智慧点物业管理系统.docx

智慧点物业管理系统1、概述哈尔滨智慧点科技发展有限公司是应数字化信息时代而诞生.是国内领先的互联网技术、移动信息平台、软件开发公司，在开发互联网技术应用平台、移动客户端终端建设技术方面，始终保持国内业界的领先地位.公司致力于建设和完善数字化基础设施，创造新的生活环境而努力。公司承接了众多企业及政府相关的项目，广受业内好评。衡量物业管理水平的重要指标是服务住户的水准,智慧点科技根据贵公司的要求,为贵公司定制开发一套,完备而强大的房产资料和住户资料管理，提供给贵公司的前台或服务中心人员快速查询客户信息，集中管理客户资源，监控客户服务进度。财务管理是物业管理系统的核心,在设计上着重强化了满足会计核算要求.例如增加的转账单，与原有的收款单和付款单，分别对应会计凭证的转、收、付,使得业务处理和会计核算保持了一致，便于会计对业务的监控。为便于物业管理的决策人员及时查看经营数据,掌握经营状况,智慧点科技后期开发会提供决策支持系统，提供经营数据查询、经营指标和经营报表分析等功能。2、系统结 物业管理系统功能结构系统设置信息发送自定义报表审核中心今日工作ISO文档管理收发文管理合同管理图档管理办公管理辅助功能人事工资工资输出工资发送工资录入人事记录人事分析人事提醒人事资料车场管理车卡资料车场资料车辆资料仓库查询仓库管理仓库资料保洁项目保洁检查绿化工程绿化资料绿化检查绿化项目绿化保洁采购管理入仓管理出仓管理仓库调拨仓库物品仓库盘点治安消防消防管理保安资料值班记录保安排班设备资料设备维修设备保养工程设备收楼维修管理钥匙管理来访管理家政服务装修管理维修管理投诉管理客户服务计划应收管理财务管理票据管理总帐接口应付管理应收管理转帐管理外协单位资料租户资料房产资料基础数据广告位资料车位资料3、功能简介3。1基础数据房产资料完成对物业所管辖的房产基本资料的管理，如楼盘、楼阁、房屋资料的新增设计规划、验收、查询、增删、修改等操作.能新增、删除各房屋的业主和住户的基本资料，亦可查阅有关物业公司、发展商、代理商等资料。1成批生成楼盘及房屋资料根据楼宇的属性、如楼层数、每层户数、自动生成房屋，并可用“所见即所得”的方式，成批录入房屋资料。方便地进行新增、修改、删除单个房屋资料，对有特殊房屋数的楼层单个生成或删除房屋.2成批修改房屋资料用类似Excel的风格,用鼠标的拖拉操作成批修改房屋的基本资料。方便地进行新增、修改、删除业主资料。通过选定房屋，再录入和修改该房屋的业主资料。3房屋历史住户一览表由房屋可查询该房屋业主或住户的详细资料以及曾入住过的所有住户名称,入住日期和退住日期。4能通过房屋编号或住户名称精确查找或模糊查找房屋，通过多种条件组合查找房屋资料,图纸均可通过扫描输入管理系统,用户可任意查询。住户资料完成住户入住档案登记、归档、查询以及退住处理等日常操作.1住户基本资料、家庭成员资料、入伙资料的新增、修改和删除。2住户的兴趣爱好、职业状况、收入状况等资料的新增、修改和删除。3住户的用户自定义资料。外协单位资料记载与物业管理相关的各单位(公安、供水、供电、装修等)的详细资料,并可以方便的查询。在收款管理中,可对外协单位进行收取临时费用的操作.3.2财务管理应收管理1费表设置能设置各种独立表、公用表、总表、虚拟表，能为各种非虚拟表设置父表（共能设三级）,能按表名、房屋、表间关系查看各种费表的安装情况。2费项设置设置收费项目的名称、计算公式、单价、币种、滞纳率、计费起止日期和计算周期等属性。计算公式完全由用户自定义,提供几十种参数和函数供用户选择,轻松实现各种分摊的计算。能对每个房屋的每一种收费项目设置折扣的起止日期和折扣率，自动进行折扣的计算。 能对每个房屋的每一种收费项目的单价设置成为能按用量和时间自动变化。能对不同房屋的不同费项设置不同的滞纳率，同时设置是否划帐。3用户抄表录入每次抄表的行度,自动计算用量.能自动识别费表读数归0的情况，能根据设置,对过大和过小的读数,系统自动变色提醒.预留与自动抄表系统的接口。4计费管理A计算周期性费用以向导形式带领用户完成周期性费用的计算。可选择任意费项或区域进行计算。B添加临时性费用能对任何房屋/物业资料添加临时性费用.C滞纳金计算按预先设置的滞纳金比例及收款终止日期成批计算滞纳金.E单据格式自定义可以单个或成批打印多种样式的付款通知书和催款通知书，系统提供的单据编辑器能使用户方便快捷的编辑各种通知书格式。F查费以房屋/物业资料为单位，快速查看各房屋的各种费用。G费用浏览综合多种筛选条件，浏览各种未收或已收费用。H分析统计快速统计各收费期间的应收、实收金额以及收缴率。5收款管理A现场收费系统模拟商场、超市的收费环境,提供了收款助手，模糊查找等功能，使您能 高效,准确的现场收费.B自动冲帐针对预收款，系统提供冲帐向导,指导用户完成预收款成批冲抵应收款。C数据查询查询各收费期间的抄表及收费情况(包括应收、预收、应付款等）。6银行划帐管理A划帐管理系统自动生成供银行划帐的文件。并提供了划帐文件格式设置和帐号检查的功能。B对帐管理针对银行划帐，系统提供银行对帐向导，一步步指导用户根据银行返回的对帐文件进行对帐，自动生成收款单，同时系统还提供了对帐文件格式设置和对帐数据检查以及分费项对帐等功能。应付管理1采购合同管理提供各种采购合同的集中管理.输入合同条款、付款期限和金额，系统自动进行应付款到期提醒。2应付款管理提供对应付款的集中浏览、添加、修改、删除等功能.收费项目可设置自动生成应付，收了该种费项后系统会自动生成应付费用.3付款单管理提供对付款单的增加和删除功能.转帐管理用转帐单的形式进行特殊业务的处理，便于对特殊业务的管理。冲抵预收款:应用于不定费项和指定费项的预收款冲抵应收。冲抵赠送款：应用于不定费项和指定费项的赠送款冲抵应收.调整应收款：用生成一笔新的应收（金额为负数或正数）的形式对原费用进行金额调整.优惠应收款:用生成一笔新的应收(金额为负数或正数)的形式对原费用进行优惠。转作坏账:将某些费用转为坏账，不出现在应收中。系统还提供取消功能，将坏账转为正常应收。应付冲抵应收：用租户的未付的应付费用冲抵该租户的应收费用。更改应收状态：将应收费用的正常状态改为其它由用户自定义状态.变更状态后的费用不再出现在应收帐中。总帐接口系统的所有应收、应付、实收、实付及转帐数据均能自动生成凭证文件，由总账系统的凭证引入功能引入系统生成凭证。系统现已完成SAP，金蝶K3、KIS，用友U8、NC,新中大NGPower，金算盘5,灵狐7/8等多家国际国内主流总帐系统的接口。接口程序主要包含如下功能： 1接口设置设置各种类型凭证的会计科目,并能设置各种辅助核算项目。 2凭证生成应收或应付自动生成应收应付凭证文件。单张或多张收款单、付款单、转帐单自动生成收、付、转凭证文件.票据管理提供对定额票据的整个流程的完整管理。可对票据按本管理,也可将某本票据拆散成页管理。A票据购入输入所购票据的种类和起止编号，系统自动按本生成票据记录。B票据领用以单据形式记录票据领用情况，包括领用人、领用时间及领用票据明细。C票据退回以单据形式记录票据退回情况，包括退回人、退回时间、原因及退回票据明细。D票据核销以单据形式记录票据退回情况，包括核销人,核销时间及核销票据明细及状态。E票据库存查询查询当前票据库存情况，可查到库存本和页的当前数量。计划应收管理计算查看租户的计划应收费用。计划应收是提前计算用于优惠或预测，不作为实际应收。在租赁合同中给租户添加周期费用时,系统也会自动产生租赁期间的计划应收。3。3客户服务投诉管理录入业户投诉内容,包括主题、类别、投诉方式、投诉人等。通过声音或动画通知同一个局域网内的任一部电脑，或将投诉单发送至同一局域网内的任一打印机。录入处理投诉意见时包括处理负责人、处理意见、处理方法、立项与否、立项人具体经办事务的记录。对立项的投诉需进行销项。能按投诉单的状态（是否处理)或房屋对投诉单进行查看，并且还可按投诉类别、投诉时间、投诉主题进行统计。维修管理录入维修单后,能发送到其它部门的打印机或电脑,其它部门的电脑能自动通过声音或动画提示。维修完成后，可录入完成情况，和所耗费的材料。材料可由出仓单导入。对有偿维修，自动生成应收款，转入财务模块，并能打印缴款通知书。装修管理系统进行装修申请的操作，包括的内容为主题、类别、方式、申请人、联系方式、内容等。装修审批的意见包括主题、管理处意见、工程处意见、是否同意、审批人等项目。能记录装修出入证的发放情况。装修验收结果包括主题、验收日期、验收人、验收结果的记录.登记住户的装修“完成情况表,记录装修的完成情况。系统自动将维修情况归档保存。对装修产生的费用，自动生成应收款,转入财务模块,并能打印缴款通知书。钥匙管理：记录业户领用和归还钥匙的情况.家政服务：记录家政服务的申请/完成情况,并自动生成应收款到财务管理子系统。来访管理：记录业户和房客的来访和来电记录，以及处理情况。收楼维修管理:编辑查看交接房时的维修情况，可定义维修项目,记录完成情况和跟进记录.3.4工程设备设备资料用户可以对每一套设备的设备类别、设备资料、保养项目、保养周期及标准进行增删、修改并建立设备档案。设备保养根据设备保养项目，软件可以自动对不同的设备按全年、季、月或天制订保养计划，计算机自动按用户设定的日期提醒。软件可以自动对不同的设备的各保养项目按全年、季、月或天制订保养计划计算机自动按用户设定的日期提醒。登记各项保养计划及保养记录的详细内容,同时每台设备的保养计划在开机时自动提醒。对每一份维修计划，能生成派工单.设备维修系统通过维修单进行设备维修的管理，维修单会详尽的记录设备的损坏情况、维修内容、维修人、更换零配件等信息。系统可以根据各种条件对维修记录进行汇总、统计、生成报表。3。5治安消防用户可以灵活自定义保安值勤的班次、时段、人员、地段等详情.用户可以按任意时段输入保安值班安排，实现系统自动排班。用户可以登记辖区范围内发生的治安事件及其处理情况，系统自动保存并进行多条件组合查询。可记录各警械的资料及领用情况。能记录各消防设施资料,以及消防演习和培训记录。3.6绿化保洁保洁安排用户可以自定义保洁项目、人员、时段、地点及说明，对每个保洁项目可定义计划完成时间，便于定量管理。保洁检查用户可针对每个保洁项目，录入实际完成时间。绿化资料用户可以录入绿化所使用的各种植被的信息,包括名称、种类、科目、生长习性、养护技术、土壤环境、生长周期、养护周期等内容。绿化安排用户可以录入绿化的各种信息,包括植物名称、养护人、养护时间、内容等，生成绿化安排记录，并进行绿化日期的提醒。绿化检查用户可以将绿化带资料进行登记，包括绿化带名称、植物品名、棵数、时间、面积等信息，同时进行绿化带的管理日期提醒。绿化工程记录绿化工程的工程名称、施工单位、施工时间、竣工时间、施工单位资料、面积、地理位置、工程周期、三包期内情况等。3。7仓库管理本模块可使用户对本公司的物流进行有效的动态控制,并可以按任意条件进行查询统计。仓库资料录入各仓库的基本资料，以实现多仓管理.物品资料编辑查看各物品的类别信息.编辑查看各物品的基本资料.如编号、名称、规格型号、最低库存、最高库存等.采购管理编辑查看采购申请单。审批通过后，可自动转为入仓单或出仓单。采购申请单的审批可通过流程审批或直接录入审批结果。入仓管理编辑查看入仓单。只有已审批的入仓单才会改变库存.出仓管理编辑查看出仓单.只有已审批的出仓单才会改变库存。仓库调拨编辑查看调拨单，记录物品在不同仓库间的调拨.调拨单审批后，自动生成入仓和出仓单.仓库盘点编辑查看盘点单。盘点单审批后，自动生成入仓或出仓单。仓库查询查询各物品在不同仓库的库存单价、数量或金额库存统计通过报表的形式,快速查阅本期的期初、本期发生、期末的数量和金额，库存短缺明细表、库存超储明细表、库存预测表，用户可及时掌握仓库的基本情况3。8车场管理车位资料编辑查看所管理和经营的车库和车位资料，如车位面积、标准租金等。可对车位做绑定房屋的操作，车位所产生的费用可自动转到该房屋。可新增或编辑该车位当前业主或租户资料。可对该车位做租务(出租、退租、违约等），添加车卡或车辆等操作.可查询该车位的费用、历史租户、租赁业务、相关图档、相关合同、相关车辆、相关车卡等.车辆资料编辑查看所管理的车辆资料.包括车辆的型号、颜色、自定义资料等。可记录车主资料或当前车位.可记录车辆违章记录。以及显示所租用的车位列表。车卡资料编辑查看所用车卡的资料.包括车卡的当前状态（已发有效、已发无效、未发）、有效期限、当前所用车辆或车位等.提供发卡、退还、延期、挂失、解挂等一系列操作。3。9人事工资人事资料编辑查看组织和员工的基本信息和自定义信息，可定义任意基本的组织资料。可录入查看员工的家庭成员资料、培训记录、职位变更记录、奖惩记录、工作教育记录、担保情况、证件资料、调动记录、薪水变更记录、保险记录、假期记录等。人事记录集中分类别查询所有员工的培训记录、职位变更记录、奖惩记录、工作教育记录、担保情况、证件资料、调动记录、薪水变更记录、保险记录、假期记录等。人事提醒系统根据所录入的数据,自动对如下业务进行提醒：本月及本日签订合同人数及明细，本月及本日合同到期的人数及明细、本月及本日过生日的人数及明细，本月及本日入职的人数及明细，本月及本日离职的人数及明细，本月及本日开始试用的人数及明细,本月及本日试用到期的人数及明细.人事分析通过表格和图形的方式对人员构成、培训和奖惩数量进行统计分析.工资录入定义工资项目，设定工资项目的计算公式。录入并计算当月工资的金额.工资发放记录工资的发放情况。工资输出以工资条、报表等方式输出工资数据。3.10办公管理图档管理集中录入查看用户公司的所有电子版格式的文档和图纸，既包括用户自定义类别，也包括系统类别的图档，如房屋、设备、租赁合同的相关图档。图档附件均存入数据库中,并可按多个条件组合查询.收发文管理提供类似电子邮件形式的收发文管理。包括收文查看、发文查看、我的草稿和文档查找等功能。系统可自动进行收文到达提示。ISO9000文档管理提供对ISO9000文档专门的管理。可定义文档的编号、版本和附件。合同管理集中录入查看各类合同。每份合同可同时设置所属用户类别、用户种类和系统类别。用户类别可由用户定义为任意级别，每种用户种类可绑定不同的合同条款，系统默认有业户、外协单位、员工三种系统类别.针对业户和外协单位合同,可添加应收和应付费用。3.11辅助功能今日工作系统启动时，自动搜索系统数据，提醒相关信息和工作内容。经营指标：用户自定义经营指标,并设定报警范围，超出安全范围系统通过变更背景色提醒用户。业务提醒:包括如下内容：欠费租户、近期退住租户、应计费租户、空置单元、新入住租户、合同到期租户、设备保养计划、逾期维修单、逾期投诉单、保安排班、逾期未验收装修单、新出租车位、车位到期租户、车位续租租户、合同失效清单、合同有效清单、IC卡余额清单、物品库存提醒、员工试用到期提醒。可对不同用户设置不同提醒内容。我的消息：列示用户收到的各种系统消息。公共待办事务：列示未完成的各种业务单据,包括未完成的维修单、装修单或投诉处理单等公共信息：列示公共信息。公共通知：列示公共通知我的审批：显示用户所有待批事务列表。我的日历:显示用户的个人工作日历数据审核中心将分散在系统中的各审核和反审核功能集中在一个界面中，方便操作.包括基础数据-房产资料的审核,财务的应收、应付、收款单、付款单的审核等.审核后的数据或单据均不能修改，只有通过反审核后才能修改.信息发送系统能对指定或欠费租户，通过手机短信、电子邮件、语音短信（需电信运营商支持)等方式发送信息。信息内容可通过模板定制，可包括信息通知、节日祝贺、欠费提醒等。系统设置用户管理：设置用户组，用户的权限。角色管理：设置系统的使用角色.流程设置：设置系统的审批流程，包括流程的各环节，每个环节的参与角色，每个环节的通过条件（一票否定、设定通过比例等），已经该流程的适用单据。操作日志:记录用户的操作情况.界面管理：可设置主界面所显示的子系统、模块以及报表.新建帐套：新建帐套，通过它用户可以管理多帐套。数据结转：当数据量过大时可清理历史数据。数据备份：定期对数据库备份。网格设定：设定系统网格的字体、前景色、背景色和网格线色。使用单位信息：保存用户的使用单位信息。4、技术特点l物业管理系统采用基于Microsoft公司的SQL Server 大型数据库开发的客户机服务器结构（C/S）,无以伦比的安全性和稳定性，具备海量数据的存储能力,支持远程实时操作。l界面及操作风格充分吸取WINDOWS 的风格特点，独创的多事务多窗口处理操作，大大简化操作过程，美观简洁，用户更易上手，大大降低用户的学习成本。l系统提供大量的向导操作，丰富详实的在线帮助,以及自动演示功能，易学易用。l与OFFICE 的无缝连接，可直接将各种报表、单据清单导入EXCEL，为用户的二次分析方便地提供数据依据，还可将Word 文件直接存入数据库，并可方便的再导回Word。l强大的多条件组合查询，自定义报表和独创的透视分析功能，可对所有数据进行任意加工和输出.l系统自带的单据编辑功能可对所有报表单据进行动态的排版,编辑.用户可自行设计并建立符合自身要求的报表格式。5、业务特点l所有的业务设计都符合ISO9000规范的要求，做到凡事有章可循，凡事都有记录,凡事有人负责，凡事有人监督。l完善严谨的财务管理功能.提供了全面管理物业公司应收和应付的解决方案 .通过收款单、付款单、转帐单三种单据处理所有业务，包括收取预收款、预收冲抵应收、坏账处理、应收自动生成应付(如押金）、应付冲抵应收、应收调整等. 三种业务单据和应收应付均可生成总账凭证。最终实现了以收费管理为龙头，带动整个物业管理水平的提高. l费项的计算方法完全应用公式定义。根据现实复杂多变的收费情况，用户可以自行定义各种费项，每种费项的计费方式，包括各种分摊的计算，完全由用户输入计算公式定义，并可设置其计费的起始日期和周期,费项的单价可设为随用量和时间变化。适合于任何房地产项目,包括各种大型商厦、SHOPPING MALL、写字楼、专业市场、工业区等物业管理的财务收费管理.l能处理各种特殊的收款业务，如各种外协单位的收款,各种临时性费用的收取,各种滞纳金的收取等，另外还能处理各种退款业务，如按金、预收帐等,安全可靠，保证数据的严密性.l完善的定额非定额票据管理.l各模块紧密联系、支持部门间协同工作。如维修单自动生成财务应收费用和仓库出仓单.系统自动发送消息提醒用户需处理的业务单据。用户自定义单据审批流程等.l完善的数据审核和安全机制 ，数据审核中心模块可对基础数据、应收、应付、以及主要业务单据进行锁定;敏感信息和关键业务单据的修改和删除均有记录，可对不同用户设置不同数据权限，可设置为能查看不同的房产数据、费表数据、人事部门数据等.l丰富灵活的输出。单据格式，报表（包括明细表透视表等)， 经营指标均可由用户自定义自定义,并导出Excel等l快捷的工作提醒 今日工作模块将各种业务数据筛选汇总后以如下形式快速提醒用户。l完善的租户中途退场结算处理,符合实际收费管理的规范。l在业务设计中融入了办公自动化OA的特性，在发生租户投诉、报修时，指定的电脑能自动打印相关的单据，或自动通过声音、动画进行提醒.l在保洁和绿化的工作安排上，能对工作的各个项目定义计划完成时间,并对完成情况进行量化的检查.l用户合同文件，档案等管理功能强大，既可对档案的原件进行扫描管理,又可进行文件的二次编辑.l用户通过租赁合同，可新增租户资料、费表资料、临时费用，并可进行周期费的设置。l系统的权限管理严谨，采用按组管理权限，由各操作员输入自己的密码，并在后台数据库中加密保存。权限所能管理的功能划分详细，不但有进入各模块的权限，更有进入各模块后，新增、删除、打印等各项子功能的权限。 l系统主界面可由用户定义多个使用界面方案。更加符合用户的个性化需求。