邮件管理系统.doc

第二章 邮件系统1、 邮件系统简介MAILGARD佑友具有强大的邮箱管理功能，能方便的对公司员工进行信箱的创建、分派、编辑、过滤、监控等功能，并且其操作简朴，界面和谐，支持Outlook，Foxmail等客户端程序。1.1 系统指标 运营环境：Linux； 用户数：根据型号不同，支持数量不同； 支持邮件标准协议：SMTP/ESMTP、POP3、IMAP4、通过SSL加密传输方式的Web访问、支持所有标准邮件协议； 多语言支持：提供简体、繁体、英文的Web访问界面；1.2 基本功能 支持SMTP/POP3/IMAP4/HTTP/HTTPS协议； 支持MIME、UUEncode/UUDecode邮件编码/解码标准； 支持GB2312、BIG5、HZ、UTF-8、UTF-7、ISO等汉字编码标准； 邮件病毒扫描，内置杀毒引擎自动升级； 病毒、垃圾邮件告警信息提醒； 基于DNS MX查找的邮件中转； 垃圾邮件过滤（垃圾邮件过滤为可选功能,标配不具有，以下同）； 邮件监控 邮件审核 邮件中继 全球邮 多域名管理与实现；2、 如何管理邮件系统在IE浏览器地址栏中输入相应地址（一般是）便可进入邮件管理系统，进入MAILGARD佑友 邮件管理平台，将出现如下登录界面，如（图3-1）。 （图3-1）在上图账号密码提醒栏内输入对的的管理员用户账号和密码，选择合适的语言种类后，便可进入到邮件管理系统，如（图3-2）。（图3-2）管理员账号登录后就出现了（图3-2）的邮件系统管理主界面，（也是单击左侧导航菜单“首页”会出现的界面），在这个界面上我们很直观的看到邮件域的一些信息，涉及：用户列表，新建用户，群组列表，新建群组，系统信息，修改密码。2.1域名管理 MAILGARD佑友支持多邮件域管理服务，并且可以进行多域名管理。具体的操作如下：单击域名管理进入域名管理界面，可以看到域名管理涉及域名列表，域管理员列表和新建域管理员。在域名列表中显示按字母和数字排列顺序的域名。和该邮件域下的用户数，用户别名，容量，创建日期，终止日期等信息如（图3-3）。（图3-3）2.1.1如何新建域管理员点击新建域管理员将在列表中看到所拥有的邮件用户，点击用户列表上的修改，如（图3-4）。（图3-4）点击修改将出现如（图3-5）（图3-5）你可以给该账号设立管理权让他属于邮件域的管理员，然后点击“修改并保存”。新建邮件域管理员账号完毕。 2.2用户管理点击左侧导航栏菜单“用户列表将会出现以下，如（图3-6）。（图3-6）在这里可以看到该邮件域的域名，邮件用户名，用户数配额，已分派的邮件用户数，剩余的邮件用户数，和域空间的配额。同时你可以点击管理对邮件账号进行删除，和对邮件信息进行修改。2.2.1如何新建用户邮件账号点击左侧导航栏菜单“新建用户”，如（图3-7）。（图3-7）输入用户名（若公司有多个域名请在用户名右栏中选择对的的域名），密码、用户的名字等相应的个人资料及邮箱空间和网络盘的大小，设定相应限制条件，选择账号使用者所在的部门，最后单击“保存”按钮，即可创建相应的邮箱。以此类推，创建其它相应的邮箱账号。2.2.2如何设立用户访问权限 点击访问权限，如（图3-8）。（图3-8） 在这里我们可以对该账号的访问权限进行严格的设立，共有五项限制策略，下面分别来进行说明。第一项：该用户是否通过验证后向外部发邮件的权限，不勾选账号的使用者只能收发本公司邮件域的邮件，勾选为拥有向外部邮件域发送邮件的权限第二项：设立该账号的使用者是否拥有收取邮件域邮件的权限，勾选“pop收取邮件权限”，收取邮件的权限。点击“提交数据”即可。第三项：imap访问权限 ，该选项是指客户端是否在客户端做的改变都会同步回服务器(在网络连接正常的时候)，第四项：限制该账号的使用者是否能使用webmail客户端界面，勾选“允许使用webmail界面”，然点击“保存”即可。第五项：是否进行短信提醒，当邮件用户开通短信提醒功能后，收到邮件会以手机短信的方式进行提醒。然后点击“保存”。2.2.3如何设立邮件监控邮件监控的设立是指是否对该邮件用户发出的邮件和接受的邮件进行监控，当你需要监控的时候，你只要勾选 然后将监控邮件的邮件发送到下面指定的邮件地址，点击“保存”。就可以对选择的邮件进行监控。如（图3-9）所示。（图3-9） 2.2.4 如何删除邮件账号 点击用户列表, 用户列表将出现下（图3-10）： （图3-10） 在这个界面上我们可以看到每个账号的具体信息涉及：序号 用户名、邮件地址及其所在的邮件域、空间大小、网络盘大小、账号的状态以及这个账号所创建的时间。 在这里删除账号有两种方法：1、直接单击所要删除账号后面相应的“删除”按钮。2、勾选要删除的账号，单击页面左下角的“删除”按钮。2.2.5如何设立滞用用户 滞用用户就是贵公司员工长期没有使用的邮件账户。点击“滞用用户”如下（图3-11）所示。（图3-11） 2.2.6 如何创建别名在这个图中我们可以看到,所建立的别名列表，涉及序号、别名、转发地址、所在域和最后修改时间等相关信息，点击左侧导航栏菜单“用户别名”，即可为你的邮件系统建立一个别名邮件地址，发往该别名地址的邮件将会自动转发到你指定的邮件地址。如图（3-12） （图3-12） 在（图3-12）中，在“创建别名”输入你要建立的别名邮件地址名称，“转到”处输入你要转发的邮件地址，然后单击“新建别名”，即完毕创建，如（图3-13）。 （图3-13） 小贴士：一般情况下，当A员工离职后管理员会删除其公司邮箱，但与A员工存在联系的客户也许仍将信件发往已删除的邮箱，这时，管理员可以新建别名，将A员工的邮件地址转到代替他的B员工的邮箱即可实现公司业务的无缝衔接。2.2.7如何删除别名点击“用户别名”将出现下（图3-14）：（图3-14）在这个图中我们可以看到,所建立的别名列表，涉及序号、别名、转发地址、所在域和最后修改时间等相关信息，在这里可以进行修改和删除别名等相关操作。假如要删除别名信息，只需在勾选图中相应别名地址，进入如（图3-15）所示画面，然后输入要更改信息，单击修改即可。 （图3-15）2.2.8用户数据的导入与导出 点击右侧导航栏“导入导出”可以将你的邮件用户账号和设立导入和导出。注：必须对的选择文献的编码格式，否则将操作失败！MAILGOAD服务器支持导入的文献不能超过50M，所导出的文献用户名是小写。当你所导出文献的邮件账号密码为空的时候，你可以给你的邮件账号设立密码（密码区分大小写，密码符合复杂性规定，必须6-16个字母，不支持空格），当你要导出的的邮件用户邮箱空间为空的时候，还可以设立邮件空间配额，如（图3-16）。（图3-16）当你想导出数据数据的时候。点击导入导出模块的“用户导出”可以将你邮件服务器上的邮箱账号和基本设立导出，提高工作效率，如（图3-17）。（图3-17）2.3设立群组管理 在导航栏点击“群组管理”会出现部门/组的设立画面，在这里我们可以查看已经设立好的部门或组并能对其进行修改和删除操作。如（图3-18）所示：（图3-18）2.3.1如何修改群组可以添加新的部门和组，如（图3-19）所示，点击组名所相应的“修改”。（图3-19）按钮可以修改该组的组名、排序号、上一级群组及备注,然后点击“保存”即可。2.3.2如何删除部门或组在（图3-20）打勾选中部门或组名点击“删除”按钮，即可把该部门或组从系统中删除。（图3-20）2.3.3 如何添加部门或组 在群组管理中点击“新建群组”按钮，会出现下图画面，如（图3-21）所示：（图3-21） 在图中填写要创建的部门或组名，填写该组的排序号，选择该组的上一级群组，然后点击“保存”按钮即可成功添加。2.3.4 如何设立“公共联系人” 在导航栏点击“公共联系人”会出现一张公共联系人列表的画面（这张表的内容会出现在这个邮件域里所有账号的公共通讯录里），如（图3-22）：在这里可以执行“添加”、“删除”、“修改”等操作，此外还可以对该表执行导入，导出。（图3-22）2.3.5 如何修改联系人中邮件地址的信息 在上（图3-22）点击要修改的联系人所相应的“修改”按钮，会弹出该联系人的信息，如（图3-23）所示，在这里我们可以对该联系人的信息进行修改，修改完毕后点击图中的“修改”按钮即可修改成功。 （图3-23）2.4 如何设立邮件管理在导航栏点击“邮件监控”。会出现如下界面如（图3-24），这里我们可以设立对整个邮件域或单个邮件地址进行收邮件或是发邮件的监控。（图3-24）2.4.1 如何对整个邮件域的账号进行监控在邮件功能点击“添加被监控的域”按钮，会出现如下界面如（图3-25）（图3-25）在这里我们可以很直观的看到“被监控域”是“”，这代表要监控整个邮件域里的账号，在“监控账号”相应的下拉框中选择监控账号，选择勾选“发件监控”或“收件监控”，点击“保存”按钮即设立成功。2.4.2 如何对某个账号进行监控在（图3-25）点击“添加被监控账号”按钮，会出现如下界面如（图3-26）（图3-26） 点击要设立的被监控账号所相应的“添加监控”按钮，在这里我们可以很直观的看到“被监控账号”是“”，在“监控账号”相应的下拉框中选择由哪个账号来监控这个账号的收发邮件情况，然后选择勾选“发件监控”或“收件监控”，点击“保存”按钮即设立成功。2.4.3 如何设立反垃圾邮件垃圾邮件的设立包含两项：第一项是黑名单设立，可以通过将某些邮件地址或某些邮件域添加到黑名单的方式来使服务器拒绝接受其发送过来的邮件；当然垃圾邮件顾虑是一把双刃剑，垃圾邮件顾虑级别越高，那么正常的邮件被服务器误认为垃圾邮件给过滤掉的也许性也越大。那么这时我们可以通过另一项即白名单的设立即将某些邮件地址或某些邮件域添加到信任区，这样这些邮件地址或邮件域发送过来的邮件服务器不进行垃圾邮件过滤直接接受，这样就即能高效的过滤垃圾邮件又能防止对正常邮件的误判。2.4.4 如何设立黑名单在导航栏点击“反垃圾邮件”默认会出现黑名单设立画面如下（图3-27）所示。在图中的“邮箱地址或域名”相应的文本框里填写要拒绝接受的邮件地址或域名，填写备注后点击“添加到黑名单”即可成功设立。此外在这里我还可以看到之前设立的要过滤的邮件地址和域名并可以对其进行删除操作。（图3-27）2.4.5 如何设立白名单在（图3-27）中点击“白名单设立”，会出现白名单设立画面，如（图3-28）所示，设立方法跟黑名单设立相类似。（图3-28）2.5参数设立2.5.1如何修改欢迎信 在导航栏点击“修改界面”会出现修改界面的画面，如图（图3-29）所示。在图中填写要修改的主题和内容点击“保存”按钮即可成功修改。（图3-29）2.5.2 如何修改管理员密码在导航栏点击“修改密码”会出先密码修改界面如（图3-30）所示。在图中两个文本框中写入要修稿的密码点击“保存”按钮即可。（图3-30）注：密码区分大小写，6-16个字符。2.5.3查看系统信息在导航栏点击“系统信息”可以看到邮件系统所使用的配额，如CPU型号，cpu频率，内存，虚拟内存，邮件空间的容量，邮件已使用的空间，邮件使用率等等，如（图3-31）。 （图3-31）2.5.4优化数据库 在导航栏点击“优化数据库”将会出现数据库优化成功的画面，如（图3-32）所示： （图3-32）2.6 如何查看日记察看日记功能可认为管理员提供操作的历史信息，以便于管理员察看历史的操作，建立了哪些邮箱，什么时间建立的，邮箱的名称是什么及一些相关的信息，点击左侧导航菜单“查看日记”就会弹出相关信息画面，如（图3-33）。有了这些日记信息，给管理员的维护提供了方便，察看相关记录提供了历史依据。（图3-33）3、 如何使用邮件客户端系统3.1 邮件客户端系统所包含的功能摘要如下： 提供多语言支持、SSL加密传输方式的Web访问； OUTLOOK、FOXMAIL等客户端软件收发邮件； 收取、发送、抄送内部、外部邮件； 显示邮件状态、附件、主题、发件人（涉及姓名和邮箱地址）、日期、大小；显示邮件原文； 多附件邮件发送，收件地址可直接在发信页面或者地址簿页面，点选地址簿中的文献夹、群组发送或点击单个地址发送； 转发，并且可对原件的附件进行增长、删除操作； 回复信件、删除信件； 邮件通讯录管理：个人、地址信息一览、添加文献夹、组织地址、编辑、删除、复制、转移、发送信件等操作； 发邮件后，选择是否把已发送邮件存放在已发送邮件箱； 可撰写、预览、编辑、保存信件； 发信时可保存副本，可设立署名档； 显示邮箱状况列表； 按邮件接受日期查找邮件； 提供帮助信息； 支持在线修改密码； 设立用户使用Web方式访问的参数； 设立个人资料，其中的姓名设立与客户端设立别名同样，可在信件地址信息中标记出； 过滤器管理：新建、删除、更新过滤器。可多个过滤器联合作用，多种动作规则，动作涉及：自动删除垃圾邮件； 3.2 如何通过客户端登陆到邮件系统 3.2.1 如何以WEB方式登录在地址栏输入http:/域名/或http:/IP/webmail如河辰公司试用邮箱地址为：，将出现如下登录界面，如图（图3-34）：（图3-34）对的输入用户名和密码进入邮箱界面，如（图3-35），界面左侧列表为栏目导航区，右侧为内容显示区。（图3-35）栏目导航区屏幕左侧所显示的列表即为栏目导航区。所列的是您的收件箱、草稿，已发邮件箱、已删除邮件和垃圾邮件，我的文献夹的栏目，可通过直接点击栏目的方式来选择显示。内容编辑区屏幕右侧为内容编辑区，显示您在栏目导航区选择的栏目内容。您可在此区域进行编写、删除、发送邮件等具体操作。3.2.2 如何收邮件进入MAILGARD佑友 邮件系统web页面后，在栏目导航区点击“收邮件”按钮或点击“收件箱”，屏幕右方就会出现您电子邮箱中所有收到的邮件及其相关信息的列表，显示的信息涉及：状态、发件人、标题、日期和大小等，如图（图3-36）（图3-36）3.2.3 如何阅读邮件点击列表中的发件人邮件地址或标题，即可查看该邮件的具体内容，涉及：发件人、收件人、日期、主题、正文和附件列表。同时，还提供针对当前邮件的操作，如（图3-37）所示。（图3-37）返回：返回到（图3-37）的邮件列表。回复：自动进入邮件发送页面，并自动填写收件人、主题及部分正文。回复所有人：假如原邮件发送给多个用户，并且您希望给发件人和所有收件人回信，使用此功能。转发：把当前邮件转发给其别人，自动进入邮件发送页面。移动：将你收到的邮件移动到垃圾邮件箱或已删除邮箱。删除：删除此邮件。转换：是将因编码不同而导致的乱码的邮件正文转换成正常。更多：在这个选项中你可以选择查看该邮件的邮件头，邮件。和该邮件使用哪种编码格式。3.2.4 如何发邮件点击（图3-37）中栏目导航区的“写邮件”按钮，即可进入发送邮件页面，如（图3-38）。发邮件时，您必须填写“收件人”的邮件地址。此外，还需填写邮件主题、邮件正文等，假如有附件可加入附件，您还可以决定是否抄送或密送给其别人。点击“设立”则在收件人阅读信件时规定其回执给您以确认该邮件已经收到，但是此功能仅限于支持回执功能的邮件客户端；您还可以定义邮件发送的优先级，高优先级的邮件将被服务器优先发送。（图3-38）如何填写收件人地址您可以直接在“收件人”后面的文本框中输入电子邮箱地址，也可以点击右侧通讯录中的联系人自动添加。您可以填选多个收件人地址，用“,”分隔。“抄送”和“暗送”的填写方法同上。如何添加附件点击“浏览”按钮，在下拉窗口单击“浏览”，从打开的窗口中选择您需要发送的文献。选中文献后，点击打开，然后点击“增长”上传，即可将该文献加入“附件列表”中。假如附件列表中有您误选的附件，您可以选中它，点击“删除”按钮将其删除。考虑到网络的传输速度，我们把单个附件的大小限制在25MB以内。在做完了新邮件的编辑工作后，您可以选择：发送：把新邮件发送给收件人，系统将告诉您发送是否完毕。保存：您可以把新邮件暂时存放在草稿箱中，以后再编辑、发送。3.2.5 如何管理webmail邮箱MAILGARD佑友 邮件系统为您缺省设立的我的文献夹有收件箱、草稿箱、已发邮件箱，已删除邮件箱，垃圾箱和新建文献夹共六项栏目。点击在导航栏中的栏目，即可展开系统的所有缺省邮件夹；如（图3-39）。 （图3-39）邮箱管理页面涉及系统邮箱部分，涉及：收件箱、草稿箱、已发邮件箱，已删除邮件箱，垃圾箱和新建文献夹等的列表（涉及邮件总数、新邮件数和空间使用情况等）。下面，我们分别介绍每个部分功能： 收件箱该邮件夹存放您收到的邮件，系统会显示有几封邮件没有阅读，并显示邮件的各种属性，如发件人地址、主题、日期和邮件的大小。同时您可以把某封邮件“删除”、“移动”到其它的文献夹。 发件箱用来备份您已发出的邮件。假如您在发信时勾选了“发件箱”一栏（系统默认勾选），会在您发邮件时保存一份副本到您的发件箱中。 草稿箱用来存放您未写完的信件（在写邮件时用户可以保存邮件，将其放到草稿箱），以后有需要时可以从草稿箱中调出来继续编辑和发送。 垃圾箱存放用户已删除的信件。当您删除一封邮件的时候，该邮件会自动转移到垃圾箱中，等待用户的进一步解决。假如是误删除，用户还可以在此恢复和直接查看其内容。假如用户想删除该邮件，可点击删除。同时您也可以把信件“移动”到其它的文献夹。 我的文献夹除系统默认邮箱外，您还可以建立符合自身需求的文献夹，尚有助于大大提高您的工作效率。创建我的文献夹的方法有两种：(1) 在（图3-39）中直接在“我的文献夹”后的文本框中写入要定义的文献名点击创建即可。(2) 点击导航栏后面的“+”号，系统会弹出对话框，如（图3-40）：（图3-40） 在文本框中输入要定义文献夹名字，点击“拟定”即可。3.2.6 通讯录“通讯录”包含了私有联系人和所有联系人群组的列表，展开“通讯录”，可以看到两个子选项：所有联系人，私有联系人群组。如（图3-41）（图3-41）点击“新建“右方会出现联系人和联系人群组的信息，如下图（图3-42）所示：（图3-42）单击（图3-43）右边“新建联系人”按钮，即可添加新的联系人，在各栏中填入相应信息，再点击保存完毕添加过程（可以只填姓名和E-mail）。修改过程与添加过程类似，您还可以删除联系人，导出联系人列表到EXCEL或从外部导入联系人列表。 （图3-43）单击（图3-43）右边“新建联系人群组”按钮在这里我们添加、删除及修改组的信息。点击添加按钮即会弹出添加联系人群组的对话框，如（图3-44）所示。输入要创建的组名如：客户组、朋友组等、输入本组排序号、点击下拉框选择上一级群组，后点击保存即创建成功，创建完毕后我们添加通讯录的时候就可以将联系人分组，这样查找起来及其方便。3.2.7 如何管理设立自己的邮箱您可以通过栏目导航区“设立”对自己的邮箱进行个性化和使用规则的设立。在系统设立下面共有九个子选项，如图（图3-44），下面分别介绍各自选项的功能常规在导航栏点击“常规”会出现默认参数设立画面，如（图3-44）所示。您可以在这里设立您的姓名、系统缺省语言、缺省风格、每页显示邮件数量、显示或隐藏我的通讯录、填写收件人邮箱地址时是否自动补全、自动刷新信箱时间间隔、自动到保存草稿时间间隔和缺省邮件排序方式，修改后请点击“保存”按钮即可，若要还原初始设立，请点击“恢复默认”按钮。（图3-44）如何设立署名若要创建或修改在邮件中的个人署名，在导航栏点击“署名设立”，右侧出现个性署名编辑窗口，如图（图3-45），输入要显示的署名信息、个性图标（一般是公司的LOGO标）然后点击保存即可。（图3-45）如何修改密码也许您需要经常更换自己的密码，以保证您邮箱的安全。这时可以在导航栏点击“密码修改”进入密码修改换面，如图（图3-46）所示。先输入旧密码，再输入新密码，并对新密码进一步确认，即新密码确认。假如确认输入的新旧密码无误，点击“保存”按钮，即修改成功。 （图3-46）如何设立自动回复自动回复功能使邮件服务器在收到邮件后立即为发件人发出一份由您定制的回复邮件。在导航栏点击“自动回复”会显示目前已存在的自动回复策略。点击右下角的“修改”和“删除”按钮来修改或删除相应策略, 点击图中右上角“新建”来创建新的自动回复策略。如图（图3-47）,在新建窗口中，设立好合适的自动回复条件，填入自动回复的邮件内容，最后单击“添加”即可新建成功。 （图3-47）如何设立自动转发自动转发功能使您可以设立将信箱中收到的邮件转发到另一个信箱中。点击“自动转发”会显示目前已存在的自动转发策略，点击右下角的“修改”和“删除”按钮来修改或删除已经存在的转发策略。点击图中右上角“新建自动转发”按钮来创建新的自动转发策略，如（图3-48）所示。在新建窗口中，设立好合适的自动转发条件，填入接受转发的邮箱地址，若自动转发后不用在本地邮箱保存此邮件，请取消“保存备份”的勾选，最后点击“保存”即可。 （图3-48）自动转发条件有3种：1.自动转发所有邮件。2.基于邮件来源转发邮件3.基于邮件主题转发。你可以根据具体情况设立转发策略。小提醒：部分公司的销售、技术支持等部门对外有专用邮箱，比如sales、techsupport，通过此功能可以将发往专用邮箱的邮件自动转发到相应部门的各个员工接受，这样客户不用记忆具体员工的邮箱地址，而即使有员工离职也仅需管理员更改内部转发地址即可。此外，假如您需要经常向某个部门的多名员工发送同一邮件，也可以运用自动转发功能，这样您每次只需往此邮箱发送一封邮件，此功能会把邮件自动转发给多名员工，免去了您发邮件时大量添加收件人地址的工作量。当您需要收取互联网信箱邮件时，点击栏目导航区“pop收信设立”下的“收信”按钮即可，如（图3-49）所示。此外在这里我们还可以对设立的pop收信账号进行修改或是删除。（图3-49）如何设立邮件过滤器邮件过滤器可以让您制定合适的规则来设定拒绝收信的名单，或将信件转移到指定的文献夹中。黑名单功能用来设定拒绝接受的邮件，白名单功能用来设定可以直接接受的邮件域的邮件。在导航栏点击“过滤器”会显示目前已存在的邮件过滤规则，点击图中右上角“新建”来创建新的邮件过滤规则，如（图3-50）。在新建窗口中，填入过滤规则名称并设立好合适的过滤条件，选择是拒收还是转移，最后单击“添加”即可（图3-50）在上(图3-50)中点击“黑名单”会显示目前已存在的黑名单地址列表，如（图3-51），在黑名单文本框中输入要阻止的邮件地址或域名，点击添加即可阻止来自此邮件地址或邮件域发送过来的邮件 （图3-51）点击(图3-51)中“白名单”会显示目前已存在的白名单地址列表，如（图3-52）其界面与黑名单基本相同，在白名单文本框中输入可以接受的邮件地址或域名，点击添加即可保证此邮件地址或域名的邮件可接受而不被过滤掉。（图3-52）小提醒：任何具有垃圾邮件过滤功能的邮件服务器，不管其宣称功能如何强大，都不也许彻底杜绝垃圾邮件，有时候您需要定义自己的邮件过滤规则来填补邮件服务器过滤能力的局限性，从而达成进一步减少垃圾邮件数量的目的。此外，此功能并不只是针对垃圾邮件而设计。举个例子，您的公司与微软Microsoft公司保持紧密的商业联系，平时有大量的邮件互通，您可以定义过滤规则把来自微软公司的邮件自动转移到一个自定义文献夹，这将给您的阅读带来很大的方便。假如您的重要商业伙伴很多，您可以定义多条过滤规则将不同商业伙伴的邮件转移到各自特定的文献夹中。3.3 如何使用客户端软件收发3.3.1 如何使用OUTLOOK前面介绍如何使用MAILGARD佑友提供的Webmail客户端来收发您的邮件，这样的功能很适合您在外办公时对邮件进行管理。同时，您也可以通过如Outlook、Foxmail这样的邮件客户端软件来使用MAILGARD佑友为您建立的邮件系统。下面，我们以Outlook 2023为例，来介绍一下客户端的配置方法。 初次使用Outlook假如您以前用过Outlook 2023，则可跳过本节，假如您以前没有用过Microsoft Outlook 2023，双击“Outlook 2023”图标后，则会出现如下图（图3-53）所示的界面。（图3-53）点击“下一步”进入下图（图3-54） 的界面，从这里开始配置您的客户端。 （图3-54）我们建议您选择第一项“仅用于Internet(I)”，并点击“下一步”进入如（图3-55）的界面。（图3-55）此处填写您的姓名，重要是为了让收件人知道信件是谁发给他的，填写后，点击“下一步”进入如图（图3-56）界面。（图3-56）此处填写您的电子信箱地址，填写后，点击“下一步”进入如（图3-57）界面。PS（图3.3.2.1_5：Outlook 向导界面） （图2-84）（图3-57）填写后，点击“下一步”进入如（图3-58）的界面。（图3-58）这里填写您的账号名和相应的密码，其中的账号名就是您的邮件地址，例如您的邮箱地址为*，您填写的账号名就是“*”。此外，假如您想让Outlook2023 每次启动时自动登录网络而不需要重新输入密码，那就选择“记住密码”选项，此外，MAILGARD佑友不支持“使用安全密码验证登录”，即在红色方框中“使用安全密码验证登录”处可以不用打钩。点击下一步进入Internet连接方式选择，此处的Internet 连接方式，您可以根据您自己的实际情况选择，假如您使用拨号网络连接，请选择第一项；假如您的电脑已经连接到局域网，而该局域网已经同Internet 连接，那么请选择第二项；一般选择第三项“手动建立Internet 连接”。点击“下一步”后进入如（图3-59）的界面。（图3-59）邮箱账号的基本信息已经输入，点击“完毕”保存。 如何设立Outlook 设立邮件账号。点击工具账号，在Internet账户窗口，邮件选项下，点击添加，选择“邮件”项。如下图（图3-60）：(图3-60)进入Internet连接向导，先是“您的姓名”项（填入您想在发件人处显示的名字），如（图3-61）：（图3-61）接着进入“Internet电子邮件地址”项，一般情况下，我们选择“我想使用一个已有的电子邮件地址”，然后在电子邮件地址栏中填入已经申请过的有效电子邮件地址，如（图3-62）。（图3-62）下一步比较重要，需要填入电子邮件服务器名，这依据您申请的邮箱而有所不同。现在我们所用的邮箱，大多采用POP3与SMTP服务器（图3-63）。 （图3-63）键入你的账户名和密码，就OK了（图3-64）。（图3-64）邮件系统通过Outlook、Foxmail等邮件软件发信件需要认证，所以尚有一项设立。点击工具账号，在Internet账户窗口，邮件选项下，选中账户，点击属性弹出对话框，进行如下（图3-65）的设立：（图3-65）到此，邮件账户设立完毕。现在可以开始接受、发送邮件了！3.3.2 如何使用Foxmail前面介绍如何使用MAILGARD佑友提供的Webmail客户端及使用Windows自带的Outlook来收发您的邮件，下面我们再介绍一下如何使用Foxmail来收发邮件。在此我们默认您已经对的安装了Foxmail，以下我们以Foxmail 6.0为例说明。若是Foxmail尚未设立账号，则运营Foxmail时就会出现“Foxmail 用户向导”；同样，若您已经在Foxmail中设立了账号，也可以从菜单“邮箱”-“新建邮件用户”中打开“Foxmial用户向导”。如下图（图3-66）所示：（图3-66）在（图3-66）中点击“下一步”，进入如（图3-67）所示设立界面，在这个界面中只需填入“邮件地址，密码”即可，所填的用户名用来标记您即将设立的那个账号。（图3-67）填入好用户名（U）后，在（图3-67）中点击“下一步”，进入如（图3-68）所示的测试帐户设立界面。测试你所设立的邮件用户帐户是否对的。由于这一步的填写将直接关系到，您是否能接受及发送邮件。（图3-68）点击“测试帐户设立”，进入如（图3-69）所示的邮件服务器设立，这一步中Foxmail系统都已经设立好，当你的测试的帐户没有错误时。该邮件帐户已经可以使用。（图3-69）点击下一步，进入最后一步设立，保持默认即可，直接点击“完毕”，便完毕了我们在Foxmail中账号的设立（图3-70）。（图3-70）完毕这些设立后，会自动进入Foxmail程序主界面，在主界面左侧您可以看见刚才所设立的邮件账号。至此，您便可以使用该账号进行邮件的收发了。