物业公司财务操作流程.doc

目录第一章 会计核算指引第一节 会计基础工作1第二节 会计科目使用说明11 主要会计政策12 科目设置原则及使用说明1第三节 会计电算化21 建立账簿22 分配权限33 反结账3第三节 税费管理31 企业所得税42 营业税43 印花税44 其他税种6第二章 财务业务管控第一节 核心业务内部控制71 物业服务费管理72 停车场管理93 能源费管理134 工程维保业务155 押金、保证金管理186 多种经营业务管理217 广告业务管理228 增值收费业务管理23第二节 具体财务管理办法251 财产保险投保及理赔252 经济合同管理2713 工程材料管理274 物业公司入伙流程325 物业公司撤管管理43附件：物业公司标准科目表46本手册适用于物业公司核算的各类销售型物业，包括塔楼、室外步行街、住宅及其他销 售型物业.第一章会计核算指引第一节 会计基础工作参考财务操作指引.第二节 会计科目使用说明1 主要会计政策1。1 会计制度：企业会计准则、物业管理企业财务管理规定。1.2 会计年度：公历 1 月 1 日至 12 月 31 日。1.3 记账本位币：以人民币作为记账本位币。1.4 记账基础和计价原则：记账原则为权责发生制,资产的计价原则遵循历史成本原则。1。5 坏账政策：采用账龄分析法，季度末、半年、年末计提坏账，月度可不计提。期间计提比例1 年以内1%1-2 年5%23 年10%35 年50%5 年以上1002 科目设置原则及使用说明2.1 遵循企业会计准则及相关规定,满足集团总体要求,兼顾各公司经营个性和共 性,规范、统一会计科目及其核算内容、核算方法，直观、全面提供公司经营管理决策的财务信息支持。2。2 一级至三级科目由集团统一设置，下级公司不能修改或删除，四至六级科目可根据 自身实际情况修订，但需上报商管总部财务部批准，辅助核算由商管总部统一设定，各公司 不得自行设置,修订权限如下：OA 流程：经办人地方公司财务负责人商管总部财务部经理 2.3 明细科目、辅助核算设置应遵循如下原则:2.3。1 只有使用频率较大、金额较大的事项方可设置明细科目。2。3.2 辅助核算和台帐设置应互为补充，避免重复劳动。2.4 物业公司标准科目体系详见附件 1，使用说明如下:2。4.1 物业管理费要求设立台帐进行管理,台帐应区分楼栋、单元进行明细登记，并将 分楼栋数据作为凭证附件。科目核算中“应收账款-物业管理收入”，“预收账款-物业管理收 入”不再进行辅助核算.2.4。2 公司签订劳动关系的职工薪酬一律在管理费用核算，但外包保安人员的工资应在 “主营业务成本-安全保卫费”里核算。2.4.3 能源费须在“主营业务成本物业管理成本能源费”核算，预提费用必须在“其 他应付款-预提费用”核算,车辆费用一律在“管理费用”核算。2。4。4 多种经营收入应在“主营业务收入物业经营收入-其他经营收入核算。2。4.5 物业经营收入-其他经营收入除核算多种经营收入外，还应核算工本价签、垃圾 清运费等各类增值收入。第三节 会计电算化1 建立账簿1.1 建账原则1.1。1 原则上商管公司管理自持物业(大商业）；物业公司管理所有销售型物业（公寓， 写字楼,住宅，底商,室外步行街等）。1.1。2 对于商管公司管理销售型物业的情况，原则上应设立二级账套核算销售物业.1.1。3 对于一个物业公司兼管多个广场的销售物业的情况，应区分广场分别建立二级账 套进行核算。1.2 新公司建账流程新公司注册成立，应告知各公司行政启动 OA 审批流程，把新公司的名称、部门和人员 加入到集团的组织机构列表中,取得 RTX 和 OA 账号后再申请建立账簿、分配权限,申请时 需提供公司工商注册名称和账簿启用时间(工商注册时间）,并附营业执照副本扫描件及万 达集团财务人员及角色分配统计表.OA 流程：发起人-公司财务负责人商管总部财务部副总经理商业地产公司财务部 信息化关键用户商业地产公司投资证券部-商业地产公司人力资源部1。3 二级账套建账流程物业公司需建立二级账套的，由各公司财务部提请 OA 建账，并附万达集团财务人员 及角色分配统计表.OA 流程同新公司建账流程。1。4 同一公司多个帐套的核算原则1.4。1 可根据账套数量开立多个银行账户,并为每个账套设定专用账户；1。4.2 基本户在一级账套核算,提取现金、发放工资、缴纳税金等必须使用基本户；1.4。3 每个二级帐套专用一个一般存款户，专门核算该帐套所辖销售物业的收支；1.4.4 一、二账套间代收代付款项应通过往来处理，定期结清。2 分配权限新员工入职、调动、离职及其他原因导致的权限变动，需提请 OA 审批。具体流程及各 岗位财务人员权限分配见财务操作指引.3 反结账反结账时需通过 OA 提交申请，写明账套名称和编码、原因、调整的会计期间和凭证号。 审批顺序：发起人-公司财务负责人-商管总部财务部负责人商业地产公司财务部信息化关键用户商管地产财务部副总经理第三节 税费管理各公司应严格按照税法要求纳税计缴及申报。财务负责人为各公司纳税申报第一责任 人，必须亲自复核相关纳税申报情况.91 企业所得税1。1 总分机构纳税问题： 目前大连物业尚不具备总分机构合并纳税的条件，因此各地大连物业分公司应与所在地税务局沟通，暂按独立核算纳税人申报纳税。 1。2 纳税筹划原则：1。2.1 销售型物业公司的基本要求是盈亏持平，年度内应酌情平衡各季度税负，防止 预缴所得税，年度终了必须按照实际盈亏情况纳税申报。1.2。2 通过预收款项的合理结转，筹划预缴所得税。1。2。3 一次性从项目公司取得的开办费收入，应根据用款进度且结合开办费合同期限， 合理确认收入；亦或根据用款需求,分批向项目公司申请款项.1.2。4 季度末可以通过计提费用、坏账准备等方式筹划预缴企业所得税.2 营业税2.1 营业税的纳税义务时间原则上应为收讫营业款项的当天，即遵循现金收付制,并据 此进行相关发票的开制，当地税务局另有要求须上报总部处理。2.2 垃圾清运费分为装修建筑垃圾和日常垃圾清理两种，其收支均应分别核算，并根据 收款额和开票额缴纳营业税金及附加。2.3 水、电、集中供暖等能源费须按照代收代付处理。2.4 房产税及土地使用税：原则上物业用房不需缴纳房产税及土地使用税,如需缴纳则 须上报总部处理.3 印花税3。1 原则上以下合同无需贴花，特殊情况须上报总部处理:3。1.1 保洁合同、保安服务协议-属于劳务合同，印花税税目税率表中未列举，不用 贴花。常见于物管部，大部分是阶段性合同。如灭鼠杀虫服务合同、白蚁防治合同.3.1.2 电网与用户之前签名的供电合同,不用贴花。3。1。3 消防器材维护保养合同-维保合同,由于其合同中明确规定合同金额不包括维 修款等,因此不属于加工承揽合同。常见于工程部。3。1。4 演出合同、活动协作合同-其中演出合同属于劳务合同。印花税税目税率表中 未列举,不用贴花。常见于企划部。3.1.5 招聘信息发布合同不属于加工承揽合同，印花税税目税率表中未列举，不用 贴花。常见于行政部。3。1.6 电话信息登记发布合同属于公关合同，印花税税目税率表中未列举，不用贴 花。常见于行政部。3.1.7 体检合作协议-印花税税目税率表中未列举,不用贴花。常见于行政部。3。1。8 稅审合同、律师聘用合同、物业规划咨询合同一般的会计、审计、法律等方 面的咨询不属于技术咨询,其所立合同不贴印花。常见于财务部。3。2 商管/物业公司常见涉税（印花税)合同及相应税目税率：序号适应税目常见涉税合同税率1购销合同物资物品采购合同。按购销金额 0.3贴花2加工承揽合同企划部的各类设计合同、制作合 同、装饰布置合同、印刷合同、 广告合同； 工程部的工程项目安装合同、改 造合同、维修合同、检测合同； 物管部各类制作合同、系统改造合同、测试合同。按加工或承揽收入 0。5贴花3财产租赁合同停车场租用合同，租户答谢会场地租赁合同，办公用房租赁合同.按租赁金额 1贴花。税额不足1 元,按 1 元贴花4财产保险合同车辆险、机器损坏险、财产一切险、公众责任险.按保险费收入 1贴花5权利、许可证照工商营业执照等。按件贴花 5 元4 其他税种日常税务处理原则参考财务操作指引.第二章财务业务管控第一节 核心业务内部控制1 物业服务费管理1。1 物业服务费标准的测算和申报1。1。1 物业公司应积极与项目公司沟通,开盘前 1 个月须完成物业管理成本的测算，并 据此拟定物业服务费标准.物业服务费标准必须包含 10%的酬金,且在未来 3 年间能够满足 各项成本增长带来的影响，确保物业管理收支平衡.1。1。2 测算物业服务费时应根据项目的不同业态，分别测算物业服务费标准，如 SOHO 公寓、普通住宅、豪宅、住宅底商、室外步行街商铺、销售型写字楼等销售型物业；其中带 有自供冷、暖的写字楼项目应独立于其它业态单独测算。1。1。3 物业服务费测算中的公共区域能源费一项,应根据地方相关管理规定合理测算, 包括但不限于供冷季、供暖季的供给总天数、每天供给时间等，设备的运行系数应根据地方 的气候特点合理设定，确保日后此项成本的合理性。1。1.4 物业服务费测算中的组织架构设置和人工成本，应执行国家和地方的劳动法规， 特别是基层岗位，建议采取综合工时制，本着四包一的原则进行设置；豪宅和甲级写字楼的 关键部门,根据当地物业服务水平可设部门副职，以保证物业服务品质。1.1.5 物业服务费文件完成后应在区域公司内组织各专业副总和各部门经理进行初步评 审,评审合格后报商管总部审批，流程为：经办人总部物业管理部业务分管对接人审核 物业管理部总经理审核商管总部分管业务副总经理同意后，方可与当地项目公司营销部对 接评审，沟通无异议并得到商管总部物业管理部总经理同意后方可发起 OA 流程正式上报审 批。1.1.6 物业服务费标准经商管总部和项目管理中心各级领导批准后，当地商管/物业公司 应尽快配合项目公司到所在城市相关管理部门（如房管局物业科）办理备案手续，与项目公 司签订前期物业服务合同。物业服务费的定位需考虑楼盘档次和周边同类收费标准,同 时还要考虑项目公司售楼时承诺的收费标准；一般住宅楼的收费标准须经所在区物价局审批 通过，而商住楼只需物价局备案。1.2 收费注意事项1.2。1 物业公司收费范围项目收费范围收费面积费用标准备注住宅物业费、建筑垃圾清运费预售合同约定面积预售合同约定标准按建筑面积计算精装式公寓物业费预售合同约定面积预售合同约定标准按建筑面积计算写字楼物业费、建筑垃圾清运费预售合同约定面积预售合同约定标准按建筑面积计算室外步行街物业费、建筑垃圾清运费预售合同约定面积预售合同约定标准按建筑面积计算注：一般物业费应包含电梯费和公摊能耗费1。2.2 收费人员至少两人，票款分离，负责收取入伙后半年内的物业服务费、建筑垃圾 清运费,具体根据各地实际情况而定。1.2。3 延迟入伙的,因物业公司各项服务已经提供，成本已经发生,原则上项目公司应 承担相应物管费，因此须取得项目公司书面确认函件并明确其应承担物管费信息.1。2.4 提前入伙的,因提前入伙期内的物管费无法向业主收取，原则上项目公司应承担 相应物管费，因此须与项目公司书面确认并明确物管费承担问题.1.2。5 由于项目公司未销售或其他原因产权方仍为项目公司的，物业服务费须由项目公 司承担.1.3 空置房物业服务费收取办法，根据所在城市地方性物业法规进行收取。1.4 争议物业服务费的审批流程1.4。1 原则上不进行任何形式的物业服务费减免.1。4.2 除房屋空置外业主因各种原因提出减免请求,各公司必须对减免原因进行复核。 其中因下列原因导致物业服务费无法收取的，各公司须向商管总部提交专题书面报告，由商 管总部最终裁定。1）因项目公司未按照入伙通知书约定时间交房导致业主要求减免而项目公司拒绝承担；2）因向业主提供的房屋或设备设施存在质量原因而导致业主要求减免而项目公司拒绝 承担的；3）其他事项需要一事一议,通过专题书面报告报批。1。5 物业服务费管理要点1。5。1 收费管理 按照物业收费标准，及时足额收取物管费，统计欠费情况。当期物管费到期之前应敦促相关部门及时催缴下期物管费。 1。5.2 核算要求收 费 开 票物业服务费收费流程图物 业 部财 务 部收 费 中 心业 主发 放 缴 费 单缴 纳 费 用Y审 核NYYY物业服务费原则上按照权责发生制确认收入。 1。5。3 收费流程图建 立 基 础 台 账Y填 制 缴 费 单Y2 停车场管理2.1 停车场收入确认2.1。1 正常临时停车收入的确认：依据每天的“临时停车日收款报表的金额，在当天 确认收入。2.1.2 预付费停车卡收入的确认：预付本年内的,在收费日当天确认收入；预付以后年度的,作为预收账款核算，在以后年度确认收入。财务人员做好相应台帐管理。 2.2 管理要点及流程图2。2。1 收费管理：客人离场到达岗亭时，收费员刷好客人的磁卡后，需根据电脑显示的 应收金额,先把发票撕好，递给客人发票的同时告诉客人应交金额，待客人按发票数交足款 后方可放行。严禁先收钱，后给发票的行为；每个收费员从使用其电脑卡号、密码开始收费 到退出改由另一收费员电脑卡号登陆为一个收费周期，每个收费周期的始末都需填写“停车 场日报表”.当值人员需认真、完整填写完表单上的所有项目，签字确认后，连同当班营业 款项投入投包保险柜中。2。2。2 财务收费稽核与核算：收费员负责稽核前一日的收费情况，日报表与停车场系统 必须核对一致，通过电脑收费系统计费，收费员每天将当班记录表与电脑收费系统核对，包 括清点主力店优惠券，核对准确无误后存入银行；财务部负责不定期地复核其稽核结果。2。2.3 发票管理 发票应由财务人员负责购买、领用、核销。 1）财务会计负责购买停车场发票.2）由财务部收费员于公司财务部整包领出，在财务部现场清点、编号后双方登记确认；3）停车场领班到财务部收费员处根据需要分次领取发票，并互相登记确认；4)停车场领班负责把发票具体交到每个岗亭的停车场收费员手中，并在一式二联的“停 车场票款交接单”上互相签字确认。2。2.4 流程图入 账二 级 审 核预付费停车卡办理流程车 场 办 卡 助 理财 务 部 收 费 员财 务 部 出 纳财 务 部 会 计查 询 停 车 费 台 帐 ， 并 填 写 车 位 缴 费 单 核 实 收 费 金 额 ， 收 费 ，签 字 ，开 具 发 票。根 据收 款 员 签 收 的 车 位 缴 费 单 ， 办 理延 期款 项 送 存 银 行 ， 编 制 日 收 款 报 表N O审 核 延 期 的 截止 日 期Y E SN OY E S审 核 票 款 是 否相 符N OY E S核 销 发 票 ，审 核表 单Y E S35入 账核 销 发 票 、核 对 报 表 与 收 回 代 金 券正常临时停车收费流程停 车 场 收 费 员停 车 场 统 计 员财 务 部 收 费 员财 务 部 出 纳财 务 部 会 计扫 描 临 时 停 车 卡，根 据 收 费 系 统 显 示 金 额 收 费查 询 收 费 系 统 的 应 收 款 ，核 对 票 款，编 制 日 报 表核 对 上 交 的 票 款、日 报 表 ,款 项 送 存 银 行核 对 银 行 进 账 单、日 报 表N OY E S2.3 停车场优惠、减免收费等审批流程2。3。1 适用范围：对租金、车位管理费、购买车场代金券等的减免或优惠.2。3.2 已办理免费和月卡的车辆,磁卡刷过后,道闸会自动放行，电脑中也不产生费用。2。3。3 存在消费免费停车现象时，收费员须收回客人的消费凭条，作为抵减电脑金额的 凭证，并在当日停车场收费日报表中注明代金券张数金额。2.3.4 持代金券者：收费员须收回代金券并撕角作废，作为抵减电脑金额的凭证，并在 当日停车场收费日报表中注明代金券张数金额。2。3。5 军车警车：收费员须在“特殊车辆登记表“上登记完整信息及金额后，方可放行， 并在当日停车场收费日报表中注明相关信息。2.3。6 来访车辆：使用“访客停车单”，一式二联,在公司客服前台开具，收费员须收 回公司开具、有公司领导签字的访客单，填写完整访客单上的信息、登记好访客车辆产生的应收金额，方可放行。遇特殊情况，有公司相关人员口头指示后,可先行放行，但必须在当 天下班前收到补填的访客停车单,并在当日停车场收费日报表中注明相关信息。7）送货车辆（免费停车 1 小时)：使用“送货停车单”,有送货车辆进出地下收费停车 场的租户到客服前台免费领取，送货司机向其收货单位索要加盖有收货店铺章的“送货停车 单”，离场时交给收费员、同时需出示相关送货单方可免费停车 1 小时，并在当日停车场收 费日报表中注明相关信息。2.2 特殊事项处理制度2。2。1、废卡：当天产生的废卡，必须在当天处理，处理完毕停车场主管和岗亭收费员 两人同时在特殊车辆登记表上签字,确认处理的时间和电脑产生的金额.2。2.2、设备故障:收费员遇设备故障应立即通知停车场主管解决，停车场主管解决不 了的找工程部维修,进而联系厂家。故障期间，收费员要做好手动开闸记录,并需停车场主 管现场确认。严禁擅自人工启动道闸。2.2.3、设备被损:收费员发现道闸被撞等设备被损事件，应立即通知停车场主管并留 下车主、车辆,确保车道畅通，按公司规定要求车主赔偿，并将赔偿款交服务大厅收费员， 发票交还车主，再记录存档。2.4 停车场分成管理2.4。1 独立的住宅物业停车场 独立的住宅物业地下停车场收入直接记入公司停车场收入，不参与项目公司进行分成。 2。4.2 插蜡烛模式销售物业与大商业共用的地下停车场1）如使用一套停车场收费系统的，因无法界定自持物业部分与销售物业部分的,先记 入公司停车场收入，月底按规定与项目公司进行分成。2)若自持物业与销售物业分别使用两套独立停车场收费系统的，能分别独立收费及核 算的，对自持物业部分的停车场收入先记入公司停车场收入,月底按规定与项目公司进行分 成;对销售物业的停车场收入直接记入公司停车场收入，不参与项目公司进行分成2。4。3 大商业地面停车位 大商业地面停车位的收入应先记入公司停车场收入，月底按规定与项目公司进行分成。3 能源费管理3。1 项目公司将电表过户前物业公司应主动联系项目公司过户事宜，在整体入伙日十日之前，将电费户名由项目公 司变更为物业公司，完成过户事宜.3.2 项目公司将电表过户后 如入伙后仍有整改项目的,物业公司工程部对施工方使用电量进行计量，每月（或待整改项目结束后）与项目公司（或施工方）结算。工程部每月定期抄表。客服人员根据抄表清单出具缴费 通 知 书 。无 误 后 ， 开 具 正 式 票 据 。收费员将当月收费情况登记台。抄 表缴 费 通 知客 户 缴 款登 记 台 帐3.2。1 工程部每月末定期抄取读表数，并将抄表清单交于物业客服人员。3.2.2 物业客服人员根据抄表清单出具缴费通知书，经财务进行审核后，通知项目公司(或施工方)缴款。3。2。3 客户按时缴款，收费员根据缴费通知书核对金额无误后，开具正式收据或发票， 交付客户作为缴费依据。3.2。4 收费员视同业主每月能源费收取情况登记台账，财务进行复核。对于当月欠费， 及时跟进处理，采取相关措施，加大催费力度。3。3 入伙时项目公司未能及时过户,项目公司虽已垫付电费的，物业公司仍应每月抄表 向业主收费。3。3.1 工程部应每月月末抄表，并将抄表结果反馈至财务部,财务部根据电费发票及抄 表数计提物业公司成本;3.3.2 项目公司完成过户后，欲结算前期垫付电费且电费发票为项目公司抬头的,应由 项目公司出具证明函件，持证明函件至当地电力部门更改电费发票抬头或换取增值税发票（可更改抬头）3。3。3 项目公司减免其垫付电费的，应冲减物业公司相应期间内已计提的能源费成本， 并结转代收业主的能源费。3.4 正常经营电费管控要点 入伙后销售物业入住率逐步提高,因公司的机房用电多数是采用台电的契约用电制，只要尖峰用电超过装置契约时，就会罚款 23 倍，这代表控制机房用电将能够有效的省下电 费；而如因用电量不足则会导致契约电量在总用量中的占比提高,因此如入住率不足，则应 敦促工程部下调契约电量.如机房内为多台变压器的，则可根据预估入住时间表，适当停运 变压器(变压器停运后如需再度启用，按国家相关规定需进行预防性电试，会产生费用，因 此变压器的停运也需慎重，应测算变压器停运后可节省能源及进行预防性电试的费用，权衡 利弊）。4 工程维保业务物业公司工程维保主要包括公共维修基金内的工程维保、维保期内的工程维保，维保期 后的工程维保,项目遗留问题及共用设施日常维护费范围内的工程维保。4。1 公共维修基金范围内的工程维保 公共维修基金是指售房单位在销售商品住房时依法向购房者根据售房合同一次性代为收取的用于日后对该物业管理区域内的共用部位、共同设施和设备保修期满后的维护、大修、 更新、改造的储备资金.项目公司将代收的维修基金移交给所在地物业管理行政主管部门代管。条件具备的小 区，经业主委员会提交业主大会决定，可以将维修基金交给业主委员会或物业管理公司代管。 维修基金由物业管理行政主管部门代管的，物业管理行政主管部门不得干涉维修基金的正常 使用。维修基金归全体业主共有，应设立专帐管理，专款专用，定期接受业主大会和业主委员 会的检查与监督.维修基金明细户一般按照单幢房屋设置。维修基金的使用，由物业管理公 司提出年度使用计划，经业主委员会审核、业主大会批准后实施。维修基金不足时，应当按 照业主委员会的决定和所拥有的房屋建筑面积比例,缴纳物业维修基金。4.2 维保期内工程维保 在物业的工程接管验收阶段，项目公司和物业公司要按大商业开业及住宅入伙接管规定进行移交接管，确保各分项工程完全满足国家相关规范和使用的要求,对存在的问题要 及时督促施工单位整改后移交物业公司，办理有关的交接手续。在物业接管验收后,物业管理处就需担负安全和运行管理的责任，确保工程的正常使用 和安全；对于接管范围内需组织后续施工的，项目公司、施工单位和商管物业公司签署三方 协议后方可进行，施工期间管理归商管物业公司。对工程出现的各类质量问题及时记录，并直接反馈到承建单位(需项目公司委托），督 促整改。当工程出现问题，多次联系相关施工单位而不能如期履行合同要求的情况下（物业 管理处有清楚记录的故障情况，联系时间，联系人等,甚至有函件通知的形式)，物业管理 处应以工作联系单或函件的形式告知项目公司，请求协助处理。甚至扣除施工单位质保金。 在工程维保期内，对于工程土建和设备设施的维修由施工单位承担并支付工程费用.4.3维保期后工程维保 工程土建和设备设施的维修及日常零星维修费由物业公司自行维修,并在日常经营中支付维修维护费用。4。4 项目工程遗留问题 根据大商业开业及住宅入伙接管规定，问题定责为施工质量缺陷和功能不完善的由项目公司负责，因设施不完善、质量缺陷等事项，由地方公司采取措施，保证安全、正常使 用,由此增加的费用由项目公司承担。4.5 共用设施日常维护费 有些地方公司按当地政策向业主收取共用设施日常维护费.共用设施日常维护费按年度收取，收费标准由物价局审定,物业公司在实际支出时需审批后方可支出，并需向业主委员 会公示费用。共用设施日常维修是指对房屋共有部位、共用设施损坏进行修复及日常养护、检修。主 要包括： 屋面防水层、外墙面修补;公用污水管、雨水管、废水管、空调落水管的疏通、 维修；自来水上下总水管疏通和零件更换、防冻保暖；水箱清洗，水箱内壁粉刷、紫铜浮球 及零配件更换；楼梯间、走廊通道、门厅、楼内共用自行车房(库)共有部位墙面涂料,楼梯 间门窗和楼梯及其扶手的油漆、维修；楼内消防、信报箱、电子防盗门等设施及其管线的养 护、检修等;垃圾道、烟道、连接井的疏通、维修；化粪池清理等。共用设施日常维修费应 专款专用.物业公司做代收代付处理。4。6 工程维保期后物业公司维保费支付流程款 项 支 付财 务 预 算物 料 采 购 招 标 管 理合 同 签 订合 同 履 行 监 督 管 理4。6.1 维保材料采购计划的制定及审批 每月末住宅物业根据年度预算编制次月工程维保计划，审批至区域总经理后，根据工程维保计划制定工程物料申购单。申购单需经主管领导、财务负责人、总经理、区域财务副总、 区域总经理审批.年月份工程物料申购单序号类别品名规格单位数量单价(元)金额（元）备注（对物料的特殊要求和说明）1234564.6.2 对于紧急采购，必须事先申请,由公司总经理审批后实施。每月紧急采购总额不 得超过当月采购计划的10%。特殊情况紧急采购（包括但不限于爆管、失火、停电、燃气泄 露等）可以口头请示主管领导后先采购后办理书面申请。4.6.3 工程材料采购控制。（参见工程物资管理）4.6。4 直接委托、招投标采购（参见采购操作指引）4。6.5 合同履行及监督管理.(参见合同管理)4.6。6 合同款项支付1)严格按照合同约定的付款方式和金额执行2）付款前须有合同履行监督责任人按合同约定的质量标准出具的书面检查评估意见3)严格执行合同中适用于质量保证的尾款(如有),履行质量问题扣款的条款内容4） 维保合同评估(竣工验收)为付款前有业务经办部门组织进行的业务效果评估（竣工验收），以及尾款支付前的质量保证评估（如有约定)。评估结果作为款项支付的 依据5） 合同约定的保证期内，发生因质量原因引起的维修费，应抵扣质量保证金6）付款须有完善的付款审批手续.4.6.7成本归集 月末根据原材料出库单编制“原材料出库汇总表及工程合同约定当期应付费用归集分配工程维保费用.年月原材料出库汇总表部门：住宅管理处共 1 页第 1 页序号类别名称规格/型号单位单价数量金额备注12345671库管员:部门经理：分管副总：5 押金、保证金管理5.1 押金保证金是按合同或相关规定向业主收取的可以退还的资金,是保障公司的利 益、降低公司的经营风险重要工具。5。1.1 押金保证金的分类住宅、写字楼装修押金停车卡押金电费押金电卡押金工作证押金招投标保证金场地使用费押金其他押金室外步行街物管费保证金质量保证金履约保证金招投标保证金装修押金场地使用费押金其他押金5.2.押金保证金的退还控制5.2。1 押金保证退还的主要风险有如下:1）重复退还；2）未退还给原缴款人，原缴款人追索；3）公司退还押金保证金介入收据持有人的经济纠纷；4)退还保证期内的押金保证金，公司丧失风险保证。5.2。2 押金保证金退还的风险控制1)押金保证金退还条件： 合同终止;达到合同约定押金保证金退还期限； 押金保证金所担保的实物已经退回； 达到政府职能部门及公司的验收标准;费用清算完毕 2）办理退还的相关凭证正常办理退还需要的相关凭证： 商管公司开具的押金保证收款收据原件； 商户退款申请及证明达到押金保证金退还条件的证明文件； 办理退款人员的身份证明；以下几种特殊条件下,除具备正常办理的相关凭证外,还需具备以下凭证： 1.公司开具的押金保证收据丢失的,财务部查实后,要求押金保证金交款人书面声明原收据作废，收据原件持有人及第三方持有人无权再次向商管公司申请退还押金保证金,并且 承诺承担由此造成的经济纠纷.丢失人为个人的，需在证明上签名并加盖手印;如丢失人为 法人性质,需提供自己开具的收款收据，证明已收到退还的押金。2.非交款人本人来办理的。 原交款人为个人的，由原交款人出具书面委托书；原交款 是法人，必须由原交款人出具书面委托书，加盖公章。为了规避风险，商管公司不认可押金保证金的相互转让,非法受让人持有的押金保证金 收据不能办理退还手续。5。3 退还押金保证金的审批流程及审核要点5。3。1 押金保证金退还流程（图 3-10)提交保证金收款收据、委托文书、合同或 经营结束证明、身份证明审核业主提供的文件真实完整性、保证期 是否到期、应收费用清算装修押金、电费电卡押金、物管费押金的 等的退还需检查配套设施的使用情况、能 源费结算费用是否重复退还，核实票据的真实性及 完整性走付款审批流程付款审批，付款同时收回停车卡、电卡、 工作证等业主申请住宅客服审核如需要工程人员审核财务部复核5.3。2 审批流程各环节审核要点1)业主提出退款申请时,应按以上要求业主提交相关退还押金保证金的所有凭证。2)住宅客服审核要点:是否符合退款条件,相关证明文件是否完整，对客户提供的资料 进行初步审核,对相关费用进行清算，并协助客户办理相关审批流程.3）工程人员审核要点（如需要）:对于装修押金、电卡电费押金、物管费押金等的退 还需由工程人员检查使用公共设施是否完整,公共设施使用费及能源费用是否清算完毕。4）财务部审核要点：重点复核票据的真实性，复核退款流程的完整性,复核客服及工 程人员对费用的清算,核实退款人身份信息等。5）押金保证金退还时领款人的身份确认，如属于返还物品退押金业务应收回相关物品 并保证完整。公司员工不能以受托人身份办理退还押金保证金,公司员工不能代领代领押金保证金。 业主申请退还押金保证时，必须出具身份证明。财务部出纳办理押金保证退还支付款项时，必须再次对身份证明原件进行核对，核对无误后由业主或其受托代理人签字领取款项；押金保证金的缴款人为法人的，原则上采用转账方式退还，个人领取现金的，领款人须 执法人单位出具盖有公章的委托书及个人身份证明领取。6 多种经营业务管理6。1 多种经营定义6。1。1 多种经营是指物业公司利用销售物业公共区域或公共资源进行经营活动，收取场 地管理费的一种经营方式。具体包括电梯轿厢与灯箱广告、房地产中介、家政服务、环保物 资回收、仓库租赁、临时促销等。6.1.2 销售物业鼓励开展多种经营创收.6。2 多种经营管理要点与现场管理6。2。1 管理要点 参与点位规划、价格标准、合同审核、进场手续、收款条件、收入核算、统计及收入确认原则等.6.2.2 现场管理 对于已缴费的多种经营户，由物业公司签章发放多种经营许可证,注明其点位、经营项目及缴费有效期。6.3 多种经营收费（图 3-6）6.3.1 收费时间节点控制 多种经营严格执行先交费、后进场的收费方式 6。3。2 收费内容控制包括场地占用费、能耗费、保洁费、出入证工本费及押金等。 6。3。3 收费要点控制1)多种经营收费需业务部门按合同约定或者收费标准开具收费告知单；2）客服/收费员确认收费标准无误后按收费告知单开具票据并收费；3）确认费用收取后，方能允许客户进场.4）占用物业公司公共区域或者使用一定资源的多种经营活动，必须支付相当于两个月 使用费的押金.5)财务与管理处共同建立清晰的多种经营收费台帐，日清日结。7 广告业务管理7。1 广告收入是指规划内广告位收入.包括外墙广告和楼顶广告。销售物业鼓励开展广告业 务创收。7。2 广告收入确认原则：权责发生制7。3 广告收入经营方式:整体外包、自行招商.7。3。1 整体外包关注点：1）外包合同收费中能源费是否单独收取；2）收入收取期间；3) 收入增长比率；4）合作公司经营状况。7.3.2 自行招商关注点：1）了解市场行情，进行市场调查;2）收入额度是否达到招投标标准;3)签订合同时,收费项目应注明是场地管理费。7。4 广告合同管理 由物业公司与承租方签订合同，物业公司记收入.8 增值收费业务管理8.1 增值收费业务概述8.1.1 物业增值收费业务是指物业管理企业利用各种管理方式和管理手段,提供多种物 业管理服务项目及衍生性服务项目，达到或超越物业管理服务合同中约定的服务质量要 求，提供产品本身以外的服务给顾客,使得产品的价值增加，取得经济和社会效益共同增值 的一种服务方式。依托所服务的物业场所开展多种经营就是物业增值服务的直接表现形式。8.1。2 物业增值收费业务主要包括:维修服务收入、卫生费、垃圾清运费、通讯服务收 入、出入证工本费收入、中介服务收入、废品服务收入、其他增值收入等有偿服务。8.2 收费公示制度8。2。1 公示制度：将各项收费标准予以公示,公示牌中标明的收费标准包括物业管理费、 水费、电费、供暖费、停车费、物业增值服务等收费标准。并公布集团服务投诉电话: 4008101090。8。2.2 温馨提示：在收费室设置“温馨提示”标识：交费后,请您索要正式收据或发票（票样附后）,如索要不成,请拨打财务监督电话:*。8。3 收入的确认8.3。1 收入确认的基础：权责发生制8.3。2 收入确认的原则:实质重于形式8.3.3 收入确认的时间：由于物业增值服务收入多为一次性、即时收费，依据收入确认 的原则，在为客户提供服务、收到款项的同时开具收据或发票，当天确认收入。开具缴费单开票员审核缴费单金额的正确性开具票据开票员根据缴费单开具票据并将报销联和记 账联交给收款员收费审核8。4 。业务流程业务部门根据收费项目开具缴费单收费 收款员根据票据收款业务部