001文件与资料控制程序改.doc

深圳市诠皓电子有限公司

文件与资料控制程序

版本/版次：A/1
总 页 数：共 7 页
文件编号 ：QH-QP-001
生效日期 ：2009-08-15

区分
制 定
审 核
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签名

温馨提示：本文件为本公司机密文件，未经许可，不得私自外借或复印！
修 订 记 录

制定/修订日期
修 订 内 容 摘 要
页次
版本/版次
总页数
2009-08-15
新制订
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A/1
7

1.0目的
确保质量/环境管理系统所使用的文件与资料管制流程处理的迅速、正确的流通，确保各相关部门及时得到并使用有效的最新版本文件。
2.0适用的范围
适用于本公司对质量管理体系所使用的文件的控制。
3.0职责
3.1文控、：负责文件的保存、发放、回收及销毁，并做好相关记录工作，并对最新版本电子存档，进行电子管控。
3.2文件申请发放单位：负责确定文件发放范围。
3.3管理者代表负责编制与审核质量管理手册，最高管理者（总经理）负责质量管理手册的批准。
3.4各部门负责编制程序文件，管理者代表负责审核程序文件，总经理负责程序文件的批准。
4.0定义
无
5.0工作程序
5.1文件概念
文件是指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、标准样品或其他电子媒体及其组合等。质量管理体系文件是质量管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。
本公司的质量管理体系文件的范围包括：
----形成文件的质量方针和目标；

----质量管理手册；
----ISO9001: 2008标准规定的程序文件；
----确保对过程的有效策划、运行和控制所需要的文件，例如质量计划、程序文件和相关的规范、标准以及“规定”、“安排”、“方式”等文件；
----记录，阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件；
----其他文件。例如流程卡、作业指引等，标准中虽未规定，但在实际活动中可能需要。
5.2质量管理手册
5.2.1质量管理手册是规定本公司质量管理体系的纲领性文件。
5.2.2质量管理手册的主要内容有：
----质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性；
----为质量管理体系编制的形成文件程序的引用；
----质量方针和目标；
----质量管理体系过程之间相互作用的表述。
5.2.3手册的结构、详略程度和格式编排，应结合本公司的类型、规模及产品或过程的复杂程度、文化和风格进行编制，标准并未作统一规定。
5.2.4公司的质量管理手册由管理者代表编制与审核，报总经理批准后发布实施。
5.3 文件控制
5.3.1文件控制，指对质量管理体系文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再批准和标识、回收、作废等全过程活动的管理。
5.3.2本公司质量管理体系文件控制的主要内容如下：
----文件发布前，应得到其适宜性和充分性的批准。质量管理手册与程序文件由管理者代表审核；由总经理负责批准；其他文件由公司部门主管审核，管理者代表批准。
----在文件实施中，由于各种原因发生变化时（例如公司的组织结构、产品范围、工作流程和适用法律法规发生变化时），应对文件原文进行评审，确定是否需要更改。本公司的管理体系文件在每年最少评审一次（在管理评审会议中进行），由管理者代表牵头，各职能部门对所管理的文件进行评审。如果需要更改，应报公司相关的责任人对更改后的文件进行再批准。
----识别所有文件的修订状态。文件修订的方法分为划线式修改（在文件原文上划线修改，在旁边写好修订后的内容）换页和换版三种。修订由公司文控中心统一组织，修改申请人填写《文件申请单》，经相关责任人审核，管理者代表批准后，由文控中心对受控文件统一修改。
----文件的版本用大写英文字母“A、B、C，……”表示；若文件只作小部分修改时，可填写《修订记录》作划线式修改或者换页修改（如果划线式修改超过三分之一需要换版发布），发行时为0次（即：A/0版），第一次修改为1次（即：A/1版），依此类推，当修改超过5次时，无论修改多少，均要换版发布。
----各部门所持有的文件要编制的《受控文件一览表》，即把所使用文件的最新有效版本文件（含外来文件，法律法规等）写入清单中
----要确保在各使用场所都能得到适用文件的有效版本并标识，填写分发号（包括外来文件）。撤出过期、作废的文件，经管理者代表批准后销毁，销毁文件清单存档，如需保留，需经管理者代表批准，并盖“作废文件”印章或“保留文件”字样的标识。
----受控文件均进行编号，并填写在《受控文件一览表》中。文件发放时，收文单位应在《文件分发表》中签名确认收到。
----文件应保持清晰、可辨，易于识别。质量管理体系文件应单独存放，以保持受控状态。
----受控文件为内部使用的有效版本文件，也是向认证机构报送的文件。受控文件再修改时应统一跟踪更改，不可遗漏。持有受控文件的员工在工作调动或调离本公司时，应将文件交回本单位（部门）。非受控文件可用于投标和向咨询单位报送。非受控文件不再跟踪修改。
----收集与产品和服务有关的外来文件清单。凡不是本公司编制的使用文件，均属外来文件，包括从书店购买的、上级发文、国家或地方政府、协会发文等。应使用外来文件的最新有效版本文件，列入受控文件清单中。适用的外来文件应编写分发号，以进行有效的受控管理。要控制外来文件的发放（发放范围经管理者代表审批）。
5.3.3文件编号规则如下：
QH - XX - XXX
公司代码 - 类别代码 –流水号
5.3.4表格编号规则如下：
QH - XX - XX - XXX
公司代码 - 类别代码 –部门代码 - 流水号

A.文件类别代码为:
一级文件/质量手册: 代码为QM
二级文件/程序文件: 代码为QP
三级文件/规范文件: 代码为QW
四级文件/表单文件: 代码为QR
外来文件： 代码为WL
图面技术资料 代码为SQP
B.表格编号的部门代码区分：
业务部：MA 生产部：PR
品管部：QC 资材以及生管：PMC
人事（包括总务）：HR 管理者代表：MR
文控中心：DCC
C. 流水号为同类别文件发行的流水号从001到999。
若属外来文件应优先使用其原编号，无原编号的外来文件，按以上编号原则再编文
件编号。
5.3.4文控中心保留受控文件的正本,各部门使用受控文件的副本,为了区分，文控中心应在正本文件的背面加盖“受控文件”印章, 在副本文件的正面加盖“受控文件”印章,非受控文件加改“仅供参考”印章，所有的受控文件不可以随意复制与外发。
5.3.5文控中心负责定期(每年一次)向深圳市相关部门查询有关外来标准的变更情况，以确保使用最新版本的外来标准。
6.0相关记录
6.1 《文件申请单》
6.2 《文件分发表》
6.3 《受控文件一览表》
7.0相关文件
7.1《内部审核控制程序》
7.2《管理评审控制程序》
80作业流程
--见下页

权责
作业流程图
记录
文控
，各相关部门

总经理

各相关部门
各部门

管理者代表

各部门

文件的编写（制定）
P

申请发放

审批
Y
Y
修订

完成
签收

NG
N
保管
N
发放

批准

受控文件

相关受控文件
文件申请单

文控中心记录
文件申请单

文件申请单