绿化公司管理制度.doc

编号：031 内部资料
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有限公司
管理制度汇编
二〇一〇年六月
目 录
一、公司员工考勤管理制度………………………（2）
二、公司员工薪酬制度……………………………（12）
三、公司新进员工录用标准制度…………………（14）
四、公司请示、报告制度…………………………(15）
五、公司公文处理制度……………………………（17）
六、公司督办工作制度……………………………（19）
七、公司印信管理制度……………………………（21）
八、公司档案室管理制度…………………………（24）
九、公司档案归档及借阅办法……………………（28）
十、公司车辆管理制度……………………………(30）
十一、公司财务报销制度…………………………（32）
十二、公司固定资产管理制度……………………（40)
十三、公司建设项目前期工作管理制度…………（47）
十四、公司工程建设施工管理制度………………（49)
十五、公司工程建设质量管理制度………………（54）
十六、公司工程建设安全管理制度………………（59)
十七、公司建设项目竣工验收管理制度…………（65）
十八、公司建设工程施工监理收费管理制度……（68）
十九、建设项目前期工作取费内部掌握标准……（69)
二十、企业领导人员廉洁自律规定………………(71）
二十一、党员廉政自律制度………………………（72）
公司员工考勤管理制度
第一章 总 则
第一条 目的
为切实加强公司效能建设,增强员工组织纪律观念，提高工作效率,树立公司良好形象，根据国家相关法规，结合本公司实际情况,特制定本制度.
第二条  适用范围
本制度适用于河北渤海投资有限公司（以下简称“公司”）所有员工。各子公司、分公司参照执行。
第三条 制定原则
（一）合法性原则：本制度符合《劳动法》及国家颁布的其他法律法规。
（二）适用性原则：本制度符合公司的实际情况及特点。
（三）实效性原则：本制度注重实效,体现了激励和约束的结合。
第二章 作息规定
第四条 公司实行每周五天工作制。每日正常工作时间为：冬季上午 8:30—12：00,下午1:30—5：30;夏季上午8：30-12:00, 下午2：30—5:30.因季节变化调整工作时间,由综合管理部另行通知.
第五条 公司实行签到制度，所有员工必须按时到综合管理部签到，无正当理由不签到者,以旷工论处。
第六条 员工应严格遵守作息时间，不得无故迟到、早退。月累计4次无故迟到或早退，视为旷工1次,扣发1日工资（每月法定计薪日为21.75天，按基薪计算日工资。）。4次以上，每次扣发1日工资.年度累计6次以上，取消当年评优资格。
第七条 员工上班时要坚守岗位,工作时间不得无故串岗、离岗.严禁工作时间上网聊天、玩电脑游戏、上网炒股等与工作无关的事情。原则上要求全体员工上班签到后再外出办事，如有特殊情况因公或因私外出，应经部门负责人批准,否则按缺勤处理。
第三章 请销假规定
第八条 员工休假必须事先亲自请假并经批准，因紧急情况可由同事或家属代请假.未办妥请假手续,以旷工论处。
第九条 员工休假，需书面报综合管理部备案。3天以内由部门经理报经综合管理部批准；4天以上（含4天）由部门经理报经综合管理部及公司主管领导批准。未履行请假手续者，一经查出，扣除部门经理绩效分值2分，年度内本部门累积查出3次者，取消部门当年评优资格.
第十条 员工休假结束，应及时办理销假手续，否则以旷工论处。
第四章 休假规定
第十一条 除国家法定公休日、节假日外,假期包括：病假、事假、婚假、产假、丧假、探亲假、年休假及其他公假.
第十二条 国家法定节假日为：
（一）元旦放假1天
（二）春节放假3天
（三)清明节放假1天
（四）端午节放假1天
（五）劳动节放假1天
（六)中秋节放假1天
(七)国庆节放假3天
（八）妇女节（3月8日）妇女放假半天
第十三条 病假
（一）员工依法享受病假。凭医院有效证明,参照第八条规定，准休病假。
（二)根据劳动部《企业职工患病或非因公负伤医疗期规定》相关细则，职工患病或非因公负伤，需停止工作进行医疗的，根据本人参加工作年限和本单位工作年限,给予3个月至24个月的医疗期.
表13。1
实际工作年限
在本单位工作年限
医疗期
10年以下
5年以下
3个月
6—10年
6个月
11年以上
5年以下
6个月
6-10年
9个月
11-15年
12个月
16-20年
18个月
21年以上
24个月
（三）医疗期内按原工资标准发放,超出医疗期仍需治疗的，每增加一个月，工资递减10％，最低不低于市区当年最低生活标准。
（四)根据《劳动法》第26条规定,员工患病或非因工负伤，医疗期满后,不能从事原工作也不能从事由公司另行安排的工作，公司可以解除劳动合同.公司提前30日以书面形式通知员工本人，并依照国家有关规定给予经济补偿。
（五)员工因公负伤、因公致残，按照劳动部《工伤保险条例》执行。
第十四条 事假
（一) 因个人或家庭原因必须办理的，可请事假。事假为无薪假。
（二）事假可以和年休假合并使用。
第十五条 婚假
根据《婚姻法》规定，员工符合法定结婚年龄，可享受婚假（不含节假日）。
表15.1
男员工（初婚）
女员工（初婚）
再婚
22-24周岁
≥25周岁
20-22周岁
≥23周岁
所有员工
3天
10天
3天
10天
3天
第十六条 产假
（一）根据《劳动法》及国务院发布的《女职工劳动保护规定》,包含法定节假日在内，员工按如下规定享受产假：
表16.1
类别
产假天数
备注
自然生产
90天
其中产前15天，产后75天
难产
+15天

多胞胎
每多育1胎+15天

晚育（24周岁以上）
+15天

流产(3个月以下）
15—30天

流产（4个月以上)
30—45天

（二)女员工生育无人照顾者,经女方单位出具证明，可酌情给予男方3—15天的假期，按产假记录考勤。
（三)女员工生育后．在婴儿一周岁内照顾其在每班劳动时间内授乳两次。每次单胎纯授乳时间为三十分钟，亦可将两次授乳时间合并使用.多胞胎生育者，每多生一胎，每次哺乳时间增加三十分钟.授乳时间及往返路途时间，算作劳动时间。
第十七条 丧假
根据劳动部《关于国营企业职工请婚丧假和路程假问题的规定》，员工的亲属死亡时，公司根据具体情况,酌情给予员工1—3天的丧假.如果死亡的直系亲属在外地，需要员工本人去料理丧事的，公司可以根据路程远近，另外给予员工路程假。员工在途中的车船费等,由本人自理。
第十八条 年休假
(一）根据国务院《职工带薪年休假条例》规定，连续工龄1年以上的员工可享受带薪休假。新进公司的大中专毕业生连续工龄满1年，从次年起按规定享受年休假.
（二）国家法定节假日、休息日、婚假、丧假、产假、探亲假不计入年休假的假期。
（三）年休假标准：
表18。1
工龄
1—10年
11—20年
21年以上
假期
5天
10天
15天
（四）员工享受年休假，限在当年使用,当年未休完，不转入下年度。确因工作需要不能安排员工休假的，对于应休未休的天数，公司按照该员工日工资收入的300%支付年休假工资.
（五）员工有下列情形之一的，不再享受当年的年休假。
1. 累计工龄1—10年，上年度内请病假累计2个月以上的。
2。 累计工龄11-20年,上年度内请病假累计3个月以上的。
3. 累计工龄21年以上，上年度内请病假累计4个月以上的。 第十九条 探亲假
（一）根据《国务院关于职工探亲待遇的规定》,员工连续工龄满一年，与父母、配偶不住在一起，又不能利用公休假日团聚的，可享受探亲假。
（二)探亲假标准：
1。 职工探望配偶的，每年给予一方探亲假一次,假期为三十天。
2。 未婚职工探望父母，原则上每年给假一次,假期为二十天。如果因为工作需要,公司当年不能给予假期，或者员工自愿两年探亲一次的，可以两年给假一次，假期为四十五天。
3。 已婚职工探望父母的，每四年给假一次，假期为二十天。
（三）探亲假包括公休假日和法定节日在内。
（四）员工探望配偶和未婚员工探望父母的,往返路费由公司负担；已婚员工探望父母的,往返路费金额在本人工资基薪30%以内的，由员工本人自理，超出部分由公司负担。
（五）探亲假原则上不能分期使用，跨年度作废.
第二十条 其他公假
由公司委派的参加会议、培训、鼓励性继续教育、外协，以及参加如下活动的视为公假:
（一）依法行使选举权或被选举权.
(二)当选代表出席政府、党派、工会、青年团、妇女联合会等组织召开的会议。
（三）充当人民法庭证明人.
(四）出席劳动模范、先进工作者大会.
（五）其它依法参加的社会活动。
第五章 加班规定
第二十一条 公司提倡高效率的工作，要求员工在工作时间内完成工作任务,原则上不鼓励加班。确因工作需要加班的，首先安排在其他时段轮休，无法轮休的,公司支付加班费。
第二十二条 凡加班者，需填写加班申请表,经部门部长、综合管理部和公司主管领导批准后方能加班，并报综合管理部备案。
第二十三条 加班费支付标准：
（一)平日加班：加班工资=个人日工资×加班天数×1.5。
(二）双休日加班:加班工资=个人日工资×加班天数×2。0。
(二）法定节日加班：加班工资=个人日工资×加班天数×3。0。
第二十四条 值班不属于加班，对于被安排值班的员工，发放值班补贴，具体标准由公司根据实际情况确定。（值班是指公司为临时负责接听、协调、看门、防火、防盗或为突发事件处理、紧急公务处理等原因，安排有关人员在夜间、公休日、法定休假日等非工作时间内进行的值班,它一般不直接完成工作任务。）
第六章 出差规定
第二十五条 员工出差依下列程序办理：
（一）出差前必须填写"出差申请单"，并报经综合管理部备案。出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定。
（二）出差人凭核准的”出差申请单"向资金管理部暂支相当数额的差旅费，返回后一周内填具"差旅费报销单”，并结清暂支款。
第二十六条 出差不得报支加班费，但节假日出差酌情予以计薪。
第七章 附 则
第二十七条 本制度经总经理办公会审批后,自颁布之日正式实施。
第二十八条 本制度由综合管理部负责解释、修订。
附件一：
员工休假申请表
年 月 日
姓名

所在部门

请假时间
年 月 日— 年 月 日共计 天
请假原因
病假
事假
婚假
产假
丧假
公假
探亲假
年休假
工伤假

具体描述

部门经理意见

综合管理部意见

主管领导意见

以下由综合管理部填写
销假记录
＿＿＿＿＿ 于 年 月 日休假结束，准予销假
综合管理部签字

当事人签字

附件二：
员工休假登记表
请假人
假别
日期
天数
销假日期
备注

附件三 员工加班申请表
姓 名

部 门

预计加班时间

加班地点

工作内容

部门经理签字

综合管理部签字

主管领导签字

附件四: 员工出差申请表
年 月 日
出差人员姓名

所属部门

出差地点

出发时间

预计返回时间

出差事由

部门经理签字

综合管理部签字

主管领导签字

以下为出差回来后由综合管理部填写
＿＿＿＿＿＿＿ 出差结束,予以备案
综合管理部签字

出差人员签字

公司员工薪酬制度
为增强企业凝聚力和核心竞争力，逐步完善公司激励机制，进一步提高员工生活水平，促进公司更好更快发展，经公司经理办公会议批准，特制定如下工资调整意见。
一、工资调整原则
1、坚持公平、合理的分配原则。工资标准与工作绩效及专业水平挂钩。
2、坚持以责定岗，以岗定薪原则。工资标准主要根据岗位责任、贡献和工作复杂程度确定。
3、坚持有利于吸引人才、留住人才原则.做到奖勤罚懒，责权利相结合，特殊岗位以及特殊人才可高于岗位工资标准.
二、工资调整范围
投资公司本部所有在册员工。
三、岗位划分
1、高级管理岗位：为投资公司本部董事长、总经理、副总经理及总工程师、总会计师、总经济师等。
2、部长岗位:指公司本部所设综合管理部、发展策划部、资金管理部、土地经营部、工程管理部、资产管理部等部长岗位.
3、副部长级岗位:指公司本部所设各部室的副部长岗位。
4、专业技术职称岗位：指根据公司各部室主要职能,被聘用的高级或中级专业技术职称岗位,即主要业务负责人。
5、一般工作岗位：指公司、定编之内的、一般管理人员。
6、工勤岗位：除上述岗位以外的其他工作岗位。
7、试用期岗位。
四、工资对应标准
1、高级管理岗位工资：待市政府审批通过年薪制方案后确定。
2、部长级岗位工资：5600元/月。
3、副部长级岗位工资：根据责任、贡献和工作复杂程度，工资可分别为4600元/月、4400元/月、4200元/月、4000元/月等一至四档。
4、专业技术职称岗位工资：根据责任、贡献和工作复杂程度，工资可分别为3800元/月、3600元/月、3400元/月、3200元/月、3000元/月、2800元/月等一至六档.
5、一般工作岗位工资：分别为2600元/月、2400元/月、2200元/月、2000元/月、1800元/月、1600元/月等一至六档。
6、工勤岗位工资:1000—2000元/月。基薪为1000元/月，根据工作年限和业绩调整，一个薪级为200元/月，专职司机补贴200/月。
7、试用期岗位工资:按《河北渤海投资有限公司新进员工录用标准的意见》中有关条款执行.
五、具体实施
工资及除工资之外的各项补助、津贴等工资性收入发放需由公司资金管理部制表，经综合管理部审核后，按财务报销程序报总经理批准后方可发放。
六、本次工资调整为过渡性调整,自下发之日起试行。待年薪制方案实施后再行调整。
公司新进员工录用标准制度
为进一步提高公司员工整体素质，优化公司人才结构,促进公司又好又快发展，经公司经理办公会研究,决定公司新进员工录用标准如下：
一、学历标准:公司新进员工要求必须具有全日制本科以上学历、具有一定的相关工作实践经验、专业对口、年龄28周岁以下、身体健康。硕士以上研究生学历及具有高级专业技术职称的人员年龄条件可适当放宽。
二、合同期限：新进员工按《劳动法》规定，实行聘用制。本科学历试用期3个月,硕士以上研究生学历试用期2个月，高级专业技术职称人员试用期1个月.试用期满，经考核合格方可与公司签订三年期劳动合同。
三、待遇标准:本科学历人员试用期工资每月800-1000元，研究生学历人员试用期工资每月1500元，高级专业技术人员试用期工资每月2000元；与公司正式签订劳动合同后,薪酬待遇标准按《河北渤海投资公司员工薪酬制度》执行。
公司请示、报告制度
为规范公司辖属各部、公司的请示、汇报工作，提高工作效率，明确责任，抓好落实，特制定以下请示、报告制度。
一、请示、报告范围
凡属公司各部、公司对职权范围内不能解决或决定的事项，必须向公司主管领导请示、汇报。
书文请示、汇报一般应送综合管理部挂签,由综合管理部报呈有关领导批示，领导批示后及时反馈呈报部门并存档备查。
二、一般情况下，必须逐级请示或汇报工作。各部、公司工作人员向本部或公司正、副职负责人请示或汇报；副职向正职请示或汇报；正职向公司领导请示或汇报；在正职出差、休假期间，副职可以向公司领导请示或汇报；正常情况下,尽量避免越级请示或多头请示。
三、在下列情况下，可越级请示汇报或处理完后再请示汇报：
1、遇到重大突发事件如生产事故、火灾等急需有关领导处理时；
2、时间紧急又无法联系直接主管领导或经直接主管领导授权同意时；
3、上一级领导在某一事项要求向其直接请示或汇报时。
四、遇到下级请示或汇报工作，本权限不能解决、决定的事项，必须及时向上级反映，直至所请示事项有明确的答复。
五、各部、公司主管领导遇到请示事项不甚明了的情况时，可向公司主管领导请示,并按领导指示抓好落实。
六、各级领导在下级请示汇报工作后，应视情况给予答复。对要求解决的问题，能当场答复的应当场给予答复；对一时答复不了的应说明情况,力求在最短时间内予以答复；对超过职权范围无法答复解决的应尽快向上级请示。
七、遇重大社会经济问题或其它具有保密必要的政治敏感性事件，须向新区以上机关或领导请示、汇报时，要征得公司领导同意,并严格遵循逐级请示、汇报的原则，避免产生某些负面影响.
八、公司各部、公司主要负责人、公司副职领导均要遵守请示、汇报的有关规定.如因请示、汇报不当而造成工作失误的要追究有关人员的相应责任。
公司公文处理制度
一、 总则
第一条：为使公司的公文处理工作规范化、制度化、标准化，根据《沧州市行政机关公文处理实施细则》有关精神和要求，特制定本制度。
第二条：公文是处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条：公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
二、公文种类
第四条：按照公文制发格式其内容主要包括决定、决议、通知、通报、批复、函、请示、报告、会议纪要等，要求分类撰写。
三、公文规则
第五条:起草公文应当做到:1、符合党的路线、方针、政策和国家法律法规及上级部门的指示,完整、准确地体现发文单位的意图；2、全面准确地反映企业发展实际情况；3、观点明确,条理清晰，内容充实,结构严谨，表述准确；4、开门见山，文字精练,用语准确，篇幅简短，文风端正；5、人名、地名、时间、数字、引文准确.
四、公文格式
第六条：公文由版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关等组成。
五、公文校核
第七条：公文文稿送领导审批前,先由综合管理部进行校对审核，公文校核的任务是协助公司领导保证公文质量。特别是下属单位的请示、报告，应首先向综合管理部提交，由综合管理部呈送领导审批,防止越级请示和多头请示。文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改。
六、公文签发
第八条：公司正式文件实行严格的审批制度.公司上报或党政文件须经综合管理部长修改后报公司领导签发。公司领导签发公文要明确签署意见，并署名及注明时间。一般性文件由综合管理部长签发.
七、公文办理和传递
第九条：公文办理指收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办、催办等程序。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制、分发等程序。
八、公文管理及立卷归档
第十条：公文应根据印发传达范围按照发文要求执行。
第十一条：绝密级公文应由专人管理，并采取严格的保密措施,秘密公文应按规定清理、清退、销毁。
第十二条:公文办理完毕后,应当按照有关规定将公文定稿，正本和有关材料收集齐全，进行立卷归档，个人不得保存应当归档的公文.
公司督办工作制度
为提高工作效率，明确责任，抓好落实，特制定本制度。
一、督办内容
公司领导重要批示的落实情况；公司重要工作部署，重要决定事项、会议决议和紧急通知等落实情况；公司工作部署、经理办公会、其他会议决定等落实情况;文件的处理办理情况；公司下达的督办事项；公司领导交办的事项等。
二、督办工作原则：
1、领导负责的原则。督办事项（文件办理除外）要经公司领导审批后才能立项。督办过程中的进展情况、督办工作的完成情况,综合管理部要及时向公司领导报告。
2、分流承办的原则。综合管理部根据公司领导的指示、要求和意图开展工作，既不能直接处理问题，也不能代替职能部门的工作,必须坚持分流承办的原则，对督办事项及时进行任务分解,下达有关单位具体承办.对于涉及几个部门的督办事项，要明确牵头负责的单位和领导，做好协调工作。
3、实事求是的原则。督办工作中必须坚持实事求是,较全面地了解和反映各项工作在实施过程中的情况，避免形式主义，要善于及时发现和反映问题.
三、督办事项确定后,要明确责任，明确时限，按照领导负责、分流承办的原则,将任务落实到具体单位和个人,做到件件有人负责，事事有部门承办。
四、对领导重要指示，重要决议、工作部署的落实，要制定督促检查工作方案。根据实施的进度、分阶段、有侧重地检查。正在落实的查进度；已经落实的查效果;没有落实的查原因.对于难以把握的重大问题提出意见和建议，并及时向领导报告。
五、各单位对下达的督办事项要在规定的时限内报告落实情况，并根据要求写出专题报告.综合管理部要及时检查并向公司领导报告情况。
六、对各单位落实重大决策、重要部署及重要指示的办理情况,公司将进行通报。对贯彻落实好的，要总结经验，及时推广;贯彻落实不好的，要查明原因，通报批评；对造成严重后果的,要追究有关单位领导者的责任，严肃处理；
七、督办事项要本着事事有着落，件件有答复的原则,做好情况反馈工作,使领导及时掌握整个工作进程。
八、督办工作由综合管理部负责。
九、督办工作程序:
1、拟办。综合管理部按照公司领导要求，提出督办事项拟办计划和意见。计划一般应包括督办事项、承办单位、时限和要求等。
2、交办。交办采取发放《综合管理部督办卡》的形式,交有关单位办理.交办应努力做到任务量化、时限具体化、责任明确化。
3、催办。《综合管理部督办卡》发出后，要及时了解督办件的运行和办理情况，并适时加以催办.各单位在接到《综合管理部督办卡》后，应指定专人承办，在规定时限内将落实情况通报综合管理部。
4、总结。综合管理部对承办单位报来的落实情况。要认真进行审查、整理，送部长审阅后报公司领导。同时做好材料归档工作.
十、考核奖惩
1、将督办工作列入岗位责任目标考核内容。考核内容分两个方面，一是督办工作运行情况，包括部门领导重视、专人负责、工作程序规范等；二是督办工作质量，即督办事项办理落实的时效性、落实内容的全面性以及督办报告质量。
2、按季对督办事项的办理落实情况进行通报.
3、对在考核中成绩显著的，或上报督办材料积极，反映带有普遍性的问题且有较高的参考价值，在责任制考核中给予奖励,奖励办法按岗位责任目标考核规定。
4、对未按时办结的、被退办的、办理质量不高的,按岗位责任目标考核办法扣减考核分值。
公司印信管理制度
一、总则
（一）为加强公司的印章和介绍信管理，规范工作程序，特制定本制度。
（二）综合管理部为公司印信的归口管理部门，财务专用章由资金管理部保管。
二、印信的种类和使用范围
（一）印章的主要种类
1、印鉴：包括：
⑴公司印章
⑵合同专用章
⑶财务专用章
2、职章：刻有公司董事长、总经理职衔的印章（法人章）。
3、部门章：公司各部室部门印章
（二)介绍信指公司对外统一使用的介绍信。
(三）印章的使用范围
1、公司印章主要用于以公司名义签发的各类文件、通知、信函以及经公司领导批准的各类报表及其他文书；
2、合同专用章主要用于以公司名义对外签订的各种合同或协议；
3、法定代表人印章主要用于需法定代表人签章的各类报表、票据和其他文书；
4、财务专用章主要用于公司各类财务票据、凭证和报表。
5、部门章主要用于公司各部业务范围内或公司各部之间业务或文书用章。
（四）公司介绍信主要用于以公司名义对外进行工作联系.
三、印章使用程序
（一)公司印章、合同专用章、法人章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续。首先填制《公章使用登记表》，经部门负责人同意，报公司领导批准后，方可交由综合管理部盖章。正式公文经过公司领导签发或合同已由公司领导签字，可不再履行上述登记审批程序，直接交综合管理部盖章。
（二）部门章必须经由部门负责人严格审核批准后方可用章。
（三）对于加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正,图型清晰。
(四）不符合审批程序或规定或不经公司领导签发的文件或合同等一律不得印章.
四、印章的交接、保管和停用
(一)公司各类印章必须有专人保管
公司的印章、合同专用章、法人章由综合管理部专人保管,财务专用章由资金管理部专人保管,各部印章由各部门指定专人保管,保管人员名单报综合管理部备案。
印章原则上一律不能携带外出，如确因工作需要必须携带者,填写《携带印章审批表》后经公司领导审批。携带者要妥善保管,严防失窃，如发生问题，将追究有关责任者的责任,直至追究刑事责任。
印章保管人因事离岗时,须指定人员暂时保管，以免贻误工作。
（二）印章保管必须安全可靠，须加锁保护，印章不可私自委托他人代管。印章长期不用或遇有时间较长的假日可以封存，做好交接登记。
（三）印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。
（四）印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
（五）有下列情况，印章必须停用：
公司名称变动；
印章使用损坏;
印章遗失或被窃，声明作废。
(六）印章停用时须经公司领导批准，及时将停用印章送办公室封存或销毁，建立公章上交、存档、销毁的登记档案。
五、便函、介绍信管理
1、公司便函（指未编号，用公司信笺打印或书写并加盖印章的函件）、介绍信是以公司名义与有关单位商洽工作、联系事宜所使用的公务文书，使用公司便函或介绍信需由综合管理部长以上领导批准。
2、使用公司便函、介绍信必须首先由使用单位出具申请使用证明,公司领导批准后，综合管理部负责办理。办理时要注意将领导批示或印件留存。
3、严禁携带使用空白便函、介绍信,一经发现，将追究当事者的印信管理人员的责任。
公司档案管理制度
第一条 管理部门
1、文书结案后,原稿由综合部档案室归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经综合部同意后妥善保存，综合部以影本归档。
2、各下属单位档案分类目录及编号原则，由各负责人统一制定。
第二条 文件点收
文件结案移送归档时，根据如下原则点收:
1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入；
2、文件如经过抽查,应有管理部门主管的签认;
3、文件的处理手续必须完备,如有遗漏，应立即退回经办部门；
4、与本案无关的或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门；
5、有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。
第三条 文件整理
点收文件后，应依下列方式整理:
1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则;
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则应对准左上角，整齐钉牢；
3、文件如有皱、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一.
第四条 档案分类
1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类.先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类.
2、档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”.如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3、同一“小类”（或细类)的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订,并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号,以便查考。
4、每一档夹封面内首面应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号的表示方式如下：
A1A2-—B1B2C1C2D1——E1E2
其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号,C1C2为小类号。D1为档案卷次,E1E2为档案目次。
第五条 档案名称及编号
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2、各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少增长情形斟酌决定.
3、档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列，以便查阅。
4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改，如确有修改必要,应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆.
第六条 档案编号
1、新档案,应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。
2、档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
3、档号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别,再编列档号。
4、档号应自左向右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。
第六条 档案整理
1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
第八条 保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本单位其他规章特定者外，依下列规定办理：
1、永久保存：
(1）单位章程;
（2)股东名册；
(3）组织堆积及办事细则；
(4）董事会及股东会纪录；
（5)财务报表；
(6）政府机关核准文件；
（7）不动产使用权及其他债权凭证;
（8）工程设计图；
（9)其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存:
（1）预算、决算书类；
(2）会计凭证；
（3)事业计划资料；
(4)其他经核定须保存10年的文书.
3、5年保存：
（1）期满或解除之合约；
（2）其他经核定保存5年的文书.
4、1年保存:结案后无长期保存必要者。
5、各种规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期予以保存.
第九条 档卷清理
1、档案管理人员应随时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。销毁前应造册呈单位负责人核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期.
2、保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。
第十条 调卷程序
1、各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向档案人员调阅。
2、档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。“调卷单”应按归还日期先后整理，以备催还.
3、在档案室当场借阅者,免填“调卷单”。
4、档案归还时，经档案管理人员核查无误后,档案即归入档夹.“调卷单”由档案管理人员留存备查.
第十一条 调卷管理
1、“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
2、调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。
3、调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。
4、调阅的档案应与经办业务有关,如调阅与经办业务无关之案件,应经文书管理部门主管同意。
公司档案归档及借阅办法
第一条 依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制订本办法。
第二条 公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主，即公司文书档案由综合部档案室集中统一管理，档案（已交综合部的除外）分别由有关部门管理,以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料应及时归档。
第三条 公司综合部设立专门的公司综合部档案室工作接受上级部门档案部门的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、工程、科技（部门）档案，其任务是：
1、搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案;
2、积极开展档案的提供利用工作;
3、进行档案鉴定；
4、进行档案统计；
5、保管部分科技档案;
6、认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
第四条 归档
归档的文书包括：
1、公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等；
2、公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全单位的规章制度）；
3、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；
4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要;
5、国际交流和合资单位来往文件、协议、报告和会议纪要等文件材料;
6、公司各部门的业务往来文件；
7、其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料；
8、外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。
9、工程项目前期报审、招投标、建设、施工、验收的所有文件、图纸等资料。
第五条 归档要求
1、归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。
2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统地排列。
3、案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期(15年以上）、短期（15年以下）三种.
4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
5、全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记，填写案卷目录。
第六条 档案借阅
1、借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的,要经过综合部长批准。
2、借阅时间，一般档案最长不超过10天，密级档案最长不超过一周。
3、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。
4、借档人确因工作的原因需要复印文件或摘抄文件,需经综合部长批准。
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