财务收款制度.doc

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财务收款制度
第一章 总则
为了加强团队收款管理，确保团款的及时收回，避免坏账损失的发生，维护资金的正常运行，提高公司团队收款的规范性，特制定本制度。
各部门必须切实重视团队收款工作，认真执行本制度，并结合本部门实际，制定和完善相应收款办法。各部门经理对本部门的团队收款工作负责。
本制度所涉及的“销售人员”概念均指包括单团销售人员与位控销售人员。
第二章 异常收款的审批条件和审批权限
一、 尾款收款要求和审批条件
团队收款的尾款控制要求和审批条件如下所述。
1． 单团
（1） 对于第一次合作的客户，必须在团队出发前收齐100%团款，否则应提交管理人员进行尾款审批。
（2） 对于已有合作记录的客户，须在团队出发前收90%以上（含）团款，且尾款金额小于利润，若二者条件不能同时满足，则应提交管理人员进行尾款审批。

2． 散拼
散拼不留尾款，在团队出发前必须收齐100%团款，特殊情况则应提交管理人员进行审批并附情况说明。
（1）签证正常出签，团款要在出发前收齐。
（2）签证在团队出发前1个工作日以内出签的 ，销售须在团队出发前下团款确认单，并在两个工作日内收齐团款。
3．特殊款项
机票款必须出票前全款付清，必须收大于支，先收后支。签证押金必须出团前收齐到账。
注：团款收齐的含义是指财务部门已经确认团款到账。收款时限若遇到节假日则应向前顺延。
二、 垫款审批条件
销售与客户签订合同时，应本着把收款时间点控制在费用产生之前的原则，使得在给供应商付款的时间点上，此团的团费处于收入大于支出的状态。
具体收款原则和审批条件如下所述。
1． 签证费用
非ADS签证送签之前，应该收齐所有送签款费用。否则应提交管理人员进行垫款审批，同时要提供客户的垫款确认单
。
2． 认证费
无论单散团，认证费用需要单独收费，否则应提交管理人员进行垫款审批，同时要提供客户的垫款确认单。

3、 邀请函及其他费用
在产生此类费用前，应收齐所有相应款项，否则应提交管理人员进行垫款审批。同时提供客户的垫款确认单。

第三章 关于《报价及付款确认单》的有关规定
一、 使用ERP系统报价并生成《报价及付款确认单》
销售人员应使用ERP系统统一生成和导出的《报价及付款确认单》。
《报价及付款确认单》中的信息必须与系统中此团的有效销售订单中的相关信息一致，包括：
（1）财务信息：同行报价合计/整团报价
（2）团队信息：所有有效订单编号、团号、团名、销售顾问、出发日期、出行天数、人数
（3）联系信息：客户名称、联系人名称、电话信息
二、 明确付款方式
在团组出团前必须与客人签署《报价及付款确认单》，合同中需明确客户的付款方式，要具体到哪天收到，具体的款项及金额。
三、 汇率约定
以外币报价的团队，必须在《报价及付款确认单》中明确注明收款汇率，或注明“以付款当天中国银行外汇牌价中卖出价为准”的字样。
四、 与客户的确认规则
《报价及付款确认单》必须有客户签字并盖合同章的确认（如因客户原因无法盖章的，必须有总经理的审批）。
五、 尾款审批
遇到有尾款情况的报价，根据第二章之规定，需要审批的，应提交管理人员进行尾款审批。外办
的报价若需总部领导审批的，需将相关权限人邮件批示同时转发应收会计。
六、 其他
若销售所提交的《报价及付款确认单》违反以上五条中的任一条，财务可拒收。
销售人员对财务的下单时限，由《销售下单时限制度》规定，若出现违规操作时：
1． 财务人员在超过时限后的第二天，将通知邮件发送给相关的销售人员，并抄送其经理、总监和主管副总。
2． 销售部内部将根据财务人员的通知，对违反规定的人员按相应制度处罚。
第四章 销售和财务确认收款规定
销售顾问确认收到团款后，应填写《团队收款登记单》交至财务应收会计处，
1、《团队收款登记单》中写明收款团号、起抵日期、销售顾问、客户经理、汇入行（卡）名称、汇款金额。如收现金和支票无需填制<<团队收款登记单>>直接交于出纳开收据即可。
2、附上客户汇款水单，以便及时确认团款是否到账。（客户汇款水单极为重要，请各销售顾问必须索要）
注：公司账户账户信息

第五章 财务职责
一、 跟进应收账款并及时反馈
财务部应收会计根据《报价及付款确认单》中销售顾问明确标明的收款时限建立应收账款一览表，按时跟进团队收款情况。
如销售顾问/客户经理未在已标明时限内收到相应款项，由应收会计以书面形式反馈给部门主管、财务经理、副总、总经理。
二、 收款状况监控
财务在收到对公汇款水单后的第四个工作日，如发现该汇款仍未到账，应收会计需以书面形式反馈给经财务经理、销售顾问/客户经理、部门经理、副总。
约定回团前付清全款（包括出团前应付团款逾期）在团即将回国前（或我公司接待即将结束前）仍未支付的，应收会计应向主管副总请示是否应采取必要的方式配合收款。
第六章 收款制度的其他规定

一、 奖金和指标计算影响
所有的奖金计算基于单笔业务收款已经全部结清的团队。
对于仍有欠款的团队，在尾款结清以前，计入团队回国当月销售和部门业绩，不计入奖金计算范围。待尾款结清后，再计入回款月份业绩指标和奖金计算范围；

二、 非正常的尾款拖欠惩罚措施
1． 针对销售代表不能及时收回尾款的惩罚措施
当一个销售订单（包括单团和散拼）的欠款逾期天数超出一定范围时，该笔尾款收回后，将根据逾期的天数扣减相应的预算利润，具体规则如下表。
逾期天数
利润或人头数扣减为原来的百分比
[30，60）
80%
[60，90）
70%
>90
60%
备注：
1． 在客户出现投诉的情况下，由客服部调查并认定投诉的主要责任是否为销售代表引起，认定时，需有书面通知到该销售人员，并抄送其主管经理、总监和副总，并抄送财务部相关人员。
2． 若认定主要责任并非由销售代表引起，则不适用该惩罚措施；若认定主要责任由销售代表引起，则从认定之日起开始计算逾期天数，并适用该惩罚措施。
3． 欠款结清时间以款项到账时间为准。
2． 针对因对风险审批失误造成损失的惩罚措施
因非投诉原因造成尾款拖欠最终不能收回，造成损失时，相应的销售代表和审批人员承担部分或全部损失，其责任承担标准由总经理最终决定。

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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