论企业管理沟通中存在的问题及其应对策略.doc

摘 要信息时代，管理沟通在现代企业管理中发挥着越来越重要的作用。企业管理的成败，缘于管理者之间、管理者和员工之间的良好沟通企业的管理离不开沟通交流。企业对内对外的管理沟通不畅，导致了包括企业形象受损、员工凝聚力下降、人才流失、消费者转向竞争者等一系列问题，对企业经营管理产生了巨大影响。本文以沟通交流的重要性为分析起点，具体阐述了企业内外部管理沟通的问题，科学地分析这些障碍因素,并在此基础上提出了相应的应对策略，同时提出一些改善沟通的建议,有助于管理者改善企业内部的沟通状况。关键词：管理沟通；问题；对策；论企业管理沟通中存在的问题及其应对策略1 引言随着市场经济不断发展，企业管理也发生着越来越深人的变化。管理的过程是一个通过发挥管理功能，充分调动人的积极性，提高组织的绩效，从而实现企业共同目标的过程。所谓沟通，是人与人之间的思想和信息的交换，是将信息由一个人传达给另一个人，逐步广泛传播的过程。著名组织管理学家巴纳德认为：“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段。”管理离不开沟通，沟通渗透管理的各个方面。企业管理的兴衰，与管理者之间、管理者和员工之间的良好沟通有着十分密切的关系。2 管理沟通的内涵 管理沟通是管理活动和管理行为中最重要成部分，要了解管理沟通的内涵，必须首先了谓沟通。大英百科全书关于沟通的定义是用任何方法，彼此交换信息。”即指一个人与另人之间用视觉、符号、电话、收音机、电视或其具为媒体，所从事的交换信息的方法。3 企业管理沟通中存在的问题3.1 管理者思想认识上有偏差研究表明管理中有70错误是由于沟通不善造成的，但许多管理者还没有认识到沟通对于企业管理的重要作用，也没有认识到沟通能力是管理者的主要能力，因而对沟通没用引起足够的重视，思想认识上有偏差。一方面有的管理者片面认为企业外部的投资人、客户、供应商、经销商、新闻媒体、政府机构、贸易伙伴、竞争对手等影响和制约企业的发展，因而将80的时间、精力都用于协调外部关系上，认为只要把外部沟通做好就行；另一方面表现在内部管理上，决策只是管理者说了算，企业中一些决策不能与员工沟通，怕员工知晓，怕意见不统一难以实现决策。3.2 沟通渠道不具有系统性不能将各种沟通渠道科学有效的结合形成沟通系统，主要表现在：第一，正式沟通渠道多，非正式沟通渠道少。第二，向下沟通渠道多，向上沟通渠道少，下行沟通占纵向沟通的主体。这样既不利于员工直接把自己的意见向领导反映，也不利于管理者和下属形成良好的关系，影响管理水平的提高。第三，纵向沟通多横向沟通少，主要表现为缺乏跨越部门的沟通渠道或同级别人员之间的沟通渠道，部门间关系不协调、团队精神差，势必会影响企业运作效率。第四，间接渠道多直接渠道少，主要表现在基层信息通过企业机构层层传递，使企业内部沟通速度慢，信息容易失真，严重影响了企业运作程序。3.3 沟通方式陈旧目前大多数企业内部沟通还停留在指示、汇报和会议这些传统的沟通方式上，它们不能适应社会经济的发展、企业成员的心理结构以及需求的层次变化，企业未能采取因人制宜、因时制宜的有效沟通方式，从而造成企业成员的精神需求(譬如他们的自我价值的实现和对企业的归属感、集体荣誉感和参与感的满足)不能得到充分的满足。3.4 管理者缺乏沟通技能优秀的管理者必然有良好的沟通技能，沟通的技能对所有管理阶层的工作功效都是很关键的。据有关资料显示，过去五年中对我国7000多名企业管理人员做的管理才能评定测试，我国经理人的行政能力明显高于欧美，而沟通技能却远远低于欧美。管理者沟通能力的缺乏主要表现在：缺乏有效倾听的沟通技能；缺乏非语言信息沟通技能以及口头和书面沟通技能。4 解决管理沟通中问题的对策4.1 提高管理者思想认识要从思想上充分认识沟通的重要性。即认识到一个成功的企业仅仅有外部沟通是不够的，因为企业内部沟通良好与否事关公司气氛、员工士气，进而影响企业生产力和生产效率。员工希望自己不只是被雇佣的“一双手”，他们期望来自坦诚交流而产生的那种特殊结合在一起的感觉。决策中出现意见不统一是正常现象，决策中的矛盾可以通过多次沟通协调达到基本统一。在这方面我国管理者应当积极向国外一些优秀的企业家学习：如丰田公司第一位非丰田家族总裁一奥田硕，在长期的职业生涯中，他总共有三分之一的时间是在丰田城度过，常常和公司里的一万多名工程师聊天，谈工作上的困惑和生活上的困难，赢得了公司内部许多员工的深深爱戴。管理者应当提高对沟通重要性的认识，从行动上积极主动地构建企业内部沟通网络，采用多样的沟通方式，给企业员工提供一个良好的沟通环境，这样才能从根本上提高企业内部沟通效率，进而提高企业的运作效率。4.2 改善沟通渠道4.2.1鼓励双向交流。积极推动上行沟通一般企业的正式沟通中，信息总是由较高组织层级流向较低层级，而往往忽略上级与下级之间的双向交流，造成管理者就无法了解员工的需要，决策缺乏足够的信息依据等。建立良好的上行沟通渠道，可以通过宣传开放、透明的企业文化理念对上行沟通予以支持，鼓励员工通过企业提供的正式沟通渠道积极向上级反映情况。也可以采取具体措施改善上行沟通，比如设立专门咨询部门、制订员工申诉制度、员工建议机制、进行内部管理满意度调查等。积极推行上行沟通，一方面能有效改变公司内部下属报喜不报忧的劣习，另一方面能促使员工热心为公司发展出谋划策，乐于对企业的技术革新、内部管理、文化建设等提出各种建设性意见。4.2.2提倡跨部门、跨层级沟通企业应当提倡正当的跨层级沟通模式，允许员工在不便直接向直接上级汇报或向直接上级汇报仍无法解决问题的情况下，可以向直接上级的更高一层管理人员申报；同时，企业应鼓励营造一个开放的沟通环境，任何一个员工都可通过电子邮件或书面报告的方式向其部门经理或企业高管人员提出合理化建议；员工也可随时与企业人力资源部沟通，了解他们关心的任何问题并寻求帮助。4.3引导积极的非正式沟通 非正式沟通是企业正式沟通的补充，相比正式沟通的信息具有真实性、 可靠性但反应速度慢的特点， 非正式沟通的形式灵活多样、快速高效，更较为真实的反应组织成员的一些思想情感或心声， 但其不确定性比较高，主观色彩也比较浓。如果企业管理层能够对内部非正式的沟通渠道加以合理利用和引导， 就可以帮助企业管理者获得许多无法从正式沟通途径取得的信息，在达成理解的同时解决潜在的问题，从而最大限度提升企业内部的凝聚力。比如，一些组织利用内部小圈子里的核心人物的影响力引导非正式沟通的言论导向， 还有一些企业在网站上设立相关论坛、BBS公告等多种非正式的沟通途径，掌握了解这些信息资料对于组织管理者来说，有利于他们日后的沟通管理工作。4.4塑造开放沟通的企业文化企业文化是企业中的传统、价值、规范、行为的综合体。一方面企业文化对组织的沟通方式有重大的影响，另一方面畅通无阻的交流沟通是形成优秀企业文化的必要条件。塑造平等的企业文化，有利于创造良好的沟通氛围怕1。高质量的沟通应建立在平等的根基之上，要使沟通公正化、开放化，首先，领导有开放的思想，容易接受别人的意见，并重视沟通口。领导是企业的第一把手，对沟通的方案和建议有决定性作用，同时，领导在与下属沟通时，消除自己的偏见，择优听取，公正评价，做到严于利己，才能要求别人。其次，要建立公平合理的人事制度，鼓励员工主动沟通，最主要的是靠公平合理的用人制度、工资制度、奖惩制度、考评制度。一个企业如果在这些制度上有了不公平的待遇，职工必然心情不畅，心灰意冷，阳奉阴违，沟通根本就不能发生作用。再次，榜样的力量是无穷的。任何对于一些问题的改进，都是抽象的，它要通过企业的各种行为体现出来。然而树立一个榜样，任何抽象的都具体化了，它传递的信息比任何方案的陈述都清楚的多，对其他员工的指导也更有说服力，存在一味奉上和等级观念的管理者和被管理者，在企业中找到一个没有这种不良思想的团队作为榜样，就能传递给员工一种信息在企业中可以平等的去沟通。5 结论总之，作为管理活动中的一个不可忽视的重要方面， 交流沟通的影响越来越大，企业应当予以高度重视，只有强化沟通意识， 积极主动构建良好的沟通氛围， 将沟通提到工作日程当中，并制定员工有效参与管理的激励政策， 这样的交流才有效果、 有凝聚力。在企业管理中，工作制度是静止的， 而有效地沟通方法是灵活的， 这就需要我们更进一步改进沟通交流方法、增进交流效果， 以促进企业的生存和发展。参 考 文 献1 张霞，胡建元管理沟通的障碍和差异J中国改革报，2005(5)2 姜丽萍企业管理沟通中的误区M企业标准化，2005(09)3 谢荣见，孙剑平改善企业管理沟通的策略分析J现代管理科学，2006(06)4 董玉芳，何大伟中国企业管理沟通问题及对策研究J经济问题，2005(03)合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责