行政前台岗位职责及工作流程.doc

行政前台岗位职责及工作流程职务：行政前台上级主管：行政经理工作对象：全司人员主要职责：1. 日常到访客人的接待，协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。2. 公司电话的接听（转接、代接)和记录、转达工作。3. 公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。4. 公司各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。5. 公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。6. 对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。7. 对设备遥控板、个人办公区域的管理.8. 公司办公用品、日用品的日常管理工作（采购、发放、管理）。9. 日常的打印、复印以及相关设备的检查。（日后涉及“使用管理”）10. 公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排；11. 负责员工外出登记；12.公司后勤管理,及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等；与对应单位，如保洁公司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通；13。库存管理。每季度末,与行政人事专员共同盘点库存.14.档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表;电子文档备存部门经理处。15。负责员工保险每日及时登记入网；16.负责员工宿舍的安排协调等17.公司负责人及部门经理交办的其他工作.工作流程和工作要求：一.接待日常到访客人，协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。1、工作流程:1）客户进门起身迎接并询问来访事由，登记客户来访登记簿，了解来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人；若有事宜，尽量选用转告方式.2）如有必要,安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻；3）准备招待茶水饮料；4）通知相关工作人员有人来访；5）每隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别；6）客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁;7)若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在客户来访登记簿上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在客户来访登记簿上注明；8)及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复;9）及时将用完的客户来访登记薄交由行政专员归档。2、注意事项:1）接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；2)客户来访登记薄的详细记录;并及时将使用完的记录归档；3）及时通知相关被访人员,若被访人员不在,要及时转告以确保及时回复；4)不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。二。公司电话的接听(转接、代接）和记录、转达工作。1、工作流程：1）电话响铃一声后,立即接听，“您好，嘉年华信息科技”,同时注意礼貌和商务用语;2）接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；但同时体现公司良好的精神面貌，语言简练、态度温和；3）对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；4）通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；5）没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的；6)将需要转达的内容及时记录在电话记录上；7)记录后5分钟内及时通知被传达人，通知传达的程序见口头通知流程，并确认对方接收信息正确无误。8）及时将用完的来电记录表归档.2、注意事项:1）来电接听迅速，接听电话使用普通话,声音柔和;2）了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在来电记录表上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员；3）如遇信息接收人不在,应采取通知的方式及时转达信息，(通知方法详见“通知流程”）；3、严禁事项:1）来电接听不主动、不及时,接听电话用语粗鲁；2）未及时和详细记录来电信息，忘记转达、转达不及时或传达信息错误;3)来电记录表按年度不及时归档.三、公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作.1、工作流程（邮件签发及费用结算）：1）公司各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好，在邮件发送登记表上登记后，交行政前台统一寄出。2)合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按邮件发送登记表的备注相关规定,填写详细的信息，以备日后跟踪核查。3）需要通过长途汽车托运邮件、物品的，寄件人应先按要求填写邮件发送登记表，再自行寄出，并在表格“备注”中注明“托运，自行寄出”.4）根据邮件发送清单和快递/邮政底单,按月度与快递/邮政公司清算费用，不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。5）对未按期收到邮件的情况做以记录，了解原因；月度超过2次事件后应汇报部门经理,提出解决办法.2、工作流程（邮件签收）：1）公司总部收取的各类邮件、物品统一由行政前台签收，再分发至各收件人处。2)收件人在收到行政前台分发的邮件后，应在邮件签收登记表上签字确认。3）邮件、物品一经签收，签收人即对公司邮件、物品承担保管责任;如因签收人保管不当造成公司文件、票据、物品等丢失的，签收人承担相应责任。4）如行政前台无人在公司时，应交办本部门其他人员代做此项工作。5)如收件人不在公司，行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在司同事代为签收；如本部门其他同事也无人在司时，行政人事部应电话告知收件人，按其要求保管邮件、物品或转交他人.6）代收文件后，签收人应第一时间通知收件人，及时处理邮件、物品。否则，签收人应承担因此延误的相关责任。7)对公司丢失文件情况做以记录,了解原因,马上汇报部门经理，提出解决办法。3、严禁事项：1)收件人未在前台确认，就擅自领走文件。2)行政前台在未亲自将文件交予本人或签收人手中前,擅自将文件放置在办公桌上。3）不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。四、公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。 1、 工作流程： 1） 每天早上8：50总经理办公室、副总办公室、接待室、会议室及公共办公区茶桌及地面卫生的清理，每日的环境维护保持清洁；2) 下午17：30检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐,桌面、地面清洁无杂物；下班后，保证门、窗的关闭，电脑、空调等电源的切断； 3） 保持办公区空气清新，公共办公区域和总经理办公室及各办公室开窗,以便空气流动； 4) 废旧办公家具及设备等处理及时（处理费用定期上交财务部门）5）对保洁、植物做好办公室全部植物的维护及浇水、换水工作; 6）.对空调设备遥控板、投影遥控板、个人办公区域的管理 2注意事项： 1） 遥控板是否在各办公室使用后没有归还； 2） 人员下班后，办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开; 3) 人员下班后，图纸、重要文件不得随意铺在办公桌上没有收捡。 五、 公司办公用品、日用品的日常管理工作。（采购、发放、管理）1、工作流程： 1） 保证公司办公用品（办公文具、打印纸、门卡、钥匙等）、日用品（茶叶、饮用水、纸张、抽纸、纸杯等)的充足，定期、及时补给； 2) 购买物品及时填写入库单 3) 保证总经理办公室内的办公用品、日用品的补给,保证正常办公供应； 4） 依据办公用品领用表员工签字领取办公用品，每个月底30日做好成本分摊表给财务。 5) 按季度,与行政人事专员共同盘查办公用品、日用品库存，并签署库存盘查单，及时归档。 6） 严禁铺张浪费。六、日常的打印、复印以及相关设备的检查. 1、工作流程: 1) 每天早上上班时间检查打印机、复印机、考勤机、电话机等设备，如出现异常，第一时间要求信息技术专员予以维修。 2) 保证办公区打印纸的及时补充； 3） 做好各类纸张（财务单据、白纸、再生纸、废纸、红头文件）的分类工作； 4） 及时做好废纸的销毁和处理；（带有财务数据和公司重要内容的纸张必须通过碎纸机销毁）。 2、注意事项： 1. 熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸; 2. 完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源； 3. 打印、复印机等设备出现问题不得私自解决,应及时报修，并联系相关专业人员进行维修； 4. 节约资源,爱惜纸张； 七、 公司领导、员工、客户的住宿、车辆、用餐的预定和安排；临时性用车的车辆管理和费用结算。 1、工作流程： 1) A 住宿预定：预定前，需要了解住宿人员的住房要求，内容涉及:酒店星级、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是 否24小时热水、是否能够上网、是否配备电脑、是否含早餐；客人是否需要无烟房，床大小的要求等;费用支付方式（仅预定或挂账或代垫等)；酒店是否需要现金或刷卡等. 2) 酒店预定后确认：最好有纸质（盖章签字）的传真确认，以保证预定成功; 3) 酒店预定完毕后，需要短信或邮件告知预定信息：A内容参见第1条；B告知赴前台后报的信息;C如何抵达酒店路线及酒店电话。 4) 酒店预订单应及时归档。酒店预订单文件夹. 5) B 车辆预定：预定前，需要了解：坐车人数、天数、车型要求、司机要求；预定时，要保证车况良好、司机驾驶技术娴熟、职业习惯 良好； 6) 车辆使用前确认：必须拿到租赁公司的派车单，方可使用车辆。否则,车辆出现任何事故及引起的一切责任将无法确保承担责任 单位。 7) 车辆使用后,需要双方补充车辆使用费用表. 8) 租赁费用结算以双方签字确认的派车单和车辆使用费用表 9） C 餐厅预订。日常中，多了解当地特色的酒店和餐厅,按酒店级别和菜系等进行分类。预定前，需要了解预订要求,内容涉及：酒店 消费水平、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是否带卫生间、是否有最低消费；酒店是否需要现金或刷卡等。 八、 公司后勤管理，及各类费用的支付工作,包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等；与对应单位，如保洁公 司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通。1、 工作流程： 1）了解各类费用结算周期和支付标准； 2） 按期支付，不得因延迟支付影响办公区的正常办公；严禁出现因个人原因，出现公司停水、电，或电话、网络无法使用的情况； 3） 结算时,核对实际使用费用和结算费用是否相符。 九、 库存管理。每季度末，与人事专员共同盘点库存。 1、工作流程： 1) 每季度末(月度20日30日），本人作为盘点人，人事专员作为监盘人，进行库存盘点，签署库存盘点确认表,备行政人事部经理处。2） 每年末（月度20日-30日），本人作为盘点人，人事专员作为监盘人，部门经理作为审核人，进行库存盘点，签署库存盘点确认表，备行政经理处。 3） 盘点合格标准：库存剩余=购买总数-领用总数 4） 所需文件：入库单、领用单 十、 档案管理.每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表；电子文档备存部门经理处. 工作流程: 每季度末(月度20日30日)，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表，提报审核；