采购流程管理样本.doc

采购流程管理文献编号： NW607103 生效日期： 2023.3.20受控编号：密级：秘密版次：Ver1.0修改状态：总页数14正文6附录8编制：李晓锐审核：韩冬梅批准：孟莉沈阳东大阿尔派软件股份有限公司（版权所有，翻版必究）文献修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期目录1. 目的2. 合用范围3. 术语和缩略语4. 规定内容4.1 供方的评估4.2 采购活动的触发4.3 采购实行4.4 采购验收5. 引用文献5.1 NW607101合格供方评估办法5.2 NW607104采购验收规定5.3 NW607105库房管理规定6. 质量记录6.1 NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表”6.2 NR607103B“设备采购告知单”6.3 NR607103C“协议执行本地采购申请单”6.4 NR607103D“送货验收单”6.5 NR607103E“设备直发（自采）验收单”6.6 NR607103F“产品返修单”附录 ：购货协议1. 目的规范采购流程，明确采购责任，对采购过程进行控制，保证本公司所采购的产品/服务满足规定的规定。2. 合用范围2.1 合用于本公司各部门在软件产品和软件项目开发过程中所需要的，且影响软件开发质量的产品/服务（以下简称内部自用品）的采购。2.2 合用于根据软件及系统集成协议为客户采购的产品/服务。3. 术语和缩略语3.1 直发：为缩短交货期和节省运费，采购部门按照协议执行员申请将设备直接从供应商处发给用户或分支机构。3.2 自采：为缩短交货周期，本地采购价格合理，并能得到更好的服务，驻外分支机构在本地进行的采购行为。3.3 购货协议：采购部门就采购内容与供方达成的协议。协议文本涉及购货协议、采购订单、及对方提供经我方认可的协议。4 规定内容4.1 供方的评估4.1.1 批准采购的产品/服务应从合格供方采购。采购部门负责按照NW607101合格供方评估办法对供方进行评估，只有通过评估合格的供方才干成为我们的合格供方。4.1.2 常用产品采购部门应按照比质比价原则，评估两家以上合格供方。4.1.3 为合格供方建立档案。进行动态管理，监督检查，对不合格供方及时通报。4.1.4 将评估结果及时反馈给供方，以便更好地培养和拟定供方，与其建立良好、稳固的关系。4.2 采购活动的触发4.2.1 总部采购：1） 内部自用品的采购：采购员根据设备管理部门提交的并经主管负责人审主管副总经理批准的“东大阿尔派自用设备申请表”，进行内部自用设备的采购；2） 协议采购：根据公司与用户签定的协议中有关采购产品/服务的规定，由协议执行员负责填写“设备采购告知单”，经其部门负责人批准，直接向采购员申请采购。4.2.2 自采： 对于自用及协议中的设备，驻外分支机构可以根据需要向协议执行员提交“协议执行本地采购申请单”，由其组织相关部门进行评审，并将评审结果反馈给采购部门及申请部门。采购员接到协议执行员反馈的批准自采的“协议执行本地采购申请单”后方可执行。4.3 采购实行4.3.1 采购员根据已批准的“东大阿尔派自用设备申请表”或“设备采购告知单”进行采购。4.3.2实行采购时，采购部门应与合格供方签订书面购货协议。购货协议须经采购部门负责人审查后，由法定代表人或其授权代理人签字生效。协议金额在10万元以上，由公司总经理或授权主管副总经理签字；协议金额在10万元以下，由采购部门负责人签字；不允许未经授权及超越权限在协议上签字。4.3.3 采购员依据购货协议跟踪采购活动。采购的执行情况与购货协议规定不一致时，采购员应及时与供方协调解决，并反馈给协议执行员以采用适当的措施。4.3.4 采购部门接到设备直发申请后安排发货，并将“设备直发（自采）验收单”传真给用户及分支机构，然后凭“设备直发（自采）验收单”及NR607105C“商品出库单”办理入库手续。4.3.5 采购部门收到协议执行员已经评审并批准的自采申请后，区分不同情况付款。1）金额2023元以下，由办事处从备用金中支付，待发票返回后，报销付款。2）金额2023元至50000元之间，区分情况付款给办事处或供应商。3）金额50000元以上，由采购部门直接与供应商签订协议，并直接付款给供应商。4.4 采购验收4.4.1 采购产品到货，可先将其放入库房收货区待检，采购员填写“送货验收单”告知检查员对所购产品进行验收。4.4.2 检查员按照NW607104采购验收规定负责采购产品的到货验收，并将验收结论填写在“送货验收单”上。由库房管理员负责保存和管理“送货验收单”。4.4.3 验收通过后，采购员办理产品入库手续。4.4.4 验收不合格的采购产品，检查员应将该产品存放在库房的不合格区，并及时将该产品的“送货验收单”交采购员备份。采购员负责按购货协议中的约定解决。4.4.5 产品返修需经检查员/采购员故障确认，由采购员负责按购货协议中的约定解决，同时保证产品的及时返回并加以记录。4.4.6 直发（自采）设备验收由驻外分支机构负责，验收通过后，将“设备直发（自采）验收单”提交采购员，由采购员转交检查员签署解决意见。5. 引用文献5.1 NW607101合格供方评估办法5.2 NW607104采购验收规定5.3 NW607105库房管理规定6. 质量记录6.1NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表”6.2NR607103B“设备采购告知单”6.3NR607103C“协议执行本地采购申请单”6.4 NR607103D“送货验收单”6.5 NR607103E“设备直发（自采）验收单”6.6 NR607103F“产品返修单”附录 “：购货协议”东大阿尔派自用设备申请表记录编号：NR607103A-申请部门:采购期限：联系电话：申请采购清单设备名称配置及性能描述申请数量备注用途说明 申请人签字/日期：部门负责人意见部长签字/日期：主管领导意见主管领导签字/日期：采购仓储部执行情况经办人签字/日期：1. 本页局限性记述设备配置及性能规定期，可以有附页，格式自定。总页数涉及本页与所有附页。 第 页/共 页设 备 采 购 通 知 单记录编号：NR607103B- 告知时间： 年 月 日销售协议编号：协议名称：项目名称：签定部门：签定人：联系方式：项目负责人：:项目所属行业：:采购部协议管理员：:接到日期：:协议采购清单序号采购产品/服务名称/型号(A)数量(B)采购期限(C)出厂价(D)交货日期(E)交货地点(F)采购人（G）购货协议号(H)执行情况说明:营销网络管理协议执行部： 采购仓储部：1. 清单左侧A、B、C项由销售协议管理执行员填写，右侧D、E、F、G、H项由采购人员填写。如客户有特殊需求，销售协议执行员须在“说明”中注明。 第 页/共 页协议执行设备本地采购申请单记录编号：NR607103C- 告知时间： 年 月 日销售协议编号：协议名称：项目名称：签订部门：签订人：办事处负责人:设 备 采 购 清 单序号采购产品名称/型号数量采购期限自采单价供应商名称合计发票类型： 一般发票 增值税发票营销网络管理协议执行部意见： 签字/日期：采购部意见：自采因素： 采购部意见： 签字/日期：主管领导意见： 签字/日期：说明：特殊协议需本地自采，先填写此表传给销售协议执行员，领导批准后方可执行。送 货 验 收 单 记录编号：NR607103D-日期： 年 月 日 厂商名称：商品编码货品名称数量描述单价采购告知单编号备注 验收标准：采购验收规定条款环境确认： 硬件 正常 不正常 软件 正常 不正常 方法和结论： 解决意见：采购员: 库房管理员: 检查员: 第 页/共 页 设备直发（自采）验收单记录编号：NR607103E- 检查日期：购货协议编号： 告知日期： 供应商名称：电话：联系人： 到货地点：预计到货日期：商品编码（A）货品名称（B）预计数量(C)实到数量(D)箱号(E)单位(F)单价(G)采购告知单编号(H)备注 验收标准：采购验收规定条款环境确认：硬件 正常 不正常 软件 正常 不正常 验收方法和结论：1.外包装及设备外观是否完好 是 ( ) 否 ( ) 2.随机资料是否齐全 是 ( ) 否 ( ) 3.型号配置是否对的 是 ( ) 否 ( ) 4.自检通过 加电 ( ) 不加电 ( ) 通过 ( ) 未通过 ( )验收机构印鉴或负责人签字： 验收机构检查人： 解决意见： 库房管理员： 采购员：1. 该告知单A、H项，由采购仓储部填写。B、C、E、F、G项，直发时由采购仓储部填写，自采时由申请部门采购人员填写，D项由收货人填写。2. 该告知单必须在设备到后第三天返回采购仓储部。产品返修单 记录编号：NR607103F- 日期： 年 月 日公 司 产品名称及配置产 品编 号故障现象：返 修期 限 年 月 日 至 年 月 日 返 修经手人返 回日 期 年 月 日 至 年 月 日 返 还经手人返修验收情况： 验收人：1. 采购仓储部存档产品返修单 记录编号； 日期： 年 月 日公司 产品使用部门产品负责人产品名称及配置产品编号返修期限 年 月 日 至 年 月 日 返修经手人1. 产品使用/管理部门存档。购 货 合 同 签约地点： 签约时间： 购货协议号：甲方（买方）：沈阳东大阿尔派软件股份有限公司 乙方（卖方）：地址：沈阳市和平区三好街84号（110003） 地址：电话： 电话：传真： 传真：甲乙双方本着共同合作，互利互惠的原则，通过充足协商，关于甲方购买乙方设备达成如下协议：一、产品名称、型号、数量、单价、总价：序号产品名称描述数量单价合计总价（大写）： 二、交货时间及地点：三、包装标准及品质保证：规定原厂包装，货品外包装整洁，完整并适合长途运送。乙方必须保证协议中的产品为 公司生产的全新的合格产品。如甲方发现收到的货品与协议规定不符，乙方应当接受甲方的退货，并补偿甲方由此导致的一切经济损失。四、付款方式： 五、保修方式：六、违约责任 乙方在本协议规定的交货时间内未将货品交与甲方指定地点，每逾一天交货，按总金额的1付甲方违约金。甲方货到经检查无误后，未能在本协议付款期限内将货款付于乙方指定帐号内，则从应付之日起缴纳滞纳金，每逾期一天按应付金额的1计算。 双方累计罚款最高不超过10%。（人力不可抗拒因素除外）七、争议条款 双方如发生争议，应协商解决；如协商不成，任何一方可向沈阳市仲裁委员会申请仲裁。八、协议变更协议未尽事宜，经双方协商一致后，可另行补充规定，与本协议具有同等法律效力。九、本协议一式两份，双方各执一份，盖章签字后生效，有效期为 年。 （传真件与原件具有同样法律效力）甲方： 乙方：沈阳东大阿尔派软件股份有限公司 签字代表： 签字代表： 盖章： 盖章：签约时间： 签约时间