行政部岗位职责及定员方案.doc

资源描述

行政部经理岗位职责行政部经理岗位职责岗位名称行政部经理岗位编号所在部门行政部岗位定编 1 岗位设置目的协助行政副总裁统筹管理公司计划、公共关系、行政、后勤管理工作在组织中的关系行政副总裁行政部经理行政专员总裁秘书文员司机工作职责与权限职责项目工作职责工作权限经办审核批准督导计划管理 1. 建立、健全公司计划管理体系，并组织实施 √ 2. 协助公司领导编制公司年度工作计划 √ 3. 组织各部门制定部门年度、季度、月度工作计划和管理费用预算,并定期监督、评估工作计划执行效果 √ 管理体系建设及文件档案管理 1. 组织公司各部门进行制度、流程管理体系建设和完善 √ 2. 进行信息网络建设的可行性研究，并具体组织实施工作 √ 3. 审核公司内部行政公文和对外行政方面的信函、传真、申请、报告、证明等 √ 管理体系建设及文件档案管理 4. 签署各类外来公文拟办意见，督促公文落实 √ 5. 组织档案文件的收集、整理、保存,处理过期/失效档案 √ 6. 审核公司档案借阅申请 √ 印章管理 1. 组织印章的刻制、保管、分发、回收、登记、销毁管理 √ 2. 审核印章的刻制和行政公章用印、作废申请 √ 会议管理 1. 组织公司会议的协调、准备和会议服务 √ 2. 审核公司会议申请、会议纪要 √ 3. 组织公司会议决议事项的督查督办 √ 车辆管理 1. 审核公司公务车辆年度费用预算并监督实施 √ 2. 审核公司用车申请，调度公务车辆，指派出车司机 √ 3. 组织公司司机安全、接待礼仪、保密培训 √ 4. 组织公司维修厂商的评估、确定 √ 5. 审核公司车辆维护维修、加油、路桥等费用报销申请 √ 6. 协助处理公司交通事故和保险理赔工作 √ 办公用固定资产管理 1. 建立办公用固定资产管理制度并组织实施 √ 2. 审核办公用固定资产的采购、内部调拔、报废申请 √ 3. 配合财务部开展非经营性固定资产的盘点 √ 后勤服务 1. 督促公司礼品、福利品的采购、保管和发放等管理 √ 2. 督促公司办公环境的清洁工作 √ 3. 督促员工食堂和宿舍管理 √ 4. 督促公司安全保卫、综合治理等工作 √ 5. 督促公司的报纸、刊物征订及发放 √ 6. 安排平日工作值班和节假日值班 √ 日常工作 1. 编制部门工作计划和预算,并控制、分析计划与预算执行情况 √ 2. 组织建立计划、行政后勤管理等有关的流程和制度 √ 3. 指导、协助部门员工完成工作,监督其工作质量和进度 √ 4. 培训、发展部门员工与公司文化相适应的综合素质 √ 5. 对本部门的员工进行考核，分析其不足，并帮助其改进 √ 6. 建立接待标准及相关制度，协助公司领导进行接待 √ 7. 建立公司保密管理制度并组织落实和改进 √ 8. 起草公司综合性的经营管理报告、总结、计划、决议等文件和函件 √ 9. 组织办理公司营业执照、组织机构代码证、资质证等的注册、年审及变更手续 √ 10. 组织内部文件编辑、发放工作 √ 11. 建设与审核网站内容和组稿 √ 12. 建设与维护公司的公共关系,协助处理公司危机事件 √ 13. 审核公司办公用品及低值办公设施采购计划及申请 √ 其他 1. 指导下属公司行政后勤管理工作 2. 完成公司领导指派的其他工作任职要求/条件学历要求大学本科以上学历专业要求法律、行政、文秘或工商管理等相关专业知识要求掌握现代经营管理的理念、理论和方法经验要求至少在行政管理工作五年，并具有公司企业中高层职务经验基本技能计算机熟悉掌握常用办公操作系统和软件写作善于编撰有关公文、公函、方案、计划以及制度等文件其它要求良好沟通、协调、组织能力素质要求理解并认同公司的企业文化良好职业道德和素养,公正廉明高强度的抗压能力,有面对困难挑战的勇气亲和力强，能促进内部团结行政专员岗位职责岗位名称行政专员岗位编号所在部门行政部岗位定编 1 岗位设置目的协助行政部经理完成公司行政、后勤管理在组织中的关系行政副总裁行政部经理行政专员总裁秘书文员司机工作职责与权限职责项目工作职责工作权限经办审核批准督导督查督办 1. 督办事项的立项申请 √ 2. 立项批准后的督办事项的登记、通知 √ 3. 跟进、协调督办事项进展并跟催逾期未办结事项 √ 证照管理 1. 公司营业执照、组织机构代码证、资质证等的日常保管 √ 2. 办理公司营业执照、组织机构代码证、资质证等的年审年审及变更手续 √ 办公用品及办公用固定资产管理 1. 制订办公用品采购计划和预算，并实施采购 √ 2. 本公司办公用固定资产实物的核实、登记 √ 3. 办理办公用固定资产的内部调拔手续 √ 4. 核实、提报办公用固定资产维护、报废申请并组织处置 √ 5. 配合财务部开展非经营性固定资产的盘点 √ 车辆管理 1. 建立车辆技术档案，办理车辆保险手续 √ 2. 公务车辆年度费用预算及统计 √ 3. 协助经理组织司机安全、接待礼仪、保密培训 √ 4. 参与维修厂商的评估、确定 √ 接待管理 1. 组织重要接待准备工作:食宿准备、接待用车准备、接待面谈场所准备、参观现场准备及参与接待人员通知等 √ IT系统管理和维护 1. 公司内部网络建设和维护 2. 计算机硬件设备维护后勤服务 3. 协调、管理总公司办公场所的清洁工作 √ 4. 协调、管理总公司安全保卫、综合治理等工作 √ 5. 公司礼品、福利品的采购、保管和发放等管理 √ 6. 管理电话费用，对费用控制效果负责 √ 7. 领用、发放员工劳保用品、印制名片 √ 8. 制定节能降效方案，并组织实施，并控制效果 √ 9. 员工食堂和宿舍管理 √ 其他 1. 完成部门经理指派的其他工作任职要求/条件学历要求大学本科以上学历专业要求行政,文秘，工商管理等相关专业知识要求接待礼仪、行政管理、劳动法律法规等经验要求三年以上行政管理工作经验基本技能计算机掌握计算机办公应用操作写作熟练掌握常用公文的拟写其它要求良好的沟通、协调能力素质要求工作积极、认真、细致，处事公平,待人接物热情大方总裁秘书岗位职责岗位名称总裁秘书岗位编号所在部门行政部岗位定编 1 岗位设置目的协助总裁完成日常事务性的文案、督办等管理工作在组织中的关系行政副总裁行政部经理行政专员总裁秘书文员司机工作职责与权限职责项目工作职责工作权限经办审核批准督导文秘工作 1. 签收、传递送达总裁的公文 √ 2. 督促各部门按时上报相关文件，审查后报总裁阅批 √ 3. 收集与企业发展和运营有关的资料、信息，翻译文件 √ 4. 询查、转接总裁办公室来电 √ 5. 总裁重要讲话及其他重要综合性文字材料的起草，管理相关材料，做好公司大事记 √ 总裁会议管理 1. 协调安排总裁参加的各类会议 √ 2. 负责总裁办公会的会议记录，起草会议纪要、简报 √ 总裁会议管理 3. 协调、督促各单位贯彻落实会议决议 √ 4. 向总裁反馈总裁会议决议的执行情况 √ 协助总裁工作 1. 深入基层单位调研,做好总裁的参谋和助手 √ 2. 总裁活动、差旅接待方面的安排 √ 3. 总裁和政府有关单位的联络工作 √ 4. 协助总裁协调各单位及岗位的工作关系 √ 其他 1. 完成部门经理指派的其他工作任职要求/条件学历要求大学本科以上学历专业要求行政、文秘等相关专业知识要求掌握企业管理知识、组织行为管理知识、心理学知识、写作知识和国家法规经验要求至少从事文秘工作3年基本技能计算机熟悉掌握常用办公操作系统和软件写作善于编撰有关公文、公函、方案、计划以及制度等文件其它要求良好沟通、协调、组织能力素质要求工作认真仔细、工作踏实，良好职业道德、素养和形象气质, 文员岗位职责岗位名称文员岗位编号所在部门行政部岗位定编 1 岗位设置目的保证公司档案资料存档及时、完整、保密在组织中的关系行政副总裁行政部经理行政专员总裁秘书文员司机工作职责与权限职责项目工作职责工作权限经办审核批准督导文件管理 1. 公司公文的打印、装订、编号、分发、存档 √ 2. 外来公文的签收、登记、送阅、催办以及文件清退 √ 3. 来信、传真的收发、登记、转送 √ 4. 报纸、刊物征订及发放工作 √ 5. 文印设备的维护、使用及耗材更换 √ 档案管理 1. 组织对各部门及项目公司的档案知识培训 √ 2. 档案催收、核对,整理、拆钉、排序、编目、盖归档章、装盒、上柜、办理档案交接手续 √ 3. 指导、督促各部门及项目公司档案管理 √ 4. 档案日常维护及使用管理 √ 5. 档案室卫生、温湿度、防火、防蛀等环境维护； √ 来电来访接待 1. 客人来访询问、登记、通报、引领 √ 2. 来电接听、记录、转告 √ 会议管理 1. 协调、安排会议室使用 √ 2. 会议通知、材料准备、会场布置 √ 3. 会议室的日常清扫、整理及花草维护 √ 4. 会议茶水服务 √ 办公用品管理 6. 办公用品发放、登记 √ 7. 办公用品费用统计 √ 其他 1. 完成部门经理指派的其他工作任职要求/条件学历要求大学本科以上学历专业要求行政管理知识要求档案管理知识经验要求 2年以上档案管理工作经验，持文员证基本技能计算机熟练操作各种办公软件写作基本写作能力其它要求良好沟通、协调、组织能力素质要求工作细致，条理性强,具有保密意识司机岗位职责岗位名称司机岗位编号所在部门行政部岗位定编 1 岗位设置目的根据调度为公司人员外勤及来访人员提供用车服务，代表公司合理接待来访人员在组织中的关系行政副总裁总裁办公室主任行政专员总裁秘书文员司机工作职责与权限职责项目工作职责工作权限经办审核批准督导出车 1. 接受行政部经理或公司领导调度出车 √ 2. 车辆出车前的性能和安全状况检查 √ 3. 车辆行驶记录 √ 4. 车辆维修、年审、加油及路桥等费用统计和报销 √ 车辆维护 1. 车辆的日常维护保养、清洁 √ 2. 车辆年审手续办理 √ 1. 车辆故障维修的申请、送修、验收 √ 其他 1. 配合行政管理员做好后勤接待工作 2. 完成部门经理指派的其他工作任职要求/条件学历要求高中及以上专业要求车辆驾驶与维修知识要求车辆机械常识，交通安全知识经验要求 3年以上驾驶经验，五不良记录，持C照以上基本技能计算机基本操作写作基本写作能力其它要求冷静,应急处理能力和应变能力素质要求热情、大方、细致

展开阅读全文