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1、ABC公司 信息系统外购管理细则 文件编号： 版本： 页次： 拟制 审核 批准 日期 信息系统外购管理细则 1 目的 为了规范信息系统的外购业务，确保信息系统满足预定需求，依据相关法律法规和公司内部控制手册，制定本细则。 2 适用范围与定义 2.1 本细则适用于信息管理部门及相关部门办理信息系统外购业务事宜。 2.2 本细则所称信息系统外购，是指公司委托供应商开发或安装调试信息系统。 3 引用标准及关联制度 3.1 《企业内部控制基本规范》 3.2 《企业内部控制应用指引第18号——信息系统》 3.3 《ABC公司内部
2、控制手册2012》 3.4 《ABC公司招标管理办法》 4 职责 4.1 信息管理部制定信息发展规划和年度建设计划。 4.2 项目责任部门负责联系供应商、监督项目实施、组织验收。 4.3 财务部门办理付款和账务处理，参与验收。 5 内容、要求与程序 5.1 制定信息化建设发展规划和年度项目建议计划 5.1.1 根据公司发展战略目标和核心业务，结合信息技术发展和公司实际，信息管理部负责组织制定《股份公司信息化建设发展规划》（主要包括指导思想、基本原则、发展目标、主要任务、措施要求等），在充分征求职能部门、事业部和下属公司意见汇总后，组织专家组对其评审，并根据《专家
3、评审记录》负责组织修改，经信息管理部负责人签署意见、股份公司信息化工作领导小组审批后，纳入公司发展规划，在执行过程中适度调整和完善。 5.1.2 各下属公司根据《股份公司信息化建设发展规划》，结合自身生产经营管理的需要，负责编制本单位的信息化建设规划，并报股份公司备案。 5.1.3 信息管理部根据《股份公司信息化建设发展规划》和职能部门申报的《项目建议计划》，结合年度计划，编制总部《年度信息化项目建议计划》，经职能部门分管副总审核并签字确认后，报股份公司信息化工作领导小组审查，小组组长签字通过后，纳入股份公司年度预算计划中。 5.2 项目可行性研究和评审 5.2.1 项目责任部
4、门（单位）负责分析应用系统需求和确定目标后编制《项目需求分析报告》，对总投资超过1000万元的重大项目应编制《项目可行性研究报告》，并由责任部门（单位）负责人签字确认后报送至股份公司信息管理部。 5.2.2 信息管理部会同项目责任部门（单位）组织相关单位承担项目可行性研究，对于重大项目应组织专家组对《项目可行性研究报告》进行评审，专家组对项目需求、目标、技术路线、投资与效益、进度、组织落实等提出可行性研究评审意见并签字。 5.3 项目立项审批 5.3.1 通过可行性研究或评审的股份公司统一建设的信息技术项目，由信息管理部将《项目需求分析报告》或《项目可行性研究报告》以专项报告的形式
5、报股份公司信息化工作领导小组，小组组长签字批准立项，财务部将其列入股份公司年度预算计划。 5.4 选择供应商 5.4.1 对项目计划金额在100万以上建设项目应按公司《招标管理办法》，通过招标确定供应商。具体事项由项目责任部门（单位）负责办理 5.4.2 项目计划金额在100万以下的，由项目责任部门（单位）负责调查供应商，收集供应商相关资料，审查供应商为本项目提供的解决方案、公司实力、资质条件、服务能力、市场信誉、财务状况、既往成功案例等因素，至少提供三家供应商资料，编制《供应商调查报告》，并附原始资料一并提交信息管理部审核后再送总经理办公会审议，确定供应商。 5.4.3 如通
6、过选择成熟软件成品进行安装调试方式购买信息系统，还应编制《软件产品选型分析报告》，随《供应商调查报告》一并提闪总经理办公会审议。 5.4.4 在进行软件产品选型时应关注以下方面： （1）积极听取行业专家的意见。 （2）结合公司行业特点、产品功能、性能、升级、后续服务。 （3）提供软件服务的公司是否熟悉产品、了解公司行业特点、个性化需求、是否成功案例。 5.5 合同签订 5.5.1 项目责任部门（单位），拟定合同条款，对涉及的工作目标、合作范畴、责任划分、所有权归属、付款方式、违约赔偿及合约期限等问题做出详细说明，并由法律事务部审查合同，按合同管理规定进行会签。 5.5.2
7、 合同中付款方式应当约定分期付款，尾款应当在系统运行一段时间并经评估验收后再支付。 5.5.3 合同中应当明确要求供应商保证专业技术服务团队的稳定性。 5.5.4 对涉及商业秘密、敏感数据的，还应当与供应商签订详细的“保密协议”，保证数据安全。 5.6 项目实施 5.6.1 项目责任部门（单位）配合供应商编制《项目详细设计方案》，并配合供应商工作，细化业务功能、业务流程和其他必要的工作。 5.6.2 项目责任部门（单位）负责对服务提供过程进行监督评价，项目实施期间至少要对项目进行两次评估，以确定项目进展情况、服务质量编制《项目跟踪评价表》，由部门负责人审核签字后向总经理汇报
8、 5.7 项目验收 5.7.1 项目完成或在阶段性成果完成后，由项目责任部门（单位）经理组织、分管领导、财务总监、总经理对项目建设验收或阶段验收，并对项目建设质量、进度、标准执行和成本控制等进行检查，编制《项目阶段验收报告》，各验收人员签字确认。 5.8 项目尾款支付 5.8.1 前期款项按公司一般采购付款流程进行支付。按合同约定在项目运行一段时间后由项目责任部门（单位）经理组织信息系统使用部门人员、财务部门和供应商进行最终验收，编制《项目竣工验收报告》，经各方签字确认。 5.8.2 财务部门依据《项目竣工验收报告》、发票、付款申请单，按付款流程支付尾款，办理结算，进行账
9、务处理。 6 附则 信息管理部负责制定、解释、修改、废除本细则，本细则自总经理签发之日起执行。 7 支持性文件、记录和图表 7.1 股份公司信息化建设发展规划（略） 7.2 专家评审记录（略） 7.3 项目建议计划（略） 7.4 年度信息化项目建议计划（略） 7.5 项目需求报告（略） 7.6 项目可行性研究报告（略） 7.7 项目立项审批表 项目立项审批表 年 月 日 项目名称 预算金额 经办部门 项目开始时间 预计完成时间 是否在年度计划内 是 否 经办部门意见 经办人：
10、 负责人： 经办部门分管副总意见 分管副总： 信息化领导小组组长意见 组长： 7.8 供应商调查报告 名 称 法定代表人： 地 址 联系途径 联系人 电话 手机 传真 E-mail 网址 一、公司概况 注册资本 万 营业执照号 注册日期 地税登记号 开始往来时间 最近一年总资产 国税登记号 停止往来时间 最近一年营业额 二、成功案例 序号 客户名称 服务项目 收费金额 联系人 联系电话
11、 1 2 3 三、人力资源状况 职能 人数 干部数 员工数 大学 高中以上 平均月薪 高管人员 管理人员 生产人员 四、服务团队 序号 姓名 职务 工作经验 学历 资格 1 3 5 五、公司成就 序号 事项 名次 主办单位 取得日期 备注 1 3 5 7.9 软件产品造型
12、分析报告（略） 7.10 信息系统采购合同（略） 7.11 项目详细设计方案（略） 7.12 项目跟踪评价表 项目跟踪调查表 项目名称 合作方名称 项目负责人 项目负责人联系方式 合作方联系人 合作方联系方式 项目立项时间 项目签约时间 项目简介 项目跟踪时间 20XX年XX月——20XX年XX月（项目第X阶段/总共X阶段） 项目具体进展内容汇报 综合评价与风险预估 备注： 1、此表需在项目进展过程中的每阶段末，由项目负责人填写后向信息管理部汇报； 2、“项目具体进
13、展内容汇报”一栏需说明清楚项目本阶段的具体进展情况、最新动态、我方与合作方的沟通情况、遇到的问题以及如何解决等具体而详尽的内容（有附件的需附附件）； 3、“综合评价和风险预估”一栏主要是对项目在本阶段情况进行总结，说明主要动态和下一步动向，同时需说明该项目在本季度有无遇到财务风险、政策风险及其他项目风险，并需阐述清楚合作双方如何解决相关风险等情况。 填报人： 填报时间： 7.13 项目阶段验收报告 项目阶段验收报告 年 月 日 编号 项目名称 本次验收内容 验收时间 验收地点 系统安
14、装 方式 正式 临时 服务器IP 系统版本 数据库 登录地址 供应商 功能模块验收记录单 功能模块 名称 具体功能点 操作功能描述 验收 情况 说明 项目责任部门 分管副总 财务总监 信息管理部 7.14 项目竣工验收报告 项目竣工验收报告 年 月 日 编号 项目名称 合同编号 验收时间 验收地点 供应商 对应阶段验收报告日期单号 验收内容 1、软件安装、调试是否与合同相符 是 □ 否 □ 2、提供的说明书、使用手册等文档是否齐全 是 □ 否 □ 3、系统功能是否满足 是 □ 否 □ 4、其他 验收人员 签证 使用部门验收人 财务部门验收人 项目责任部门验收人 信息管理部验收人 供应商验收人 7.15 信息系统外购流程图
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