金蝶K3采购管理维护手册.doc

浙江名芯半导体科技有限公司K3系统采购管理系统最终用户培训手册 一.目的将名芯公司的采购业务灵活的应用到K3系统当中。通过MRP运算产生的采购申请单产生订单及外购入库录入情况,来跟踪采购订单执行情况 二.适用范围可以应用供应商供货信息、采购订单、外购入库、购货发票、采购费用发票三.流程及说明四.操作说明1采购价格管理维护（暂不采用）作用：采购价格管理意思为某供应商供应某种材料的价格，可以反映到采购订单，也可提供对比信息，如某物料的所有供应商供货的价格比、供应商历史价格比较等信息。录入部门:采购部,审核部门:财务部供应商供货信息维护的路径：K3主控台供应链采购管理供应商管理采购价格管理 K3主控台系统设置基础资料采购管理采购价格管理a.可以按物料、供应商两种方法来维护采购价格管理维护方式：单条维护（直接点击新增），批量维护（只有在点击在类别上才可以进行批量维护）b.供应商代码及名称、物料代码、名称、规格：表示该供应商可以供应该物料； 单位：表示供货采用的计量单位； 订货量从、订货量到：不同的供货量可能价格不同，默认为0.00代表所有范围； 单价类型：默认，采购单价（对应采购订单），委外加工价（对应委外加工任务单） 报价：供应商供应此物料的价格； 币别：供应商供应此物料所采用的计价币别，默认为记账本位币； 拆扣率；供应货供应此物料采用的折扣，反应到采购订单上的斩扣率； 订货提前期：从订货到入库所需的时间； 生效日期、失效日期：即该采购价格信息的有效日期段； 采购价格信息只有审核后方有效，修改已审核的信息需先进行反审核；2.采购申请单维护（暂不采用）A 采购申请单主要处理名芯公司外购材料的采购申请业务。A1 手工录入路径：K3主控台供应链采购管理采购申请采购申请单-新增 采购申请单序时簿中也可以点击新增主要内容有:使用部门,申请人,生产通知单,型号,订单数量,采购申请单号,申请采购日期,申请采购的所有物料,物料名称,规格型号,单位,数量,供应商A2 检查MRP产生的采购申请单是否正确：检查内容有:供应商与物料是否一致,物料是否齐全,数量是否正确.不正确需反馈给生产供应部进行相关维护后再关联生成.路径：K3主控台供应链采购管理采购申请采购申请单-维护首选查找到运算出来的采购申请单,设置合适的过滤条件可以更快更准确地得到想到的结果A3 如确认无误后,可下推生成采购订单,按SHIFT或CTRL键选择好一个供应商的采购申请单后,点击系统菜单栏上的-生成采购订单再点击生成,则转入采购订单录入界面,会把采购申请单上的所有信息及供应商供货价格信息全部显示在采购订单上,3采购订单录入（估价时可自动取订单价格）作用：记录采购部供应商下单的信息，做为采购部的主要业务之一，在K3中录入采购订单，可以统计采购的汇总情况及明细情况，并根据仓库的反馈信息，提供采购执行情况汇总及明细。采购订单录入路径:K3主控台供应链采购管理订单处理采购订单录入以下对采购订单录入方式进行说明（非重要项略过）:编号:系统自动产生,也可通过系统设置为手工录入;源单类型、选单号：表示该订单相对应的上级业务单据（采购申请单），先选源单类型再填选单号，可按F7在单据序时簿中查找，SHIFT连选，CTRL跳选供应商：必输项,表明此单所下达的供货商，可直接输入单位代码,或按F7进行搜索选择;采购方式：必输项,表示业务支付方式，可选赊购（非现金购买会形成应付款）、现购（现金购买）;日期：表示订单的签订日期，系统缺省提供当天日期,可进行修改，币别:表示该笔业务结算的币种,默认人民币，可通过F7进行选择;摘要：可录入一些单据上无法填写的文本内容；主管:该业务部门的主管,可按F7进行搜索选择;部门:采购订单的部门,可按F7进行选择,如供应商资料中已维护主管部门系统在选择供应商时自动带出;业务员: 该采购订单的业务人员,可按F7进行选择,如供应商资料中已维护业务员系统在选择供应商时自动带出;物料代码:采购订单物料的编码,根据销售订单中选择自动带出。也可按F7进行搜索选择;产品名称及规格型号:根据录入的产品代码自动带出,不允许修改;单位:根据录入的物料设置自动带出该物料的计量单位, 可选择该计量单位组中的其他计量单位;数量:采购订单上所签订的数量;单价、含税单价:根据供应商供货信息得来或手工录入，不能为空，并根据税率自动换算税率:开增值税票时所采用的税率(默认为17%)交货日期:是向供应商应该交货的日期,默认为制单日期,可修改:金额,折扣额.折后金额:都是通过公式自己计算得出,金额=数量*单价;折扣额=金额*折扣率,折后金额=金额-折扣额;订单编号/产品名称:根据原单”采购申请单”自动带出,无需修改,4.采购订单序时簿维护 在采购订单序时簿里可以对已存在的采购订单进行维护(修改,删除,变更,关闭),需要注意订单的相关状态路径:K3主控台供应键采购管理订单处理采购订单-维护 根据这个过滤条件的设置出来的采购订单序时簿如图订单维护:修改:只能修改未审核,未作废状态的采购订单删除:只能删除未审核,未作废状态的采购订单审核:只能审核未审核及未作废状态的订单,反审核:只能所审核已审核但无下级关联单据的采购订单关闭:如所有物料已完全关联入库,则订单自动关闭,如该单不再进行入库手续可以进行手工关闭,只能关闭已审核单据,反关闭:只能对手工进行关闭的订单进行反关闭.如是自动关闭只需删除下级关联单据.行业务关闭:处理订单具体哪一个物料的关闭业务变更:对于已审核,且有下级关联单据但未关闭的订单需要修改,可以使用订单变更.通过查询采购订单可以查出所有订单中的订单数、已执行数和未执行数（数量金额式）。补充设置5外购入库单录入作用：根据采购订单的到货情况，按单录入外购入库单系统可以及时反馈到采购订单中，可做为供应商对账及开票的依据，也可做为财务人员入库的原始凭证。外购入库单录入路径:K3主控台供应链仓存管理验收入库外购入库-新增K3主控台供应链采购管理入库外购入库-新增以下对蓝字外购入库单录入方式进行说明（非重要项略过）:编号:系统自动产生,也可通过系统设置为手工录入;供应商：必输项,表明供应商名称，可直接输入单位代码,可按F7进行搜索选择;源单类型、选单号：类型为上级业务单据（采购订单），选单号中可以按F7进行搜索选择，只过滤出此供应商还未关闭的订单，通过SHIFT连选或CTRL跳选来控制入库物料的行数； 过滤条件设置参照”公共操作手册”日期：业务实际发生日期，用来区别该单所在期间。系统缺省提供当天日期,收料仓库：表示该笔外购入库业务发生的仓库，可修改；保管：必输项，表示该仓库实物的保管人员，如仓库信息中已维护，自动带去，可修改；验收：必输项，该笔业务员检验确认人员，可修改；物料编码:表示该笔入库业务的物料的编码，通过选择采购订单自动带出，不允许录入无采购订单物料；物料名称及规格型号:根据录入的产品代码自动带出,不允许修改;单位:根据录入的物料设置自动带物该物料的计量单位,可选择该计量单位组中的其他计量单位;应收数量：等于采购订单中未入库部分的数量；实收数量:该笔外购入库业务实际合格入库物料的数量；6购货发票录入作用：根据供应商开票的情况，按要求录入购货发票系统可以及时反馈到采购订单及外购入库单并提供相关的报表，可做为供应商领款的依据，也可做为财务人员入库的原始凭证。购货发票录入路径:K3主控台供应链采购管理结算采购发票录入可以根据采购汇总表的信息及供应商供货信息直接录入,采购汇总表分为两种:一种是通用采购件或委外件:可以在采购管理系统中的报表分析中按日期得来,二种是根据关账单的情况而来,从采购管理系统中的查询分析中的外购关账单明细表和外购关账单汇总表按关账日期与供应商过滤而来以下对蓝字购货发票录入方式进行说明（非重要项略过）:有专用及普通发票两种;类型：在单据右上方处可以选择发票的类型，专用（含税）、普通（含税）；供货单位: 是指该笔业务的购货方单位名称,可手工录入,也可按F7进行搜索选择:发票号码:表示该发票的号码,可进行手工修改使其号码与实际一致;业务类型：可按F7进行选择（外购入库、委外加工入库），默认外购入库；源单类型、选单号: 类型为上级业务单据（外购入库单），选单号中可以按F7进行搜索选择，只过滤出此供应商还未开发票的外购入库单；如按采购汇总表来录入则无此项信息采购方式:可按F7进行选择（赊购、现购（不传递到应付款系统）；全部采用赊购日期:表示该发票录入日期，用来区分发票的财务做账期间;部门,业务员:操作同采购订单;物料代码,物料名称,规格型号,单位,数理,单价:都是从外购入库单上关联得来,进行修改即可；红字购货发票录入方式与蓝字购货发票的不同之处就是红字发票是源单类型及选单号为所退的蓝字购货发票在录入发票前一定得注意发票与入库单的对应关系，需做到一一对应，不可出现一张入库单上部分物料或部分数量开具发票，出现此情况需对外购入库单进行拆单处理；别本月入库又本月退库的业务需进行对等核销。本月入库，下月退库的是否可以对等核销用估价负数。拆单：把一张入库单拆分成多张入库单，使之符合财务发票勾稽的要求。对等核销：蓝、红双单需供应商一致、物料一致、数量一致；7.发票勾稽作用:让发票与入库单进行一一对应，即向系统发出此入库单已开票的信息，并为下一步的材料核算做准备，未开票的外购入库在系统中认为是暂估入库。发票勾稽路径:K3主控台供应链采购管理结算采购发票序时簿编辑勾稽如系统设置中选择:与入库单相关联的采购发票勾稽时自动勾稽,则自动勾稽,否则进入手工勾稽界面勾稽的要求:采购发票与外购入库单的供应商相同,物料代码相同,合计数量相同,发票日期为本期,外购入库单日期为本期或以前,勾稽的方式有:一张发票对应多张入库单,多张发票对应一张入库单,多张发票对应多张入库单a、设置格式 如第一次进入此界面，需对发票、入库单、费用发票界面进行设置；即要选择显示如此项目，哪些项目不显示；b、选择对应的单据，发票、入库单、费用发票；c、勾稽：可进行一对多,多对一,多对多的勾稽方式.为了保证勾稽成功,请先确保购货发票跟入库单据的物料及数量是完全对应的;如不对应进行入库单的折单工作. 合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责衢州蓝海软件科技有限公司- 11 -电话：[phone]