基于内部控制下的合同管理与风险防范.doc

基于内部控制下的合同管理与风险防范一、内控指引要求依据企业内部控制应用指引第16号-合同管理要求，企业应当对企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议即合同进行管理，确定合同归口管理部门，明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施,促进合同有效履行,切实维护企业的合法权益。在实际工作中，对于合同管理内部控制体系的建设，按照实际业务开展的逻辑顺序，可大致分为五大阶段并细化至十五项工作。具体如下：企业内部控制应用指引第 16 号合同管理文件对合同管理的总体要求：建立分级授权管理制度实行统一归口管理明确职责分工健全考核与责任追究制度阶段一合同准备管理1.合同策划立项管理2。合同对象调查管理3。合同对象选择管理重要风险点：合同的策划、调查，初步确定商业对象、要约,谈判及拟定合同文本阶段二合同签署管理4。合同谈判管理5。合同文本管理6.合同审查管理7.合同签署管理重要风险点:法律意见征求，按照权限进行审核、会签,签署合同文本阶段三合同履行管理8.合同执行管理9。合同变更/转让/解除管理10.合同结算管理重要风险点：合同的履行，执行跟踪监督，变更或终止合同阶段四合同纠纷管理11.处理时效管理12。处理方案选择管理13。处理方案执行管理重要风险点:纠纷的处理阶段五合同履行后管理14。合同档案管理15。合同履行后评估管理重要风险点：对合同履约情况的总体评价，风险防控、归档保管由上述可推导出完整的的合同管理一般流程：1、经过合同策划、调查，初步确定准合同对象。2、谈判并拟定合同文本，审核审批和正式签署合同。3、合同发送相关部门并履行。4、纠纷处理。5、归档保管，对执行情况总结评价。流程图如下:二、目前我司存在的主要问题1、合同归口管理众多,在实际运行中,法务部门、业务部门、相关职能部门之间缺乏有效的沟通机制，无任何部门或个人能掌握合同的总体情况。2、合同样式多样化，部分合同文本的条款要素表达不清晰，关键表述缺失。3、忽视对合同主体的资格审查，相关调研审查机制执行不到位，个别合同签署前不作调研审查，仅凭他人介绍即作签约。4、对会签、授权、履行、监控等程序重视不足，存在无授权、轻会签、实际履行与合同约定不符等情况，相关管理与监督制度不健全.5、缺少对年度合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况分析评估，难以发现合同履行中存在的不足并及时采取有效措施。6、对合同管理流程设计存在局限性，部分观念将企业内控过多理解为财务内控，或认为内控流程设计增加了运营成本，影响运营效率，对效益改善没有太多帮助。7、合同的归档保管登记信息不全，无法对已签署合同的概要信息进行掌握和对比.三、合同管理的内部控制(一）基础控制1、建立分级授权管理制度将公司“分层治理”原则与内控指引要求相结合，根据合同事项性质、组织机构设置和管理层安排，明确TIH与各子公司、各子公司内部的合同管理分级授权制度。对目前已归属TIH管控的重大投资类、融资类、担保类、各类产权类合同，需细化现有管控流程。对归属各子公司的合同管理，应建立明确的授权和管理流程，归口管理部门履行对合同订立、履行情况的监督检查.2、明确归口管理部门和职责分工目前公司合同管理归口部门是由各类合同所负责部门负责管理,既无法在短时内获取最全面的合同信息，也没有统管部门来履行对各个负责部门合同管理工作的监督。那么，各个单元应指定一个职能部门作为统管部门，对合同管理进行统一的规范管理工作指导，收集和整理所在单元所有合同登记信息以便复核备查；原有各个负责部门仍负责各自所负责类别合同的调查、谈判、订立、履行和终结责任，以及合同正文的归档保管、履行情况的总结评价。财务部侧重履行对合同的财务监督职责。3、健全考核与责任追究制度对已完成的合同、签署的年度合同进行评估，在合同订立、履行过程中出现的违法违规行为、非客观原因造成的经济损失追究单元或人员责任。(二）合同准备管理控制包括对合同策划立项的审查、对合同主体的调查评估、对合同对象的选定。该环节的主要风险是： 合同策划立项标的与企业战略目标或业务目标不一致。 故意规避合同管理的相关规定,如将需要招标管理或不在本层级审批权限内的重大合同拆分成标的金额较小的若干不重要的合同. 忽视对合同主体资格的审查,导致确定不具有相应民事权利能力、民事行为能力、特定资质、代理权、越权代理的对象作为合同主体。 错误判断合同主体的信用状况，对其履约能力作出不当评价，导致将信用状况较差、不具备履约能力的对象确定为合同主体，或将信用状况较好、具有履约能力的对象排除在合同主体之外.主要管控措施: 审核合同策划立项标的与企业战略目标或业务目标的一致性。 在合同管理制度中明确规定不得将需要招标管理的重大合同拆分为不重大的合同，并建立相应的责任追究制度. 审查合同主体对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时通过发证机关查询证书的真实性和合法性,关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。 取得合同主体对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息,分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化，建立和及时更新合同主体对象的商业信用档案. 对合同主体对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况,分析其合同履约能力。 与合同主体对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关、工商管理部门等沟通,了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。 实行合同主体对象确定的对比、评价、决策制度，并建立责任追究机制.(三）合同签署管理控制包括签约前的谈判、文本条款的确定和审核、合同会签流程。1、合同谈判该环节的主要风险是： 忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步,导致企业权益受损，如合同标的、产品和服务的数量、产品或服务的质量或技术标准、价款或酬金的确定方式与支付方式、履约期限和地点及方式、违约责任的主要类型及其承担方式、争议的解决方法和地点等涉及合同内容和条款的核心部分和关键细节. 谈判经验不足,缺乏技术、法律和财务知识的支撑，导致企业利益损失. 泄露本企业谈判策略，导致企业在谈判中处于不利地位. 对可能存在的不符合国家产业政策和法律法规要求事项的忽略。主要管控措施： 组建素质结构合理的谈判团队，除经验丰富的业务人员外，对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，还应当有技术、财会、审计、法律等职能具有丰富谈判经验的人员参与，必要时还应当聘请外部专家参与合同的相关工作，但需要注意了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。 谈判前收集谈判对手资料，熟悉谈判对手情况,做到知己知彼;研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，充分发挥团队的智慧，正确制定本企业谈判策略。 关注合同核心内容、条款和关键细节，明确双方的权利义务和责任，如合同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式,违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。 在谈判过程中，谈判团队及时总结谈判过程中的得失，研究确定下一步的谈判策略。 在整个过程中，强调并做好保密工作，严格责任追究制度。 对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据.2、合同文本拟定该环节的主要风险是： 选择不恰当的合同形式,如应以书面形式签署的以其他形式代替,应以正式合同签署的以简易合同代替。 合同与国家法律法规、行业产业政策、企业总体战略目标或特定业务经营目标发生冲突. 合同内容和条款不合理、不严密、不完整、不明确,表述不当或存在重大疏漏和欺诈,可能导致重大误解或合法利益受损. 有意拆分合同规避合同管理规定。 对于合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，未履行相应程序.主要管控措施： 企业对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。 严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战略目标的关系，考察合同是否以生产经营计划、项目立项书等为依据，确保协调一致完成具体业务经营目标. 合同文本在国家或行业有示范文本的可优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查,并根据实际情况进行适当修改。法律部门应对业务部门起草的合同文本进行细致审核，并参与起草重大合同或法律关系复杂的特殊合同。 由签约对方起草的合同，企业应当认真审查，确保合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时须注明“此处空白或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。 通过统一归口管理和授权审批制度,各个合同审核部门应各司其职,严格执行合同审核制度，保证合同内容和条款的完整准确，防止通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为。 合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,应当履行相应程序。3、合同审查该环节的主要风险是： 合同审核人员因专业素质或工作态度的原因未能发现合同文本中的不当内容和条款。 合同审核人员虽然通过审核发现问题但未提出恰当的修订意见. 合同起草人员没有充分考虑合同审核人员提出的改进意见或建议,导致合同中的不当内容和条款未被纠正。主要管控措施: 加强对合同审核人员的培训工作,提高其专业素质。 制定合同审核操作指南,划分合同起草人员和审核人员的责任。 审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益,对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等. 严格执行合同会签制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，财务、审计、法律、业务关联部门应对条款进行逐一审核。 慎重对待审核意见，对审核意见准确无误地予以记录并妥善保存，必要时对合同条款作出修改并再次提交审核. 实施合同审核责任追究制度。4、合同签署该环节的主要风险是： 超越权限签订合同及手续不全导致合同无效。 签署后的合同被篡改。 合同印章管理不当,为不符合管理程序的合同加盖合同印章。 合同被送到了不相关的部门，收到合同的相关部门没有妥善处理合同，或因保管不当导致合同泄密.主要管控措施： 建立分级授权管理制度,严格划分各类合同的签署权限，严禁超越权限签署合同。 采取措施防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制，防止对方单方面改动合同文书。 对外正式订立的合同应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名并加盖有关印章.授权签署合同的,应当签署授权委托书。 严格合同印章管理，确保只为经编号、完成正常审批及签署流程的合同文本加盖合同印章.印章用完后及时收回并妥善保管，防止他人滥用.印章的使用记录登记成册以备查。发生印章遗失或被盗,及时上报和采取措施,如报案、登报声明作废等。 采取措施防止已签署的合同被篡改,如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制，防止对方单方面改动合同文书等。 实施合同签收制度和责任追究制度，对泄密等行为严加防范.（四）合同履行管理控制包括合同的执行、变更/转让/解除、结算。1、 合同执行该环节的主要风险是： 违约风险，如合同其中一方没有恰当地履行合同中约定的义务。 合同生效后对条款未明确约定的事项没有及时协议补充，导致合同无法正常履行。 在合同履行过程中未能及时发现已经或可能导致企业利益受损情况，或未能采取有效措施.主要管控措施： 签约前认真调查对方的履约能力和商业信誉等情况，尽量只与具有良好履约能力和商业信誉的单位签订合同。 在合同中明确规定违约责任,要求对方为履行合同提供相应的担保措施。 对合同履行过程进行监督,一旦发现对方有违约的可能或违约行为，则采取相应措施将合同损失降到最低. 强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，全面适当执行本企业义务，敦促对方积极执行合同，确保合同全面有效履行。 对合同对方的合同履行情况实施有效监控，一旦发现有违约可能或违约行为，应当及时提示风险,并立即采取相应措施将合同损失降到最低。2、合同变更/转让/解除该环节的主要风险是： 应当变更合同内容或条款但未采取相应的变更行为。 合同变更未经相应的管理程序，导致合同变更行为不当或无效。 合同转让未经相应的管理程序，导致合同转让行为不当或无效等，如未经原合同当事人和合同受让人达成一致意见即作合同转让. 对未达到终止条件的合同进行终止. 合同终止未经相应的管理程序。主要管控措施： 根据需要及时补充、变更甚至解除合同,对于合同没有约定或约定不明确的内容，通过双方协商一致对原有合同进行补充；无法达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定.对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同,以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致企业利益受损的合同，按规定程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。 明确合同变更或转让需向相关负责人报告，合同变更或转让的内容和条款必须与当事人协商一致。 变更或转让后的合同视同新合同处理，需履行相应的合同管理程序。 明确合同终止的条件以及应当办理的相关手续，指定专人对合同终止手续进行复核. 对方当事人提出中止、转让、解除合同造成企业经济损失的，应向对方当事人书面提出索赔。3、合同结算管理该环节的主要风险是： 未按照合同约定条款、合同规定期限、金额或方式结算，实际结算时的结算方式与合同不符，对不同期间的款项结算不及时。 疏于管理,未能及时催收到期合同款项；在没有合同依据的情况下盲目付款.主要管控措施： 财务部门应当在审核合同条款后办理结算业务,按照合同规定付款,对到期欠款依据合同约定及时催收。 未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财会部门有权拒绝付款，并及时向上级报告。(五)合同纠纷管理控制包括响应机制、处理方案的选择和执行。该环节的主要风险是: 未及时向相关领导报告合同纠纷和拟采取的对策. 未及时采取有效措施防止纠纷的扩大和发展. 未与对方有效协商合同纠纷解决办法，或合同纠纷解决办法未得到授权批准。 未收集充分的对方违约行为的证据,导致本企业在纠纷处置过程中处于举证不力的地位; 未按照合同约定追究对方的违约责任。 合同纠纷处理不当，导致企业遭受外部处罚、诉讼失败，损害企业利益、信誉和形象等.主要管控措施： 加强合同纠纷管理，明确规定合同纠纷的处置办法，明确各类人员在合同纠纷处置中的责任和义务。 合同纠纷处置方案应当经相关管理层的审核批准。 在履行合同过程中发生纠纷的,应当依据国家相关法律法规，在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。 纠纷处理过程中，未经授权批准,相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺.（六）合同履行后管理控制包括合同档案管理和履行后的评估机制。1、合同档案管理该环节的主要风险是： 合同档案信息登记不全,档案资料不全。 合同丢失或泄密、滥用。主要管控措施： 充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更、终结等情况，如签约时间、签约对方全称、合约类型、约定结算期间期限、结算方式等。 对合同分类进行统一规定，建立连续编号登记模式，定期对合同编号进行检查,及时发现合同遗失和空号情况. 加强合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密。 规范合同管理人员职责，明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求，对合同保管情况实施定期和不定期的检查. 合同保管人员对已登记的合同信息有保密义务，未经批准不得向任何人泄露合同内容,特别是涉及商业机密的信息.2、 合同后续评估该环节的主要风险是： 未对合同执行情况进行评价。 在合同评价过程中未按照规定兼顾全面和突出重点.主要管控措施： 建立合同履行情况评估评价制度，至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足应当及时加以改进. 针对合同履行中存在的问题,建立PDCA循环机制。 建立合同执行情况评价的操作指南。四、合同管理常见的内部控制风险1、 未对合同对方资质(营业执照、业务许可文件)信用进行审查。2、 未按内部流程履行签约审批手续.3、 合同先履行后签约、先签章后填写合同内容。4、 合同未载明签订日期，印章加盖不规范，影响合同效力，或导致有更改签订时间、偷换文本等漏洞发生.5、 合同上载明的当事人姓名与实际签章不符.6、 需办理备案、公证的合同未办理相关手续.7、 对内容尚有不确定性的合同盖章。8、 擅自调整已审批合同的内容。9、 不同合同之间的义务有冲突.五、内部控制风险的识别与确定基于内部控制理论,合同管理的风险识别与确定有如下几种方法:1、流程图分析法流程图分析法主要是指通过将分析目标按照业务过程和逻辑联系分成一个个小环节并制成流程图,再对流程中的关键环节和薄弱环节进行风险的调查和识别。在合同管理中，主要是针对合同的谈判、签署、履行等各个动态环节进行分析，发现关键问题点,确定是否有未履行的流程节点或现有流程节点不适应业务，是否会带来损失，损失规模多大，是否需要做事前防范等。2、风险清单分析法风险清单分析法主要是指根据专业人员设计的较为全面详细的，按照风险的轻重程度确定风险管理次序的风险损失清单,来排查可能面临的风险。风险清单一般是列示此前已经存在、或较为普遍的风险。在合同管理中，主要是针对内容条款等静态因素来进行分析。通过与清单的注意对照,即可通过简单的方式达到识别风险的目的。六、结语合同作为企业承担独立民事责任、履行权利义务的重要依据，是企业管理活动的重要痕迹,也是企业风险管理的主要载体,在合同管理中应运营内部控制理论对各项风险尤其是内控风险进行分析和控制，并建立健全业务层面控制的流程，确定控制方法和形成关键控制文档、企业内控手册,促进合同管理的作用得到有效发挥。当然，内部控制并不能消除所有风险的可能性,也不存在完美无缺的内部控制，首先要做的仍是在认识观念层面重视合同管理风险控制，其次是内控流程的设计,最后是内控流程的执行.如果在观念上仍未重视，各类内控干扰因素过多,内控流于形式甚至被架空，那么潜在风险爆发的可能性和危害性就越大。TIH审计部 整理发布2016年10月第 10 页 共 10 页