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论实现档案管理现代化的条件

褚元秋
（牡丹江市结核病防治所　黑龙江　牡丹江　157000）
[摘　要]现代科技的高速发展导致了档案数量的急剧增加,档案载体的多种多样,从而决定了档案管理必须从手工方式向现代化方式过渡。只有实现档案管理现代化,才能提高档案工作的效率和质量,才能最大限度地开发档案信息资源,为社会服务。
[关键词]档案管理现代化；必要条件
实现档案管理现代化不是一个独立的行为和过程，档案工作内部和外部的许多因素都对它们发生不同程度的影响。其中有些因素成为实现档案管理现代化不可缺少的基础条件。如果这些条件不具备或不成熟，全面实现档案管理现代化就有困难。因此，实现档案管理现代化，就必须全面关注各方面条件的发展，并在可能的范围内积极创造条件，根据条件成熟情况，不失时机地推进档案管理现代化的进程。
一、档案管理现代化建设的外部条件
档案管理现代化建设的外部条件可以分为几个方面，即经济条件、科技条件和社会档案意识等方面。
第一，经济条件。进行档案管理现代化建设，首先涉及的是一个经费投入的问题。无论是采用现代化的技术设备，还是改善档案库房保管条件，都离不开资金，尤其是数字档案馆的建设，更是以经费的大量投入为前提的。然而，档案部门是以国家或地方财政拨款为主要资金来源的，因此，档案管理现代化很大程度上要受到国家和地方能够提供的资金数量的制约。目前，我国各地档案管理现代化的规模和进程表现得非常不平衡，东西差异很大，这事实上是各地经济发展不平衡，进而对档案现代化建设投入不一所造成的必然结果。
第二，科技条件。档案管理现代化是以高科技手段为基础的，因此，科技的发展也决定着档案管理现代化的进程和水平。
第三，社会档案意识。档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观反映，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识。档案意识，包括社会上对档案和档案工作的认识，也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。档案意识对档案管理现代化乃至档案工作的发展起着主观能动性的作用。事实证明，档案工作水平高、档案管理现代化进程快的地区或部门，都与该地区或部门的正确档案意识占主导地位有直接的关系，即利用档案意识强，重视档案工作和档案管理现代化建设，特别是与领导对档案和档案工作的重视程度有更大的关系。
二、档案管理现代化建设的内部条件
（一）档案管理业务和技术标准化
档案工作领域中的“标准”，可以进行这样的表述：以优化档案工作为目的，以档案工作实践经验和相应条件为基础，对档案工作中具有多样性和相关性特征的事物所做的统一规定。它是通过充分协商，经过专门的程序，用特定的文件形式颁发的。因此，档案管理业务和技术标准化，就是对档案管理业务技术活动中具有多样性、相关特征的重复事物制定和实行统一规定的过程。实行档案业务技术标准化的必要性表现为三个方面：
第一，它能有效地提高档案管理水平。档案业务技术的标准化，实质上是按照档案管理活动中的客观规律，消除其中多余的、可替换的及低功能的形式和部分，使各项业务、技术的构成合理精炼，并使同类业务、技术在基本特征、功能形式上具有统一性、规范性、互换性，从而减少档案管理的重复劳动和因不必要的多样化而造成的混乱状态，提高档案管理水平，为档案信息的开发与交流创造条件。
第二，它是档案管理中运用现代化管理设备和技术手段的前提与基础。计算机技术的应用是档案管理现代化的中心，而计算机的高效率必须建立在档案管理业务和技术标准化的基础之上。对于杂乱无章、没有定规的档案业务，计算机是无法进行管理的。档案存储也需要建立统一的标准，否则在存储系统的功能、存储介质的质量、还原性阅读、计算机检索等方面会造成许多困难：要实现网络化传递和交流，更需要标准化，没有相应的设备标准和语言标准、通信标准，会使网络的联接大为复杂，甚至成为不可能。
第三，它是档案事业的整体化趋势，也是纳入国家信息系统的重要条件。档案信息系统已明确地成为国家信息系统的重要组成部分。在外部，则需要与图书、情报等其他信息系统取得协作，才能使档案信息系统具有开放性。档案管理业务与技术标准化，正是档案信息系统达到内部协调和外部协作的重要条件。
（二）档案人员专业化
在实现[来自www.lW5u.coM]档案管理现代化的过程中，档案工作人员专业化是不可缺少的重要条件。档案工作的方针、政策要靠档案工作人员来贯彻执行，档案部门的职能要通过档案工作人员的活动来实现，档案工作的科学管理需要档案工作人员来实施，现代化的档案管理技术、设备也需要档案工作人员来操作运用。总之，档案工作人员是构成档案工作的主体，档案工作水平的提高，需要通过提高档案工作人员本身的素质来实现。档案工作人员专业化，意味着档案工作人员一般需要具备以下素质：
一是政治素质。其中包括档案工作人员的政治品德素质，即政治态度、政治品质和思想作风；档案工作人员的职业道德素质，即要尊重档案、尊重历史，遵纪守法、严守机密，甘为人梯，热心服务等，它是完成专业工作任务的保证；二是知识素质。档案工作人员应该了解专业基础知识、文史知识和计算机及有关的自然科学基础知识。为此，档案工作人员需要学习一些必要课程，诸如档案学概论、档案管理学、档案保护技术学、文书学、档案信息计算机处理、电子计算机技术、软件技术、通信及网络技术、办公自动化等等。
（三）档案管理行为科学化
档案管理行为的科学化，主要体现在档案工作组织管理的科学化方面，它是指按照档案管理的客观规律安排和协调一个档案馆（室）乃至一个国家的档案工作，让档案管理的各个环节的质量和效率都得以不断的提高。
档案管理行为科学化既是档案管理现代化的重要内容，更是其得以实现的重要条件。因为以信息处理为特征的档案管理，是物化于各种机器设备之中的，特别是以计算机为核心的设备。因而从本质上来说，这是一个数学问题。因为到目前为止，机器执行的信息处理，绝大部分都可以看作是某种计算管理行为的科学化。但是数学化并不是要把管理行为归结为几个数学公式，而是要把档案管理行为尽可能地总结为有条理的、按某种程式的过程，以便最终把管理行为编成机器系统能接受的程序。属于管理行为的分析、决策等活动，最后也要由建立起来的数学模型来处理，若要建立档案计算机管理系统，都应认真做好这项准备工作。
这项准备工作包括：档案管理制度的健全，文件、表格、数据的标准化，日常管理活动的程序化，影响本部门管理内容的诸参数的确认，各类档案信息享用范围的确认等。
从我国目前的情况来看，全国的档案事业具有规模大、层次多、结构复杂、联系面广等特点。一方面它作为国家信息系统的一个组成部分，需要与其他信息部门协调与配合；另一方面，它又以数以千计的档案馆和数以万计的档案室为其组成部分构成了一个整体，需要以各个部分的相互协调与配合来共同完成保管全国档案和向社会提供档案信息资源这一重任。一个具体的档案馆也是这样，它不仅与社会各方面有着密切的联系，而且其内部也存在着各环节、各部门之间的协作问题。对整体的统筹安排、统一指挥以及对各部分关系的有效协调等都是科学管理的重要内容。
档案工作的现状对组织管理活动提出了新的更高的要求，单纯沿用以往的经验管理方法和行政手段已无法与之相适应。以现代管理科学为指导，使管理思想、体制、方法、手段逐步科学化，是使管理活动适应现代档案工作发展需要的必要条件。
科学的组织管理与先进技术设备的采用有着密切的关系。一方面，科学管理需要运用电子计算机等先进技术作为管理手段；另一方面，先进技术设备的运用又要以科学的组织管理为基础。这不仅是因为技术与设备本身就存在着管理问题，更重要的是因为如果没有对档案工作的全面的科学的管理，再先进的技术设备也无法得到有效的运用。例如运用计算机进行档案业务管理和组织管理，其前提条件就是要求这些管理活动自身程序化，并在管理活动中形成准确、完整的数据。计算机应用程序实际上就是对管理活动程序的模拟，完整准确的数据则是计算机进行逻辑运算、形成判断结果的对象和数据。通过[来自www.Lw5U.coM]科学的组织管理活动，获得必要的数据，并在系统分析和系统设计的基础上提出合理的数据加工要求，才有可能编制出适用的计算机应用程序，电子计算机也才有可能在档案管理中有效地发挥作用。
参考文献：
[1]谭玉霞.试论档案管理现代化的前提条件[J].黑龙江档案，1998，（1）.
[2]钟鞍钢.加快档案管理软硬件建设[N].法制日报，2000.

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