内部控制信息系统外购管理细则.doc

ABC公司
信息系统外购管理细则
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信息系统外购管理细则

1 目的
为了规范信息系统的外购业务，确保信息系统满足预定需求，依据相关法律法规和公司内部控制手册，制定本细则。
2 适用范围与定义
2.1 本细则适用于信息管理部门及相关部门办理信息系统外购业务事宜。
2.2 本细则所称信息系统外购，是指公司委托供应商开发或安装调试信息系统。
3 引用标准及关联制度
3.1 《企业内部控制基本规范》
3.2 《企业内部控制应用指引第18号——信息系统》
3.3 《ABC公司内部控制手册2012》
3.4 《ABC公司招标管理办法》
4 职责
4.1 信息管理部制定信息发展规划和年度建设计划。
4.2 项目责任部门负责联系供应商、监督项目实施、组织验收。
4.3 财务部门办理付款和账务处理，参与验收。
5 内容、要求与程序
5.1 制定信息化建设发展规划和年度项目建议计划
5.1.1 根据公司发展战略目标和核心业务，结合信息技术发展和公司实际，信息管理部负责组织制定《股份公司信息化建设发展规划》（主要包括指导思想、基本原则、发展目标、主要任务、措施要求等），在充分征求职能部门、事业部和下属公司意见汇总后，组织专家组对其评审，并根据《专家评审记录》负责组织修改，经信息管理部负责人签署意见、股份公司信息化工作领导小组审批后，纳入公司发展规划，在执行过程中适度调整和完善。
5.1.2 各下属公司根据《股份公司信息化建设发展规划》，结合自身生产经营管理的需要，负责编制本单位的信息化建设规划，并报股份公司备案。
5.1.3 信息管理部根据《股份公司信息化建设发展规划》和职能部门申报的《项目建议计划》，结合年度计划，编制总部《年度信息化项目建议计划》，经职能部门分管副总审核并签字确认后，报股份公司信息化工作领导小组审查，小组组长签字通过后，纳入股份公司年度预算计划中。
5.2 项目可行性研究和评审
5.2.1 项目责任部门（单位）负责分析应用系统需求和确定目标后编制《项目需求分析报告》，对总投资超过1000万元的重大项目应编制《项目可行性研究报告》，并由责任部门（单位）负责人签字确认后报送至股份公司信息管理部。
5.2.2 信息管理部会同项目责任部门（单位）组织相关单位承担项目可行性研究，对于重大项目应组织专家组对《项目可行性研究报告》进行评审，专家组对项目需求、目标、技术路线、投资与效益、进度、组织落实等提出可行性研究评审意见并签字。
5.3 项目立项审批
5.3.1 通过可行性研究或评审的股份公司统一建设的信息技术项目，由信息管理部将《项目需求分析报告》或《项目可行性研究报告》以专项报告的形式报股份公司信息化工作领导小组，小组组长签字批准立项，财务部将其列入股份公司年度预算计划。
5.4 选择供应商
5.4.1 对项目计划金额在100万以上建设项目应按公司《招标管理办法》，通过招标确定供应商。具体事项由项目责任部门（单位）负责办理
5.4.2 项目计划金额在100万以下的，由项目责任部门（单位）负责调查供应商，收集供应商相关资料，审查供应商为本项目提供的解决方案、公司实力、资质条件、服务能力、市场信誉、财务状况、既往成功案例等因素，至少提供三家供应商资料，编制《供应商调查报告》，并附原始资料一并提交信息管理部审核后再送总经理办公会审议，确定供应商。
5.4.3 如通过选择成熟软件成品进行安装调试方式购买信息系统，还应编制《软件产品选型分析报告》，随《供应商调查报告》一并提闪总经理办公会审议。
5.4.4 在进行软件产品选型时应关注以下方面：
（1）积极听取行业专家的意见。
（2）结合公司行业特点、产品功能、性能、升级、后续服务。
（3）提供软件服务的公司是否熟悉产品、了解公司行业特点、个性化需求、是否成功案例。
5.5 合同签订
5.5.1 项目责任部门（单位），拟定合同条款，对涉及的工作目标、合作范畴、责任划分、所有权归属、付款方式、违约赔偿及合约期限等问题做出详细说明，并由法律事务部审查合同，按合同管理规定进行会签。
5.5.2 合同中付款方式应当约定分期付款，尾款应当在系统运行一段时间并经评估验收后再支付。
5.5.3 合同中应当明确要求供应商保证专业技术服务团队的稳定性。
5.5.4 对涉及商业秘密、敏感数据的，还应当与供应商签订详细的“保密协议”，保证数据安全。
5.6 项目实施
5.6.1 项目责任部门（单位）配合供应商编制《项目详细设计方案》，并配合供应商工作，细化业务功能、业务流程和其他必要的工作。
5.6.2 项目责任部门（单位）负责对服务提供过程进行监督评价，项目实施期间至少要对项目进行两次评估，以确定项目进展情况、服务质量编制《项目跟踪评价表》，由部门负责人审核签字后向总经理汇报。
5.7 项目验收
5.7.1 项目完成或在阶段性成果完成后，由项目责任部门（单位）经理组织、分管领导、财务总监、总经理对项目建设验收或阶段验收，并对项目建设质量、进度、标准执行和成本控制等进行检查，编制《项目阶段验收报告》，各验收人员签字确认。
5.8 项目尾款支付
5.8.1 前期款项按公司一般采购付款流程进行支付。按合同约定在项目运行一段时间后由项目责任部门（单位）经理组织信息系统使用部门人员、财务部门和供应商进行最终验收，编制《项目竣工验收报告》，经各方签字确认。
5.8.2 财务部门依据《项目竣工验收报告》、发票、付款申请单，按付款流程支付尾款，办理结算，进行账务处理。
6 附则
信息管理部负责制定、解释、修改、废除本细则，本细则自总经理签发之日起执行。
7 支持性文件、记录和图表
7.1 股份公司信息化建设发展规划（略）
7.2 专家评审记录（略）
7.3 项目建议计划（略）
7.4 年度信息化项目建议计划（略）
7.5 项目需求报告（略）
7.6 项目可行性研究报告（略）
7.7 项目立项审批表
项目立项审批表
年 月 日
项目名称

预算金额

经办部门

项目开始时间

预计完成时间

是否在年度计划内
是 否
经办部门意见

经办人： 负责人：
经办部门分管副总意见

分管副总：
信息化领导小组组长意见

组长：

7.8 供应商调查报告
名 称
法定代表人：
地 址
联系途径
联系人

电话

手机

传真

E-mail

网址

一、公司概况
注册资本
万
营业执照号

注册日期

地税登记号

开始往来时间

最近一年总资产

国税登记号

停止往来时间

最近一年营业额

二、成功案例
序号
客户名称
服务项目
收费金额
联系人
联系电话
1

2

3

三、人力资源状况
职能
人数
干部数
员工数
大学
高中以上
平均月薪
高管人员

管理人员

生产人员

四、服务团队
序号
姓名
职务
工作经验
学历
资格
1

3

5

五、公司成就
序号
事项
名次
主办单位
取得日期
备注
1

3

5

7.9 软件产品造型分析报告（略）
7.10 信息系统采购合同（略）
7.11 项目详细设计方案（略）
7.12 项目跟踪评价表
项目跟踪调查表
项目名称

合作方名称

项目负责人

项目负责人联系方式

合作方联系人

合作方联系方式

项目立项时间

项目签约时间

项目简介

项目跟踪时间
20XX年XX月——20XX年XX月（项目第X阶段/总共X阶段）
项目具体进展内容汇报

综合评价与风险预估

备注：
1、此表需在项目进展过程中的每阶段末，由项目负责人填写后向信息管理部汇报；
2、“项目具体进展内容汇报”一栏需说明清楚项目本阶段的具体进展情况、最新动态、我方与合作方的沟通情况、遇到的问题以及如何解决等具体而详尽的内容（有附件的需附附件）；
3、“综合评价和风险预估”一栏主要是对项目在本阶段情况进行总结，说明主要动态和下一步动向，同时需说明该项目在本季度有无遇到财务风险、政策风险及其他项目风险，并需阐述清楚合作双方如何解决相关风险等情况。
填报人：

填报时间：

7.13 项目阶段验收报告
项目阶段验收报告
年 月 日 编号
项目名称

本次验收内容

验收时间

验收地点

系统安装
方式
正式 临时
服务器IP

系统版本

数据库

登录地址

供应商

功能模块验收记录单
功能模块
名称
具体功能点
操作功能描述
验收
情况
说明

项目责任部门
分管副总
财务总监
信息管理部

7.14 项目竣工验收报告
项目竣工验收报告
年 月 日 编号
项目名称

合同编号

验收时间

验收地点

供应商

对应阶段验收报告日期单号

验收内容
1、软件安装、调试是否与合同相符

是 □ 否 □
2、提供的说明书、使用手册等文档是否齐全
是 □ 否 □
3、系统功能是否满足
是 □ 否 □
4、其他

验收人员
签证
使用部门验收人

财务部门验收人

项目责任部门验收人

信息管理部验收人

供应商验收人

7.15 信息系统外购流程图