001文件管理控制程序D4.doc

文件修订摘要
№
制修订日期
修订条目内容
总页次
版本
修订人
1
2006/12/20
新订
5
A

2
2008/11/10
修订封面、修订页面格式；修订职责权限；增加3.3文件核准权限；修订5.2.3文件编码原则与版本；修订文件申请、发行、回收与销毁管理规定；修订文件保存规定；增加8文件作业流程图等。增加环境管理体系文件控制内容。
6
D0
李小宝
3
2009/4/25
依新组织架构图修订部门名称，修订文件核准权限及外来文件管理部门等。
6
D1
李小宝
4
2009/11/11
依新组织架构修订部门名称；变更文管中心职责。
6
D2
李小宝
5
2011/11/14
增加条款5.1文件制/修订内容中，对于修改内容字体颜色标示
6
D3
汤赛杰
6
2012-10-19
依新组织架构修订部门名称；对4.3文件制订/修订/废止核准权限，修改三阶文件审核人权限
6
D4
汤赛杰

需发行部门与发行份数
部 门
管理者代表
技术部
质量部
资材部
份 数

部 门
财务部
制造中心
市场部
行政部
份 数

各部门主管审核会签
部 门
管理者代表
技术部
质量部
资材部
会 签

部 门
财务部
制造中心
市场部
行政部
会 签

批 准
审 核
制（修）订

1. 目的：
对质量、环境管理体系文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到使用有效版本，使用公司文件均能达成一致性、合理性和正确性，且能有效的管制，防止误用失效或作废的文件和资料。
2. 范围：
适用于本公司质量、环境管理体系中所涉及的所有文件、质量环境记录及外来文件 。
3. 定义：
3.1一阶文件：质量手册、环境管理手册
3.2二阶文件：管理或控制程序文件
3.3三阶文件：体系涉及的第三层作业文件，管理/作业办法/规范、操作规范/保养说明书、BOM表、
工程图面、零件规格书、作业指导书、检验规范、控制计划、FMEA等均属之。
3.4四阶文件：质量、环境管理体系涉及的质量、环境结果记录文件。
3.5外来文件：相关行业法律法规、引用之参考标准及客户提供之图面技术资料
3.6受控文件：为公司机密性文件，分发至公司内部、供货商之质量体系所有文件以及外来文件。
3.7非受控文件：为一般性文件，公司管理制度、分发至客户或除供应商外其他部门之参考性文件。
3.8文件：信息及其承载媒介，可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。
4. 职责与权限：
4.1文管中心：负责文件之统筹管理，管理项目包括：文件之分类编号、保管、发行、签收、回收、销毁及审查等工作；负责文件标准化、统一化的推动，并维护[受控文件清单]于公司计算机共享区，以提供各部门确认文件最新版本与版次之依据。
负责外来资料接收登记，图面与技术文件类资料的管控、分发与回收。
4.2相关部门：
文件之撰写部门负责文件之撰写及修订；其它相关部门主管需配合审议工作及对文管中心所发出之文件负保管之责，并配合文管中心做文件之更新及维护。
4.3 文件制订/修订/废止核准权限：
文件种类
文件核准权限
发行与管理
原稿管制
制(修)定
审 核
核 准
一阶文件
质量部
管理者代表
总经理
文管中心
文管中心
二阶文件
相关部门
部长或以上
管代或总经理
文管中心
文管中心
三阶文件
相关部门
工程师或主管
部长或以上
文管中心
文管中心
四阶文件
经办人员
领班/组长
部门主管或以上
文管中心
文管中心
外来文件
接收人员
工程师
部长或以上
文管中心
文管中心
5. 作业内容：
5.1文件之制（修）订：
各相关部门依文件之权责分工，根据【文件编写作业规范】说明，负责其主导相关流程文件之制（修）订，修订内容用红色字体标示予以区别查看，文件书写格式由文管统一确认，如不符合文件编写要求则退回主导部门重写。
5.2 文件之申请：
5.2.1 制（修）订人员于文件初稿完成后，向文管中心申请文件编号并填写[文件制订/修订/废止申请单]，经相关部门会签后呈权责主管审核、核准即可由文管中心登录、发行。
5.2.2暂行文件发行使用后，经原制订部门认可可以作为正式文件发行使用时，由原制订部门申请文件编号并填写[文件制订/修订/废止申请单]，经相关部门会签后呈权责主管审核、核准即可由文管中心登录、发行。
5.2.3文件编码原则：
a) 一/二阶文件：HY – XX – XXX
① ② ③
注：①表示公司名称代码、②表示文件别码（见文件代码表）、③表示文件流水码001~999
b) 三/四阶、外来文件：HY - XX（X） - XX - XXX
① ② ③ ④
注：①表示公司名称代码、②表示文件别码（见文件代码表）、③表示部门代码（见部门
代码表）、④表示文件流水码001~999；其中外来文件和环境体系三、四阶文件编码取消部门代码③，外来文件如本身有文件编号与版本则依原文件编号与版本。
c) 三阶合订本文件：HY – XX – XX - XXX/XXX
① ② ③ ④ ⑤
注：①、②、③、④码为合订本文件主代码（如成套编制的材料检验规范及SOP等），其代码表示与三阶文件编码相同，⑤码表示附件子代码流水码001~999，每个附件代码按顺序编制，主页码与每个附件版次各自独立控制，不受某个附件版次变更而整套文件版次相应变更。
A、文件代码表：
文件种类
文件代码
文件种类
文件代码
质量手册
QM
环境管理手册
EM
质量体系二阶文件
QP
环境体系二阶文件
EP
质量管理规范、保养规范
SWP
环境体系三阶文件
EW
质量体系检验指导书
SIP
环境体系四阶文件
ER
质量体系作业指导书
SOP
外来文件
WL
质量体系四阶文件
QR

B、部门代码表：
部门
部门代码
部门
部门代码
部门
部门代码
质量部
01
资材部
02
制造中心
03
技术部
04
市场部
05
行政部
06
财务部
07

5.2.4版本与版次：所有文件首次制订版本以A0表示,第一次修订以A1表示，依此类推；为避免版次修订次数太多影响文档真实内容,凡版次经9次修订或修订内容超过1/2时,原制定部门须变更版本,发行第B版、第C版……等。
5.3 文件之发行：
5.3.1文管中心接到已核准之文件及[文件制订/修订/废止申请单]后，登录于[受控文件清单]中，并于每份文件每页加盖红色“受控文件管制章”，作为正式文件之管制标识；无任何文管中心管制章，属非正式文件，不得使用；原稿或原稿电子档不盖管制章由文管中心留存。
5.3.2 各部门须于文件接收时，于[文件分发/回收记录表]签名接收。
5.3.3 各部门收到各类正式文件后，不可影印、手改或对外分发使用。
5.3.4 各部门因业务移转、遗失、组织扩编或其它因素，文件需申请补发时，须填写[文件资料增发借阅申请单]向文管中心提出申请。
5.3.5暂行文件须由文管中心于文件上加盖“文件暂行章”，有效期限一个月，若超过有效期限，但文件仍为需求时，请原发行部门以[联络单]告知文管中心及相关部门，若不为需求则文件由文管中心回收。
5.4 文件之回收：
5.4.1已发行之文件经修订重新发行时，需先收回旧版文件再发放新版文件，并将其回收记录登录于[文件分发/回收记录表]内。
5.4.2 原稿之旧版文件，若有因修订而造成版本变更时，则前一版之文件需加盖“文件作废章”以示识别。
5.4.3对本公司以外之部门发行的文件若内容有修订时，其旧版皆不予以更新和回收。
5.4.4各部门因故遗失文件时或在三日内找不回旧版之受控文件，需填写[文件资料遗失申请单]，说明相关遗失原因，并由权责主管签核后，提交由文管中心统一备查。后续如找回旧版文件，应及时申报文件中心收回，如未及时申报而新旧版同时出现于作业现场，由责任部门负责新旧版同时存在引发的不良后果。
5.5 文件之废止、销毁：
5.5.1文件之废止，应由原制订部门提出[文件制订/修订/废止申请单]经审查核准后，交由文管中心回收与管制。
5.5.2 原稿之旧版文件若已作废时，需加盖“文件作废章”以示识别。
5.5.3 对本公司以外之部门发行的文件，其内容若有作废时，不予以回收。
5.5.4各部门回收之旧版文件，合同、价格表和技术性资料类机密文件由文管中心以碎纸机销毁，不得再利用，其他文件和一般性文件加盖“文件作废章”当回收纸使用，并录于[文件/记录作废销毁记录]表中，在[文件分发/回收记录表]中注明作废、销毁标记。
5.6 文件之保存：
5.6.1 原稿文件与电子档文件一律由文管中心保存，分发之文件由各部门自行保存。
5.6.2文件制订或修订之最新版次原稿须长期保管，旧版次作废之原稿须自修改日期算起，保管三年，始得申请销毁。如客户或法令另有规定者，以法令或客户要求为优先。
5.6.3现场使用之文件需置于作业场所，并妥善保管，非现场使用之文件由各使用部门指定人员妥善保管。
5.6.4 文管中心须建立[受控文件清单]于计算机上，以便各部门查询。
5.6.5 外来文件之管制：各部门于接收到外来重要标准、规范、技术数据、法律法规等资料时，需交文管中心登录于[外来文件登记表]内管理之，外来文件管理等同三阶文件管理。
5.6.6 记录之保存：相关记录之保存，依《记录管理控制程序》实施。
5.6.7 文管中心需至少每季度核实一次内部文件，若其有效性审查或更新已超过两年的，须以[联络单]通知承办人或相关职能人员，并要求其于三个工作日内审查后回复文件是应保留还是作废。
5.6.7对于所有受控文件，都应作为保密文件对待，不得随意外借。
5.7图面及技术性文件编码原则等控制见【图面、技术资料管理办法】。
5.8文件编码原则变更前之发行文件管理
本文件之编码原则与【文件编写作业规范】中所规定条项自2008年11月20日起实施，自然更换所有文件。各类文件在未完全更换之前，允许两种编码原则与格式同时存在。
6. 相关文件：
6.1文件编写作业规范
6.2记录管理控制程序
6.3图面、技术资料管理办法
7. 相关记录：
7.1受控文件清单
7.2文件制订/修订/废止申请单
7.3文件分发/回收记录表
7.4文件资料增发/借阅申请单
7.5文件资料遗失申请单
7.6外来文件登记表
7.7文件/记录作废销毁记录
8. 作业流程图：

责任部门
作业流程
相关记录

各部门

各部门

各部门

权限人员

文管中心

文管中心
保管部门

NG
NG
会签
发行（回收）
存档管理
文件制（修）订
提出申请
核准
OK
OK

文件制订/修订/废止申请单

文件分发/回收记录表

受控文件清单
外来文件登记表