国际商务参展执行方案企划模板.doc

目錄
一、關於展會 2
二、參展目標 3
三、參展準備 3
（一）參展產品(主推產品) 3
（二）參展POSM 4
（三）展位設計 5
（四）參展WBS 6
四、參展展品統計 7
五、費用預算 8
附一：參展的注意事宜 9
附二：展會洽談記錄表 12

一、關於展會
項目
內容說明
備註
展會名稱

展會地點

報名時間

展會時間
布展時間:
展覽時間:
撤展時間:

展位號碼

展位面積

展位型態
(3X3標攤) X 數量 或 淨地

硬體設備
一般3X3標攤配備:
1. 防焰基本隔間 300x300x250cm/H X1式
2.不織布地毯 X9平方米
3.公司名稱PVC割字看板X1式
4 18W投光燈 X3盞
5.玻璃洽談圓桌Dia.60X75CM/H X1張
6.折椅X3張
7.接待桌Dia.100 X 50X75CM/H X1張
8.垃圾桶X1個
其他設備需另訂。
展位費用

連繫窗口

交通資訊

二、參展目標
展會的可選擇目標如下：
1、接觸新客戶；2、提升企業形象；3、與顧客互動；4、促銷現有產品；5、新品發佈；6、獲取競爭對手的情報；7、超越競爭對手；8、提升士氣；9、獲取銷售訂單；10、接觸分銷商等
備註:
依參展目標設定展會的呈現方式。事先需先瞭解展會參觀者的大致情況，確認是否為目標市場或目標客戶群並考量公司自身能投入多少資源。
三、參展準備
（一）參展產品(主推產品)
項次
類別
品項
型號
數量
銷售價格
折扣規範
運輸方式

備註說明:
1.展會樣品不求多，但求精。需要有亮點或可呈現公司核心產品或技術。
2.確認完善商品資料庫,客戶可進一步看圖補充商品其他詳細描述（品名、品號、規格、價格等）。
（二）參展POSM
宣傳資料中內容需有視覺亮點，紙本宣傳資料避免太大、太重、介紹模糊或介紹冗長，可讓目標客群迅速一目了然。
項次
類別
品項
說明
數量
備註

企業形象
參展服飾
直觀形象是最有影響力的，參展人員是公司的代言人，展會期間應穿著正式、統一的服裝，搭佩上公司統一或展會提供的名牌。可代表公司專業形象，也是對參觀者的尊重。

平面宣傳
宣傳單張
1.十六開大小(A4大小)/
2.簡單的企業、產品和服務介紹

送給主客和展覽中的參觀者

平面宣傳
宣傳畫冊
企業簡介
1.反映企業的綜合實力和情況
2.資訊相對于宣傳單張寬泛
3.開本、工藝和裝訂方式等方面需體現出強烈的個性

1.適時發送給潛力客戶
2.名片可直接裝訂在上

平面宣傳
宣傳海報
依展位現場規劃設計

輔助布置會場

陳列用品

展架/立牌等等使展品展示方法得以實現的物品

輔助布置會場

公關贈品

1.展場免費分發給觀眾的物品
2.帶有公司標誌及網址

便利工具

1.筆電/計算機/相機/充電器
2.膠帶/延長線/文具(筆與筆記本/訂書機)/相關報價資料

其他用品

1.水/飲料/咖啡/
2.簡單茶點或糖果
3.桌巾(接待桌用)

注意事項：
1. 手冊、贈品及樣品儘量不要直接擺放在桌上任參觀者自動拿走後離開，而應由參展人員有目標地將事先準備好的企業印刷品或精緻小禮品適時發送給潛力客戶。
2. 名片可事先訂在宣傳紙本上。

（三）展位設計
1、展位設計原則
(1)需有主題性,配合展覽主打產品；
(2)考慮展位利用率的最大化；
(3)考慮人流心理及展位位置流向；
(4)符合參觀物件的審美導向；
(5)考慮施工難度及成本因素；
(6)考慮安全性與便利性。

2、展位設計要求
（1）展位佈置得非常醒目，以吸引人們的注意力及體現公司形象為主。多數參觀者來展會的目的是為了搜集資訊，因此需在眾多廠商中吸引參觀者的眼球。
（2）最新產品應當在展臺上有所體現。展會是發佈新產品的好機會。
3、展位設計(圖示)-依展位規模與位置做規劃
（四）參展WBS
項次
執行時間
工作項目
工作提要
人員配置
備註

展前一週
人員培訓
1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等，目的是使展臺人員熟悉展出背景、環境和條件。
2、展出介紹，包括展覽會和展品情況。
3、技術訓練。主要訓練展位的接待和推銷技巧。

展前一週
客戶邀請資訊搜集
1.嘗試邀請10到20個潛在的高端客戶到公司的展位前參觀並準備一些較獨特的產品作為禮物贈予。
2.收集客戶和同行業企業的資訊資料，尋找潛在客戶

全程
行政庶務
1.展前報名/現場報到
2.展覽期間食宿交通日程安排
3.展會後勤工作(POSM如期就位)

展會前期
工作安排
向展臺人員佈置展臺工作（包括觀眾接待、貿易洽談、資料散發、以及後續工作等，進行分工），並提出要求和標準，必須使展臺上的每一個人知道並理解此次展出的目的。

展會前期
核實POSM
檢查核對參展的各項內容是否到位，包括展品、產品資料、宣傳資料以及各設備工具等。

開展前期
布展

展期
迎賓
1.接待經銷商進入展區
2.派發活動宣傳彩頁

展期
產品介紹
1.派發產品說明書/公司畫冊
2.負責講解產品及展示
3.報價/接單

展期
資訊收集
到其他公司或同行業公司展位收集客戶和同行業企業的資訊資料：（1）產品資訊；（2）市場訊息；（3）第三方資訊；（4）競爭對手資訊。

展會結束
撤展

展會結束
會後總結
1、總結意向客戶量、成交量以及利潤的實現情況。
2、會後搜集到資訊的跟蹤處理工作。

四、參展展品統計
項次
類別
品項
說明
數量
單價
小計
備註

總預算

五、費用預算
項次
類別
品項
說明
數量
單價
小計
備註

硬體
展位費用

硬體
搭建費用

硬體
物料費用
展品整備及展示費用

宣傳
物品製作
POSM與名片費用

宣傳
公關費用
公關禮品

宴請客戶

樣品成本

交通費用
含樣品運費

差旅費用
參展人員的住宿飲食費用

文具用品

應急開支

雜項

總預算

附一：參展的注意事宜
一、展前準備工作
1.發電子版邀請函給當地或其他地區的潛在客戶，邀請其前來參觀，必要時要電話邀請。可與重點客戶加強業務聯繫，也可避免了展覽會上展位冷清。
2.網站及時更新，在公司網站上發佈自己即將參加的展會以及近期的參展計畫，彰顯公司實力。（需注明展會名稱、時間、地點、展位號等）
3.資料是企業和產品形象的重要體現。除要精美也要足夠。
3.1產品目錄應給人以正式的印象，最好可以與公司CIS相輔相成。
3.2宣傳材料的紙張及印刷應力求精美，版式設計方便閱讀，圖片完善清晰。
3.3一定要準備充足的名片。
4. 估計展會人流量配備適當的業務員，
二、業務員的準備工作
1.培訓業務員，讓其學習產品（以主推產品為重點）的知識，熟悉產品的賣點，特色，價位等，學習行業的專業辭彙，鍛煉口語，做到無障礙交流。
2. 參展人員應該瞭解公司的銷售意圖，熟悉本行業的市場行情。
3.瞭解當地未來幾天的天氣，選定合適的著裝。最好佩帶公司logo名牌。
三、展會的資訊收集
收集(1)行業資訊，(2)競爭對手的資訊，(3)新產品新技術等行業資訊以及機器需求廠商的資訊。
四、展會現場
1、堅持站立參展。展會期間坐著會留給觀眾你不想被打擾的印象，不能表達出自己的熱情和對客戶的重視。
2、不看閒書和報刊等雜誌，把握機會引起對方的注意。
3、杜絕在展位上吃東西，這樣容易對公司形象產生壞的影響，導致觀眾反感，錯失成交機會。
4、避免怠慢觀眾，即使觀眾視線只在展位上停留了哪怕幾秒，都應上前打招呼，交談，介紹公司以及產品，顯示自己的熱情與好客
5、不玩手機，如需接聽電話，可走出展位，在過道上接聽，速戰速決。
6、保持微笑。虛心接受客戶的意見和建議，介紹公司以及產品時應始終面帶微笑，增強好感。
7.區別目標客戶：針對仔細閱讀參展資料，並且會詳細詢問展品的性能、規格、價格等的目標客戶，應對其所提出的問題詳細回答，並同時瞭解他所代表的公司、他的身份，再大力推銷他們感興趣的產品。無論意向如何，都應記錄下對方的有關資料，以便日後聯繫。對客戶的問題，需要實事求是地回答，不能搪塞或不置可否；對暫時回答不了的問題，應告訴客人原因和明確的回答日期。
8.巧妙應對報價：在展會上談生意，對不瞭解的買家，可以稍後調查其公司背景、資料情況再做決定。展會上的報價一般都是統一報價，如有特殊需求，待瞭解清楚後再報價。
9.聽取客戶建議，有機會贏得潛在訂單：某些客戶對現有產品沒有下單，但對某一產品提出具體改進要求，或者提出建議希望二次開發，他們可能會是將來的買家，而且也等於直接提供了市場訊息。
10、分辨客戶,分工應對:在現場，要分辨哪些是潛在客戶，哪些是來看熱鬧的，潛在客戶一般會問什麼問題，安排哪些人專門應付潛在客戶，哪些人應付觀光的人。
五、展會結束的推廣工作
1.展會結束後4-5天內，除匯整資料外，可給參觀的潛在客戶發感謝信，加深其對公司的印象，重點客戶要打電話跟進。
2.展會結束後，可以安排登門拜訪當地的潛在客戶。
3.展會結束後，可將資料統一送交特定業務，再由其負責跟進並安排後續行動。最好在一個月內完成後續動作。在客戶還有印象時即時進行，會事半功倍。
附二：展會洽談記錄表
[展會洽談記錄表]
日期: / / 記錄者:
客户名稱
聯繫人
部門/職位
聯繫方式
類別（A、B、C）

洽談內容

備註

備註：
1. A類（已經交易成功或者下訂單的客戶）；B類（準客戶）；C類（意圖性客戶）。
2. 可將客戶名片直接裝訂在記錄單上