物业类仓库管理流程.doc

武汉泰祥房地产开发有限公司武汉泰祥房地产开发有限公司物业类仓库管理流程二零一六年 月为加强公司仓库管理及成本控制，确保对仓库物资的进出、保管进行有效的控制，特制定本管理规定。本规定内的仓库为二级仓库，公司行政办公室负责公司整体仓库的管理事宜。一、物业类仓库人员设置物业类仓库管理员：由物业项目指定专人负责。二、仓库管理员职责:1、负责仓库物资出、入库管理工作，认真做好出入库登记，定期盘点，做到账物相符;协助财务、稽核等部门按季度做好实物盘存和账务盘存。2、仓库管理员要对每种物资的库存数量及用途做到心中有数，同一物资按照先进先出的原则进行出库，以防止物品超过保质期。定期盘点时要关注物品保质期及状况，确保及时处理积压、破损物品，提前做好期限预警及报损手续(报损单），避免造成公司损失.3、物资发放前，应认真审核物品领用审批单，对未按领用流程审批或被涂改等现象，仓库管理员不得发放物资，应请领取人重新进行领用审批。4、仓库管理员定期要对仓库进行清理，检查仓库物品存放整齐有序，按类别分区域放置，保持仓库清洁卫生，确认无隐患。5、仓库管理员对业务部门人员物资使用情况需进行监督,属维修类耗材和保洁类工具、罐装清洁物资的，领用时需坚持“以旧换新”原则;服装类物资，仓管员要作好防鼠咬、防霉变措施，每月定期检查。对离职人员退回服装，要检验是否干净无破损，确保达到入库要求.三、物业类仓库管理流程一）仓库的设立：1、物业管理部所辖项目物业中心需设立物料仓库（二级仓库，包括办公用品、工程材料、消防器材等），由物业中心行政组统一管理。2、仓库设立的条件：通风、干燥、必要时需安装防盗门以及货架,管理区域以及物品种类应具备相应的标识。物品需按照同种类、同型号，分区放置、分别管理,仓库内必须配备灭火器等消防器材。二）物资/物料的采购、验收及入库1、采购物资/物料的采购,由物业管理部立项，经公司总经理审批签字后，由采购部或行政办公室负责采购（具体见公司采购流程）.2、验收1）采购物资/物料到货后，由采购部或行政办公室通知物业项目服务中心行政人员/仓库管理员进行验收，物业项目财务人员进行监验.2）物业项目人员按照验收流程自检验收,严格根据采购单认真核实物品名称、规格型号、质量、数量和生产日期是否符合要求,自检合格且达到验收条件，填写验收报告.对于质量不合格货物坚决退货。3）物业项目服务中心按照验收流程自检验收合格后，填写自检报告,向公司验收小组发出验收通知单，公司验收小组及时安排组织验收。3、入库1）公司检查验收小组验收合格后，仓库管理员对所采购物资/物料一律凭经审批后的申购单和发票办理入库手续，填写入库单，一式三份(采购部、财务记账、仓库记账），相关经办人签字确认后方可入库.入库单分别由仓库管理员、财务人员、采购人员各执一份。作为物业服务中心仓库盘点及报销的依据。同时做好入库台账登记。2)物业服务中心各部门领用物资,在未使用的情况下，应将剩余物品退回仓库管理员处。仓库管理员应检查剩余物品的完好性，确定无误后根据物品种类、数量进行二次入库，在入库台账上做好更新记录。3）大型设备设施以及砖、水泥、沙等物品不需要入库，但仓库管理员必须赶往现场核实数量、质量，并做好出入库等手续.三）物资/物料的出库与盘点1、出库1)物业服务中心各部门需领取物料时,由领取人填写物品领用审批单，写明领取物料的数量、用途等内容后，签字交部门主管审核。2）部门主管审核签字后,由领取人将物品领用审批单交仓库管理员.3）仓库管理员核实物品领用审批单准确无误后签字，交项目经理审批后，办理物资/物料出库，填写出库单，一式三份（领用部门、财务、仓库管理员），并根据出库单做好物资/物料的出库台账登记。4）在使用部门需要借用材料时，填写借用/归还单，由借用人、仓库管理员共同签字确认，在归还借用材料时销除借用记录。5)工程工具类领用需以旧换新,领取工具的同时需将旧工具交回仓库。个人随身维修工具，由所属部门建立个人物品台账进行登记.共用类维修工具,由所属部门进行登记、保管、维护。2、盘点1）实物盘点a、采购部、行政办公室、稽核部、绩效部及物业部人员每季度定期共同清点实物仓库内的物资及材料数量。b、各方对实物数量盘点完成后，核对入库单、出库单数量是否与库存实物数量相符,由行政办公室填写公司物资盘点表，由参与盘点所有人员签字确认,并建立电子文档备查；同时根据盘点结果编制库存物品分析建议(即盘点报告）,对盘点具体情况、差异情况、处理意见等进行文字说明，呈总经理审阅。c、物业部应每月定期自行对仓库物资进行盘点，填写月度仓库盘点统计表，及时掌握物品的使用情况、库存数量等信息。2）账务盘点a、财务部每月30号统计本月物业物资/物料采购请款、报销情况统计表并填写采购请款报销情况统计表，并签字确认。b、采购部每月28-30日对本月物业物资/物料采购请款金额进行统计，并填写采购请款报销情况统计表由部门负责人签字确认.c、每月30日由采购部和财务部共同核对物业物资/物料采购请款、报销账务情况形成书面报告呈总经理审阅。四）仓库的管理1、各物业服务中心员工应严格遵守仓库管理规定,任何人未经仓库管理员许可，不得进入仓库。2、仓库内不得存放任何私人物品，不得公物私用。3、仓库内不得抽烟或使用明火，禁止使用电加热器具及其他超大功率的电器设备，易燃、易爆物品单独存放，发现隐患要及时上报.4、消防器材严禁埋严圈占，摆放在明显位置，仓库管理员要熟悉灭火器材位置，掌握灭火范围和使用方法。5、仓库物品要按类别分别分区域放置,应根据公司的业务特性将物资分类存放；同时还结合物资的品种、型号、用途、重量、包装等特点以及易挥发、易受潮特性和仓库条件,安排物资的存放位置。四、仓库管理奖惩规定1、仓库管理员不遵守仓库工作流程、未履行岗位职责被投诉者，一次罚款20元；2、填写入库单、入库单等凭证字迹模糊、内容不完整、数据信息错误、各类应填写表单记录不完整或缺失者,一次罚款50元；3、玩忽职守、工作疏忽或擅自改变工作方法，使仓库物资出现问题致使公司遭受损失，情节轻微、盘点差异金额在500元以下者罚款200元；情节一般、盘点差异金额在500元以上2000元以下者扣除半个月工资；情节严重、盘点差异金额在2000元以上者予以辞退，同时赔偿全部损失。4、对于日常在仓库管理工作中能够积极维护公司制度规定,对各类违纪行为敢于制止、批评和揭发者，能够对仓管管理工作提出合理化建议并被公司采纳者，公司将酌情给予表彰或物质奖励。五、附表：1、入库台账2、物品领用审批单3、出库台账4、月度仓库盘点统计表5、公司物资盘点表6、采购请款报销情况统计表7、借用/归还单8、报损单9、个人物品台账10、库存物品分析建议/盘点报告6