行政部各部门岗位职责、工作流程.doc

行政部工作流程一、 办公物品的采购及领用流程1、个人在每月20日前向本部门内勤提出办公用品申请，内勤根据实际需要,汇总填写办公用品申请单报给部门经理和总经理签字审批。22日前将审批单报给行政部库房管理负责人，库房管理责任人点库、派发。同时库房负责人制定次月的采购计划,交由采购负责人进行采买。2、原则上在本月末次月初办公用品派发完毕，由各部门内勤统一签字领取.3、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品及临时急用物品采购由部门领导及总经理签字同意后另行购买。 4、员工离职时,应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字. 二、 复印流程1、公司所有复印文档原则上统一到综合办公室内复印，各部门不得私自拿到公司外复印。2、如需复印数量较多的材料时，需提前通知，合理安排时间。3、任何人未经允许不得私自复印公司内部资料或利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。 三、传真收发流程1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发. 2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。 四、信件收发流程1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。 2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。 3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。 4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取. 5、对投递错误的邮件,应及时退回或设法转移。 五、名片管理流程1、公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。 2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。 3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。 4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源. 5、自确认名片内容起,一周内到行政部领取. 六、公司设备申请流程 为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程序,提高资产的使用效率，杜绝浪费，结合我公司实际情况，特制定我公司设备申请流程： (一）原则： 讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成： 1、 配发过程中，是否供应，供应多少,要以客观需要为依据，而不是单纯的级别； 2.、要考虑实际可能的收益(对工作的推动）,而不是不计工本,不问效果，一定要保证重点,分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上； 3、要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产），注意提高资金的有效利用率. （二）、具体流程： 1、各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），经部门经理和总经理签字同意后，递交给行政部。 2、行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）. 3、如果采取“ 调拨 ”程序，行政部将调拨计划上报总经理签字确认后实施； 4、如果采取“ 购买 程序，行政部将参照本公司财务相关规章制度的有关规定具体执行。 5、采购由行政部统一询价、申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美的原则,在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后由库房责任人做入出库登记,由各部门登记领用，责任到人。 6、 所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。 七、会议管理流程（公司内部会议）1、公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部，便于安排时间和场所，做好会议准备.如有必要由行政部发出会议通知确认. 2、会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等（见附表3),便于行政部配合工作.会前由行政部设备负责人和会议承办人共同做好会场布置及设备调试。 3、部门主办的会议资料各自存档，并自行做好会议记录等工作. 、 八、车辆管理流程 公司现有车辆主要供公司办公活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例： 1、公司车辆由行政部门专人负责管理,分别按车号设册登记管理。 2、公司车辆的使用实行车辆申领记录表随车走制度。用车员工应提前告知车辆管理责任人，做好出车计划，合理安排路线和同车人员,节约成本。3、车辆申请记录表由车辆负责人填写出车事由、时间、人员，交由司机做出车前确认，并记录好公里数.4、车辆使用完毕，返回公司后,需由当日值班保安确认后，入库，并交车钥匙和车辆申领记录表共同返还至车辆管理负责人处.5、行政部门车辆管理负责人每月将耗油量及行驶旅程记录签报总经理查核一次，以防浪费,如超过耗油标准时（指不正常）应送请调整修理. 6、公司有统一的汽车加油卡，司机在给车辆加油前，应告知行政部的车辆管理负责人确认,车辆管理负责向财务申请加油卡给车加油。7、车辆加油完毕，将加油小票和油卡交给车辆管理负责人做好计算和记录工作。加油卡交换给财务部。 九、设备维修流程 1报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员； 2部门设备管理员初步检查后，填写设备报修单(提供设备编号和故障现象）,部门经理批准后送交行政部； 3行政部设备管理员根据编号，联系厂商，组织及时维修； 4通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用； 5机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用； 十、档案、合同管理流程1、公司合同原件统一由行政部专人保管，各相关部门经理或指定专人管理复印件。2、行政部合同管理员制定好统一的合同管理编号，做好保管和记录工作。3、对于过期合同和作废合同要及时通知相关部门，并做好记录和保管。4、各部门档案由各部门经理或指定专人自行管理,公司内部文件由行政部专人管理，并制定统一的资料管理编号,和借阅、复制权限.5、档案和合同管理专员要定期的对资料进行查点.行政主管岗位职责岗位名称行政主管所属部门行政部直属上级总经理分管岗位保安、保洁、食堂、司机员工姓名任职资格1、2535岁；2、1年以上同等职位工作经验及后勤管理经验；3、优秀的组织管理能力，较强的团队协作和人际协调、沟通能力；4、强烈的责任感，良好的计划控制能力，善于处理复杂事项；5、 综合素质优秀，思路清晰，有条理，有创新意识；6、熟练使用办公软件、办公自动化设备。7、 具有良好的思辨能力和综合处理问题的能力，优秀的应变能力;8、坚韧、果断、执行力强，处乱不变；9、 为人诚实正直、积极主动、耐心细致、责任心强；做事细心、客观、严谨负责、踏实、敬业;10、具有良好的客户服务意识，拥有较强的沟通协调能力主要职责1、 制定行政管理规章制度并督促检查制度的贯彻执行情况;2、 组织、协调和统筹，满足各部门的行政服务需求；3、 对各部门提出的行政服务需求的合理性进行评估，提出处理方案建议；4、 根据公司战略目标，从行政管理角度提出相关业务的建设性意见；5、 控制公司后勤成本；6、 负责办公用品的采购、分配、维护与管理以及办公环境的维护;7、 管理公司的重要资质证照及资质证照的办理和年审;8、 协助公司各种会议的承办以及各项文体活动的组织和实施.职责一日常工作1、 负责行政后勤、保卫、保洁、食堂、司机工作管理制度拟订、检查、监督、控制和执行;2、 负责组织编制年、季、月度行政后勤、办公用车、保卫等工作要求和计划，本着合理节约的原则，编制年、季、月度后勤用款明细报表和用款计划，搞好行政后勤决算工作，并组织计划的实施和检查;3、 负责做好公司经营用水、电管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作,定期检查和维修计量器具，抓好电器设备和线路的保养维修工作,加强用水、电费用核算，及时交纳水、电费；4、建立和完善行政岗位责任制，加大考核力度，提高服务质量提高；5、 加强部门人员的培训教育工作。协同人事、企管等职能部门，做好司机、炊事员、保卫人员、保洁人员等日常安全教育和职业道德教育工作。6、。负责公司活动、团体活动的组织和安排.7、 按时完成公司领导交办的其他工作任务。职责二职能描述：负责公司的办公用品和日常物品的计划和采购物品采购管理1、 定期核查公司物品的使用情况,制定科学合理的使用周期和耗损情况，节省开支；2、 负责公司办公用品的计划、采购、领用、保管、结算和成本控制管理以及相关办公设备申请的核准；3、。物品采购前应先了解市场情况，货比三家,并建立商家档案，将采购成本降为最低；职责三职能描述:负责公司办公车辆的安全和成本控制公司办公车辆管理1、负责做好公司办公用车的管理工作。认真抓好办公用车的基础管理工作,定期检查和维修车辆部件;2、建立健全公司车辆信息档案，提醒司机按时年检等；职责四职能描述：负责员工就餐的卫生管理工作和午餐的质量食堂管理1、定期检查食堂和厨房的卫生情况和人员的健康状况，保证卫生安全；2、保证采购物品的食品卫生和安全;3、根据季节和实际情况选择食品品种，在保证食品安全的同时，降低成本;4、。按期做好食品的花销计划，和实际花销,并及时上报；5、严禁有浪费现象发生.职责五职能描述:保安管理1、 负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生，保护公司财产的安全,确保生产、工作的顺利进行；2、 负责建立和完善安全责任制。建立以防火、防盗、防灾害事故为主要内容的安全保卫责任制,做到组织落实、制度落实和责任落实；备注司机岗位职责岗位名称司机所属部门行政部直属上级行政主管分管岗位无员工姓名任职资格1.高中或以上学历，年龄25-35岁，具有3年以上驾龄及良好的驾驶技术，持B1照及以上驾照。2。男，身高172以上,形象气质佳3。熟悉大连市及周边道路环境和交通安全法规,无交通安全事故记录；4.熟悉车辆日常维护、保养，保证车辆的车容车貌；5.诚实可靠，能吃苦耐劳,愿意加班。男,20-35岁。工作内容及职责1。保持良好的职业道德，热诚的服务态度;2。自觉遵守公司各项规章制度，服从公司领导的调配，定期汇报车辆的运行情况，保证车辆在安全的状态下行使，并记录车辆的行使路线及行程；3.自觉做到不违章行车、不私自用车、不酒后开车、不开赌气车；4.上班不出车期间，必须按公司作息时间准时到办公室，服从行政主管的统一调度；5。车辆维修、保养费用必须预先申请，经批准后，按规定和要求维修，保持良好的车状及车辆的清洁；6。负责车辆各种税费的缴纳、车辆季审、年审以及车辆变更业务的办理;7.定期检查车辆部件和油耗，发现问题或隐患，及时查清排除；8。执行上级交付的其它工作任务。备注保安员岗位职责岗位名称保安员所属部门行政部直属上级分管岗位无员工姓名任职资格任职资格：1。男,20-35岁。2。身体健康,能适应夜间执勤工作.3.警惕性高，反应灵敏，责任心强.须掌握的技能：1) 熟悉日常站位姿势和要领。2) 熟悉车场站位要领和车辆指挥手势。3) 熟悉公司消防和安全设备设施的正确操作、检查要点和故障判断。4) 熟悉公司巡逻路线，重点巡逻区域。5) 熟悉保安的工作职责和本岗位的工作职责和工作流程。职责一职责描述: 机动警戒工作任务1、了解公司保安工作的特点，熟悉公司区域范围内的情况、熟悉公司巡逻路线。 2、对巡逻路线认真检查巡视，不留死角，警惕治安消防情况。3、每日每间隔二小时对所涉辖的范围进行仔细的巡查、巡检工作并认真填写相关记录。4、对公司施工现场检查监督治安、消防、环境卫生、噪音及有无违章操作行为,如发现问题，通知相关部门或及时上报处理。5、对可疑人员重点观察，如有任何问题，及时上报。6、警惕异味、异光、异烟，如发现异常情况，立即对相应设备设施进行检查，通知相关部门或上报处理。7、有重大接待活动、团队客人接待时，配合其他部门组织做好所辖区域的安保工作。8、维持公司出入口、楼层或公共区域等纪律，如有治安事件发生,及时通报上级领导，上级赶到现场,配合处理。9、公司区域内发生紧急情况（如火灾等)需要进行疏散,在疏散过程中要保护好员工和公司客人的人身安全，注意防盗，尽快报告上级,并积极参加抢救、抢险工作。10、认真进行工作记录，做好交接班工作。职责二职责描述：车场警戒工作任务1、掌握停车场环境,掌握高峰期车辆流量，合理布置、引导车辆停放，维持好停车场的秩序，疏导各种车辆,确保车辆出入通畅。 2、牢记老客户的车辆，尽量给予固定停车位.3、有重大接待活动时，提前预留车位，提前疏通道路交通，注意周围情况。4、礼貌提醒车主取走车内贵重物品、锁好门窗，如发现车门未锁等可疑情况，立即通知车主.5、如发现客人带进公司内的易燃易爆等危险品，进行礼貌劝阻，或通报相关部门、上报领导。 6、检查记录停车场内停放的车辆,做好车辆防火、防盗及防破坏等工作，对可疑车辆进行车牌号等详细记录,如有特殊情况，及时报告上级。7、指挥、管理停车场内待客的出租车辆,保证停车场秩序井然。8、礼貌劝止无关人员在停车场的无故停留.9、及时处理发生在停车场的车辆碰撞、追尾等事件，做好记录并及时报告上级.10、做好值班记录与交接记录，若当天值班存在遗留问题要及时上报领导。职责三职责描述:固定警戒工作任务1、坚守岗位，保持警惕，严禁聊天、会客、做私活、吸烟、脱岗，要临时走开必须呼叫定岗人员到岗后方可离开。2、执行公司规章制度，对进出的人员和物资进行管理：凡进出的物资，都应进行检查登记，所有物品外出必须有行政部开据的物料放行单方可放行。3、所有新销售的车辆必须有出库单方可放行。4、所有维修保养的车辆必须有出门证方可放行。5、所有试乘试驾车辆或是外出维修检测车辆，必须有试车单方可放行。6、礼貌劝阻无关人员进出员工通道，注意可疑人员，如有特殊情况，及时上报。7、负责公司员工进出的包裹等检查工作，监督公司员工执行上、下班打卡制度.如有员工拒绝查验，礼貌告知公司规定后，如仍遭拒绝，及时上报领导处理，不可与员工争执。8、认真做好外来人员（如面试、客户拜访等)出入登记,认真负责邮件收发登记，邮件不得在值班室过夜、丢失。9、认真做好值班记录，如实填写当班发生的各类事件，交接器材清楚、记录清楚、责任明确、交接情况明了.职责职责描述：其他要求工作任务1、执勤期间必须着装整齐，佩戴标志,保持严谨的一丝不苟的工作作风。2、着装整洁、执岗文明，处理问题公正，按时上、下班，不脱岗，不睡岗不做与工作无关的事。3、礼貌回答客人的询问，帮助行动不便的客人。4、协助公安机关调查公司内发生的违法犯罪案件。5、参加公司本部门或相关部门组织的安保知识、消防安全知识及安保、消防业务技能训练。备注保安员值勤工作流程考勤时间早7：00晚上17：30值勤时间项 目流程及内容7：00前上岗交接检查仪容仪表。打卡上岗，填写工作交接记录本。8：00-8：30早操领队人员带领全体当班保安员练习、复习队列、四方转、行军礼、打交通指挥手势等.8：308：50早会主管主持早会,回顾上一班值勤保安的工作，安排当日工作。8:30第一次巡逻（1） 保安员按固定路线检查巡查公司内部及外围，并准确及时地做好记录。如发现特殊问题，及时上报。（2） 巡查结束后，配合车场维持车场秩序.9：0011：00车场警戒（1） 车场岗始终保持两名保安值勤。（2） 车场保安员随时保持警惕，疏通停车场通道，指挥来店车辆到达指定停车位,保证停车场内车辆安全，指挥离店车辆顺利离开。(3）所有新销售的车辆必须有出库单方可放行。（4）所有维修保养的车辆必须有出门证方可放行。（5）所有试乘试驾车辆或是外出维修检测车辆，必须有试车单方可放行。11：00消防巡逻（1） 沿固定路线检查公司内部消防设备、设施及消防器材，并准确及时填写消防记录。（2） 如有特殊情况，及时上报。11：0011:30车场立岗（1） 车场警戒岗和机动警戒岗至车场由南至北一字排开，按既定位置立岗，以标准交通手势指挥来往车辆，保持畅通。11：3012：30午餐当班保安人员分两组轮换，一组用餐时,另一组车场执勤。13：00第二次巡逻（1）保安员按固定路线检查巡查公司内部及外围，并准确及时地做好记录.如发现特殊问题，及时上报。（2）巡查结束后，配合车场维持车场秩序。13:00-17：00车场警戒（1） 当日保安人员轮换值班,车场始终保持一人值勤，如有特殊情况及时上报。（2） 参考上面的车场警戒。17：00-17：30第三次巡逻(1)保安员按固定路线检查巡查公司内部及外围,并准确及时地做好记录.如发现特殊问题，及时上报。（2）巡查结束后，配合车场维持车场秩序.（3）查看相关设备是否是否有损坏，如有损坏,及时通知相关部门进行更换或处理。17：30交接工作保安员做当日值勤工作总结，准备交接班。备注机动警戒岗巡逻时应为2名保安,但根据公司的实际情况，可调整为1名保安保洁员工作流程考勤时间7:4016:00 值勤时间项 目内容及要求考核标准7：408:30清整卫生间8:30前将一二楼卫生间清理完毕，要求便池无异物，卫生间无异味,墙壁及地板等无脏印。8:30前卫生纸、洗手液等充装完成，卫生间清理完毕。1分8:309:00一楼清扫清洁展厅地板、客休区卫生、桌椅位置摆放整齐。要求：9：10前全部清扫完毕。2分9:00-9：30办公室清扫主楼二楼、精品、CR办公室地面、垃圾等清扫.要求:9：30前清扫完毕。2分9:3010：30休息在工作全部完成并达标的情况下，休息30分钟。10:30-11:30保洁巡查检查各个清扫点的卫生情况，地面清洁、易耗品添充、物品摆放等。1分11：3013：00吃饭/午休13：0014：00一楼清扫一楼展厅、客休去、售后服务区的卫生打扫。要求：地面无异物和脏印、桌椅摆放整齐、垃圾箱和烟灰缸内不能超过三分之一垃圾。2分14:00-14:30办公室卫生主楼二楼、精品、CR办公室地面、垃圾等清扫。要求：9：30前清扫完毕.1分14:30-15：00休息在工作全部完成并达标的情况下，休息30分钟。15:0016:00保洁巡查检查各个清扫点的卫生情况，地面清洁、物品摆放、屋内玻璃的保洁等。1分备注厨师/帮厨工作流程工作时间值勤时间项 目内容及要求考核标准备注13