物机部管理办法.doc

昆枢三经部物机部管理办法第一章 总则 1.为规范项目部物资集中采购行为，提高工程项目管理水平和盈利能力，根据中铁八局昆明铁路建设有限公司精细化管理文件要求及上级物资集中采购相关规定，特制定本办法。 2.本办法适用于昆枢三经部施工范围内的工程项目物资管理、周转材料及小型机具的管理等。第二章 组织机构与职责 1.项目部成立物资集中采购小组(以下简称采购小组),组长由项目经理担任，组员由项目总工、项目书记、物机部、工程部、财务部、工经部、安质部、试验室、办公室等负责人组成。物资集中采购日常工作由公司物机部归口管理。2.物机部部长全面负责物机部工作；物机部副部长负责施工现场的物资材料、设备等的供应及验收管理；物机部部员负责票据资料的收集、整理归档及物资的发放等。 第三章 管理明细 1、物资市场调查 （一）物资市场调查 在工程项目中标后10天内,项目部物机部长组织物机部、工程部、试验室、工经部等部门相关人员,对周边主要资源供应(生产)商及产地进行市场调查。 1.调查内容。调查当地及周边资源状况、购销习惯，主要资源供应(生产)商情况、出厂价、运杂费与过路费、产品质量、资信、生产能力，运输通道及运力状况；收集当地政府对各种资源生产、销售的限制性政策与措施,并收集、记录必要的数据资料。 2.绘制资源分布与运输示意图,标明项目部、主要资源、主要工点、砼搅拌站、级配碎石拌合站、收费站等位置,以及施工里程、运输通道网名称与状况、运距等。 3.撰写物资市场调查报告,载明主要材料预算价、预算用量、单价走势预测及控制建议等,完成物资供方调查审批表。 （二）物资市场调查报告上报公司审批,公司物机部及时给予批复。 （三）定期或不定期调查 施工过程中,还应定期或不定期的组织市场调查,掌握市场行情变化及其变化原因,并及时上报公司备案或批准,把握好最佳采购时机,合理储备,确保物资供应和采购效益最大化。 物资市场调查详见物资计划流程。 2、物资计划管理 （一）项目部工程部在施工图纸到后15天内,根据施工图及相关技术文件，建立整个工程工号，物机部建立对应工号台账。 （二）项目部工程部根据施工图及相关技术文件、“公司主要材料损耗率控制系数”(公司缺项执行股份公司主要材料损耗率控制系数)”，编制分工号主要物资需用量明细表、主要物资需用限(定)额数量总计划表，报项目总工程师审核、项目经理审批，向项目部物机部交底。 （三）项目物机部根据以上交底，编制主要物资总量控制台账，作为整个工程项目物资采购、消耗的总控目标，同时上传公司物机部核备。 （四）后续图纸到或和工程变更时，项目部工程部按以上程序及时履行编制、报批、交底手续；项目部物机部据此交底及时调整分工号主要物资需用量明细表、主要物资总量控制台账；以上诸表是物资定(限)额发料和核算的重要依据，须保证内容真实、数据准确。 （五）项目部工程部在上月25日前，根据施工月(季度)进度计划及分工号主要物资需用量明细表表，及时编制主要物资月度需用量计划表，报总工程师审核，向项目部物机部书面交底。 （六）项目部物机部根据以上交底，在充分考虑库存与平衡调剂的前提下，编制主要物资月度采购(申请)计划表，经工程部、工经部、财务部等部门审核，项目经理审批后实施采购或供应，严禁无计划或超计划采购供应。 （七）及时上报申购计划编制表(附表3-6、总计划)，同时从中国中铁电子商务平台上传此计划。 （八）及时上报“钢轨、石化产品等特殊规定物资”专项采购申请计划。 （九）施工过程中临时急用主要物资、零星和辅助物资，可电话请示项目经理实施采购，采购金额不得过大，并在采购实施后7天内完善相关手续。 3、供应商管理 根据上级物资供应商管理规定,供应商实行股份公司、集团公司、公司分级、AB分类管理。 4、物资采购 按照上级物资采购管理制度要求，积极推行物资集中(区域)招标采购、战略采购、网上竞价采购等方式；充分利用股份公司中国中铁电子商务平台开展物资采购业务。根据采购权限，做好物资采购工作。物资需用计划编制、审批后启动物资采购业务，公开招标45日内完成、竞争性谈判30日完成、竞价采购15日内完成。 1）采购权限 （一）股份公司负责钢轨、石化产品等有特殊规定的物资采购。 （二）集团公司负责钢材、水泥、商砼、钢绞线、锚具、外加剂等主要物资在中国中铁电子商务平台实行区域物资集中招标采购，招标文件必须报上级主管部门审核后方可实施；负责指导、监督子分公司及所属项目部对地材及其它批量物资的招标或竞争性谈判采购。 （三）公司及所属项目部采购权限 1.负责地材及其它批量物资的招标或竞争性谈判采购，招标文件或竞争性谈判文件须报集团公司主管部门审核后方可实施(如果需要)。 2.负责二三项料、辅助材料等零星材料网上竞价采购，由集团公司在网站统一建立采购门户，采购单位(子分公司或所属项目部)在网站发布采购信息，原则上以最低价法评审，即以经评审的最低报价作为成交供应商；由子分公司所属项目部实行网上竞价采购的，采购结果须报公司主管部门审批后，项目物机部方能继续进行合同签等后续工作。 3.对不适宜采取招标采购的物资(含工程急需或地域条件限制的物资)，子分公司或项目部可采取竞争性谈判或询价采购等方式进行；采购结束时，如采用竞争性谈判的，须将竞争性谈判文件、报价文件及报价资料、谈判记录、签到表、竞争性谈判评审报告等资料归档，如若由项目部采购，须扫描一份报公司物机部核备；如采用询价采购的，采购结束时，类似资料比照存档，上报公司物机部。 2）物资采购主体 公司物资采购主体：以卖方向买方提供的买方用于抵扣销项税额的增值税专用发票中的“采购单位名称”作为买方主体单位，藉以实现进项税对销项税额的抵扣，公司及所属项目部的采购主体为“中铁八局集团昆明铁路建设有限公司(与营业执照的法人名称一致)”。 3）合同评审和签订 （一）招标及批量采购物资须与供方签订采购合同；采购合同须采用股份公司或集团公司合同范本；采购合同及相关补充协议签订前须经两级合同评审，集团公司托管、子公司自管项目部签订的合同，除由项目部进行评审外，还需由子分公司相关部门复评。 （二）合同按合同签订管理流程进行签订；合同签订后由采购主体单位物机部分别交一份到项目部物机部、财务部、工经部；并对相关部门进行合同要素书面交底。 （三）公司、项目部须分别建立物资采购(租赁)合同管理台账；公司合同主管部门对合同的签订、履行情况进行动态监控。 （四）项目部物机部在合同终止时，按合同封闭协议格式与供应商签订合同封闭协议，报合同主体单位物机部核备。 注： 各单位必须实行采、管分离，严禁非物资人员实施采购；严禁外协队伍自行采购工程实体所需的物资。 5、物资管理 A、验收管理1验收准备项目物机部根据发货单位预报的到货信息或计划进行验收，作好以下准备工作：（1） 查看发货通知单，对比预报的到货信息，确认是否准确。（2）确定将到达物资的存放地点、堆垛和保管方式。（3）准备好需用的验收计量器具、器材，并事先作好校验、检查，保证其准确性适用。（4）通知装卸作业单位，准备好装卸设备、工具、器材及劳动力，并告知预计卸收的时间、地点。（5）通知保管单位，做好相应物资的苫垫准备，查看库容（筒仓、罐、露天料场、库内等）是否满足物资的存储保管需要。2验收人员（1）项目经理部必须明确有权收料人员及其权限范围，并书面告知供货组织机构、供应商。（2）所有进场物资必须由2人及以上有权收料人员进行验收签认。（3）对建设方提供的物资、其他特殊物资，业主或公司等要求共同验收或进行旁站验收，项目物机部组织技术人员、试验人员、外部专家、建设方、监理方及送货人员等相关方共同开展验收。 3验收监控（1）视频监控 各单位试点推行验收全过程视频监控系统，有条件的项目经理部，率先对混凝土集中拌合站、制梁场钢筋场等重要的物资卸收场地，建立视频监控系统，在项目经理部本部可适时监控验收情况。 （2）录入系统 各单位试点推行验收数据与物资管理信息系统对接，收料单位收料员应适时将验收数量上传录入信息系统。 4验收依据 依据采购合同，获取合同约定的验收计量方式、验收时间、物资技术标准及允许偏差范围；国家或行业对物资验收有强制标准的还应满足相关标准要求。 5验收验证 物资进场后，项目物机部组织开展进场物资的验收验证，物资验收验证的主要内容：外观质量验收、资料验证、数量验收。一般物资验收验证应在24小时内验收完毕，特殊物资和大批量物资可适当延长期限，但一般应该在3个工作日内完成。 （1）外观质量验收：验收物资外观质量、规格型号的符合情况。如材料的包装、表面状态、外在形态等是否存在问题或缺陷，几何尺寸是否相符。主要的验收方法为：目测、检尺等凭观察和简单工具可实行的方法。 （2）资料验证：验证质量证件和技术证件是否与实物相符；是否与合同、供货通知书和使用标准相符；是否具备有效性，包括是否在有效期内、是否由权威检测部门出具。验证的质量证明文件资料有：产品出厂合格证、材质证明、试验报告单等。验证的技术证件资料有：结构说明书、使用说明书、性能技术参数等。 （3）数量验收：验收规格、数量是否与送货单相符。通过地磅、皮尺等计量器具，以合同约定或通用验收标准为准，通过称重、检尺、点件或换算计算等方法验收具体数量。一般有计件、计重、按理论换算、求体积等几种形式的验收方法。 计件验收：原则上应全部清点，对包装一致的小件物资（如标准件），若包装完整，可按5%-15%的比例抽验，若有差异，则应扩大抽验比例。 计重验收：一般按净重计算(如散装水泥)。若包装的计重物资（如袋装水泥），可按5%-15%的比例抽验，若有差异，则应扩大抽验比例。 换算计重：理论换算计重的验收物资，应记录尺寸、件数、支数、换算依据。如钢材验收计重方式通常合同约定按照理论换算计重。 体积计量：求体积计量验收的物资，应先检尺再换算体积，如木材验收、道碴、路基AB填料收方验收。体积换算为重量进行结算的物资，必须有经供应商与用料单位共同确认的换算比重。 6验收结果管理 对通过验收验证的物资，收料人员在供应商的送料单上签字确认外观质量、数量，将收料人留存联留存，收料人员分别按照水泥、钢材及其他物资填制物资验收验证记录。 对已进行验收验证但未进行进场复检的物资，应标识为“待检”状态，妥善保管。B、不合格物资管理1联系处置 项目物机部对因外观质量、数量等验收验证不合格或检验试验不合格批次的物资，应单独存放、醒目标识，及时联系供应商处置。2作好记录 项目物机部应作好书面及影象记录，按照合同约定的方式，留下可主张权利的有效证据。3妥善处置 经与供应商确认的不合格物资，可采取清场退货、更换物资、降级使用等方式妥善处置，收货单位应及时将不合格物资相关情况及处置结果填写不合格物资评审处理记录。甲方供应的物资确认不合格时，应按照业主要求及时通知相关方进行处置，作好记录并向甲方报告处置情况。C、材料标识及可追溯性1标识范围进入项目施工现场所有的工程物资均应进行标识。2标识方法库内五金工具、劳保用品等辅助材料采用在物资上悬挂料签的方式，标名品名、规格数量等。钢材、水泥、砂石、半成品、成品等构成工程实体的主要物资，在保存该种物资的场地，搁置标牌或区域标签的方式标识。3标识类型（1）标识的类型有物资标识、检验状态标识。（2）物资标识又分为（原）材料标识和半成品、成品标识，材料标识的主要内容有：物材料名称、生产厂家、规格型号、炉（批）号、进场日期、进场数量、检验日期、检验状态；（半）成品标识的内容有品名、产地、规格型号、检验状态、使用部位、报告编号。（3）检验/试验状态标识主要有：未经检验/试验(待检)、经检验/试验后待判定(已检待定)、经检验/试验后合格(已检合格)、经检验/试验后不合格(已检不合格)。不同检验状态的物资必须分区存放，不得混存。（4）二级公司应统一本公司的原材料、半成品、废旧物资标识牌及检验状态标识牌的规格尺寸、颜色、标识项目及内容。（5）三级公司要严格按照二级公司要求，对所有工程项目的工程物资进行妥善标识，做到标识牌安装稳固，牌面清洁，字迹清晰可辨认。满足现场文明施工与识别物资的需要。（6）建设单位、监理方对物资标识有管理要求的项目，项目经理部的物资标识从其规定。4标识的可追溯性对工程质量有较大影响的物资，应确定为可追溯性的物资，此类物资应有完整、唯一性标识，并记录和保存。D、物资发放管理物资发放按自有作业队与劳务企业作业队进行管理，项目物机部必须依据工程部提供的分工号主要物资需用量明细表、主要物资需用限（定）额数量总计划表及工经部门提供的损耗系数，建立主要物资限额供应台账，根据施工进度，分批次有计划地供料，严防超限额供料。1.自有作业队领料（1）申请作业队/班组领料人根据现场施工需要，在当月申报的物资申请计划范围内，填制物资用料申请单，经工班负责人审核、队长审批，形成正式申领单。（2）领料领料人持申领单等凭证到库房申请领料，管库员核实申领单与领料人的身份，核对分工号主要物资需用量明细表、主要物资需用限（定）额数量总计划表、主要物资限额供应台账，在限额范围内，填制材料领料单，领料人签认后领料出库。2劳务企业作业队领料（1）申请根据劳务企业的劳务承包合同约定，作业队授权领料人根据现场施工需要，在当月申报的物资申请计划范围内，填制物资用料申请单，经工班负责人审核、队长审批，形成正式申领单。（2）发料管库员主要核实领料人是否书面授权领料人，对无书面授权的领料人员，要求班组提供书面授权和领料人身份证原件符合无误并复印留存后发料，对不按要求提供的拒绝发料。对符合领料要求的申领单且在合同约定物资种类范围内，管库员核对主要物资需用限（定）额数量总计划表、主要物资限额供应台账，在限额用料范围的物资，按劳务合同约定，填制发料单，领料人签认后发料出库。3超限领料的处置对作业队超限仍申请领料的情况，管库员必须报项目物机部长，物机部长报告项目经理，由项目经理组织工程、工经、试验等部门共同分析确认，如可以继续领料，应由项目经理部正式下达超限领料的数量，在此数量范围内，管库员方可发料。4特殊物资领料对火工品等易燃易爆危险品的领料应严格执行申领、使用及退库制度。申领单的审核、审批按公司管理规定执行，同时应增加安全员等岗位人员的审核。 5发料出库（1）确保信息准确发料时，管库员要验证单据所列的物资名称、规格型号、数量等物资信息是否吻合，要验证批准人、领料人审批等审批信息是否齐全、正确。（2）物资清点交接管库员根据单据所列物资清理并点交物资和配套证件，领料人领齐实物和证件，做好复核签认后出库。（3）更新账卡信息物资发料出库后，管库员要及时更新材料动态卡片，物资出库后做到账、卡、物相符。6.紧急放行部分物资来不及检验而因救灾、抢险等特殊情况需紧急领用发放时，项目物机部需对紧急放行的物资做好可追溯性记录，事后仍需按要求对进场同批物资进行检验试验，发现不合格物资应立即更换或追回。属一次性投入、构成工程实体的物资（如水泥、钢筋等）不允许紧急放行。E、剩余及废旧物资管理1.废旧物资处理 （1）上报 项目工地上的废旧物资,项目物机部必须清点造册上报公司物资管理部门,按公司批准后执行处置方案。 （2）处置原则 公司应规定废旧物资处置规定，明确处置方式。项目经理部废旧物资处置必须由财务、物资等部门共同执行，并由公司监察部门、物资部门派员监督。 （3）处置方式 废旧物资处置应在项目经理部、作业队厂务公开栏公示并在公司网络办公平台挂网公示的方式，明确拟处置的废旧物资物资种类、数量及缴纳处置保证金的额度、计量方式等，应采取逆向竞价谈判、逆向招标等方式进行销售处置并公示处置结果，确保处置过程透明、程序规范、记录完善可验证。 2工地剩余物资管理 项目经理部对下属各工点施工剩余物资、项目经理部收尾施工剩余物资，要清点造册，上报公司工程部、物资部进行评估，有继续使用价值的物资，核算剩余物资使用价值、转运费用后，综合对比具备经济价值的物资，要安排调配到其它工点、其它项目经理部使用。不具备转运利用的物资，纳入废旧物资处置。6、 物资核算与分析 每月核算不少于一次,每季度应开展一次总体消耗情况分析。1.主要物资核算程序（1）项目经理部对当期实际完成工程量进行收方。（2）工程部门根据收方的实际工程数量核算设计需用量。（3）物资管理部门依据设计需用量与损耗系数，计算应耗数量。（4）物资管理部门根据发放记录及现场物资盘点结果，盘点应确保与收方工程量物资消耗相对应，核算确定各作业队、单位工程、分工号物资实际消耗数量。（5）物资管理部门将主要物资应耗数量与实际消耗数量对比，核算作业队、单位工程的物资节超数量及节超率。2.辅助材料核算程序物资管理部门依据工经部门提供的经济责任合同，分别对各作业队辅助材料的实际消耗情况与规定或约定的指标进行核算，形成辅助材料节超核算结果。7、 合同管理1订立合同前，合同签订单位应当详细了解、调查、掌握合同对方的下列情况：主体资格是否真实、合法；资信情况是否全面、可靠；是否有履约能力；对方代理人的代理事项、权限和代理期限；供货质量是否有保证等。2合同签订单位应要求对方提交企业法人营业执照、组织机构代码证、资质证书、安全生产许可证、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、质量证明材料、业绩证明材料等作为合同附件。资料为复印件的，应当加盖单位公章。3签订合同必须采用书面形式，合同双方签字人必须为法定代表人或法定代表人授权委托人。4合同签订后，合同签订单位物资管理部门应完善以下合同基础资料。（1）负责建立合同登记台帐（包括合同的目录、编号），登记、保管与合同有关的单证资料，负责合同基础资料的收集整理工作。（2）合同基础资料包括但不限于：本办法要求合同当事人提供的资信资料、来往函件、数据电文（电传）、招投标文件、中标通知书、合同正本及附件、补充协议、会议纪要、签收单据、合同评审资料、合同登记台帐等，变更解除协议及与合同签订、履行、变更有关的文书、图表、信函及其它有关的材料等。（3）合同基础资料应当在合同签订完毕15日内，统一编号后归档保存。日常工作中应当使用副本或复印件。严禁涂改、毁损合同基础资料。如确需使用合同基础资料原件的，应建立严格执行审批、借用归还、归档制度，严禁其他人员私自保管合同基础资料、随意出借及对外泄漏合同基础资料中的内容。（4）合同原件须提交本单位财务部门和公司物资管理部门各一份存档。8、周转材料及小型机具管理 周转材料是指企业在施工过程中，一次性投入，能多次反复使用，不构成工程实体，基本保持原来形态而价值逐步转移到工程成本中的动产类物资。小型机具是指除周转材料和机械设备以外不列固资、可重复用于辅助施工生产、其使用价值因工作磨耗而逐渐减少、且不构成工程实体的工具及机具。A、现场管理（一）物机部长至少每月或不定期组织相关部门、外协队伍参与的现场周转材料与小型机具盘点、核查,发现毁损灭失应及时与出租单位协商赔偿事宜,包括签认毁损、灭失的租赁起始时间、赔偿金额、退租手续等；并及时与外协队伍签认赔偿金额，与付款同步扣赔。（二）项目部物机部须建立周转材料与小型机具收、发、存、领、用、退、租赁台账；每月将收、支、存台账报周转办集中管理；周转办每月更新台账,列入周转材料与小型机具调剂平台,纳入市场化运作。（三）由外协队伍自行承担周转材料的，项目部可协助其市场调查，但租赁、租金结算、退租等手续必须由外协队伍独立承担。（四）由项目部提供给外协队伍周转料的，其周转材料进场验收、退租须由项目部物机部长、外协队伍有权领料人、出租方验收人员当面清点数量、办理进场验收、退租交接手续(共同签字确认)；使用中的毁损、灭失须由外协队伍负责赔偿，从外协队伍履约保证金及对外协队伍应付款中扣回。（五）周转料退租应在使用拆卸后一个星期内完成。B、 摊销与处置 （一）项目部所购周转材料与小型机具在所投入项目中按原值一次摊销。（二）项目完工后闲置超过半年的周转材料与小型机具，由购置项目部提出申请，周转办与项目部共同对材质进行鉴定、对处置方案的经济性进行比选，形成处置方案，报公司物机部审核、分管领导审批后进行处置。1.对于仍有再利用价值，且修复费+倒运费+废旧物资预计处置费 周转材料与小型机具新购置费用的，由购置项目部将此部分移交周转办，周转办进行账务集中管理，实物仍由项目部代保管；公司在该项目终结考核时按移交数量原值的30%核减考核外成本；周转办按市场化开展内部租赁业务，租金按低于市场价1015%收取。2.项目部在代保管期间，承担保管与灭失责任，代保管费用经周转办审核、转公司财务部；内部承租单位在租赁结束、周转办收回之前的暂保管按此办理。3.未移交周转办的周转材料与小型机具，仍由购置项目部保管，并按项目经理部废旧物资处置流程处置。 第四章 信息化应用1.日常业务必须统一使用中国中铁项目物资管理信息系统，并按照系统设置的功能完成计划管理、合同管理、进料登记、验收管理、收料管理、发料管理、消耗管理、库存管理、成本风险、周转料管理和报表查询等业务工作。2.应以项目物资管理信息系统作为现场物资精细化管理的基本手段，进行物资需求计划的编制、物资收发存管理、基础台账的建立、周转料管理、材料核算等相关业务工作。 第五章 奖罚措施 1、项目部及外协队、作业层所有人员必须遵照此办法规定执行。 2、对外协队或作业层积极配合物机部工作，且在施工管理中能为项目部节约材料成本的，将按照一定比列给予相应的奖励；同时如果外协队或作业层对项目部的物资材料造成浪费，将对浪费的物资进行原价赔偿的同时处以100010000元不等的罚款。 3、物机部人员应严格按照此办法规定进行工作，对于因个人原因造成项目部资产损失的，将视情况而定，给予相关人员一定经济处罚。 第六章 附则本办法由物机部负责解释，自公布之日起实行。 昆枢三经部物机部 2015年3月6日 18