采购订单处理流程.doc

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3-1-1采购订单处理流程
采购订单处理
标准作业程序
采购部
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3-1-1采购订单处理流程
采购订单处理
标准作业程序
采购部

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上期版本

05/08/2000
采购部

版权© 神州数码有限公司2000

1、 目的
本文件用于描述及规范 神州数码有限公司采购订单的处理作业程序。

2、 适用范围
本文件是采购订单处理的全部作业程序。采购专员将依据本作业程序处理采购订单并进行相关操作, 采购经理将根据此程序对采购专员进行监督考核。

3、 职责
本作业程序由采购部执行和维护。

4、 定义
采购申请：产品部向采购部下达的采购要求。
走货指令：产品部向采购部下达的走货安排，采购部依据走货指令通知HKOC
发货。
走货清单：(由采购专员制作), 采购部要求HKOC发货的依据，HKOC依据走货
清单安排发货。
口岸分货：供应商或口岸运输部依据走货清单直接向平台分货。
订单跟踪：采购部下达采购订单后，对货物从出仓、到运输、仓储、报关
直至最后入库的全程信息进行跟踪、分析，及时向产品部提供货流信
息。
采购订单：SAP R/3 系统中的采购订单，是库房基于收货的依据。
5、 采购订单处理
5．1 SAP基本概念
采购组织：
l 对多个或单个工厂采购的基本组织单位。
l 为工厂采购物料或服务时，同供应商进行谈判的组织单元，并负责整个采购
业务。
l 一个采购组织可以给分配给一个或多个公司代码，可以为一个或多个工厂提
供采购服务。
l 所有采购订单的下达和执行都要指定采购组织。

采购组：
l 负责特定采购活动的个人或一组人，是执行采购的最小单位。
l 是各种采购情况的统计、分析的基本单位。

工厂：
l 在公司代码层次下，能够生产产品、提供服务或分销货物的组织单元。

库存地：
l 在工厂层次下区分不同物料存储的组织单位。
l 从物理/逻辑上，把不同状态的物料分开。
l 各种出库、入库操作都基于库存地点。

供应商主数据：
l 包括一般数据、公司代码数据和采购组织数据。
l 一般数据包括名称、地址、国家、增值税号、银行、联系人等，在集团层。
l 公司代码（财务）数据包括统驭科目、付款条件等，在平台层。
l 采购组织数据包括订单货币、付款条件、贸易条件、合作伙伴（供货方、开发
票方、订购方等），在子公司层。

物料主数据：
l 包含了物料在业务中需要的所有数据。
l 是采购、销售、生产、存储、财务数据的起始点，也是它们的核心。也就是说，物料主数据将会影响系统中与物料相关的操作。

采购订单类型：
l 不同性质的采购业务通过不同的订单类型来完成。
l 系统中的订单类型包括NB-标准、NA-普通、NC-零价、RT-索赔、UB-转储。

项目类别：
l 指采购物料的来源。
l 系统按来源将采购订单分为标准、L-外协、K-寄存等。

科目设定类型：
l 指采购的目的。
l 系统按目的分为1-备件采购、2-研发采购、3-办公用品采购、A-固定资产采购、Z-销售订单采购。

基于收货的发票校验：
收货后才可以做发票报销。
5．2 采购订单处理流程：
一 . 国外采购订单流程：

4.发货信息
4.发货信息
4.发货信息
3.正式订单

供应商

报关事物部

2.采购申请

采购部
1.采购申请

HK OC

事业部

说明：
事业部根据销售计划向采购部下采购申请。
采购部审核采购申请的合法性，合格后传真HKOC确认。
HKOC采购部根据采购申请向供应商下正式采购订单。
供应商确认订单，并把发货信息告知—HKOC---北京采购部----事业部。

发货流程：
9.已确认的走货清单
物流管理部

EPR
7.沟通

供应商

8.反复沟通
6.走货清单

HKOC
5.发货指令

采购部
4.发货信息

事业部

报关事物部

说明：
4.--5.根据厂商的发货信息给采购部下发货指令。

6、采购部根据事业部的发货指令，并对照报关部的合同做走货清单，传真HKOC确认。

7、HKOC和供应商反复沟通，确认发货信息。

8、北京采购部和HKOC 反复沟通，形成正确走货清单。

9．已确认的走货清单首先录入EPR产生SAP NO，同时复制两份，一份给报关事物部，一份给物流管理部备查。

二 . 国内采购订单流程：

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6、相关单据及填写说明：

采购申请填写表格及有关事项（见附页）

7、注意事项：

7．1 采购申请审核
审核采购申请中的必填信息是否按要求填写，有关领导是否签批。
7．2 R/3 系统录入

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3-1-1采购订单处理流程
采购订单处理
标准作业程序
采购部
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