文件管理规程.doc

SMP-ZL-01-00
管理程序文件
文件编号
SMP-ZL—01—00
取代编号

文件名称
文件管理规程
起草部门
质量部
起草日期

起草签字

审核部门

审核日期

审核签字

批准部门

批准日期

批准签字

分发部门

1 目的
规范本公司文件的设计、制定、审核、批准、复印、发放、执行、保管、收回、销毁以及修订等一系列过程，保证文件的规范性、科学性和可操作性。
2 范围
适用于本公司文件的设计、制定、审核、批准、复印、发放、执行、保管、收回、销售等一系列过程，同时也适用于电子文件和外来文件的管理。
3 责任
1。1制定人
1.1。1确保使用正确规范的文件名称，按照本规程规定的格式和要求编写文件.
1.1。2确保内容正确，具有可操作性，并符合相关法律法规的规定。
1。2 审核人
1.2。1确保文件内容完整，实事求是，条理清楚，不产生歧义并具有可操作性，且格式要符合本规程的规定。
1.2.2确保文件中与其专业领域相关的内容正确无误,合理,并符合相关法律法规和标准的规定。
1.3 批准人
1。3.1确保文件内容符合相关法律法规的规定,并符合企业实际情况。
1.3.2确保文件内容符合生产的管理要求、技术要求和质量要求.
1.4 文件管理员
1.4。1负责文件的管理和控制，包括文件接收、复印、发放、保管、收回、销毁等.
1。4.2负责对文件进行统一分类、统一编号.
1.4。3负责按规定发放和收回文件，保证每一个部门均有与该部门相关的文件。
4 程序
4。1 文件设计
4。1。1文件的表头统一用以下格式
管理程序文件
文件编号

取代编号

文件名称

起草部门

起草日期

起草签字

审核部门

审核日期

审核签字

批准部门

批准日期

批准签字

分发部门

4。1.2 文件正文字体统一采用宋体小四字体,数字用“Times New Roman”小四号字体。
4.1。3文件每页均设页眉和页脚,页眉左边设置为“公司LOGO”；右边为文件编号,字体为宋体，5号,加粗.页脚下方设置为页码，用“Times New Roman”小四号字体。
4.1.4文件的正文分为:
4。1。4。1 目的：（简明扼要地说明制定该文件的目的是什么）
4.1.4.2 适应范围:（该文件适用于哪些范围，必要时还应说明不适用于哪些范围）
4。1.4。3 责任者:（哪些部门、岗位或人员对该文件负责任）
4。1。4。4 内容：内容下的章、条、目分 4.1 4。1。1 4。1。1.1 叙述，章、条、目号的最后一个数码不加点，章、条、目之间不空行.
4。2 文件制定
4。2。1任何人均有权提出制定文件的建议，经部门领导审核确定文件题目。文件的起草应由主要使用部门起草。经过认真准备、精心设计，应能保证文件的内容全面而准确。
4.2.2将文件的草稿交部门领导初审,部门初审完毕后，经质量部审核，最后文件由相关领导进行批准。
4。3 文件审核与批准
4。3.1审核人一般是起草部门的部门负责人。审核人应对文件的内容、制订程序和可操作性进行审核.审核后的文件再交由质量部进行审阅。
4.3。2经质量部审阅后的文件，如需改正，交回原编写人员所属部门,进行改正，直至符合要求。
4。3.3文字应简练、确切、易懂，不能有二种以上的解释。
4。4文件批准和生效
4。4.1公司质量手册及程序文件由总经理进行批准，其它文件由管理者代表进行批准。文件批准人应对文件的内容、编号、格式、制定程序、与其他文件统一性、文件内容合理性进行把关.
4。4.2文件在批准和生效日期之间留一周左右时间进行培训。
4.5 文件的归档与保存
4.5.1文件经签发批准后立即将原文件交由质量部归档管理，质量部作为文件管理部门,由专人负责文件的归档管理工作。
4。5。2文件管理人员必须对文件的修订、分发、销毁等进行及时记录.
4。5。3文件管理人员应妥善保管文件,不得丢失，并应保持原文件的整洁、完整。
4。5.4若需保密的文件，需经质量部批准后方可复印或借阅。
4.5。5。相关部门收到外来文件，应先送至文件管理员处登记.
4.6 文件的发放与销毁
4.6。1文件批准后，应在批准后生效前对文件进行发放，分发工作由文件管理人员进行，原文件保留质量部，复印件下发各相关部门。下发复印件加盖受控章。新文件生效后旧文件进行收回做作废处理。
4。6.2文件销毁，对于到期需要销毁文件，由质量部批准后方指定专人进行销毁，并指定监督人进行监督,同时填写文件销毁记录.
4.7 文件及记录的编号原则
4。7。1文件编号原则：管理规程文件：SMP-部门代码-顺序号—版本。操作规程文件:SOP-部门代码—顺序号—版本。质量标准文件：TS—部门代码-物资代号(原料YL;包装物BZ;中间产品ZJ；成品CP）-顺序号—版本.
部门代码如下
采购部
仓库
质量部
行政人事部
发酵
提取
设备、动力
销售部
CG
CK
ZL
XR
FJ
TQ
SD
XS
顺序号从01开始顺延;版本号:第一版为00。如质量部发布第一份管理规程文件,其文件编号应为“SMP—ZL-01—00”,第一份操作规程文件，文件编号为“SOP-ZL—01—00”。
4。7.2记录的编号原则:文件编号+记录顺序号。记录顺序号从001开始顺延。
5记录
8

受控文件清单
记录编号:SMP-ZL—01-00—001
序号
文件名称
批准日期
备注
01

02

03

04

05

06

外来文件清单
记录编号:SMP—ZL-01—00—002
序号
文件编号
文件名称
接收日期

文件发放与收回记录
记录编号：SMP-ZL—01—00—003
序号
文件名称
分发号
发放日期
接收部门
接收人签字
收回人/收回日期
01

02

03

04

05

06

文件变更申请单
记录编号：SMP—ZL—01—00-004
文件名称:
修订部门：
文件编号：
修订人/修订日期：
修订原因

页码
修订前内容
页码
修订后内容

部门意见
审核：

批准：
文件销毁记录
记录编号:SMP—ZL—01-00-005
序号
文件编号
文件名称
销毁事由
销毁人/复印日期
监督人/批准日期