效日期 ：2009-08-15区分制 定审 核核 准发行印章签名温馨提示：本文件为本公司机密文件，未经许可，不得私自外借或复印！修 订 记 录制定/修订日期修 订 内 容 摘 要页次版本/版次总页数2009-08-15新制订-A/171.0目的确保质量/环境管理系统所使用的文件与资料管制流程处理的迅速、正确的流通，确保各相关部门及时得到并使用有效的最新版本文件。2.0适用的范围适用于本公司对质量管理体系所使用的文件的控制。3.0职责3.1文控、：负责文件的保存、发放、回收及销毁，并做好相关记录工作，并对最新版本电子存档，进行电子管控。3.2文件申请发放单位：负责确定文件发放范围。3.3管理者代表负责编制与审核质量管理手册，最高管理者（总经理）负责质量管理手册的批准。3.4各部门负责编制程序文件，管理者代表负责审核程序文件，总经理负责程序文件的批准。4.0定义无5.0工作程序5.1文件概念文件是指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、标准样品或其他电子媒体及其组合等。质量管理体系文件是质量管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。 本公司的质量管理体系文件的范围包括：-形成文件的质量方针和目标；-质量管理手册；-ISO9001: 2008标准规定的程序文件；-确保对过程的有效策划、运行和控制所需要的文件，例如质量计划、程序文件和相关的规范、标准以及“规定”、“安排”、“方式”等文件；-记录，阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件；-其他文件。例如流程卡、作业指引等，标准中虽未规定，但在实际活动中可能需要。5.2质量管理手册5.2.1质量管理手册是规定本公司质量管理体系的纲领性文件。5.2.2质量管理手册的主要内容有：-质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性；-为质量管理体系编制的形成文件程序的引用；-质量方针和目标；-质量管理体系过程之间相互作用的表述。5.2.3手册的结构、详略程度和格式编排，应结合本公司的类型、规模及产品或过程的复杂程度、文化和风格进行编制，标准并未作统一规定。5.2.4公司的质量管理手册由管理者代表编制与审核，报总经理批准后发布实施。5.3 文件控制5.3.1文件控制，指对质量管理体系文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再批准和标识、回收、作废等全过程活动的管理。5.3.2本公司质量管理体系文件控制的主要内容如下：-文件发布前，应得到其适宜性和充分性的批准。质量管理手册与程序文件由管理者代表审核；由总经理负责批准；其他文件由公司部门主管审核，管理者代表批准。-在文件实施中，由于各种原因发生变化时（例如公司的组织结构、产品范围、工作流程和适用法律法规发生变化时），应对文件原文进行评审，确定是否需要更改。本公司的管理体系文件在每年最少评审一次（在管理评审会议中进行），由管理者代表牵头，各职能部门对所管理的文件进行评审。如果需要更改，应报公司相关的责任人对更改后的文件进行再批准。-识别所有文件的修订状态。文件修订的方法分为划线式修改（在文件原文上划线修改，在旁边写好修订后的内容）换页和换版三种。修订由公司文控中心统一组织，修改申请人填写文件申请单，经相关责任人审核，管理者代表批准后，由文控中心对受控文件统一修改。-文件的版本用大写英文字母“A、B、C，”表示；若文件只作小部分修改时，可填写修订记录作划线式修改或者换页修改（如果划线式修改超过三分之一需要换版发布），发行时为0次（即：A/0版），第一次修改为1次（即：A/1版），依此类推，当修改超过5次时，无论修改多少，均要换版发布。-各部门所持有的文件要编制的受控文件一览表，即把所使用文件的最新有效版本文件（含外来文件，法律法规等）写入清单中-要确保在各使用场所都能得到适用文件的有效版本并标识，填写分发号（包括外来文件）。撤出过期、作废的文件，经管理者代表批准后销毁，销毁文件清单存档，如需保留，需经管理者代表批准，并盖“作废文件”印章或“保留文件”字样的标识。-受控文件均进行编号，并填写在受控文件一览表中。文件发放时，收文单位应在文件分发表中签名确认收到。-文件应保持清晰、可辨，易于识别。质量管理体系文件应单独存放，以保持受控状态。-受控文件为内部使用的有效版本文件，也是向认证机构报送的文件。受控文件再修改时应统一跟踪更改，不可遗漏。持有受控文件的员工在工作调动或调离本公司时，应将文件交回本单位（部门）。非受控文件可用于投标和向咨询单位报送。非受控文件不再跟踪修改。-收集与产品和服务有关的外来文件清单。凡不是本公司编制的使用文件，均属外来文件，包括从书店购买的、上级发文、国家或地方政府、协会发文等。应使用外来文件的最新有效版本文件，列入受控文件清单中。适用的外来文件应编写分发号，以进行有效的受控管理。要控制外来文件的发放（发放范围经管理者代表审批）。5.3.3文件编号规则如下：QH - XX - XXX公司代码 - 类别代码 流水号5.3.4表格编号规则如下：QH - XX - XX - XXX公司代码 - 类别代码 部门代码 - 流水号A.文件类别代码为:一级文件/质量手册: 代码为QM二级文件/程序文件: 代码为QP三级文件/规范文件: 代码为QW 四级文件/表单文件: 代码为QR外来文件： 代码为WL图面技术资料 代码为SQPB.表格编号的部门代码区分： 业务部：MA 生产部：PR 品管部：QC 资材以及生管：PMC 人事（包括总务）：HR 管理者代表：MR 文控中心：DCCC. 流水号为同类别文件发行的流水号从001到999。若属外来文件应优先使用其原编号，无原编号的外来文件，按以上编号原则再编文件编号。5.3.4文控中心保留受控文件的正本,各部门使用受控文件的副本,为了区分，文控中心应在正本文件的背面加盖“受控文件”印章, 在副本文件的正面加盖“受控文件”印章,非受控文件加改“仅供参考”印章，所有的受控文件不可以随意复制与外发。5.3.5文控中心负责定期(每年一次)向深圳市相关部门查询有关外来标准的变更情况，以确保使用最新版本的外来标准。6.0相关记录6.1 文件申请单6.2 文件分发表6.3 受控文件一览表7.0相关文件7.1内部审核控制程序7.2管理评审控制程序8.0作业流程-见下页权责作业流程图记录文控，各相关部门总经理各相关部门各部门管理者代表各部门文件的编写（制定）P申请发放审批YY修订完成签收 NGN保管N发放批准受控文件相关受控文件文件申请单文控中心记录文件申请单文件申请单