计划员培训讲义.doc

计划员培训讲义一.培训目的计划员通过对本资料的学习,掌握需求计划编制、新增物资编码的申请、完整基础资料的提供及采购计划修改、取消流程，科学合理地编制物资需求计划，以提高计划的准确性、科学性、合理性及预见性。二.适用范围适用于龙钢公司备件、辅材、耐材的计划和编码管理。 三。定义1物资计划：为保证部门或单位使用需要而编制的物资采购申请计划.计划分为常规物资计划、急件计划和外委维修计划。2急件计划：指影响生产和检修且无库存的急需物资.3外委维修计划：指公司委托外单位维修设备等申报的计划。4业务主管部门：指负责相关业务扩审的职能部门，包括设备管理部、计控中心、总经办、质量保证部、工程项目部、物资总库、总工程师办公室、安全环保部、公安处、龙钢工业品超市等。四.职责1物资总库负责ERP系统物资编码、物资属性及其安全存量的系统档案维护。负责物资需求计划的平衡、审定,参与采购计划的评审。负责组织物资入库的验收及供应问题的处理。2设备管理部负责业务范围内备件、材料需求计划的审核，技术协议的签订、基础资料的监督管理及质量跟踪。负责固定资产需求计划的审核。3工程项目部负责对各项目施工单位设备、材料等需求计划的审批及相关技术协议的签订。4.安全环保部负责新增劳动安全防护用品、放射源、危险化学品、安全环保标志标识等物资编码及计划的审核和使用状况的监督跟踪.5质量保证部负责化验药品器具需求计划的编制审核、技术协议的签订、基础资料的监督管理及质量跟踪。6计控中心负责自控、测量设备及备件需求计划的审核、技术协议的签订、基础资料的监督管理及质量跟踪。7总工程师办公室负责耐材需求计划的审核、技术协议的签订、基础资料的监督管理及质量跟踪。8综合管理部信息中心负责计算机、网络设备及其附件需求计划的审核、技术协议的签订、基础资料的监督管理及质量跟踪。9公安处负责消防器材需求计划审核并监督其配置.10物资需求单位负责本单位部门需求计划编制及新增物资编码的申请.参与回货物资验收并及时反馈质量信息.五、计划、编码的申报、审批及变更。申报及审批时间新增编码申报时间为:各单位申报1日14日，业务主管部门审批5日-15日，总库编码时间5日-16日。 计划申报时间调整为：使用单位每月1日-14日，业务主管部门审批每月14日20日，总库审批下达每月21日25日. 常规物资计划每月上报1次;工程物资计划每月不能超过3次（逢5进行）；外委维修计划每月1日、15日上报两次；急件计划随时上报。由各需求单位或部门根据年度设备大修、改造计划进度、项目需求、月检修计划、库存物资的储备情况、在途量、消耗情况、日常点检等信息准确编制需求计划。要求规格型号、业务类型、施工号要完整准确,数量科学合理。需要附图纸电子版送设备部及物资供应部。需求计划、采购计划、编码有变更时，由申请单位填写计划、入库修改申请单，经单位领导审批签字并加盖公章后,业务主管部门审批确认，总库领导签字同意后，由总库计划员和物资供应部按审批要求执行。采购计划上报后，由于各种原因需在ERP中退回采购计划时,物资供应部应提前与总库及使用单位做好沟通,注明退回原因，经双方同意后方可退回到总库做相关处置。急件计划的管理需求单位申报急件计划时,填写单位主管领导签字业务主管部门审核公司主管领导批准总库相关人员签字确认交物资供应部进行采购ERP系统补录。若需把正常计划转为急件计划,只需提报急件计划申报表 。六、流程1编码申报程序物料申请编号【物料清单物资数据维护物料申请编号新】,进入如下界面双击进入该窗口后,点击【插入】录入材料编号申请信息，存盘即可。需输入需编码物资的名称、规格型号、需编码人（材料选择薛盈丽、备件选择曾照芳），选择扩审人,职责中对应的业务主管部门。（）物料编号查询【物料清单-物资数据维护物料编号查询】材料编号申请情况的查询屏幕，可以查询到申请人，申请时间，是否编码，编码人，编码时间及所编的物料号等删除已编号的申请【物料清单物资数据维护删除己编号的申请】，申请过的编码，编码人也已经编过码的物料,申请人可以删除掉自己已申请过的编码记录.如果要删除就使用这个屏幕。 操作方法： 双击进入该窗口，点选需要删除的物料编号后,点击【删除】，存盘即可。重点提示2计划申报计划申报流程业务编号业务名称采购业务业务流程简述普通采购业务处理流程适用范围适用于辅材、设备备件、耐材的采购业务。相关岗位及权限岗位系统操作权限部门/总库计划员计划的生成与下达录入计划主管计划的审核审核分管领导计划的多级审批审核采购员采购订单供应商、价格、预计交货日期的维护录入采购经理、分管领导采购订单多级的审核审核库管员到货实物数量的登记，通检数量的入库录入、审核质检员采购材料的检验录入采购成本核算员采购发票的录入录入相关部门或岗位 各部门业务主管部门物资供应部物资总库检验财务具体工作流程2部门计划审批1部门需求计划申请10采购合同评审3计划扩展审批6采购计划核对8供应商/价格维护9采购合同维护11到货登记5部门审批4计划受理-生成请购计划-请购单计划员确认7采购计划下达13入库确认12入库检验14发票录入15财务审核描述1、 部门计划员在【生产控制-领料发料处理部门需求计划申请】模块手工录入材料需求申请，进行业务类型、令号、物料号、申请数量、需求日期、计划类别的录入;2、 计划主管在【生产控制-领料发料处理-部门计划审批】窗口对材料需求申请进行审核；3、 业务主管部门的分管领导在【生产控制领料发料处理-计划扩展审批】窗口对材料需求申请进行扩展审批,并在必要时减少审批数量，也可以填写审核意见;4、 总库计划员先在【生产控制领料发料处理-计划受理】窗口对材料需求申请进行审最终审批，必要时可以减少审批数量或取消计划；接着在【采购管理请购管理-生成请购计划】窗口按计划员生成请购计划；然后在【采购管理请购管理请购单计划员确认】里面进行确认即可；5、 总库领导在【采购管理请购管理-部门审批】窗口对请购计划进行审核；6、 总库计划员在【采购管理采购订单管理-采购计划下达】窗口里面给采购员下达采购计划；7、 采购员根据总库下发的采购计划在【采购管理-采购订单管理-供应商/价格维护(采)】窗口，对外询价,订货，参照采购计划生成采购订单；8、 采购员维护完采购订单后，在【采购管理-采购订单管理采购合同维护（采购员)】窗口维护采购合同；9、 采购部经理、相关部门业务人员及分管领导在【采购管理-采购订单管理采购合同评审】窗口对采购合同进行审核，并在必要时填写审核意见;10、 供应商材料送到后，由采购员在【采购管-接收管理-到货登记】窗口中登记到货数量；11、 各业务主管部门质检员依据到货单进行入库检验。12、 总库计划员在【入库（仓管员）】窗口中对经检验的材料进行入库的确认。部门需求计划申请步骤（1）【生产控制领料发料处理部门需求计划申请】，进入如下界面:(2)点击【插入】添加一条物料信息；（3）各部门业务类型选择：公司各科室选【消耗领用】,生产单位选【生产用料】，分子公司及集团各科室选【材料出售】,属于固定资产的物料业务类型选【设备领用】。(4）添加物料号，如果没有物料号，点击右边的小三角，通过物料名称查询物料号,查询到所要添加的物料后，双击物料则自动添加物料号和名称;（5）填报申请数量，如果没有单价要维护单价，单价要大于0即可；（6)确认信息正确之后,点击【存盘】。说明：在计划员做完计划申请之后,先由部门领导审批,要扩展审批的由相关部门扩展审批,审批完之后由总库计划员【受理计划】。(如果想知道审批情况,可以在【领料发料查询部门领料情况查询（部）】查看）操作要点：（1)为了规范系统中的物料编码，部门计划员在做【部们需求计划申请】时,如果所报物料的规格型号与系统中现有的不同（特别是价格差异很大)，要另外申请新物料编号，减少报计划时的备注信息；申请说明中注明计划的详细信息。(2)各部门业务类型选择:公司各科室选消耗领用，生产单位选生产用料或相关的业务类型及施工号，分子公司及集团各科室选材料出售，属于固定资产的物料业务类型选设备领用。注:新增项目时，施工号要咨询财务部，业务类型与施工号都有一定的对应关系，具体由财务部设定。报计划的时候先选择业务类型，然后单击令号列，可选的施工号就会出现，然后选择相应的施工号.（3)在物资总库没有受理计划之前，如果有必要修改,需按审批流程一步一步退审；（4）总库计划员在受理各部门申请的计划时，如果有可以替换的物料，与部门计划员协商后,可以在【个人领料申请的物料修改】窗口中替换；（5）在采购计划没下达到采购部时，总库计划员可通过【计划受理】窗口取消计划.（6）对于所有的辅材、设备备件、耐材采购业务必须要有采购订单，对紧急采购可以先行入库领用,再进行补入库手续的处理。(7）生成请购单后要取消需求计划，首先相关审批退回，然后总库计划员在【计划受理】窗口取消计划，最后再重新生成请购计划即可；(8)生成采购订单后要取消计划，物资供应部通知总库计划员后,首先在【采购订单维护】里面取消订单，然后取消需求计划；重点提示:(1）部门需求计划报完后，可以在窗口【生产控制-领料发料查询部门领料情况查询（部)】查询计划的审批及领料情况，“审批标志列的状态显示的是计划员是否受理计划，“部门审批列显示部门审批状态,如果要查看扩审和领料情况，可以勾选“显示扩批记录”和“显示领料情况进行查看。（2)【采购管理接收管理到货信息查询】窗口可查看材料的状态:到货,表示物资供应部已办理了到货登记；待入库,表示正在办理入库检验；入库，表示库管员已入库确认.(3）需求计划窗口可看见此物资的本期己审、所有己审未领、平均月耗及库存量等信息，可作为作计划员作计划数量的参考。（4）输入编码，如出现此编号不存在，请立即停止上报此项计划。必须输入正确的需求日期。3材料领用业务：领料流程编号：业务编号业务名称材料领用处理业务流程简述材料领用业务处理流程适用范围适用于生产与非生产的材料领用相关岗位及权限岗位系统操作权限部门领料员填写领料单、确认收料单；录入部门主管料单的审批；审核库管员按照领料单发料;发料确认财务会计审核出库单据、生成出库凭证；收料确认相关部门或岗位 各部门物资总库材料成本会计具体工作流程申请人领料制单收料确认填领料单部门审批出库确认生成出库凭证出库单据财务审核描述1、 部门领料员在【生产控制-领料发料处理-申请人领料制单】窗口制单,然后手工填写领料单经部门主管审核后进行领料；2、 部门领料员到库房进行领料，库管员根据领料单发料,在领料单上进行签字确认，将签完字的领料单交材料会计，分传相关各部门（一式五联，库房、部门、记账、财务、门卫），然后在【生产控制-领料发料处理出库确认】窗口确认出库；3、 材料会计收到签字后的领料单后，在【库存管理日常事务-出库单据财务审核】窗口中对领料单进行审核处理；4、 财务会计根据材料会计传递过来的领料单在【财务核算-存货核算生成出库凭证】窗口生成相关的材料领用凭证，为成本核算提供准确的材料费用.申请人领料步骤（1)【生产控制领料发料处理申请人领料制单】,计划受理之后进入此界面时会弹出如下界面:（2）如果计划审批受理完,则会出现如下界面；(3）填制开单数量，回车然后点击【生成料单】，开单完成.在领料单上注明计划号及顺序号。（4）收料确认【生产控制领料发料处理收料确认】，库管员做完【料单收料确认】后,物料到位后,就必须做【收料确认】,进入此界面后，填制收料数量，回车然后点击【收料确认】，到此物料领用流程结束。（5）料单修改如果料单开错，进【生产控制领料发料处理-料单修改】，将开错的料单删除,然后进【生产控制领料发料处理收料确认】重新开料单。（6）退库制单如果做完【收料确认】后，发现多领或需要退库的可以进【生产控制-领料发料处理领料单退料制单】，开一张负的料单做退库操作要点:(1）在【部门领料制单（部）】窗口可以给所有本部门的需求计划制单,而【申请人领料制单】窗口只可以由申请人自己制单.如果计划员需要给本部门其他计划员报的需求计划制单就需要到【部门领料制单(部）】窗口制单。（2)制单后如果到月底没有及时领料,需要删除领料单,在【料单修改(未确认的)】窗口删除料单。（3）物料领用完成后需要退库时，先要在【申请人退料制单】或【部门退料制单(部)】窗口制退库单，然后按出库流程往下走。（4）所有窗口只要后面带“(部门）”,操作的对象是部门所有的单据。重点提示制单先制计划号日期早的单据七、查询1条件查询的步骤点击“”按钮，使界面中不显示任何数据，在数据栏中输入已知条件,再点击“查询”。在输入条件时如果在条件后面输入一个%,表示该条件后面可以有任意多个字或没有字,如果在条件前面输入一个,表示该条件前面可以有任意多个字或没有字。注意:（1）在同一行中输入的多个条件之间是与的关系,即每个条件都要满足；在不同行中输入的多个条件之间是或的关系,即至少满足其中一个条件。（2）条件和%之间不能有空格.（3）如果已知条件前面没有任何字，即要查询以某条件打头的数据，那么条件后面的%可以不写.（4）如果点击某一栏,光标在栏内闪现，表示可以用本字段做查询条件,如果该栏整体变黑,表示不能用本字段做查询条件。（5)如果点击“条件不能清除界面中的数据,表示本界面不能使用条件查询，可以考虑用设置过滤条件的办法查询数据.例一:要查询物料代码R03或R04打头的物料.(1)在 “物料号”的第一行输入“R03”,在第二行输入“R04,表示要得到物料号以R03 和R04打头的全部数据；(2)点击“查询”,显示出了全部物料代码R03或R04打头的物料.(3）在“物料信息快速查询”中，如果有数据显示，点击“条件”，如果有其他条件显示，点击“清除，使界面中没有任何数据显示；例二：要查询24槽钢。（1）在“名称”栏，输入“槽钢%”，在同一行的“规格”栏,输入“24%，表示要得到名称以槽钢打头、规格含“24的全部数据；（2）点击“查询”，显示出24 240*78*7 槽钢和24槽钢用方斜垫圈两条记录。注意, 2406*2槽钢用方斜垫圈虽然不是我们想要的数据，但同样是名称以槽打头、规格以24打头，符合我们输入的条件.在“物料信息快速查询”中，如果有数据显示，点击“条件”，如果有其他条件显示，点击“清除” ，使界面中没有任何数据显示.另外的一些查询技巧（如何使用CTRL键进行查询)在ERP中我们还可以在物料号上按住CTRL键不放然后单击鼠标右键进而查询出该物料的详细信息，如该物料的基本信息、库存信息、在制信息、父物料、资料工艺、子物料、明细表、代用物料、计划未领、入库单据、出库单据、物料在制工单信息、在制库存分配情况、需求采购信息、采购计划信息、出入动态信息。2查询的几个主要窗口库存查询：库存清单查询【库存管理库存报表分析库存清单】 该窗口的主要功能是按库房汇总物料的使用状况和现有状况，库存物料清单可提供的数据有名称、规格、库存量、最后出、入库日期、未领部门列表、库存分类（设备）等。各单位可根据上表计算出本单位的库存量。窗口格式操作说明 双击进入该窗口后，选择录入库房号（系统默认为全部库房），点击【查询】即可查询出目前的库存数量。超储物资查询：库存积压分析【库存管理库存报表分析库存积压分析】 该窗口的主要功能是按库房以物料的最高库存量和合理储备天数作为标准进行分析。可提供的数据有物资的名称、规格、库存量、最后出、入库日期、未领部门列表、超储天数、未发生领用天数、库存分类（设备）等各单位可根据此表计算出本单位的超储物资库存量。窗口格式操作说明 选择库房号（系统默认为全部库房）点击【查询】即可查询出库房的积压物料信息。采购计划查询：采购合同情况【采购管理-采购订单管理一采购合同情况】 查询已签合同的采购订单。可向申报单位提供具体采购计划的数量、合同编号、合同及订单状态、采购员、供应商、计划投放时间、交货时间、到货时间、入库时间等信息。窗口格式操作说明双击进入该窗口后,选择选择投放日期范围及要查询的采购员，然后点击【查询】即可。点击扩审明细及查看合同协议可查看合同审批情况及协议内容。采购计划查询:采购信息查询打印【采购管理采购订单管理一采购信息查询打印信息】该屏幕为查询屏幕，在该屏幕下可查询出所有的采购计划。可向申报单位提供具体采购计划的数量、下达时间、合同状态、订单状态、到货时间，入库时间等.窗口格式操作说明选定需要查询的请购订单投放日期范围，如蓝框处。点击【查询】即可查询出选定投放日期范围的所有记录,如勾选红框中的显示评审记录/需求明细复选框则可看到该条记录的评审记录及其需求信息。例如：黄框中为采购订单PO-0022701，物料号为R0200340036的评审记录，其下方为该物料的需求信息。 (1）在该屏幕中可查询出全厂所有的采购信息，其中包含评审和未评审的采购信息。（2）兰色显示的记录为取消了的采购订单.（3）该屏幕提供了另一种查询方式采购信息查询打印(审结后)，两屏幕的区别在于采购信息查询打印（审结后）只能查询出以经过评审过的所有请购计划。采购退回情况查询【采购管理-请购管理一采购订单退回查询】 选定需要查询的请购计划退回日期范围，点击【查询】即可查询出选定投放日期范围的所有记录.此窗口可向申报单位提供具体采购计划退回的物资编码、规格型号、数量，退回原因说明,请购单处理情况等信息。计划申报注意事项:各单位上报计划不能使用9（回收物资编码)、L(独立采购类物资）、D（D类物资）开头的物资编码，应使用、2、3开头的物资编码。1、 编码申请 自控设备 仪表、调节阀化学药品及器具106、107由质量保证部审批其余的1。3打头的编码由设备设备管理部扩审附:物资编码分类览表