OEM产品采购工作规范.doc

OEM产品采购工作规范
1、 目的：为了明确各岗职，确保OEM产品采购工作得以有效实施，特制定此规范。
2、 适用范围：适用于本公司对外采购OEM产品的相关工作。
3、 定议：无
4、 职责：
4．1、营销中心（客服部）：
a、负责客户订单的整理，OEM产品销售计划的制定。
4．2生产计划组
a、负责OEM产品按审批的计划输入ERP“生产计划”；
b、负责OEM通用、自供部件、半成品等物料的组织，物料生产指令及物料需求的下达。
4．3、开发部：
a、负责新产品样品的打样，资料的准确输出（包括图纸和相关技术资料）；
b、负责对新产品工艺变更后的产品进行确认和封样；
c、负责对供方产品达标能力的评估，并提供供应商所需要的技术支援和技术辅导。
4．4、品管部：
a、负责OEM产品品质检验标准制定；
b、负责对OEM产品质量的符合性检验，就品质异常问题与供应商进行沟处理；
c、对OEM供应商的质量控制体系进行监控。
4．5仓库：
a、负责产品的入库、保管及出库工作。并将产品录入相应ERP仓位（参照采购订单的标示，如：OEM的记入OEM仓）。
4．6采购部：
a、负责OEM产品协作厂商的开发，组织相关部门对OEM供应商进行调查、评估与考核；
b、负责OEM产品的核价及合约的制定；
c、负责OEM产品计划的制定、OEM专用物料的采购、OEM产品物料的分解；
d、负责OEM产品订单的下达、交期的控制；
e、针对数量、品质异常与供应商进行沟通处理。
5、内容：
5．1、采购计划：
a、采购部根据年度及月度销量等资料编制采购计划提供给客服部，由客服部提供具体的订购数量，经总经理审批后发至生产计划组及采购部（每月2-3次）
b、生产计划组根据总经理审批后的采购计划制定OEM产品物料需求表（注：OEM专用物料需求给采购部进行采购，自供物料或半成品加工的安排计划生产）。
5．2、作业流程及单据传递：
a、生产计划组根据物料的供应来源，将需求计划发至有关部门，如需外购OEM专用物料的需将物料需求表《OEM产品实现程序》作业程序执行。
b、对于OEM产品中需我司提供的物料（如：分段开关、镇流器、灯管、标贴等），采购部按OEM供应商分类打印《物资领用表》一式四份，一份传真至供应商后保留，另三份发至OEM仓库，作为备料、发料、领料及结算依据。
c、仓管员按采购部提供的《物资历领用表》备料后，知会采购部，采购部通知供应商领料。仓管员把《物资领用单》的一联先传递至采购部，由采购填写完相应的单价后上交财务核对记帐，仓库记帐联由仓库统计员录入ERP，仓管联由仓管员记帐减卡（如为其它情况的发料则仓库自行填写《委外加工领料单》）。
5．3、采购：
a、生产计划组根据总经理审批后的采购计划录入ERP“生产计划”。
b、采购根据ERP“生产计划”及审核的计划表下达《外发加工单》经采购主管复核后实施采购工作。并进行物料分解，分解后按供应商分类并以《物资领用单》的形式给仓库发料。
c、采购员应要求供应商在6小时内回传《外发加工单》，以确认交货期。如供应商回复的交期影响本公司出货计划，采购部应与客服部、供应商进行协商，制定一个合理的交期。
d、采购员应按《外发加工单》的交货时间要求及时跟催所采购的物料，并在《采购计划表》上记录采购产品的入仓到位情况。
e、《外发加工单》因各方面原因需终止时，采购人员应负责及时将《外发加工单》从ERP中终止，同时在已打印的《外发加工单》上注明“作废”字样；《外发加工单》如需改，必须重新填写《外发加工单》并在原订单注明“修改”字样，经部门负责人审核后，传真至供应商处，取消并且收回修改前的订单，如供应商已生产，修改部门需给出已生产产品的处理意见。
f、所有新开发的产品都需开发部签名确认首样后方可通知供应商批量生产。
5．4验收：
a、OEM产品生产过程中，原则上中山市内的供应商需通知我司派品管部QC到OEM供应商工厂进行抽检，并对其生产过程进行监控，合格后方可发货；中山市外的供应商则视其品质状况决定是否需在发货前进行抽检；
b、供应商送货时，仓管员应仔细核对实物、送货单及采购订单，确认无误后方可办入仓手续，打印《采购入库单》，单据传递按单据联所示；
c、对送我司的OEM产品，品管部OEM IQC仍需依《物料检验制度》的内容对所送之产品进行检验，合格后作好合格标识并入仓；
d、不合格物料由IQC作好不合格标识，并通知采购，由采购就品质异常与供应商沟通处理；
5．5、流程图（见附页）
6、OEM产品售后服务：
6．1、零配件供给方面：
a、乔林公司OEM产品售出后，后续发生的售后维修所需的零部件，若在保质期范围内，且是OEM供商问题的，必须由其免费提供，否则公司可按照双方议定之价格向OEM供应商进行采购，具体操作方式参照采购相关程序，其采购价格参照双方议定的产品报价清单；OEM供应商提供零配件的检验标准，经乔森公司开发部确认后作为验收标准；
b、OEM提供的零部件入仓后，按正常程序进行检验后可由客服部打单仓库发货。
6．2、不良品返工方面：
a、售后的OEM产品，经双方确认为OEM供应商的质量问题而导致批量性质量事故造成的不良品返工，相关费用由OEM供应商承担。具体参照《品质保证协议》。
b、当入仓或售出退回的OEM产品，因乔森公司运输、搬运、仓储等原因造成的品质不良，其返工后可达到售出标准的，本着双方友好合作的态度，数量较多时，原则上由OEM供应商进行返工，且乔森公司只承担返工所产生的零部件费用；数量较少时则由采购部与OEM供应商进行沟通，要求免费进行返工；特殊情况除外。具体参照《品质保证协议》。
7、相关文件
7．1、《采购控制程序》
7．2、《OEM产品实现程序》
7．3、《供应商开发管理程序》
7．5、《不合格品控制管理》
8、相关记录：
8．1、合格供应商记录
8．2、供应商评估记录
8．3、物料需求表
8．4、采购计划表
8．5、外发加工单
8．6、品质检验报告
8．7、委外加工领料单
8．8、物料领用单

附页：
流程图如下：
OEM产品采购计划
采 购 物 料 分 解
自产半成品或通用物料
生 产 计 划 组
生 产 计 划 完 成
（包 括 物 料 准 备）
发 O E M 供 应 商
送 货 入 仓
（O E M 成 品 仓）

入 O E M 仓
（材料、半成品仓库）
OEM专用物料
采购直接订单
相关供应商
OEM产品订单下达
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责