多部门间协调制度.doc

多部门间协调制度

一．建立部门协调制度的必要性
为了应对日益复杂的运营管理实际，企事业单位必然要进行专业化分工，设置不同的部门，而企事业单位各部门职能交叉现象在所难免，因此就需要建立完善、顺畅的部门协调机制，使企事业单位各部门更好地分工协作。可以说，只要有企事业单位职能分工，就必定需要职责协调。“分工”与“协调”就是一对孪生姊妹。分工是为了职能专业化、责任明晰化，协调则为了整合这种分工优势，达成共同的业务目标。因此，部门职责分工协调机制是企事业单位为了有效地实现发展目标、利用各种科学有效的方法和手段，沟通、调整和协同内部工作关系的一种具体工作行为，也是企事业单位工作中的一项制度。
二．部门协调制度适用的范围
部门职责分工协调的范围是企事业单位各部门在工作中的关系，具体包括：
1、 两个或者两个以上部门在日常工作中需要相互协助的；
2、 两个或者两个以上部门对同一事项存在职责前后衔接的；
3、 两个或者两个以上部门对同一事项需要进行职责范围界定的；
4、 两个或者两个以上部门对同一事项在工作环节、评价标准、管理对象等方面存在不统一的；
5、 部门职责规定没有明确界定两个或者两个以上部门职责内涵的；
6、 其它需要进行协调的事项。
三．部门协调制度的功能
企事业单位职责分工协调贯穿于业务活动的全过程，对业务组织的高效运作具有不可缺少的作用。协调的功能主要体现在三个方而：发展整体业务，实现资源整合，提高业务绩效。主要表现是:
1、 实现资源整合。虽然业务资源由不同部门掌握，但不同部门之间应该相互协同配合，共同对单位、对客户负责。这种“资源整合”包括业务一体化和制度的制定、整合，也含有对各业务部门进行责、权、利的合理分配。
2、 消除部门冲突。企事业单位各部门及其工作人员之间的矛盾冲突是不可避免的，必须通过部门间的协调来调和。因为，协调的过程就是互通信息、达成共识、协力合作、共克难关的“民主”过程。通过这种协调能够部分消解或彻底消除部门间的分歧，达到一致。
3、 提高业务效率。“业务效率”指，一方面要促进业务决策的执行，另一方面要提高业务绩效。多部门共同参与的事项，只要协调一致，必将形成体制合力，提高整体业务的效率。
4、 降低业务成本。协调的重要目标是理顺同一项业务所涉及的各个部门之间的责、权、利关系。加强协调以后，凡各部门涉及共同事项的业务资源得以统一调度配置。这样，可以减少部门之间的冲突，理顺各部门在同一项事务上的权利和义务关系，避免业务资源的分散，进而降低业务成本。
四．中心部门设置和绩效考核的现状
随着中心新的职能的确定和新的业务的的发展，中心各部门的设置做了调整，各部门的职责分工也相应重新明确。但是，正是这种部门职责、部门指标、部门考核、部门利益之间存在着差异，容易造成中心各部门的协调不够畅通，从而影响中心的整体业务发展。
在新的历史条件下，建立、改进与完善部门职责分工协调机制，可以更好地解决中心各部门间业务协助的问题，防止由于职责交叉或前后衔接不畅等原因引发的相互推诿、不作为等现象的产生，从而进一步提高工作效率，促进中心各项业务工作的健康发展。为此，必须要求中心的各个部门工要树立全局观念，要倡导整体业务的理念，努力做到以下几点：
1、 快速提升跨部门沟通的能力，打破部门墙，克服部门间的沟通障碍，突破沟通瓶颈，提升中心运作效率，增进中心的凝聚力；
2、 深入理解不同部门的紧密配合在社会竞争中的重要性，学会与不同部门成员是发展合作关系而不是竞争关系；
3、 分析挖掘跨部门沟通的主要障碍、困难、冲突起源及问题的根源；
4、 学习有效处理部门间冲突的技巧，透过理解与服务达到双赢，从而全面提升中心工作绩效。
5、 改变观念和态度，把同级部门当客户对待，积极配合，分工合作，形成良好的文化氛围。

五．部门协调机制的原则：

信任合作
热情高效
目标一致
共同发展

六．协调机制的措施细则：

1. 成立协调小组由各部门经理亲自挂帅。
2. 遇到需求或问题，及时召开协调会，相关项目人员一起参加。
3. 制定【部门协调单（需求方）】，阐述具体修改要求、记录最终完成请况。
4. 制定【部门协调单（实施方）】，阐述解决方案、时间计划，记录工作进程。
5. 遇到协调单上不能表述的内容，可以以附件的形式加在部门协调单后面
6. 按照协调流程执行协调内容
7. 及时通报工作进程，按时间节点明确分工职责
8. 遇不能解决的重大问题报上级分管领导再次协调

七．协调单格式

部门协调单（需求方）

编号： 提交日期：
项目名称：

需求部门：

工作要求
截止时间：

实施部门：

项目内容：

需求方项目负责人： 实施方项目负责人：

需求方
部门经理：

实施方
部门经理：

验收报告：

需求方项目负责人签字：

完成时间：

实施方项目负责人：

需求方
部门经理：

实施方
部门经理：

部门协调单（实施方）
编号： 接受日期：
实施
方案

项目名称

建设
内容

系统
要求

时间进度

开发计划

工作进程
项目
内容

时间
节点

提交人

备注

接收人

项目
内容

时间
节点

提交人

备注

接收人

项目
内容

时间
节点

提交人

备注

接收人

项目
内容

时间
节点

提交人

备注

接收人

项目
内容

时间
节点

提交人

备注

接收人

八．协调机制的流程：

需求方接受【协调单（实施方）】
需求方无异议
实施方制定修改【协调单（实施方）】解决方案
需求方提出【协调单（需求方）】具体修改要求
实施方接受【协调单（需求方）】
实施方无异议
NO
YES

NO
实施方按【协调单（实施方）】计划立项实施
需求方检查验收
需求方完成验收
NO
YES

YES

需求方在【协调单（需求方）】完成验收结果

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责