涉外商务礼仪的十二项原则.doc

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涉外商务礼仪的十二项原则

一、维护形象 在国际交往之中，人们普遍对交往对象的个人形象备加关注，并且都十分重视遵照规范的、得体的方式塑造、维护自己的个人形象。个人形象在国际交往中之所以深受人们的重视。在涉外交往中，每个人都必须时时刻刻注意维护自身形象，特别是要注意维护自己在正式场合留给初次见面的外国友人的第一印象。 个人形象在构成上主要包括六个方面。它们亦称个人形象六要素。 第一、是仪容。仪容，是指一个人个人形体的基本外观。 第二、是表情。表情，通常主要是一个人的面部表情。 第三、是举止。举止，指的是人们的肢体动作。 第四、是服饰。服饰，是对人们穿着的服装和佩戴的首饰的统称。 第五、是谈吐。谈吐，即一个人的言谈话语。 第六、是待人接物。所谓待人接物，具体是指与他人相处时的表现，亦即为人处世的态度。 二、不卑不亢 不卑不亢，是涉外礼仪的一项基本原则。它的主要要求是：每一个人在参与国际交往时，都必须意识到自己在外国人的眼里，是代表着自己的国家，代表着自己的民族，代表着自己的所在单位的。因此，其言行应当从容得体，堂堂正正。在外国人面前既不应该表现得畏惧自卑，低三下四，也不应该表现得自大狂傲，放肆嚣张。 周恩来同志曾经要求我国的涉外人员“具备高度的社会主义觉悟。坚定的政治立场和严格的组织纪律，在任何复杂艰险的情况下，对祖国赤胆忠心，为维护国家利益和民族尊严，甚至不惜牺牲个人一切”。江泽民同志则指出：涉外人员必须“能在变化多端的形势中判明方向，在错综复杂的斗争中站稳立场，再大的风流中也能顶住，在各种环境中都严守纪律，在任何情况下都忠于祖国，维护国家利益和尊严，体现中国人民的气概”。他们的这些具体要求，应当成为我国一切涉外人员的行为准则。 三、求同存异 　　 第一、 应当如何对待中外礼仪与习俗的差异性？ 　　 第二、 在国际交往中，到底应当遵守何种礼仪为好？ 　　 首先，对于中外礼仪与习俗的差异性，是应当予以承认的。 　　 再者，在涉外交往中，对于类似的差异性，尤其是我国与交往对象所在国之间的礼仪与习俗的差异性，重要的是要了解，而不是要评判是非，鉴定优劣。 　　 在国际交往中，究竟遵守哪一种礼仪为好呢？一般而论，目前大体有三种主要的可行方法。 　　 其一，是“以我为主”。所谓“以我为主”即在涉外交往中，依旧基本上采用本国礼仪。 　　 其二，是“兼及他方”。所谓“兼及他方”，即中涉外交往中基本下采用本国礼仪的同时，适当地采用一些交往对象所在国现行的礼仪。 　　 其三，则是”求同存异”。所谓“求同存异”是指在涉外交往中为了减少麻烦，避免误会，最为可行的做法，是既对交往对象所在国的礼仪与习俗有所了解并予以尊重，更要对于国际上所通行的礼仪惯例认真地加以遵守。 四、 入乡随俗 　　 “入乡随俗”，是涉外礼仪的基本原则之一，它的含意主要是：在涉外交往中，要真正做到尊重交往对象，首先就必须尊重对方所独有的风俗习惯。 之所以必须认真遵守”入乡随俗”原则，主要是出于以下两面的原因。 　　 原因之一，是国为世界上的各个国家、各个地区、各个民族，在其历史发展的具体进程中，形成各自的宗教、语言、文化、风俗和习惯，并且存在着不同程度的差异。这种“十里不同风，百里不俗”的局面，是不以人的主观意志为转移的，也是世间任何人都难以强求统一的。 　　 原因之二，是因为在涉外交往中注意尊重外国友人所特有的习俗，容易增进中外双方之间的理解和沟通，有助于更好地、恰如其分地向 外国友人表达我方的亲善友好之意。 五、信守约定 　　 作为涉外礼仪的基本原则之一，所谓“信守约定”的原则，是指在一切正式的国际交往之中，都必须认真而严格地遵守自己的所有承诺。说话务必要算数，许诺一定要兑现，约会必须要如约而至。在一切有关时间方面的正式约定之中，尤其需要恪守不怠。在涉外交往中，要真正做到“信守约定”，对一般人而言，尤须在下列三个方面身体力行，严格地要求自己。 第一，在人际交往中，许诺必须谨慎。第二， 对于自己已经作出的约定，务必要认真地加以遵守。第三，万一由于难以抗拒的因素，致使自己单方面失约，或是有约难行，需要尽早向有关各方进行通报，如实地解释，并且还要郑重其事向对方致以歉意，并且主动地负担按照规定和惯例因此而给对方所造成的某些物质方面的损失。 六、热情有度 　　 “热情有度”，是涉外礼仪的基本原则之一。它的含意是要示人们在参与国际交往，直接同外国人打交道时，不仅待人要热情而友好。更为重要的是，要把握好待人热情友好的具体分寸。否则就会事与愿违，过犹不及。 　　 中国人在涉外交往中要遵守好“热情有度”这一基本原则，关键是要掌握好下列四个方面的具体的“度”。 　　 第一，要作到“关心有度”。 　　 第二，要作到“批评有度”。 　　 第三，要作到“距离有度”。 　　 在涉外交往中，人与人之间的正常距离大致可以划分为以下四种，它们各自适用不同的情况。 　　 其一，是私人距离，其距离小于0.5米之内。它仅适用于家人、恋人与至交。因此有人称其为“亲密距离”。 　　 其二，是社交距离， 其距离为 大于0.5米，小于1.5米。它适合于一般性的交际应酬，故亦称”常规距离”。 　　 其三，是礼仪距离。其距离为大于1.5米，小于3米 。它适用于会议、演讲、庆典、仪式以及接见，意在向交往对象表示敬意，所以又称”敬人距离”。 　　 其四，是公共距离。其距离在3米开外，适用于在公共场同陌生人相处。它也被叫作”有距离的距离”。 　　 第四，要作到“举止有度”。要在涉外交往中真正作到“举止有度”，要注意以下两个方面。 　　 一是不要随便采用某些意在显示热情的动作。 　　 二是不要采用不文明、不礼貌的动作。 七、不必过谦 　　 不必过谦的原则的基本含意是：在国际交往中涉及自我评价时，虽然不应该自吹自擂，自我标榜，一味地抬高自己，但是也绝对没有必要妄自菲薄，自我贬低，自轻自贱，过度地对外国人进行谦虚、客套。 八、不宜先为 　　 所谓“不宜先为”原则，也被有些人称作“不为先”的原则。它的基本要求是，在涉外交往中，面对自己一时难以应付、举棋不定，或者不知道到底怎样作才好的情况时，如果有可能，最明智的做法，是尽量不要急于采取行动，尤其是不宜急于抢先，冒昧行事。也就是讲，若有可能的话，面对这种情况时，不妨先是按兵不动，然后再静观一下周围之人的所作所为，并与之采取一致的行动。 　　 “不宜先为”原则具有双重的含意。一方面，它要求人们在难以确定如何行动才好时，应当尽可能地避免采取任何行动，免得出丑露怯。另外一方面，它又 要求人们在不知道到底怎么作才好，而又 必须采取行动时，最好先是观察一些其他人的正确作法，然后加以模仿，或是同当时的绝大多数在场者在行动上保持一致。 九、尊重隐私 　　 中国人在涉外交往中，务必要严格遵守“尊重隐私”这一涉外礼仪的主要原则。一般而论，在国际交往中，下列八个方面的私人问题，均被海外人士视为个人隐私问题。 　　 其一，是收入支出。 　　 其二，是年龄大小。 　　 其三，是恋爱婚姻。 　　 其四，是身体健康。 　　 其五，是家庭住址。 　　 其六，是个经历。 　　 其七，是信仰政见。 　　 其八，是所忙何事。 　　 要尊重外国友人的个人隐私权，首先就必须自觉地避免在对方交谈时，主动涉及这八个方面的问题。为了便于记忆，它们亦可简称为“个人隐私八不问”。 十、女士优先 　　 所谓“女士优先”，是国际社会公认的一条重要的礼仪原则，它主要适用于成年的异性进行社交活动之时。“女士优先”的含意是：在一切社交场合，每一名成年男子都有义务主动自觉地以自己实际行动，去尊重妇女，照顾妇女，体谅妇女，关心妇女，保护妇女，并且还要想方设法，尽心竭力地去为妇女排忧解难。倘若因为男士的不慎，而使妇女陷于尴尬、困难的处境，便意味着男士的失职。 　　 “女士优先”原则还要求，在尊重、照顾、体谅、关心、保护妇女方面，男士们对所有的妇女都一视同仁。 十一、爱护环境 　　 作为涉外礼仪的主要原则之一，“爱护环境”的主要含意是：在日常生活里，每一个人都有义务对人类所赖以生存的环境，自觉地加以爱惜和保护。 　　 在涉外交往中，之所以要特别地讨论“爱护环境”的问题，除了因为它是作为人所应具备的基本的社会公德之外，还在于，在当今国际舞台上，它已经成为舆论备加关注的焦点问题之一。 　　 在国际交往中与此有 涉时，需要特别注意的问题有两点。 　　 第一，要明白，光有“爱护环境”的意识还是远远不够的。更为重要的是， 要有实际行动。 　　 第二，与外国人打交道时，在“爱护环境”的具体问题上要好自为之，严于自律。具体而言，中国人在涉外交往中特别需要在“爱护环境”方面备加注意的细节问题，又可分为下列八个方面。 　　 其一，不可毁损自然环境。 　　 其二，不可虐待动物。 　　 其三，不可损坏公物。 　　 其四，不可乱堆乱挂私人物品。 　　 其五，不可乱扔乱丢废弃物品。 　　 其六，不可随地吐痰。 　　 其七，不可到处随意吸烟。 　　 其八，不可任意制造噪声。 十二、以右为尊 　　 正式的国际交往中，依照国际惯例，将多人进行并排排列时，最基本的规则是右高左低，即以右为上，以左为下；以右为尊，以左为卑。 　　 大到政治磋商、商务往来、文化交流，小到私人接触、社交应酬，但凡有必要确定并排列时的具体位置的主次尊卑，“以右为尊”都是普遍适用的。 诚信商贸网

进出口商要想成功就得掌握谈判技巧。贸易谈判实际上是一种对话，在这个对话中，双方说明自己的情况，陈述自己的观点，倾听对方的提案、发盘、并作反提案，还盘、互相让步，最后达成协议。掌握谈判技巧，就能在对话中掌握主动，获得满意的结果。我们应掌握以下几个重要的技巧：多听少说缺乏经验的谈判者的最大弱点是不能耐心地听对方发言，他们认为自己的任务就是谈自己的情况，说自己想说的话和反驳对方的反对意见。因此，在谈判中，他们总在心里想下面该说的话，不注意听对方发言，许多宝贵信息就这样失去了。他们错误地认为优秀的谈判员是因为说得多才掌握了谈判的主动。其实成功的谈判员在谈判时把５０％以上的时间用来听。他们边听、边想、边分析，并不断向对方提出问题，以确保自己完全正确的理解对方。他们仔细听对方说的每一句话，而不仅是他们认为重要的，或想听的话，因此而获得大量宝贵信息，增加了谈判的筹码。有效地倾听可以使我们了解进口商的需求，找到解决问题的新办法，修改我们的发盘或还盘。“谈”是任务，而“听”则是一种能力，甚至可以说是一种天份。“会听”是任何一个成功的谈判员都必须具备的条件。在谈判中，我们要尽量鼓励对方多说，我们要向对方说：“yes”，“please go on”，并提问题请对方回答，使对方多谈他们的情况，以达到尽量了解对方的目的。 巧提问题 谈判的第二个重要技巧是巧提问题。通过提问我们不仅能获得平时无法得到的信息，而且还能证实我们以往的判断。出口商应用开放式的问题（即答复不是“是”或“不是”，需要特别解释的问题）来了解进口商的需求，因为这类问题可以使进口商自由畅谈他们的需求。例如：“can you tell me more about your campany?”“what do you think of our proposal?”对外商的回答，我们要把重点和关键问题记下来以备后用。 发盘后，进口商常常会问：“can not you do better than that?”对此发问，我们不要让步，而应反问：“what is meant by better?”或“better than what?”这些问题可使进口商说明他们究竟在哪些方面不满意。例如，进口商会说：“your competitor is offering better terms.”这时，我们可继续发问，直到完全了解竞争对手的发盘。然后，我们可以向对方说明我们的发盘是不同的，实际上要比竞争对手的更好。如果对方对我们的要求给予一个模糊的回答，如：“ｎｏｐｒｏｂｌｅｍ”，我们不要接受，而应请他作具体回答。此外，在提问前，尤其在谈判初期，我们应征求对方同意，这样做有两个好处：一是若对方同意我方提问，就会在回答问题时更加合作；二是若对方的回答是“yes”，这个肯定的答复会给谈判制造积极的气氛并带来一个良好的开端。? 使用条件问句 当双方对对方有了初步的了解后，谈判将进入发盘和还盘阶段。在这个阶段，我们要用更具试探性的条件问句进一步了解对方的具体情况，以修改我们的发盘。 条件问句（conditional question）由一个条件状语从句和一个问句共同构成，这个问句可以是特殊问句也可以是普通问句。典型的条件问句有“what…if”，和“if…then”这两个句型。例如：“what would you do if we agree to a two-year contract?”及“if we modif your specifications, would you consider a larger order?”在国际商务谈判中，条件问句有许多特殊优点。 （１）互作让步。用条件问句构成的发盘和提案是以对方接受我方条件为前提的，换句话说，只有当对方接受我方条件时，我方的发盘才成立，因此我们不会单方面受发盘的约束，也不会使任何一方作单方面的让步，只有各让一步，交易才能达成。 （２）获取信息。如果对方对我方用条件问句构成的发盘进行还盘，对方就会间接地、具体地、及时地向我们提供宝贵的信息。例如：我方提议：“what if we agree to a two-year contract? would you give us exclusive distribution rights in our territory?”对方回答：“we would be ready to give you exclusive rights porvided you agree to a three-year contract.”从回答中，我们可以判断对方关心的是长期合作。新获得的信息对以后的谈判会很有帮助。 （３）寻求共同点。如果对方拒绝我们的条件，我们可以另换其它条件构成新的条件问句，向对方作出新的一*发盘。对方也可用条件问句向我方还盘。双方继续磋商，互作让步，直至找到重要的共同点。（４）代替“ｎｏ”。在谈判中，如果直接向对方说“ｎｏ”，对方会感到没面子，双方都会感到尴尬，谈判甚至会因此陷入僵局。如果我们用条件问句代替“ｎｏ”，上述的情况就不会发生。例如：当对方提出我们不能同意的额外要求时，我们可用条件问句问对方：“ｗｏｕｌｄｙｏｕｂｅｗｉｌｌｉｎｇｔｏｍｅｅｔｔｈｅｅｘｔｒａｃｏｓｔｉｆｗｅｍｅｅｔｙｏｕｒａｄｄｉｔｉｏｎａｌｒｅｑｕｉｒｅｍｅｎｔｓ？”如果对方不愿支付额外费用，就拒绝了自己的要求，我们不会因此而失去对方的合作。 

    苦练二十多年内功，你终于进入向往已久的外企，但这并不意味着从此就一马平川。外企里有许多看似琐碎的细节，实则是考验一个新员工品质的试金石，你不可不防。
    1、信封：
    很多外企在收到应聘简历时，都会把一些信封上印有原公司名字的简历第一轮就淘汰掉。原因很简单，将公司业务交往用的信函私自挪为己用，是一种对原单位的极不尊重，同时也是应聘者个人行为很不负责任的一种表现。
    我曾收到过这样一封简历，信封是他第一家工作单位的，信纸是第二家的，其漂亮的彩色打印效果很不错，只是在每页的右下角都打印有他所在第三家公司的标记。我十分惊佩此人居然能将跨度为四年的三家单位的历史浓缩在一封简历里，想必并非打算以此证明他的履历的真实性，而是习惯成自然的一种表现。此人一贯的工作方式以及个人素质都值得认真商榷。
    2、电话：
    在外企公司一般说来每个人的办公桌上都安有电话，而且因为业务需要通常都开通了国内或国际长途。但仍有一些公司在走廊或休息区专门设置了供员工拨打私人电话的投币电话，目的是让大家明白，公司电话仅是用于公司业务用途，而不是可以随意聊天或处理私人事务。
    3、手机：
    前些年，在社会上还未普及的时候，很多销售人员因为业务需要由公司配备了手机，外人看来颇有为风光，可当电话是由朋友打来的时候，他们仍是会简而言之后迅速挂断了电话，因为他们心里明白，每月的电话使用清单上这部分私人电话是要计入自己账单的。
    4、电脑：
    很多外企公司不允许员工在公司电脑上打游戏，网上聊天自然也是被公司禁止的，但仍有人利用公司的内部网络“笑傲江湖”。一位员工通过互联网到一家国外的成人网站下载了许多图片，却不料这笔高额费用算到了公司的头上，清查之下这位员工很快失去了这份相当不错的工作，并且在个人形象方面也大为受损。
    5、纸张：
    很多公司对纸张的使用都有着严格的要求，例如：在打印机和复印机旁一般都设有三个盒子，一个是盛放新纸的，一个是盛放用过一面留待反面使用的，另一个才是盛放两面都用过可以处理掉的。如果用过一面的纸张不便于再用作打印或复印，可以简单装订起来作为草稿纸，或者用于财务报销时贴发票，总之一定可以另找到用途，而不可随意废弃。
    6、水杯：
    有的公司规定一次性纸杯只能供客人使用。在公司开会时，经常可以看到客人一侧是清一色的纸杯，而公司职员这一侧则是风格各异的瓷杯或玻璃杯，充分体现了主人的风格与爱好。
    7、用电：
    在中午的休息时间或办公区长时间无人时，须自觉关闭电灯及电脑显示器等。如果在中午时间你到了一家公司，发现里面灯光暗淡、电脑也似乎没有开机，不要担心，这一定是吃饭和午休时间，办公室的主人们也许正在公司的餐厅或楼下咖啡座里享受人生呢。
     8、私人会谈：
    对私人朋友来访很多公司都专门设有会谈室，通常说来不会允许客人进入到工作区。而且，在时间方面也有着较为严格的规定，一般只允许在休息时间接待这种来访，除非是急事，并且也要求尽可能的简短。很多人都觉得白领们大都喜欢下班后搞个聚餐或是找个酒吧、咖啡厅聊聊天，似乎特别在意搞些情调，其实很大程度上是因为他们在工作时间根本没机会闲聊或是与朋友们交流感情，一个白领自嘲说：“工作中像一个上了发条的机器零件，下班了也得像上足了弦的玩具兔子，从这个餐厅蹦到那个酒吧，而且不得不让自己不停地动起来，不然朋友们会以为他消失了。”
    9、报销：
    大部分外企在审核出租车票的报销时，都要求列出起止地点及时间明细等等细节，并且对因工作需要或加班后乘坐出租车也制定了非常详细的规定。白领们固然也不至于蒙受风吹雨打，但很多人也有着这样的痛苦经验：回到办公室后需要极其耐心地将几日来积攒下的出租车票分门别类地贴好，并注明相应的起止地点以及乘坐的原因，再按财务制度将它们整齐地装订成册送给上级领导审阅。如果其中有意或无意地混入些个人票据，那后果当然是不言自明的。

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