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行政人员必备的能力和素质

一、行政工作的重要性
就如同只要有组织，就有管理。行政管理，在大学是一个非常专业和丰富的学科。在企业里，它更是凸显出了举足轻重不可代替的作用。它具有很强大的组织和协调能力，有效协调和服务各个部门的日常事务工作，有效解决各个部门之间的矛盾和关系，维持企业的正常运行，能够有效保障企业目标的实现。同时担负了企业对外关系的维护，矛盾的解决等重要任务。
如果给行政管理打个比方？我能想出来很多词语，但是总觉得不够贴切。
行政管理像是企业的一扇窗口，别人通过这个窗口了解我们企业，我们通过窗口看世界，从而协调外部关系；
行政管理是企业的外包装，别人通过洗手间一个细节就可以感触我们的管理是不是规范、企业是不是上档次，而我们工作者可就是要定期清扫厕所，改变那个脏臭的环境；
行政管理如同水一样，不断渗透到每个部门、每个角落，公司几乎到处都有它的影子；
行政管理如同舞台上上演一出好戏的剧务（搬桌子、抬凳子、搭台子全是我们），又是美工（挂帘子、装花剪片、化妆），又能做跑龙套的演员，虽然咱们不是主角，但是没有一个人能有如此的适应能力和广泛的服务能力，粗活细活全会做，更加全方位地显现自己的力量。
以前我经常听到我们人事行政工作者不无感慨地说：企业里面说除了大块工作有人管，没人管的其他全部是人事行政部的工作，每每听这个的时候，我都会感觉到，此刻他的感情很丰富，包含一份骄傲在里面，有一份自嘲在里面，还有一份委屈在里面。
公司每到一个新点建立基地，我们人事行政组几乎是第一批到达现场的同事。跑前期筹办手续，为即将而建的企业起名登记办户口。等到筹备小组开始到岗，我们的任务就变成了如何提供良好的后勤服务，再后来准备投产，我们又开始偏向人员的储备，人一增多，人员的吃喝拉撒规模上来了，后勤硬件还没上来；到企业正常运行，我们各项工作也开始逐渐丰富和饱满起来，我们行政人员就是搭基础做服务，不停地在事务性的工作中忙碌和穿梭。
行政工作是人事行政部门工作的基础，是企业运营的基础。人事行政系统中你会发现。
行政工作做得好，各项人事工作也不会差。开班的时候，我跟大家讲不做公司最忙的那个人，如何在行政工作中体现精、细、活。
跳过救火队员的层次，我们就已经迈出了很大的一步。我们再说上面那句话的时候里面包含的都是成就感！
当你走在办公楼的楼道里，看到处处干净整洁的办公环境；
当公司员工们在公司生活得安心舒适快乐，爱厂如家；
当同事们由衷地感慨我们的细节和认真，弄一大堆意见臭着脸经常来找你麻烦，到见到你们就笑嘻嘻感谢我们；
当领导们在夸赞这次会议取得了圆满的成功，因为我们的工作有效地保障了会议的顺利开展，增添了色彩……
我们随处都能让我们感到成就感和被认同的快乐，而这些就是工作中最大的乐趣。
我们是忙碌的，是充实的，因为拥有更多的平台来发挥我们的智慧，时刻都能找到自己的劳动成果来分享。繁杂、细节、变化快更是锻炼了我们，磨练了我们，让我们变得认真、宽容、灵活，让我们内外兼修，不乏实干精神！
心有多大，舞台就有多大，从你开始从事这份工作开始，就要爱上它，因为，它会给你不一样的回报。
二、优秀行政人员必备五种形象特质
按照大家职场成长过程中可能会遇到的问题，和公司对大家如何考察和考核的标准结合起来谈。
（一）积极主动
积极主动，这是对所有优秀工作人员的共同品质，但是这个对行政工作人员来说，是必须具备的第一项品质。
行政工作人员一定要主动，有这种意识才能做好事情。
有的职员是这样的：领导在的时候，被关注的时候，自己就想起来去做这件事情；没人关注的时候，绝对不屑去做，似乎也想不起来。这就是大忌。如果自己是有心而为之，那更是职场的大忌。即使你能够保证永远运气这么好，都能在适当表现的时候得到表现，你也不能瞒过同志们雪亮的眼睛。这样可能会出现自己被排挤的现象。
坚持积极主动，并形成良好的习惯。我们经常开玩笑，做行政工作做久了，自己会条件反射，很多时候对周边的家人或者朋友都会一直保持很好的主动，受到周围人的喜欢。
三天打渔，两天晒网，心情好还可以，不好的话就会严重影响你，你还得继续练习。
（二）为人服务
1、出自真心
一切从心出发，别人都能感受到你所传递的感情，所以当你为别人服务的时候，不要心手不一。
2、心态正确，不觉得低贱
企业里面有分工，任何工作都没有贵贱之分，只是我们的岗位不同而已。自己不能给自己带上心理枷锁。有的小姑娘在办公室一开始过不了的就是一个简单的关口，觉得给别人端茶倒水是一件很没面子的事情。这其实是自己给自己带上的心理枷锁。
咱们换个位置去想：你去其他企业，当你刚进入，一个工作人员笑脸相迎，简单寒暄后，给你端上一杯喜欢的热茶。你会怎么看这个人？
肯定觉得很亲切，很热情，很舒服。没有一点低贱的感觉产生。
所以这个枷锁是自己带给自己的。
很多行政人员挖苦自己是一个端茶倒水的，有的挖苦自己就是个陪吃饭喝酒的。其实，当你换个思路去看问题，你会发现，自己的心态错了，世界都是错的。关键是自己调整好心态来面对。
为别人服务，能够体现自己的价值，让别人因为自己的服务而感受到亲切和舒适，只是会心一笑，都是认可。（吃得舒心，睡得安心，工作才开心——石开科）
两千年前亚里士多德就说过“人人都在寻找快乐，得到永久快乐的唯一方法就是对他人有用！”这是我的信仰——杨澜
（三）任劳任怨
不分时间、不分自己是不是有其他工作，我们接到任何任务后都要能够承担下来。不管是周末还是半夜，接到紧急任务，第一时间赶赴需要的现场。不管是生病还是心情不好，尽量按照原先的计划将事情完成，不影响整体的工作计划。
不去比较自己与同事相比是不是做了更多的事情，不去比较自己的目前的酬劳是不是太少了。这种坏情绪的蔓延，会让你自己丧失工作热情，没有了热情，不可能有效率。那么你将更加不会得到更好的机会。
假如你现在觉得自己做得比其他同事辛苦，你要知道，别人的辛苦和烦恼你没有看到和体会。
假如你现在觉得自己不值得太辛苦，你要知道，艰苦的历练是人生的财富，因为你从中获取了更多的人生智慧，而这个机会给了你。
（四）宽容亲和
宽容是最伟大的力量，企业内部运作不可避免会碰到部门配合的问题，人员配合的问题等等。矛盾都会有，但是处理方式因人因事而异。从我们行政工作主要接触的人群来说，宽容亲和是我们工作中必须具备的一种心理素质。
亲和力对于行政工作者来说是很重要的，这也就是我们常说的看得顺眼，舒服。你能不能然给所有接触你的客户、员工、同事、领导都觉得你顺眼。亲和力有几个特质：一般要发自内心的笑容，舒适自然的脸部表情，率真的性格，干净整洁的着装，大方得体的举手投足，处处谦让礼貌但是不显生分等等。这些是内外兼修的，不单是表面功夫。（当然也不局限于这些）
内心一定是善良和宽容的人，才能够时时处处让别人感觉舒服。比如：交谈之中不打断别人，不补充别人，打击别人等等，自然而然的修养体现出来才是最有魅力的吸引力。
内心的影响外在的，外在的环境又影响内心的，宽容亲和改变我们开始改变世界，最后世界也改变了我们。
（五）寓理帅气
这是蒋介石写给自己的儿子一句格言，告诉我们要知道如何处理情与理之间的关系。
行政工作者，不讲原则是没有办法推进各项行政管理制度和流程标准化的，特别是我们一直是公司的制度学习、宣传的部门，而且我们自己在执行的各类行政制度也要我们把关。
行政工作者，不讲人情也是没有办法进行协调各个部门的。讲人情就是要照顾到人性的需要。过于清的水，养不了鱼。这些道理我们都懂。
理与情如何处理？度如何把握？
1、自己严格自律，与自己有人情关系的亲戚朋友等自己要知道如何对待。
2、在不违背原则的情况下，不影响大目标实现的情况下，不造成恶劣影响的情况下，适当满足人性的需要。
因私不能用车，住在公司的某某某的孩子生病了，着急送医院。你怎么办？
公司规定要带厂牌，不带就罚款，老总经常忘记，你怎么办？
你的弟弟想要你帮他托关系换个工种，你怎么办？
做事情要思前想后，也要知道怎么保护自己。
瓜田李下讲的是古代君子如何避嫌的故事。
古乐府《君子行》：“君子防未然，不处嫌疑间，瓜田不纳履，李下不整冠。”
二、优秀行政人员必备四种专业素质
（一）能说、会写。
语言表达能力、文字表达能力，这些对于行政工作者来说是基本功。
行政工作者一项工作重心就是协调，协调就离不开与各个部门打交道，离不开处理各项矛盾。公司只有一台车，可是各个部门都要用车。什么时间点怎么安排就是个矛盾。这个矛盾不解决，那么就会干扰其他部门的正常运作，公司也就会不能正常运作。不会讲话，如何协调？有人说，我又不是哑巴当然会说话了。我想大家应该能明白，不是会说话这么简单。语言运用的艺术里面有很多文章可以做，要看自己怎么逐步地提高了。
文字表达能力也是一样，各类公文怎么写？如何能够将领导的意识形成一份文件？这些基本的工作能力是优秀工作者必须具备的。
（二）知礼仪，知进退。
知礼仪，知进退。我们与人打交道，不讲究礼仪就寸步难行。不管是会议还是接待，不管是政府还是企业，不管是大公司还是小公司。我们都要知道，商务礼仪就是一种人和人关系的标准化。我们不适应，可能就不能与外界统一。尤其是是对外，我们更是企业的形象宣传，周边工作人员的一言一行，甚至我们安排的每个细节都会影响到别人如何看待我们企业？
对内来说，也是一样要讲究礼仪的。可能不用外部标准来要求。但是一个组织内如果没有礼，就会变得混乱不堪。
礼这个词，自我们夏、殷时代已经有了。兴盛于周朝，周朝尊礼，存活了800年。
儒家认为，人人遵守符合其身份和地位的行为规范，便“礼达而分定”，达到孔子所说的“君君臣臣父父子子”的境地，贵贱、尊卑、长幼、亲疏有别的理想社会秩序便可维持了，国家便可以长治久安了。反之，弃礼而不用，或不遵守符合身份、地位的行为规范，便将如周内史过所说的：“礼不行则上下昏”，而理想社会和伦常便无法维持了，国家也就不可得而治了。
其实一个企业内部也是一样，没有规范，没有约束层面，很多是书本上老师教过的，很多是没人告诉你了，所以自己要知道如何不去碰触那些禁忌。
PS：只有知道如何停止的人才知道如何加快速度 。
滑雪运动员这样讲自己的滑雪体验：
　　“我在滑雪的时候，最大的体会就是停不下来。我刚开始学滑雪时没有请教练，看着别人滑雪，觉得很容易，不就是从山顶滑到山下吗?于是我穿上滑雪板，哧溜一下就滑下去了，结果我从山顶滑到山下，实际上是滚到山下，摔了很多个跟斗。我发现根本就不知道怎么停止、怎么保持平衡。最后我反复练习怎么在雪地上、斜坡上停下来。练了一个星期，我终于学会了在任何坡上停止、滑行、再停止。这个时候我就发现自己会滑雪了，就敢从山顶高速地往山坡下冲。因为我知道只要我想停，一转身就能停下来。只要你能停下来，你就不会撞上树、撞上石头、撞上人，你就不会被撞死。因此，只有知道如何停止的人，才知道如何高速前进。”
所以，光往前冲不行，还得知道什么时候停，什么该做，但是也要知道什么不该做。对生活和工作都是可以运用这个道理的。
（三）协调平衡能力。
与其他部门配合我们是比较多的，如何做好配合并且让别人能配合我们其实离不开老板讲的心中有别人。有没有站到对方的立场考虑问题。
在支持其他部门的时候，比自己部门的事情还上心；
在需要获得别人配合之前，一定要尊重别人，听取一下别人的意见。EG：李国明经理讲的主动强制性服务方法。
协调是有方式方法的，但是绝对离不开坦诚的沟通和站在对方的立场考虑问题。你考虑得多一些，部门工作就更好做一些。
（四）化繁就简，灵活应变。
怎么样去检验一个人的工作能力，你就把他放在最繁杂的环境中，假如他能不乱，冷静已经是过了第一关，假如他能够分门别类不厌其烦地应对好各类繁杂的事宜，这是第二关，假如他能够迅速地找到问题的基本规律，用简单的方法把复杂的问题处理妥当这就是值得重点培养的人才了。
在繁杂的环境中，如何有条不紊地能够灵活应对呢？如何分清事务的轻重缓急大小呢？
咱们就说公司车辆安排。
大型会务的车辆安排经常是有限的资源满足无限的需求，而且灵活调度用车繁杂频繁，很多时候，计划不如变化快，如何马上及时反映调整补充，这确实也有点天份的。
一是自己要知道，周边各地点之间的距离和时间？各人员的基本心理状态以及紧急必要程度如何？
二是要知道，心态平和的应对变化。其实往往开始乱的是自己的心，以不变应万变，这不是说着好玩的。外界事物在变化，你只要本着认真细心的工作风格，本着不厌其烦的心态，认为一定可以找到解决方案的信心，再繁杂的事情都能变成简单的事情。
所以说，应变能力也是可以培养出来的，只要自己用心去对待。
两点之间最短的距离并不一定是直线。
董事长经常讲到自己的一句格言：做人信为本，做事曲求全！
在人与人的关系以及做事情的过程中，我们很难直截了当就把事情做好。我们有时需要等待，有时需要合作，有时需要技巧。我们做事情会碰到很多困难和障碍，有时候我们并不一定要硬挺、硬冲，我们可以选择有困难绕过去，有障碍绕过去，也许这样做事情更加顺利。大家想一想，我们和别人说话还得想想哪句话更好听呢。尤其在中国这个比较复杂的社会中，大家要学会想办法谅解别人，要让人觉得你这个人很成熟，很不错，你才能把事情做成。注解：如果你在考数学试题，一定要答两点之间直线段最短，如果你在走路，从A到B，明明可以直接过去，但所有人都不走，你最好别走，因为有陷阱。在中国办事情，直线性思维在很多地方要碰壁，这是中国特色的中国处事智慧。
希望大家在日常的工作中，多总结，多反思，积累更多的人生智慧！

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