环境管理体系审核步骤.doc

文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-1环境管理体系审核全过程 环境管理体系审核活动的全过程可提成以下几个阶段：(1)启动审核与审核准备决定审核范围；环境管理体系文献预审；决定审核计划；审核组任务分派；工作文献准备。(2)实行审核初次会议；收集证据；审核发现；末次会议。(3)审核报告及后续工作审核报告的编写；审核报告的内容；报告的分发；文献留存。(4)审核结束后的跟踪和监督审核结束后，受审核方需要纠正审核发现的不符合，纠正措施的跟踪审核应在商定的 期限内完毕。当所有不符合项均已完毕整改，认证机构方可批准注册。 文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-2监督即对受审核方的环境管理体系进行检查和评价，由审核方按规定定期进行。保持认 证证书的有效性，促进受审方对环境管理体系的保持改善。环境管理体系审核活动的过程如下图所示。 环境管理体系审核过程流程图文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-3启动审核与审核准备(1)决定审核范围组织向认证机构提出环境管理体系审核申请并填写申请书及有关文献，审核机构在接到 审核申请后，应一方面明确和决定审核范围。由于审核范围决定着审核的内容和区域，其中包 括实际位置、组织活动报告方式。审核范围一般应涉及以下内容：受审核组织的名称和实际位置；受审核组织的活动、产品、服务和有关的环境因素；审核所依据标准或法律、法规规定；环境管理体系审核结果的报告方式。审核范围的拟定应合理。范围过宽会增长审核的难度和工作量，从而支出不必要的费 用。审核范围过窄，会影响受审核方环境管理体系的符合性和有效性，对受审核方发展不利 。审核范围应由委托方和审核组长协商决定。通常还要征求受审核方的意见。提供应审核使 用的资源应能满足审核范围的需要。(2)文献预审在审核开始前，审核组应审阅受审核组织的文献以鉴定文献是否充足，体系是否正规， 并尽也许多地掌握有关信息使审核能有计划进行。预审的文献涉及：环境方针、目的和指标 、环境管理方案、记录或为实现环境管理体系规定所编的其他文献。至少在开始前六周拟定 审核时间和范围，并规定提前准备所需文献。文献预审也许涉及的文献举例：环境管理体系手册；管理组织的机构图；以前的环境审核报告；环境紧急事故计划；各 类污染物排放及解决许可证；从执法机构得到的文献；现场搬运化学物品或污染物质的程序 及文献；表白有害物质控 文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-4制法规实行情况和评价记录；系统采用的废物解决或循环的文献； 废物处置协议；对下水管道的协议规划及蓝图；作业现场的下水道规划；有关的废物材料清 单；特殊的废物清单；现场贮存的化学物质清单；有关土壤污染的调查报告；噪声的调查及 报告。在审核开始前，假如认为用于实行审核的文献不够充足，应及时告知委托方。(3)审核计划审核计划的制定，应保证使之能根据审核中得到的信息适当调整重点及保证资源的有效 运用。审核计划应涉及：审核目的与范围；审核准则：审核准则是审核员用以作为参照与所收集的审核证据进行比较的标准、法律、法规、手 册程序或其他规定。审核目的与范围决定审核准则的选取；受审核方待审核的组织和职能部门名称；受审核方组织中对其环境管理体系负有直接重大责任的职能部门和人员； 拟定受审核方环境管理体系中应予重点审核的要素；对受审核方环境管理体系中待审核的要素的审核程序；引用的文献；文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-5安排审核活动的时间表；现场审核的日期和地点；审核组成人员及资格和分工情况；11与受审核方管理者举行会议的日程表； 12审核机构对受审核方委托方的保密承诺；13审核报告的内容、审核报告的分发日期和范围；14审核过程的工作文献、表格、记录、草稿和最终报告留存规定。(4)审核组任务分派在审核组中，应根据需要对每个审核员贯彻负责审核的具体环境管理体系要素、职能或 活动。并明确其应遵循的审核程序。由审核组长分派审核组内任务及对组内任务分派作出变 更。(5)工作文献工作文献反映审核员在审核过程中使用的文献、表格和记录。涉及：支持审核证据的文献化表格，如现场审核结果登记表；支持审核发现的文献化表格，例如不合格报告表或不符合报告表； 用于评价环境管理要素的程序和检查表。检查表是进行审核准备的一项重要 内容。检查表重要有以下几个方面的作用：a.明确与审核目的有关的样本；b.减少审核工作随意性和盲目性，使审核工作进一步规范化；文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-6c.可使审核目的始终保持明确，保持审核进度；d.作为以后工作中参考的重要原始资料；e.协调审核组内部工作，减少反复的或不必要的工作。 可按以下规定设计检查表：a.对照审核准则的规定；b.选择和覆盖重要的环境因素，并结合受审核组织活动、产品或服务的特点； c.检查表应有可操作性；d.审核的时间要留有余地；e.检查表对不同纯熟限度的审核员详略限度有所不同；f.同时考虑检查表涉及的要素和部门；g.所抽取的样本应有代表性。会议记录。实行审核(1)初次会议初次会议是审核组全体成员与受审核方的领导及有关人员共同参与的会议。会议由审核 组长主持。参与会议的人员应签到。初次会议的目的是：向受审核方管理者介绍审核组成员；确认审核范围、目的和计划，共同认可审核进度表；简要介绍审核中采用的方法和程序；在审核组和受审核方之间建立正式联络渠道；文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-7确认已具有审核组所需的资源与设备；确认末次会议的日期和时间；促进受审核方的参与；对审核组现场安全条件和应急程序的审查。初次会议的内容根据上述目的加以安排。一般以受审核方致欢迎词开始，以审核组长的 致谢词结束会议。初次会议的地点最佳在受审核方所在地举行。初次会议应在计划拟定的时 间准时开始，并准时结束。初次会议应是一个简短的会议。(2)收集审核证据初次会议结束后，即按审核计划进行审核，并按事先准备好的检查表具体实行。收集充 足的审核证据，以便鉴定受审核方的环境管理体系是否符合环境管理体系的审核准则。通过 面谈、文献审阅和对活动与状况的观测来收集证据。应对不符合环境管理体系审核准则的表 现作出具体记录。在环境管理体系的审核中，可分管理审核和现场审核两个方面。管理审核重要审核组织的总体方针和策划，需要审核的问题涉及：a.管理者对环境管理体系的理解和承诺；b.管理者对环境问题的了解；c.管理者对环境法律和法规的了解；d.对管理者及员工提供环境培训的情况；e.内部和外部环境信息交流。现场审核使审核员有机会直接和工作人员接触交谈，以拟定他们对环境管理 体系的理解，同时提供了辨认潜在环境问题的机会，现场审核不仅要掌握明显的污染源，而 且要对不明显的污染源及具有环境风险的活动和情况都能敏锐地觉察到。应仔细询问和调查这些污染文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-8源和有关活动以评价其影响，是否有效得到控制。以下是一些直观辨认污染问题的 例子：a.水排放到水体中的废油；隔离器或分离器失效；隔离器或分离器中的垃圾；地面排水管的周边有油或其他污染物； 地面排水管被堵塞；水或气排放管的情况。b.空气可见的粉尘排放；烟囱的可见污染；冷却塔排放的可见烟雾；异味。c.废物废物料车上未贴标签(有也许将料放错)；料车未盖盖子(也许有风吹杂物或雨水进入)；料车没有放稳(剩余的垃圾和滤液也许流到地面)；废物错放在有标签的料车中；未经分离的废物(减少循环运用的也许性)；可循环运用的废物却没有被循环运用；丢弃了有用的物质；有倾倒垃圾的迹象。文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-9d.土地固体或液体废物散落于地面；废物埋藏的迹象；直接存放在地面上的潜在的污染物；废物输送时泄漏到地面；混凝土的接合处已经不密封。e.噪音在厂界内的巨大噪音；突发噪音。f.贮藏无隔离贮藏；贮罐的隔离栏已损坏破裂；贮施加料指标及管道系统在隔离栏外；圆桶无溢出盘；圆桶存放在地面排水管附近；圆桶存放在交通道附近；圆桶敞开放置，特别是在倒置的情况下；不能共存的物质（如酸、碱）存放在一起。g.视觉缺少任何遮蔽物；现场可见的缺少维护，不整洁和肮脏现象。文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-10现场审核中对一些关健性的问题应进一步追踪审核，在对环境管理体系审核时 可按体系的核心因素来追踪。当考虑产品或工艺的环境影响时，可对产品生命周期评价这种 环境管理方法进行审核。在审核中除了通过面谈、观测和审阅文献等方法来收集证据外，还 应充足运用有关事实的可验证的信息来源如测量结果以取得支持信息，并应对现场审核所获 得的大量数据的准确性和恰当性进行分析评价。审核组应对受审核方环境管理体系活动中的 有关抽样方案的依据和程序进行审查，以保证受审核方环境管理体系活动部分的抽样和测量 过程的有效控制。(3)审核发现审核组应对所有审核证据进行评审，不够的确或不够明确、不可验证的信息、记 录或陈述不能作为审核证据。将收集的审核证据与审核准则进行比较以拟定环境管理体系在 哪些方面不符合审核准则。保证属于不符合的审核发现，清楚、明确地形成文献，并有相应 审核证据。审核中发现的不符合的因素有三种： a.体系文献不符合ISO14001标准或其相应条款的规定,或不符合有关的环 境法律和法规；b.没有执行环境管理体系文献或实际执行不符合的环境体系文献的规定；c.实行过程或具体工作没有成效。在审核中审核员一旦发现了不符合的事实，就应向受审核部门的代表反映 。应与受审核 方的有关负责人共同评议审核发现，以确认所有导致不符合的事实基础。规定受审核方代表 表白对所述事实的确认。对不符合情况的说明应易于理解，不仅使参与审核的人，也要使未 参与审核的人理解。对不符合所采用的纠正措施经常规定那些不在审核现场的人予以实行。 这需要对不符合情况的报告作出必要的规定：文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-11a.准确地观测事实；b.写明发现的场合；c.为什么不一致；d.涉及到什么人，涉及到人时应使用职位而不写姓名；e.使用专业术语；f.事实可追溯；g.必要时提出纠正建议。一般来说审核员可以依据以下两方面来进行判断不符合项：a.假如不符合项不被修正，会出现什么样的后果?b.犯错的也许性有多大?不符合项可分为严重不符合、一般不符合和观测项三类。a. 严重不符合是指没有遵守环境作业程序，导致后果严重或环境管理体系规定没 有满足、被证实对体系会产生重要影响的不符合； b.一般不符合是指偶尔没有遵守环境作业程序，造 成后果不严重或环境管理体系个别规定没有满足，被证实是小事件、对体系不会产生重要 影响的不符合。假如存在大量的一般不符合，综合考虑这些一般不符合时，可以导致体系的失误，由此也许产生一个严重不符合；c.观测项重要指以下情况：存在问题但证据局限性，需提 醒注意的事项；已发现问题苗头，但尚不能构成不符合，如发展下去有也许构成不合格事项 。观测项不列入不符合报告，也不列入最后的审核报告。文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-12(4)审核组会议审核组在收集审核证据，拟定审核发现的基础上应作进一步分析判断，论证审核 结果和作出审核结论。在审核算际进程完毕之后，末次会议之前应当举行一次审核组会议， 综合分析不符合情况，对环境管理体系的运营状况作出判断，作出审核结论，并为末次会议 和总结报告作好准备。审核组长召开审核组会议时必须注意以下几点：a.审核组长主持；b.仅允许审核小组成员出席；c.集中各种不符合情况；d.回顾所有的不符合情况；e.审核组长准备总结。对受审核方的环境管理体系的审核结论应以审核目的为依据来进行。总结报告中 审核组长一般应回答有关体系的以下问题：a.是否提供符合标准规定的环境管理体系文献?b.这个体系文献是否已付诸实行，实行的限度如何?c.体系文献在实行中是否有效，效果如何?所提出的不符合项对于回答这些问题是有指导意义的，更进一步的问题是：a.提出的不符合项是否指出了公司特有的薄弱环节?b.提出的不符合项是否指出了具体的管理体系规定的薄弱点？文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-13(5)末次会议末次会议由审核与受审核方的管理者和受审核部门的负责人出席，末次会议重要 目的是向受审核方介绍审核发现，能使之清楚地理解和结识审核发现的事实。审核组长主持 会议，并按照在审核组会议上准备好的程序进行。会议程序和内容如下：a.审核组长或审核员应传阅由每位参与会议者签到的列有姓名和职位的会议记录； b.审核组长应代表全体审核组成员对公司在审核过程中的协作表达感谢；c.重申审核目的和范围；d.报告审核情况、正式上报的概要及送交被审核方的结果；e.申明审核是一种抽样的过程；f.宣读不符合情况；g.作出审核结论；h.所有的不符合项应征得被审核部门认可；i.受审核方的说明；j.结束。(6)例外的情况公司重要成员未出席会议末次会议是在审核进行以前就同受审核方讨论并征得其批准的。末次会议规定公司选派 高层次人员代表参与。假如已安排高层人员出席会议，但是尚未到场，应等待其到会，审核 小组组长可以稍微推迟会议。推迟了一段合理的时间后，不管是谁出席，审核组长即可宣布 开会。任何情况下均不能取消会议。文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-14记录不符合项后，已采用了纠正措施一些一般不符合项将可以比较容易并且较快地得到纠正，审核组长对己采用的有效的纠 正措施表达满意，那么不符合项将被注明“被消除”，但是在审核过程中所发现的不符合项 的事实仍将保存在报告中。审核提出的大量证据显示没有不符合情况在审核中提供不符合项时。就应取得作为依据的审核证据。假如证据表白没有不符合项 ，应将此结果批注于报告中。受审核方希望延长末次会议假如已对不符合项进行了讨论，并且对纠正措施已做出承诺，那么末次会议可结束。 审核报告及后续工作(1)编写审核报告审核报告是在审核组长指导下编写的，审核组长对审核 报告的准确性与完整性负责。审核报告涉及的项目应为审核计划中所拟定的。内部审核报告 不需要达成外部审核报告的文献 化深度，但可以对纠正措施提出建议。内部审核报告有时在进行末次会议时编写。(2)审核报告内容文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-15审核报告由审核组长注明签发日期并予署名。审核报告应包含审核发现或其概要，并辅 以支持证据。根据审核组长和委托方的协议，报告中还可包含下列内容：受审核方和委托方的名称及地址；商定的审核目的、范围和计划、涉及参考的说明书和协议等；商定的审核准则，涉及审核中引用文献的清单，例如审核准则为ISO14001“环境 管理体系规范及使用指南”和有关法律、法规文献；审核日期；参与审核的受审核方代表名单；审核组成员名单，涉及审核组长、审核员姓名、职位，需要时还应涉及资格证明 ；报告内容的保密规定；审核报告分发单位名单；关于审核过程的简要说明，涉及所碰到的障碍；审核结论环境管理体系对环境管理体系审核准则的符合情况；环境管理体系是否得到了对的的实行和保持；内部管理评审过程是否足以保证环境管理体系的连续适宜性与有效性。 (3)报告的分发和文献留存分发的范围由委托方根据审核计划决定。在约定的 时期内签发。与审核有关的所有工作文献和草稿，如审核用的检查表，审核员的记 录以及最终报告都应根据委托方、审核组长和 受审核方之间的协议及其他有关规定予以留存。当已采用了纠正措施后，文献和记录仍需保 留到每一不符合项都已被满意地消除为止。文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-16(4)审核结束(5)跟踪跟踪是对受审核方采用的纠正措施进行验证并记录实行情况及其有效性的活动。内部环境审核之后，对审核时发现的问题，负责该区域的负责人应及时采用纠正措施。 受审核方在跟踪审核时要检查纠正措施是否有效。外部审核之后，审核组织根据情况有必要 进行跟踪审核，对审核中发现的不合格项所采用的纠正措施进行评审和验证，直至符合规定 。跟踪活动的过程和内容可归结如下：鉴别审核中的不符合项；审核方向受审核方提出采用纠正措施规定的报告；受审核方对于如何采用纠正措施给予答复，如提交纠正措施计划；审核方对受审核方拟采用的纠正措施的有效性予以评审，并回复评审意见；受审核方实行并完毕纠正计划；审核方对纠正措施完毕情况进行验证；在需要时对完毕情况进行分析；对纠正措施结果作出判断并记录验证过程。(6)监督监督是对受审核方的环境管理体系的保持情况进行检查和评价的活动。内部审核的重要 目的在于发现环境管理体系的问题，加以纠正使之不断改善。内审员和受审核部门人员都是 同一组织的，内审员可以提出纠正措施方面问题建议。审核员和不符合项的当事人可以探讨 共同参考，但内审员不能代替受审核部门提出或采用具体纠正措施，更不能承担纠正措施后 效果不好的责任。文 件 名环境管理体系审核环节电子文献编码HJSH003页 码17-17实行纠正措施的基本环节如下：不符合项的拟定；拟定控制该过程的负责人；召集相关人员；收集数据以拟定真实因素；收集数据，确认纠正措施方法；实行纠正措施和有关的实验；检查，验证纠正措施和有关的实验；巩固纠正措施成果，对过程监测。