人事行政部岗位职责(行政助理).doc

长沙通程麓山大酒店 岗位职责规定 岗位职级 人事行政部 所属部门 行政助理 岗位名称 直接下级 部门经理 直接上级 人1 岗位人数 责 职 位 岗 述 概 协助做好行政人事部的各项行政事务，负责各类文件、邮件、信件、传真的处理，负责酒店 收发文的管理工作，负责酒店的印章管理，负责酒店相关档案的整理，协助行政人事部经理起草综合性业务、行政报告及对外公文;组织好酒店员工的各项活动；维护外部的协调、沟通工 作，负责原“麓山宾馆退休职工的有关工作。 具体工作职责 责 职 体 具 工作事项 序号 业务运作管理 部门来访客人的接待和电话接听及处理.1 日常性工作 按照酒店的要求起草综合性业务、行政报告及对外公文。2 公文拟写 对文件进行分类,跟进相关领导批阅,及时将信息进行反馈。3 收发文件 按规定的手续，严格管理和使用印章、介绍信，对需要用印的文 4 印章管理 件、材料和报表，经主管领导签字并登记后用印。 做好每月的行政总值排班工作，汇总每日的总值记录,并将检查 5 行政总值管理 ,在酒店经营分析会上进行通报。PPT的图片整理制作 录入报批及发放等工作。EAS部门各项行政费用的统计、6 行政费用管理 接待活动的总结材料、典型事例、表扬信、宾馆荣VIP收集相关的 7 信息管理 。誉材料等，及时投稿“奔腾” 负责酒店有关的对外工作联系和业务接待，沟通酒店与外部的关 8 外联工作 系。 定期对文件、合同进行归档整理。9 档案的整理 根据证照的年审时间,及时准备资料进行申报。负责办理宾馆各 10 证件年审 项注册登记、证照申请、年检，协调与社会各界的关系 组织员工开展各项活动（员工生日活动、技能比武、各项文娱活 11 员工活动 动、春节晚会等) 负责酒店各级员工的健康体检工作；负责酒店全员的健康证的体员工健康体检及 12 健康证管理 检及保证健康证的期限有效性。 代表原“麓山宾馆工会进行退休职工生老病死的慰问、丧事等 13 工作的跟进，完成每月退休职工的退休金造册、拨付等手续,保 退休职工的管理 证退休金的及时发放。 部门基础管理 制定岗位工作目标和实施计划，并落实执行到位。1 工作规划 负责来访人员的接待，并做好记录，反馈相关信息，促进管理工2 人事管理 作改进。 建立内部员工定期沟通机制,及时帮助员工解决工作、生活与成3 长发展困扰问题. 定期组织和参加员工参加各类活动，加强沟通了解，提高团队活4 团队建设 力与凝聚力。 积极参与部门成长激励机制学习，提升团队学习氛围，提升自身5 的综合能力，提升团队工作绩效. 根据酒店培训管理制度要求，参加部门年度、月度培训计划,并6 培训管理 执行到位. 定期参加员工诚信意识的强化培训。7 定期参加员工安全意识与技能培训.8 诚信与安全管理 定期参加安全与诚信检查,发现不良现象及时处理。9 根据酒店资产管理要求实施部门办公资产管理工作。10 资产管理 上级指令的传达与执行.11 其他 6 热爱岗位工作，对本岗位有较浓厚的职业兴趣和清晰的职业责任认知，工作 1. 基 充满激情； 本 具备与本岗位相适应的基本经验和专业素养； 2. 质 素 经实践检验、公认具备良好的职业操守，处事公道正派,有较强的职业责任 3. 求 要 担当； 具备良好的身体素质和充沛的精力,能承受较大的工作压力和工作负荷。 4。 年及以上，综合素质较强.3从事行政工作 1。业 专 熟悉酒店业务，熟练使用电脑办公软件及办公系统。 2.技 能 求 要 3。 有效强的判断、领会、表达及应变处理能力. 有较强的文字写作功底,熟练拟写各类文件。 4。 能制定日常的工作计划并有效执行. 5。 熟练掌握工作标准,并严格组织执行到位. 6。 具有良好的沟通能力，能协调处理好内外部的关系。 7. 有及时发现问题、解决问题、处理问题的能力，保密意识强。 8。 对本部门运作有非常深刻的了解，熟悉其他业务相关部门的基本操作程序. 9.