家具有限公司生产性物料标准采购流程.doc

第十三章第十三章-MMMM13_13_生产性物料标准采购流程生产性物料标准采购流程 1.1.流程说明流程说明 此流程合用于所有标准生产性物料及辅料的采购作业。所有的标准生产性物料及辅料采购都必须遵循由系统进行自动转换，原则上不开放手工输入订单作业。（上述作业前提：所有各区域工厂及采购组织都必须保证所采购的物料的采购信息记录、货源清单及供应商主档已经完整对的地维护在系统中）。若需要手工输入订单（如供应商返利、罚扣；仓库不良品退厂维修、仓库呆滞品退厂等），必须有线外手工的单据做辅证，如：供应商返利订单必须具有供应商原则主管签核的对帐单；供应商罚扣必须具有供应商罚扣单；仓库不良品退厂维修必须有经仓库主管签核的维修清单；仓库呆滞品退厂必须有经仓库主管签核的领料单据。采购部各课指定专人每日在系统中检查采购申请单 4 次（8：30、10：30、13：30、15：30），并在线执行采购申请单自动指派（ME57）及系统自动转换采购订单（ME59）的动作。为保证当天所有采购申请单都能所有转换完毕，规定采购专人每日与生产计划人员拟定当天 PR 的首张号码及末张号码。采购订单执行线外签核，因此所有采购订单必须从系统中打印出来，依权责层呈签核。经 MRP 转换生成的订单，签至采购部主管；各区域之采购订单，则授权于区域采购主管签核。海外订单必须呈至物流处主管签核。在所有订单发注至供应商后，各采购员必须追踪所有订单的回复状况。所有厂商回复规定必须在 4 个工作小时内完毕。采购员确认厂商回复的交期是否符合订单需求，若有差异，则必须进行线外答交，即开立交货异常告知单（标注采购申请单号码及递延的交货时间）给计划人员，同时在系统中针对采购订单交期做修正。在完毕所有确认及答交动作后，采购人员必须全程进行订单交期管控作业（ME2L，以及 query“采购订单入库查询”，以保证物料准时入仓。2.2.流程图流程图 生产性物料标准采购流程生产性物料标准采购流程MM13MM13MM10生产性物料、辅料请购流程采购申请单采购申请单自动指派供应商TC:ME57自动产生采购订单TC:ME59打印采购订单TC:ME9F采购订单依权责进行采购订单审核是否通过修改采购订单TC：ME22N以FAX方式将采购订单发送至厂商No确认交期并予以回复A物流处物流处采购部采购部YesB厂商厂商C物料/物料描述数量，单价，交期1/21/2A MM13MM13采购部采购部生产性物料标准采购流程生产性物料标准采购流程是否修改采购订单交期B答交采购申请单交期是否符合要求会同产销、供应商重新确认交期C生产交货MM22国内采购订单收货流程YesNoNoYes需求部门需求部门厂商厂商修改采购订单TC：ME22NMM23国外采购订单收货流程确定交期是否符合要求2/22/2采购部采购部 3.3.系统操作系统操作 3.1.3.1.操作范例操作范例 例一：在 FP00（总部及华东区生产采购组织）及 FW00 工厂（嘉定仓）下，维护采购信息记录及货源清 单（注意：货源清单合用与针对物料只有唯一一家供应商，若一种物料如钢板，同时存在几个供 应商供货时，不启动货源清单这项系统功能）例二：在 FPOO（总部及华东区生产采购组织）下，由系统自动分派解决采购申请单 例三：在 FPOO（总部及华东区生产采购组织）下，由系统自动执行采购订单生成 例四：在 FPOO（总部及华东区生产采购组织）下，对已生成的采购订单进行交期更改 例五：在系统中执行采购订单追踪（清单显示）：交期（应入未入状况）、发票等状况 3.2.3.2.系统菜单及交易代码系统菜单及交易代码 后勤物料管理采购主数据信息记录创建 交易代码：ME11 后勤物料管理采购主数据信息记录更改 交易代码：ME12 后勤物料管理采购主数据信息记录显示 交易代码：ME13 后勤物料管理采购主数据货源清单后继功能生成 交易代码：ME05 后勤物料管理采购采购申请后继功能分派和解决 交易代码：ME57 后勤物料管理采购采购订单创建由采购请求自动产生 交易代码：ME59 后勤物料管理采购采购订单更改 交易代码：ME22N 后勤物料管理采购采购订单清单显示按供应商 交易代码：ME2L 3.3.3.3.系统屏幕及栏位解释系统屏幕及栏位解释 例一：在 FP00（总部及华东区生产采购组织）及 FW00 工厂（嘉定仓）下，创建、修改、显示采购信息记录（ME11，ME12，ME13）栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 供应商 必输项，输入提供物料的供应商 10000071 物料 必输项 101118 采购组织 必输项 FP00（总部及华东区采购组织）工厂 必输项 FW00 嘉定仓 信息类别 必输项，拟定对供应商的采购类型 注意：“管道线”不合用于我方目前生产性采购作业 标准 按或键进入下一个画面。栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 供应商数据 可选项，假如在系统中完毕供应商主档相关资料之维护，则将在此屏中可以由系统自动带出 原产地数据 非必输项 订单单位（采购）必输项，指实际下达采购订单时所用的物料单位 若订单单位与物料主数据单位不相符时，必须维护相应换算公式“可变订单单位”激活后，可以允许实际下单时的单位与采购信息记录不相符。若要设定订单单位与采购单价的单位不相同，则点击“条件”进入计划价格有效时间内，修改价格生成时间后，输入相应采购单价的单位，存盘后回到第一屏，再次进入，在“一般数据”中执行数量转换 按或键进入下一个画面。栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 计划交货时间 必输项，输入与供应商确认的采购导期 10 天 采购组 必输项，输入与此供应商维持业务往来的采购员代码 106 净价 必输项，输入供应商对此物料的报价（未税价）454RMB 国际贸易条件 可选项，若供应商为海外厂商，则在此栏位中输入国际贸易条件 按或键进入下一个画面。栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 参考 非必输项，若该供应商有报价单，则将报价单号码输入此栏位，并填注报价生效日期 报价单：生效日期：2023/04/01 按或键进入下一个画面。拟定是否有文本需求，确认存盘，结束任务,系统提醒采购信息记录已经建立完毕，如下屏：输入 ME12，执行采购信息记录修改：栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 供应商、物料、采购组织、工厂 若无法确认采购信息记录号码状况下，此部分栏位为必输项，不能缺其一 供应商：10000071 物料：101118 采购组织：FP00 工厂：FWOO 采购信息记录 在无法确认供应商、物料、采购组、工厂的资料状况下，采购信息记录的号码为必输项 按或键进入下一个画面。根据实际需求，执行栏位项目更改。确认后存盘，系统自动提醒采购信息记录已更改，如下屏：在系统中显示采购信息记录（ME13）栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 供应商、物料 若无法拟定采购信息记录号码时，为必输项 供应商：10000071 物料：101118 采购信息记录 若无法拟定供应商及物料时，为必输项 按或键进入下一个画面。因上述两屏仅提供显示功能，不能对任何栏位进行修改。查询完毕后，按换档+F3 退出此屏，结束任务。例二：在 FPOO（总部及华东区生产采购组织）下，由系统自动分派解决采购申请单（ME57）按上图红圈标记或 F8，进入下一画面。点选取需求系统分派的采购申请单，并按上图之“自动分派”键，进入下一画面 要使所有采购申请单（PR）可以顺利在系统内执行“自动分派”的前提条件是必须在系统内完全维护供应商资料、采购信息记录，否则只能执行手工维护。在执行系统自动分派后，屏幕上会自动显示所维护的采购信息记录，如上图。存盘后，退出此画面，结束任务。例三：在 FPOO（总部及华东区生产采购组织）下，由系统自动执行采购订单生成（ME59）栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 采购组织 为必输项，以利在系统中自动抓取特定采购区域下的采购申请 FP00：总部及华东区采购组织 工厂 为必输项，以利在系统中自动抓取特定工厂下的采购申请 FW00：嘉定仓 采购组 为可选项，输入此栏位后可缩小系统资料抓取范围，局限在某特定采购员上。新采购订单 为可选项，系统提供搜索范围条件。一般会默认在每个公司代码下，即将搜索范围放到最大限。可以依据采购单位实际需求，转换订单格式。例如：1、依据“每申请”生成一张 PO 2、依据“每发货日期”进行同一供应商、同一交货日期的物料合并在同一订单上等。每个公司代码 其它参数 为可选项，依据实际需求点选相关项目作业。建议只点选测试 运营栏。按或键进入下一个画面。上图中红圈所标示的采购订单即为例二中采购申请单经系统自动生成。若系统提列“由于项目错误采购订单没有生成“则表达有例外信息，可以双击此条目，进入系统进一步 查询问题。按换档+F3 退出此屏，完毕任务。例四：在 FPOO（总部及华东区生产采购组织）下，对已生成的采购订单进行交期更改（ME22）栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 采购订单 为必输项，输入需求修改的采购订单 按或键进入下一个画面。栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 PO 数量 为可修改项 注意：假如由 MRP 运营所产生的采购订单数量不得随意更改，除非紧急或异动订单。交货日期 为可修改项，依据与供应商最终确认的交货日期，执行修改 2023/04/20 修改为2023/04/25 净价 系统自动带出不得修改，除非为单价 0.01 之订制品；前提是在系统中必须维护采购信息记录的价格条件 确认修改项目后按键，完毕任务，系统提醒采购订单已更改，如下屏：例五：在系统中执行采购订单追踪（清单显示）：交期（应入未入状况）、发票等状况(ME2L)系统提供采购凭证的多种查询方式，采购人员可以依据实际业务需求进行栏位填写，以选取查询范围 栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 供应商 可选项，可以查询指定供应商的采购凭证状况 10000075 采购组织 可选项，可以将查询范围指定在某特定采购组织下 FPOO：总部及华东区采购 凭证类型 可选项，依据实际业务需求查询相应的采购凭证，可以籍由系统辅助资料进行查询 WE103：未清收货 采购组 可选项，可以将查询范围指定在某特定采购组下 106 工厂 可选项，可以将查询范围指定在某特定工厂下 FW00:嘉定仓 交货日期 可选项，依据实际业务需求，提列相关查询有效期限 2023/04/20-2023/04/25 按或键进入下一个画面。在此屏上可以看出还需要收货的数量、还需要开发票的数量 若想具体查询收货或发票作业状况，则将光标点到物料号或短文本上，并点取“采购订单历史“便可以查看相关资料 按换档+F3，退出此屏，结束任务。