综合稽核管理制度.doc

惠科五金事业部
文件編號
HK-TW-01
版 本
A
類 別
综合稽核管理办法
制定日期
2016-04-18
程序書
頁 次
9 OF 9

會簽及分發（口表示核准前需要會簽審查簽署的單位或人員及核准后分發單位）
口總 經 理 _________ 口厂 长 _________ 口财 務 部 _________
口生 产 部 _________ 口品 保 部 _________ 口工 程 部 _________
口資 材 部 _________ 口管 理 部 _________ 口業 務 部 _________
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文 件 管 制 章
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審 核
起 草

1. 目的
为了加强惠科五金事业部（以下简称：事业部）的经营管理，规范各分厂的经营行为、查错防弊、消除隐患、确保事业部持续、稳定、健康的发展，特制定本办法。
2. 适用范围
适用于事业部下属各工厂及部门。
3. 稽核的定义：
稽核是一项既有系统性又有独立性的稽查与复核活动,收集证据并对证据进行客观地评价，以确定相关的活动及其结果是否与规划内容一致，规划内容是否有效实施，且规划内容是否适合与达到目标，或是否满足相关之审核原则(如ISO条文、年度月度预算、特殊项目需求等）,对异常问题进行追溯和跟踪，并最终形成文件的过程。
4. 稽核部门组织架构
4。1 事业部综合稽核部(以下简称：稽核部）是事业部独立的监督部门,对事业部总经理负责，业务上直接受事业部总经理领导，行使综合性的内部监督审查职能;
4.2 稽核部组织架构
5. 稽核专员工作分工与岗位要求
5.1 稽核部配置具有较高素质的专职审查专员,稽核岗位分工为ISO流程、生产与研发、管理流程、财务账目等四个类别。
5.2 稽核部制定稽核人员岗位责任制，明确任务,落实责任,稽核检查工作必须以国家的相关法律、法规和公司的规章制度为依据，对稽核事项做到实施清楚，材料真实，评价公正、结论准确。(详见附件X与X）
5.3 稽核专员按领域分工向各工厂及部门提供相应的服务，如各类标准、制度、流程的制定与审核，领域相关工作的支持与协助；（详见附件X与X）
5.4 稽核专员必须熟悉公司生产运营、相关法律法规,并具备相应的专业技能;
5.5 稽核专员必须忠于职守，保守商业秘密,廉洁自律,依法审计，坚持原则，客观公正，勤勉尽责、谨慎执业。
6. 综合稽核的目的与权限
6.1 综合稽核的目的
6.1.1 检查工厂内控制度的健全、有效性,工厂各职能部门是否遵守体系管理与目标管理(PQCDMS）等内部控制制度和业务流程等，是否有效的防范风险；
6.1.2 针对稽核中发现的问题,提出合理性建议，加强和完善内部管理;
6.1.3 宣导合规理念，树立全员合规意识、自律意识，通过事前方法、事中监控、时候检查等方法，实现公司合规、持续、健康发展。
6.2 稽核部与被稽核部门职责与权限
6.2.1 稽核部门职责与权限
6.2.2 负责各类稽核相关制度条例的制定，修改，发行；
6.2.3 负责稽核计划的制定与稽核通知的发布;
6.2.4 负责推进各部门/事业部自纠自查稽核实施，收集、分析及核实各部门提报的相关数据,通报改善及考核结果；
6.2.5 负责根据公司或上级领导安排，执行专项或例行稽核，不符合事项调查取证、责任判定、督导改善及结果公布;
6.2.6 有权检查被稽核部门的各类报表、表单、报价单、合同、凭证、进销存数据、人事资料、研发报告及其他相关业务资料;
6.2.7 有权参加被稽核部门的相关会议，参与研究和处理稽核中发现的问题；
6.2.8 有权要求被稽核部门提供相关经营管理的计划与执行情况；
6.2.9 有权根据稽核结果对各分厂及部门负责人绩效成绩进行评分；
6.2.10 有权按照国家和公司相关规定，对被稽核部门及相关人员的违纪违规行为，提出处理意见。
6.2.11 事业部各领导要保证稽核部的检查监督权，任何部门的领导和个人不得刁难、阻挠稽核人员履行职责。
6.3 被稽核部门职责与权限
6.3.1 厂长负责工厂各项工作指标和目标的有效执行与监督，并对各项未达成指标主导召开会议，检讨，分析，改善。
6.3.2 各部门长职责：
5.4。2。1对所提交的审核文件及数据的准确性、真实性负责；
5。4.2。2配合稽核取证，组织部门内部改善及验证效果，制定标准化；
5。4。2。3对公司不合理现象的举报，稽核判定不属实事项的申诉及奖惩意见的建议.
5。4。2。4负责部门稽核查检表编制/更新,例行稽核评分、组织改善及执行考核。
6.3.3 被稽核部门有对稽核结果的上诉权；
6.3.4 被稽核部门有对稽核专员的服务项目的评分权。
7. 稽核原则及时间要求
7.1 稽核人员在稽核工作中,应坚持如下原则：
7.1.1 公正、公平原则；
7.1.2 专业，时效，全面原则；
7.1.3 检查问题、发现问题、纠正问题，防范和化解公司合规风险，不断提高公司内部管理。
7.2 稽核的时间要求
7.2.1 稽核部门应至少每月对各地工厂现场全面稽核一次;
7.2.2 稽核工作集中在每月XX日~xx日左右（具体时间已稽核通知为准)，对工厂上月经营情况进行核查。附件：《稽核计划表》、《稽核通知单》；
7.2.3 遇到有特殊情况需延缓稽核时间的，稽核部门或被稽核部门因提出OA申请，经总经理同意后进执行更改,但应该遵循高效的工作原则,及时、准确地完成稽核工作.
8. 稽核内容与评分
8.1 稽核内容
8.1.1 体系管理与目标管理规则；
8.1.2 体现管理包括：程序文件、管理办法、各类表单;
8.1.3 目标管理包括：P（效率）、Q(品质)、C(费用)、D(交期）、M（人员）、S（安全）；
8.2 稽核评分
8.2.1 评分方式按照各部门所涉及的流程与目标细项进行逐一打分，打分标准参照《日常工作稽查表》、《各部门经营管理项目与指标考核得分表》、《厂长经营管理项目与指标考核得分表》进行执行；
8.2.2 被稽核部门稽核结果与部门负责人绩效考核相关联，稽核结果为绩效得分的最终依据。
具体内容详见附件：
附件一：《经营管理目标架构图》
附件二：《公司经营管理项目与指标》
附件三：《P.Q.C。D。M.S目标管理》
附件五：《各部门日常工作稽查汇总表》
附件六：《日常工作稽查表》
附件七：《各部门经营管理项目与指标考核得分表》
附件八：《厂长经营管理项目与指标考核得分表》
9. 稽核程序与方式
9.1.1 稽核程序分四个阶段：准备阶段、实施阶段、报告阶段和跟踪阶段
9.1.2 准备阶段：被稽核部门准备各项稽核资料（电子档与纸质文档），并进行相关项目的自查自评;
9.1.3 实施阶段：根据稽核计划确定稽核顺序、范围及稽核方式实施检查，在稽核过程中，稽核人员必须做好详细的稽核记录，必要时复印有关资料、索取有关证明等，在稽核中应做好与被稽核部门的沟通工作;
9.1.4 报告阶段：撰写稽核报告,对被稽核部门取得的成绩及存在的问题作出客观、公正的评价，提出处理意见和建议，稽核报告交公司总经理审批后，交被审核部门执行;
9.1.5 落实阶段：对稽核报告作出的稽核结论和处理意见的执行、整改情况进行现场或电话跟踪并留存跟踪记录，直至问题落实完成.
具体流程见附件：《综合稽核流程图》
10.2 稽核方式
8.2.1 现场稽核：跟进确定的稽核项目和计划，到被稽核部门开展检查工作；
8.2.2 非现场稽核：通知被稽核部门，将稽核所需有关资料报送到指定邮箱或邮寄地点进行审核；
8.2.3 联合稽核：跟进工作需要，由稽核部与工厂相关部门联合，就某一专门事项进行稽核；
8.2.4 其他方式的稽核：根据稽核要求采用定期或不定期稽核、专项稽核、自查上报等方式进行稽核监督,具体实施以稽核部通知为准。
8.2.5 稽核方法包括不限于查阅资料、现场谈话、电话交谈、电子邮件\OA通信以及其他间接方式等。
10. 稽核结果的反馈与资料存档
10.1.1 被稽核部门在接到经公司总经理审批的稽核报告后，部门领导应高度重视，并及时组织相关部门及人员进行认真学习，深刻认识本部门在管理工作中存在的不足，针对报告中的每项问题提出反馈意见及整改措施。
10.1.2 各地厂长负责收集与整理下属部门的反馈意见及整改措施，并应在接到公司领导审批稽核报告5天内以PPT报告方式提出,并以OA流程形式发审核部及总经理审批，未在规定时间内提出反馈意见及整改措施的，直接责任人乐捐50元/天,厂长乐捐50元/项/天。
10.2 稽核资料的存档
10.2.1 稽核部应将审查的相关文件包括审查工作计划，工作底稿、各种记录、报告等，稽核工作完成后，按月装钉成册，妥善保管，以备领导检查。
10.2.2 稽核档案的保存期为3年。
11. 内部稽核的奖惩规定：
11.1.1 稽核人员的奖惩规定：稽核人员在稽核工作结束后的5个工作日内向总经理、被稽核部门发出稽核检查表、绩效考核表、稽核报告，延期一天乐捐50元；
11.1.2 稽核人员在稽核工作中被投诉弄虚作假、徇私舞弊、偏袒一方等严重不良行为，经调查属实的，每次乐捐50元.
11.1.3 稽核人员在稽核过程中开具的稽核异常整改事项,经被稽核部门申诉总经办调查确认属稽核错误的，乐捐30元/单；
11.1.4 稽核人员对《整改通知书》上的整改要求进行期限内整改效果跟踪验证的，乐捐20元/单;
11.1.5 稽核人员未及时将各类《稽核检查表》、《整改通知书》、《稽核通报》、《稽核奖惩汇总表》传送归档的， 乐捐20元/单；
11.1.6 稽核专员违反公司保密制度或其他保密协议的，追究相应责任。
11.2 被稽核部门的奖惩规定：
11.2.1 在稽核巡查中,稽核专员发现相关人员确有突出表现时，可向公司报请给予100—2000元的适当奖励，但需提供相关证据证明；
11.2.2 被稽核部门不配合稽核工作、态度蛮横、拒绝提交稽核所需资料的，当事人乐捐50元/次，情节特别严重的当事人乐捐100元/次并提报总经理予以停职反省或辞退处理；
11.2.3 限期整改的责任部门未按期整改完成的,责任部门责任人乐捐50元/单,并再次下达《整改通知书》 要求限期整改，限期整改的责任部门仍未在期限内整改完成的，责任人乐捐100元/单，并其直接上司乐捐50元/单的连带责任；
11.2.4 被稽核部门相关责任人违规情况属实、拒绝在《整改通知书》上签字的，对责任人处原乐捐金额双倍的处理；
10.3 稽核过程中的缺失异常状态分为四类
缺失级别
缺失类别
缺失内容
处罚措施
A
严重缺失
1.与公司经营方针、战略、目标背道而驰的管理方法、决定、事件；
2.造成长线稳定客户严厉投诉、终止合作、影响公司信誉形象的严重质量事故；
3.造成人员意外伤害、生产安全、消防安全事故的事件；
4。由于管理失职、营私舞弊等个人原因造成公司资产（超过5000元）意外流失的事件;
5.B级（含）以下缺失稽核中屡次出现的事例；
1。乐捐500——2000元/单；
2.造成一定后果的责任人记严重警告或停 职或辞退;
3. 造成严重后果的起诉、移送司法机关;
B
一般缺失
1.未按公司规章制度、会议决议办事，造成较严重后果的事件；
2。本部门正常运作的必要管理文件、控制记录完全缺失；
3。由于管理失控或失职造成生产停线、品质批量不良、客户投诉、 内部投诉的事件；
4. 由于管理失控造成公司资产（200-5000元)意外损失的事件；
5.C级（含)以下缺失稽核中屡次出现的事例；
1。乐捐50-500元/单；
2.造成责任事故的责任人记警告或停职反省
C
轻微缺失
1.对公司规章制度、作业程序、岗位职责、会议决议等执行部彻底，造成工作停滞或效果不达标的事件；
2.工作过程控制需要的记录文件部分缺失，记录不完善、错误、不清晰,无法对工作过程进行追溯的事例；
3。由于个人主观原因与公司其他部门、人员配合不好、本职工作不达标或引发内部投诉的事例;
4。工作信息传达不畅或传达有误造成工作异常的事例；
5.D级缺失稽核中屡次出现的事例；
乐捐10-50元/单；
D
偶然缺失
1.个人能力、处事方法等原因工作偶尔失误；
2。工作控制记录填写偶尔失误；
3。其他偶然出现、对整体工作影响不大可以忽略不计的工作小失误；
提醒、警告
11。 各工厂及部门应正确认识稽核工作，并视为日常工作进行数据的记录与自查自检。
本制度2017年X月起生效，由稽核部负责解释与修订。
准备审核资料
被稽核部门
责任部门 综合稽核流程图

上交电子档数据至稽核部
被稽核部门

初审资料
稽核部

预约总经办审核
并提交稽核计划

稽核部

稽核实施
现场或网络会议
现场审核
开不合格报告
末次会议
宣布不合格项
编制稽核报告
批准分发
问题反馈与整改措施提
验证效果
记录存档
稽核部与被稽核部门
稽核部
总经办/稽核部
被稽核部门
稽核部
稽核部

N

Y

12。相关表单
12。1表单1——---—--————————-——--—-—-—---——---生产日报表
12.2表单2----—-—--—--—-————----———-——————--人均产值统计表
12.3表单3—-—-—--—--———-——--—-—-----—---—--—包材回收统计表
12。4表单4--——-—-----—-———-——-—-——————---—-—物料库存天数统计表
12.5表单5—-—-———-—---——----—-—-————---—————库存盘点表
12.6表单6-————-—-——-—————-—--—--—-—-——--—--新产品开发进度一览表
12.7表单7————--——-------———--———-——-—---——-新产品结案过程追踪表
12.8表单8----—--—————------———-—————---—--—产品报价明细表
12.9表单9-—-—-----—--—-——-——---——-—————--——首件记录表
12.10表单10—————-----——-——---——----—-————--生产不良统计表
12.11表单11-————--—---——-——-—-—--—-——-—-———报废不良统计表
12。12表单12—--------—--———-—---——------—--—直通率统计表
12。13表单13———---——----———————--—---—------出货检验合格统计表
12。14表单14———-——————-—---————---——---—---—入料检验合格统计表
12.15表单15-—--—-————-—------——-——-—-————--客户抱怨统计表
12。16表单16——————--—-——-—------——----——----每月回款统计表
12.17表单17----——————---————---———-—-—-—---BOM表成本统计表
12.18表单18——-——-——--—--—----——————-----——-制造成费用统计表
12。19表单19---—-——--—-——-—————-------——-———管理费用用统计表
12.20表单20————-————--—-—-—-—-——————--———-—销售费用统计表
12。21表单21———-————----——-—-——--——----————-财务费用统计表
12。22表单22----—--—--—---—--—--—————-———---交货明细表
12.25表单25-———-—---—----——---————-——--———-员工离职统计表
12。26表单26-----———-——————-—-—-—-———--—---—员工出勤统计表
12。27表单27—-———-————-——-——-—-—————-------—培训计划与实际达成统计表
12。28表单28-—-—-——-—-—--———————---———---—-—员工滿意度调查表
12。29表单29——----—------————--————-——--———-员工工伤统计表
12。30表单30——-—---———-—----—————--—-—--—---设备故障统计表
12.31表单31——-——-—-—-—-——--—-----—----—-—-—7S检查汇总表
13.相关附件
13。1附件一：《经营管理目标架构图》
13。2附件二:《公司经营管理项目与指标》
13.3附件三:《P.Q.C。D.M。S目标管理》
13。4附件四:《各部门P.Q。C。D.M。S绩效考核》
13.5附件五:《各部门日常工作稽查汇总表》
13.6附件六：《日常工作稽查表》
13.7附件七：《各部门经营管理项目与指标考核得分表》
13。8附件八：《厂长经营管理项目与指标考核得分表》
附件一：经营目标管理架构图：
附件二：公司经营管理项目与指标
附件三：P.Q.C.D。M.S目标管理
附件四：各部门P.Q。C.D.M.S绩效考核
附件五：各部门日常工作稽查汇总表
附件六：日常工作稽查表
附件七:各部门经营管理项目与指标考核得分表
附件八:厂长经营管理项目与指标考核得分表