质量管理体系文件编写指南.doc

文 件 号：QW4.2.3-1-1
版 本 号：01
生效日期：2008.7.01
质量管理体系文件编写指南

1 目的
规定质量管理体系文件的编写程序、格式和内容，确保其规范性和协调性。
2 适用范围
适用于本公司质量管理体系文件的编写。
3 职责
3.1 管理者代表负责组织质量管理体系文件的编写工作。
4 工作规程
4.1 总要求
4.1.1 质量管理体系文件的所有规定应与公司的其它管理规定相协调，各级体系文件之间也要相互协调。
4.1.2 质量管理体系文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要”，实现唯一理解，不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。
4.1.3 遵循“现场、现实、现物”的原则编写各类文件，应确保在实际工作中能完全做到。
4.2 文件编写和格式
4.2.1 编写
管理者代表负责组织相关人员成立编写小组，根据标准及公司要求编写质量管理体系文件。
4.2.2 编码方法
质量管理体系文件的文件号及使用部门的编号制定方法，见《文件编码规定》。
4.2.3 版面格式
4.2.3.1 纸张
a) 质量管理体系文件（不包括书面记录）都采用A4纸（21.0×29.7厘米）排版单面打印；
b) 实际工作中书面填写的记录表格一般采用A4纸（21.0×29.7厘米），也可根据实际情况采用其他格式。内部使用的表格在不影响记录准确和完整的情况下，可双面印刷填写。
4.2.3.2 面页
（以《质量手册》“封面及批准页”为例，《程序文件》和《作业指导书》类似）
封面及批准页

北京 物业服务有限公司

质 量 手 册

文 件 号：BJOCTPM/QM
版 本 号：01
生效日期：2008.7.01

编制：________________
审核：________________
批准：________________

(盖“受控文件”印章)

4.2.3.3 正文
质量体系文件采用Microsoft Word作为排版软件。
a) 页边距（单位：厘米）
——《质量手册》、《程序文件》和《作业指导书》
上4.0；下2.5；左2.5；右2.5；装订线0；页眉1.0；页脚1.5。
——表格
上2.0；下2.0；左2.0；右2.0；装订线1.0；页眉1.5；页脚1.5。
b) 页眉示意图（见本页页眉，表格无页眉）
包括CI，文件标题（黑体小二号），文件号、版本号（修改码）和生效日期（幼圆体小五号），以及页眉分隔线。
c) 页脚示意图（见本页页脚，表格无页脚）
“第x页 共x页”页码（黑体五号），以及页脚分隔线。
d) 字体
——小标题（如“1 目的”）：
黑体四号字体，行间距24磅，首行缩进1厘米，两端对齐；
——文本：
宋体四号字体，行间距22磅，首行缩进1厘米，两端对齐；
——表格：
标题黑体三号（字数少时可用小二号）；表格内文字一般用宋体小四号，行间距0磅；文件号、版本号、记录号、说明等用宋体五号。
——流程图或其它非纯文本内容：
一般文字用宋体，其它只要表达清楚、版面美观整洁统一，不作具体要求。
4.2.3 章节编号
a) 文件章节编写采用阿拉伯数字编排，如1；1.1；1.1.1；……依次表示。
b) 章节以下内容是并列关系时，可采用英文的小写加半括号编排如a）；b）；c）；……表示。
c) 在a）、b）、c）……中如仍需分段叙述，则用“——”表示。
4.2.4 正文结构
a) 质量手册：章节按GB/T19001:2000 idt ISO9001:2000标准描述的质量管理体系各条款一一对应。每点条款描述的结构如下：
“1 总则”
——描述本条款主要意图和在公司质量管理体系中的应用；
“2 概述”
——对过程或活动的简单描述，可参照下文“b) 程序文件”“4 程序”；
“3 支持文件”
——支持本条款的程序文件、作业指导书或其表格。
b） 程序文件：对应质量手册条款要求展开对某个过程或活动的控制：
“1 目的”
——一般简要地说明为什么要开展这项活动（即描述为什么要制定此程序）；
“2 适用范围”
——此程序适用于哪些范围的活动，指出开展此项活动所涉及的有关部门、相关人员、产品等，必要时应说明禁止事项。
“3 职责”
——规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限（包括哪个部门协调配合）。
“4 程序”
——按活动开展的顺序一步一步地列出开展此项活动的具体步骤，明确规定5W1H：
Why：要达到什么效果；
What：做什么；
Who：由谁来执行；
When：在什么时候做；
Where：在什么地方做；
How：具体怎样做；
应采用的材料、设备、文件等；
如何进行控制；
应保留的记录；
应注意的例外特殊情况。
（必要时辅以流程图）
“5 相关文件和记录”
——开展此项活动应形成的报告、必须应用的记录、表格等，可附表样或只注明其编码和名称。
c) 作业指导书：编写时应坚持“最实际，最有效”的原则，使其具有良好的可操作性。形式与“b) 程序文件”基本相同，只是
——“4 程序”改为“4 工作规程”；
——更加详细描述具体操作，适用于工作现场实际操作指导。
d) 记录表格：
作为质量管理体系实施和保持的证据，表格应整洁美观统一，便于填写，原则上在其作业指导书上有填写说明，而且应有完整的记录要素，如填写内容、填写人、填写日期（时间）等。
4.2.5 符号说明
编写程序文件和作业指导书时可采用的下列符号组成流程图:

一项活动或操作 表格或记录
判断
转序
转至另一程序或另一页
5 相关文件和记录
a) 《文件编码规定》 QW4.2.3-1-2 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

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