竣工文件编制管理办法.doc

竣工文件编制管理办法一 总则第一条 为规范和统一XX高速公路竣工文件编制及档案整理，全面、系统、准确及时完成竣工文件编制工作，提高公司及项目管理水平，根据国家有关规范、标准和规定,结合本工程项目的具体情况,制定本编制办法。第二条 参加XX高速公路建设及竣工文件编制的单位和人员，均有责任和义务按各自承担的工作范围、内容和职责做好本职工作。向XX高速公路有限公司（业主）提交优质的项目竣工档案材料。第三条 竣工文件编制和档案整理范围包括工程建设项目建议书、立项、审批、设计、施工至竣工投入使用全过程形成的文字材料、图表、声像材料等各种形式与载体与项目建设相关的具有保存价值的文件材料.第四条 完整、准确、系统的项目档案是工程项目竣工验收的重要文件.项目竣工文件编制和档案整理应通过有效的组织与技术管理，实现三个同步，确保优良，争创优质。具体要求是：1、工程项目建设开始同步建立项目档案管理机构、工程项目建设中同步进行竣工文件材料的积累、整理和归档审核工作、工程建设项目验收时同步提交优质的竣工文件。2、施工、监理文件材料和图表齐全、真实和系统.所有分项工程有完整的施工记录、试验数据、质量检测等质量保证资料。3、项目档案完整、准确、系统。工程竣工验收时，竣工文件编制综合评分达90分以上,力争更高分.第五条 项目开工后，监理单位应及时组织进行工程施工表格的选用原则及各标段单位工程分部分项的划分原则，为竣工文件的编制打好基础。二 竣工文件编制机构的组织分工及职责第一条 组织机构的建立在工程开工前成立由XX高速公路有限公司领导的竣工文件管理机构及竣工文件编制小组，管理机构由XX高速公路有限公司及总监办单位共同派员组成；竣工文件编制小组由各参建单位按规定成立，并接受竣工资料编制管理机构的管理与业务检查及指导。第二条 各单位分工及职责1、竣工文件编制分工竣工文件文件的编制应按“分工协作、相互配合、共同完成”的要求，及时、准确、完整地积累和整理好各自承担的编制内容。（1）竣工文件中第一部分综合文件和第二部分决算和审计文件主要由XX高速公路有限公司负责以全项目为单元编制；或根据项目的情况分别编制。其他参建单位配合完成。(2）竣工文件的第三部分监理资料，由驻地监理机构编制。（3)竣工文件中第四部分施工资料由各标段承包单位负责编制.(4）竣工文件中第五部分科研、新技术资料由参建各方共同负责编制完成。2、建设各方的主要职责（1）XX高速公路有限公司a、负责竣工文件编制的总体管理、协调及监督指导工作。b、提供工程前期准备工作、工可及评审、设计文件(包括电子版)等资料。c、负责编制XX高速公路竣工文件编制办法（电子版编制办法另行出版），组织各单位竣工文件编制人员进行培训.d、对各单位整理归档的竣工文件（包括电子版）进行审查及初步验收。（2）设计单位a、按设计规范向建设单位提交合格的施工技术文件和图纸，成册提供的图纸，封面必须加盖单位公章，单张提供的图纸，也须每张加盖公章。b、设计任务完成后，应向建设单位提供一份由设计技术负责人签署的设计文件和变更设计文件（含图纸、修改通知单等）以及文件目录，详列该项目的全部技术文件、设计文件、图纸勘误表.(3）总监办a、施工期间指导各单位进行竣工文件编制(包括电子文件的编制），定期和不定期地检查各单位的原始记录情况、资料初步整理情况、电子文件的编制情况，及时向XX高速公路有限公司汇报检查情况并提出改进意见。b、根据工程进展情况,指导各单位进行竣工图的编制、修改工作。c、指导各单位在项目档案专项验收时提供全套优良的竣工文件及电子版.d、督促各分段监理代表处各自竣工文件的的编制情况及其对承包人竣工文件编制的督促情况。（4）各分段驻地监理组a、对各施工单位施工原始记录、竣工图进行检查、审核并签认。b、负责监理文件原始资料的积累、收集及初步整理.c、负责监理文件电子文件的编制及初步整理。d、参与各参建单位竣工文件的质量审核并签认。（5）承包人a、负责各自施工文件原始资料的积累、收集及初步整理。b、负责各自施工文件电子版的编制及初步整理。c、负责各自竣工图的编制、修改（草图）并提供相关的变更文件。三 竣工文件编制的相关内容第一条 竣工文件的构成根据国家标准GB/T1182289科学技术档案案卷构成的一般要求一个标准的案卷应包括：有卷盒、软封面、卷内目录、卷内备考表、档号、卷内文件等构成。1、文件材料：是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。2、案卷：是由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。3、卷内目录：案卷登记文件及其排列次序的目录。4、卷内备考表:说明卷内文件状况的表格。5、档号：档案的编号包括标段代号、分类代号、案卷号.6、项目代号：产品、工程、课题、设备的代字或代号.7、项目文件:项目全套文件，(包括项目前期文件、施工文件、竣工图、竣工决算、监理文件、科研项目课题、交通工程、房建工程文件、竣工验收文件等）。8、项目前期文件：工程开工以前在立项、谈判、审批、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。9、项目施工文件：项目施工过程形成的反映施工过程的文件。10、项目竣工图文件：根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（竣工图)。11、项目竣工文件：项目竣工时形成的，反映项目建设过程和项目真实面貌。12、项目竣工文件内容：主要由竣工决算文件、施工、监理文件和竣工文件构成.13、项目竣工验收文件：项目竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形成的文件。14、项目档案(基本建设项目档案)：由项目文件整理、归档形成的。15、竣工验收：基本建设项目竣工、试运行后，由有关主管部门组织，对项目的全面考核、检查.16、归档：建设项目的承包单位（设计、施工、监理）在项目完成时向建设单位（或受委托的承包单位）提交经过整理、组卷后的全部有存查利用价值的文件。17、移交：建设单位在竣工验收后,根据合同、协议和规定向有关档案部门和工程接管单位提交有关项目档案，原件留建设单位（业主）,复印件交有关部门。第二条 竣工文件的主要内容竣工文件主要内容由综合文件、预算和审计文件、监理资料、施工资料、科、新技术资料五大部分组成，具体内容见本节附件。第三条 竣工文件编制的主要依据为统一基本建设项目竣工文件的编制及规范项目竣工档案的整理，根据国家档案局、省档案局、省厅档案馆等有关文件和规定做为竣工文件编制的依据.具体有如下方面.（现仅为参考，今后要以竣工时最新的规定标准为准。）1、公路工程竣(交)工验收办法交通部200403号令。2、科学技术档案案卷构成的一般要求中华人民共和国国家标准(GB/T11822-2000）。3、技术制图、复制图的折叠方法GB10609.38。4、照片档案管理规范GB/T11812-89。5、公路工程质量检验评定标准JTG F80/12004， JTG F80/22004。第四条 竣工文件的质量要求1、竣工文件内在质量要求完整、准确、系统.具体内容：(1）归档的文件准确、完整。（2）竣工图绘制准确，签字手续齐全。(3)案卷分类、组卷合理、卷内文件材料排列系统有序，质量符合科学技术档案案卷构成的一般要求。（4)目录格式符合要求，方便查找利用;档案及目录、图样字迹清晰、耐久、图表整洁,签字到位，文件材质优良，规格统一，要求采用黑墨水或蓝黑墨水填写，但案卷盒面、内封面及目录要求采用计算机打印(四号仿宋字)。2、档案外观质量要求档案装具统一，案卷装订整齐，图纸折叠规范.具体内容：（1）文件材料用纸规格统一,材质优良。（2）档案卷盒、卷皮采用国家规范要求使用的无酸卷盒、卷皮.（3)案卷装订整齐、牢固，装订时须拆除金属钉,改用线绳装订。(4）图纸、文件材料折叠及补贴整齐，所有超过A3、A4规格纸应折叠成A4规格，或将3号图纸整册装订，再对折成A4规格。（5）竣工图一律采用新晒蓝图。四 竣工文件编制计划第一条 总体安排XX高速公路竣工文件编制和档案整理工作由XX高速公路有限公司（业主）统一领导、管理、组织与协调，并接受省档案局、省交通厅工程质量监督站、省交通厅档案馆等上级业务主管部门检查。根据本工程具体情况，该项目竣工文件编制和档案整理工作共分四个阶段:1、准备阶段；2、竣工文件材料形成、收集、积累及预立卷阶段;3、竣工文件材料组卷、装订、阶段；4、验收移交阶段。第二条 竣工资料编制各阶段工作目标1、准备阶段根据国家、省厅及有关主管部门关于竣工文件汇总整理、装订的要求，确定竣工文件编制、整理办法。建立档案管理体制机构，为XX高速公路竣工文件的汇总整理、装订工作打下良好基础.工程开工初期组织各单位资料管理员进行培训，明确各自职责及任务。2、竣工文件材料形成收集、积累及预立卷阶段在工程施工期间，各文件材料形成单位负责各自文件材料的收集与积累，业主及监理单位定期和不定期地检查各单位的原始记录情况，资料收集与整理情况，并根据检查情况进行现场指导,同时提出改进意见.每月计量前，由各文件材料形成单位,按照相关要求,对各自收集积累的原始资料，进行初步整理、归档，并编写初步的卷内目录、案卷目录，并完成该部分文件的预立卷工作。3、竣工文件汇总整理、装订阶段竣工文件材料归档、整理、汇总完成后，根据竣工文件提供份数进行复印、校对、装订、出版等工作。竣工图的绘制工作完成后经过校对定稿后由各监理单位审核后进行竣工图的出版工作。4、竣工文件材料的验收、移交阶段各单位初步整理后，由XX高速公路有限公司根据国家、部、省有关部门、及本项目关于工程竣工文件编制、档案整理的规定和要求进行竣工文件的组卷、编目及竣工图的绘制工作。竣工文件汇总整理、装订工作完成后，由XX高速公路有限公司初步验收合格后向有关管理部门提出验收申请，由省档案局、交通厅、质检站等组织项目竣工档案专项验收，验收合格后由XX高速公路有限公司向有关单位移交项目竣工档案。五 竣工文件编制管理制度1、根据竣工文件编制要求，本项目成立由XX高速公路有限公司（业主)、总监办组成的竣工文件管理机构。负责竣工文件编制过程的组织、管理及协调工作。各单位必须按照各自的职责及分工，在作好自己工作的同时密切配合、通力合作，为XX高速公路竣工文件的编制工作打好良好基础。2、各参建单位必须按照要求成立由项目总工以上人员牵头的竣工文件编制小组，编制小组接受竣工文件管理机构的管理及工作指导.并按照竣工文件编制办法要求做好竣工文件的形成、收集及初步整理工作。3、项目竣工文件在文件材料的形成、收集及初步整理过程中实行定期(每月）和不定期（日常巡查）检查。定期检查与每月工程质量大检查同时进行，检查中发现的的问题将会同监理以文件的形式下发,对于问题较严重的单位将按检查制度进行处罚.在日常巡查过程中发现的问题必须及时整改,对于屡教不改者,将根据实际情况予以处罚。4、项目施工文件部分要求在每一分项工程完成后7天内由监理及各业主相关代表检查、审核相应资料（包括电子文件)，并填写竣工文件检查情况表，根据检查结果，对不及时通知检查或质量差的单位进行批评通报和处罚。5、各单位对已整理存档的文件必须做好竣工文件的防潮、防蛀、防盗等安全保管措施，防止资料丢失、损毁，文件保管单位的资料若出现文件丢失、损毁，由文件保管单位负责.六 竣工文件的验收及移交在本建设项目通过交工验收，工程全部竣工后，各整理与编制责任单位应根据交工验收部门的意见,修改或补全所缺(漏)部分资料,并对照有关标准、规定和要求对编制好的竣工文件进行严格的自评，然后提交全部工程的竣工文件编制和档案整理自检报告、文件材料全部清单、所有案卷文件材料卷内目录软盘等,书面报请业主进行工程竣工文件预验收。附件 竣工文件主要内容目录第一部分 综合文件一、竣（交）工验收文件1、竣工验收文件2、交工验收文件3、各参建单位总结报告二、单项工程验收文件1、机电工程验收文件2、房建工程验收文件3、环保工程验收文件4、档案验收文件三、建设依据及上级有关指示1、项目建议书及批准文件2、工程可行性研究报告及批准文件3、水土保持批准文件4、环境影响评价及批准文件5、文物调查、保护等文件6、初步设计文件及审批文件 7、施工图设计文件及审批文件8、设计变更文件及批准文件9、设计中重大技术问题来往文件、会议纪要10、上级单位有关指示 四、征地拆迁资料 1、征地拆迁合同协议2、征地批文3、征用土地数量一览表4、占地图及土地使用证5、拆迁数量一览表五、工程管理文件1、招标文件2、投标文件、评标报告3、合同书、协议书4、技术文件及补充文件5、建设单位往来文件6、其它文件及资料 第二部分 决算和审计文件 一、支付报表二、财务决算文件三、工程决算文件四、项目审计文件五、其他文件第三部分 监理资料一、监理管理文件二、工程质量控制文件 1.质量控制措施、规定及往来文件 2.材料试验、检测资料 3.监理独立抽检资料 4.交工验收工程质量评定资料三、工程进度计划管理文件四、工程合同管理文件五、其他文件六、其它资料监理日志，会议记录、纪要，工程照片，音像资料监理机构及人员情况，各级监理人员的工作范围、责任划分、工作制度。第四部分 施工资料一、竣工图表1.变更设计一览表2。变更图纸3。工程竣工图二、工程管理文件三、施工质量控制文件 (一)工程质量文件 1、工程质量往来文件 2、工程质量自检报告及工程质量检验评定资料； 3、安全质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件; 4、桥梁竣工验收荷载试验报告； 5、桥梁基础、梁的预制等强度、完整性检验资料； 6、施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析； 7、交工验收施工单位的试验、检测、评定资料。 (二)试验、检测报告1、各种原材料试验报告；2、混凝土、砂浆配合比试验报告；3、原材料、外购成品、半成品抽检、试验资料；4、击实试验报告;5、路面结构层配合比设计报告;6、外购材料(产品)合格证书及检验报告、质量鉴定报告;7、机电设备、监控设备成品合格证、试验、调试记录。 （三） 施工原始资料 ()路基工程1.路基土石方工程（1)地表处理资料；（2）不良地质处理方案、施工资料、检测资料；（3）分层压实资料；(4）路基检测、验收资料；(5）分段资料汇总。 2。构造物及防护工程 (1）基坑开挖、处理试验、检测资料； (2)各工序施工记录、检测、试验资料； (3)成品检测资料; (4）砂浆(砼)强度试验. 3。小桥工程 （1）基坑处理、检查记录；(2）基础处理、检查、试验记录；（3）各分项施工检查、施工、试验记录； （4)质量检查记录. 4.排水工程 （1)各工序施工、检测记录; （2）砂浆、砼强度试验资料; （3)成品检查记录； (4)分段质量检测资料汇总。 5.涵洞工程 （1）基坑开挖、处理记录; （2)各工序施工、检查记录资料; （3）砂浆、砼试验资料； (4)成品检查资料。 ()路面工程 1.压实度检测资料； 2。强度检测、试验资料； 3。材料配合比检测、试验资料； 4。各工序施工检测记录; 5。检查资料汇总。 （)桥梁工程 1.基坑开挖、处理施工记录、检查资料； 2.基础施工检查资料，桩基检测资料；3。现浇构件施工、检测、试验资料； 4。预制构件施工、检验资料; 5.预应力张拉、压浆检查资料； 6.外购件检查记录; 7。按施工工序各中间环节检查记录； 8。砼、砂浆强度试验资料； 9.各部位检查、验收资料; 10.引道工程、防护工程施工、检测、试验资料。 (）隧道工程 1。洞身开挖施工、检查资料; 2.衬砌施工、检验资料； 3.隧道路面工程施工、检查记录； 4.照明、通风、消防设施施工、检查记录； 5。洞口施工检查记录； 6.各种附属设施检验施工记录; 7。各环节工序检查、验收资料： 8。隧道衬砌厚度、砼强度检验资料。(） 交通安全设施1.各种标志牌制作安装检查记录; 2.标线检查资料、施工记录； 3.防撞护栏、隔离栅及附属设施施工、检查资料； 4.照明系统施工、检测资料； 5。各中间环节检测资料;6.成品检测资料。(） 收费站等房建施工资料房建施工资料应按建筑部门有关法规、资料编制办法管理、汇总。 （） 收费、监控、通讯系统收费、监控、通讯系统施工、检测、验收资料应按有关行业标准整理汇总.（)绿化工程等施工资料（四）缺陷责任期资料四、施工安全及文明施工文件1、 安全生产的有关文件2、安全事故的调查处理文件3、文明施工的有关文件五、进度控制文件1、进度计划（文件、图表)、批准文件2、进度执行情况（文件、图表）3、有关进度的往来文件六、计量支付文件七、合同管理文件八、施工原始记录1、施工日志2、天气、温度及自然灾害记录3、测量原始记录、4、各工序施工原始记录（未汇入施工质量控制文件的部分）5、会议记录、纪要6、施工照片、音像资料7、其它原始记录第五部分 科研、新技术资料一、科研资料二、新技术应用资料（批准的所有科研、新技术资料均要整理归档)附表 XX高速公路竣工文件专项检查评分表序号检查项目检查内容规定分实得分扣分原因扣分标准1纸质文档资料质量纸张规格是否规范0.2每处不符合扣0.05分填写是否规范1每处不符合扣0。05分内容是否真实1每处不符合扣0。05分进度是否与工程同步2每处不符合扣0。10分监理签字是否及时0。8每处不符合扣0。05分预立卷工作是否及时1每处不符合扣0.05分2电子文档资料质量输入数据是否准确1每处不符合扣0.05分输入方法是否正确1每处不符合扣0。05分文件夹的建立是否正确1每处不符合扣0.05分进度与纸质文档资料是否一致1每处不符合扣0。05分3合计1011