大型公司档案管理手册.doc

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1前言为了适应企业发展的需要加强国华电力企业档案工作提高企业档案工作的整体水平更好地为企业各项工作服务由国华电力公司总经理工作部组织编写了国华电力企业档案工作业务手册以下简称“业务手册”。本业务手册是以国家、行业有关档案法规文件及工作标准为依据结合国华电力企业管理理念和特点编写的。业务手册对企业档案工作的组织体系、工作环节、人员素质、设备设施的配备作出了明确的规定对企业档案部门的管理职责与各业务部门的归档责任提出了要求同时从规范管理的角度统一了国华电力企业档案工作的工作标准和业务规范目的是为了更好的指导基层档案业务工作为档案人员提供可操作的工作依据从而促进企业档案工作的业务建设为企业档案工作的可持续性发展打下良好的基础。本业务手册分为八个部分第一部分总的部分第二部分文书档案业务指导书第三部分科技档案业务指导书第四部分建设项目档案业务指导书第五部分会计档案业务指导书第六部分照片档案业务指导书第七部分特殊载体档案业务指导书试行第八部分附录标准表式、数据库结构本业务手册由国华电力公司总经理工作部提出并负责起草。主 编 王黎平主要起草人王黎平、刘素云、高于红、郑 莉参加编辑人王晓君、敖敬郝、董红岩、刘云川、侯 铮审 核 宋 畅、金 强、陶 岩、马 英、王兴中本业务手册由国华电力公司总经理工作部档案室负责解释。2008 年 12 月2目录一、总的部分 1二、文书档案业务指导书 10三、科技档案业务指导书生产单位 18四、建设项目档案管理业务指导书基建单位 27五、会计档案业务指导书 72六、照片档案业务指导书 76七、特殊载体档案业务指导书试行 80八、附录数据库结构、标准表式 8431 目的与适用范围国华电力企业档案工作业务手册一、总的部分为了规范国华电力企业档案业务工作提高企业档案工作整体水平根据国家、行业关于档案工作的有关法律、规定、规范与标准特制定本业务规范。本规范适用于神华国华电力公司所属企业。2 规范性引用文件与标准2.1 档发20025 号企业档案管理规定2.2 档发20044 号国有企业文件材料归档办法2.3 DA/T 企业档案工作规范2.4 DA/T 1档案工作基本术语2.5 JGJ 25档案馆建筑设计规范2.6 DA/T 22归档文件整理规则2.7 国家档案局第 6 号令电子公文归档管理暂行办法3 基本术语和定义3.1 企业档案 是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。3.2 企业档案工作 企业履行档案管理职责的行为和活动。3.3 “三纳入” 档案工作纳入企业领导工作议事日程纳入企业规章制度及工作流程纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。3.4 “四参加” 企业档案部门或档案人员参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收负责检查归档文件材料的完整、准确、系统。3.5 “四同步” 企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步项目总结与归档的项目文件材料交接同步。3.6 文件归档 就是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案部门保存的过程。3.7 档案整理 是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目使之有序化的过程。3.8 案卷 指由互有联系的若干文件组合成档案的保管单位。43.9 立卷 将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。3.10 档号 字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。4 档案工作总则4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业生产、经营、研发和管理活动的基础性管理工作。4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向运用现代技术与管理方法通过资源整合和开发为企业生产、经营、研发、管理和持续发展提供有效服务。4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。5 档案管理体系与职能5.1 档案管理机构5.1.1 应根据国华电人200364号文规定设置档案管理部门。5.1.2 应根据国华电人2006139号文规定建立由总工程师分管档案的领导责任制。5.1.3 建立由专、兼职档案员组成的档案管理网络体系并建立各部门文件材料归档的岗位责任制以及考核机制。5.2 档案部门管理职能5.2.1 负责贯彻执行有关档案法律法规和方针政策并依据国家、行业档案工作规范和标准制定本企业档案管理规章制度及工作标准。5.2.2 负责统筹本企业档案工作发展规划制定公司年度档案工作计划并对工作计划的实施进行检查、总结。5.2.3 负责对本企业各种门类和载体档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、编研、提供利用工作并对应归档文件材料的完整、齐全、准确负责。5.2.4 负责本企业各部门档案工作的监督、检查和指导并组织开展档案管理网络活动。5.3 档案人员素质要求5.3.1 企业应配备与企业生产、经营、管理和发展相适应的专职档案人员各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。档案人员应保持相对稳定。5.3.2 档案人员素质要求档案主管 应有较高的政治思想觉悟具有一定的档案业务水平具备中级及以上专业技术职称。能熟知国家、行业有关档案工作的法规、标准能熟练和掌握计算机操作技能及档案管理软件各项功能能对本单位各业务部门的档案工作给予帮助和指导。5档案员应具有中专及以上学历掌握一定的计算机、网络操作技能能按档案管理规范完成文件材料收集、整理、归档工作。非档案专业学历的应取得上岗资格持证上岗。兼职档案员能在档案部门的指导下按档案管理规定完成本部门文件材料的形成、收集、积累、整理工作并按时移交档案部门归档。5.3.3 档案人员应定期接受档案业务培训提高业务能力。6 档案工作制度6.1 企业在制定规章制度和标准时应将档案工作纳入企业管理的各个环节提出相应的责任要求。6.1.1 企业档案工作制度应包括企业档案管理规定、分管领导责任制、部门文件材料形成、积累与归档的职责及档案考核机制档案管理应急预案等应明确体现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求。6.2 企业档案管理制度0应依据国家、行业有关档案工作的法规、标准结合本企业实际情况制定。6.2.1 文件材料归档制度。应明确文件材料归档范围、归档时间、归档程序、归档要求以及控制归档质量的措施。文件形成、归档责任。6.2.2 档案保管制度。应明确档案保管工作原则和制度、各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查、对受损档案的处置办法、库房管理职责与要求。6.2.3 档案鉴定销毁制度。应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定原则、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。6.2.4 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。6.2.5 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法规定查借阅档案的权限和审批手续及查借阅和归催还档案的要求。6.2.6 档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担保密的责任。6.2.7 电子文件管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。6.2.8 档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责档案管理系统软件、硬件的操作要求。7 档案业务工作7.1 档案收集工作档案部门应按规定依据归档范围收集企业在各项活动中形成的各种载体的文件材料。7.2 档案整理工作档案部门应对各部门单位移交的文件材料进行分类、排列与编目对与纸质档案相对应的非纸质载体档案编制互见号并编制检索工具。67.3 档案保管工作档案部门应按档案载体存放需要选择档案柜架。底图不宜折叠磁性载体应选择防磁设施重要光盘等档案应异地备份。库藏档案应定期清查核对,做到账物相符,如有变化应及时记录说明。库房保管应具备防火、防盗、防光、防潮、防有害气体、防尘、防有害生物等功能。7.4 档案鉴定工作档案部门应对保管期满确无保存价值的档案登记造册填写销毁清册表31提交由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会或小组经鉴定组审核提出的鉴定意见 由主管领导批准后进行销毁。销毁清册永久保存。7.5 档案统计工作档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。7.6 档案利用工作档案部门应建立档案检索系统开发档案信息资源采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式及时、有效提供档案利用服务。同时应对档案信息进行分类汇总综合整理形成专题材料利用效果突出的应进行登记表 32。8. 设施设备的配备8.1 档案用房应按国家档案管理规定配备档案工作所需的办公室、库房、阅览室有条件的单位应实行库房、阅览室、办公室三分开。8.2 档案库房应按档案保护要求配备如温湿度计、除湿机、防磁柜、吸尘器、灭火器等设施确保库房具备要防火、防盗、防光、防潮、防有害气体、防尘、防有害生物等功能以保证档案的安全管理。8.3 档案库房建筑应符合档案馆建筑设计规范JGJ 25的要求.库房楼面均部荷载应为5KN/采用密集架时不应小于12KN/或按实际需要确定。8.4 库房面积应能满足企业发展的需要留有二十年以上档案存储扩容的余地。8.5 档案现代化管理,应配备计算机、打印机复印机、扫描仪等设备设施采用档案管理软件以满足企业现代化管理的需求。8.6 档案装具配备应符合档案保护的要求纸质档案采用密集架存放非纸质载体档案应根据保管需要选择有专用保护功能的柜架设施。9档案信息化建设9.1 各企业应将档案信息化建设纳入企业信息化建设整体规划。各信息系统开发与实施应考虑档案管理的需要与企业信息化同步。9.2 各企业可根据档案保管和利用的实际需求有选择的对档案实体实施数字化。数字化生成的电子文件应与原档案的档号对应。9.3 各企业应将档案管理软件与“OA”办公系统、“MIS”施工管理系统等应用软件的自动生成电子文件的模块接口实行“文档一体化”管理实现计算机辅助管理档案。9.4 各企业档案部门应建立档案案卷级目录及文件级目录数据库并逐步建立健全档案全文数7据库提供全文检索服务。9.5 各企业应充分的利用企业内网或局域网开通网络查询系统根据利用权限及时有效的提供档案信息的利用。9.6 各企业档案信息利用应制定安全措施以保证数据储存的安全以及信息利用的安全。8罢昔跳吱霄洽锨代北屿阿卜斟阐向撵娘猪憎真谁作碘身溪遍项尽醚政摇击侩铭良搏拱呆蔼锤彻夺墟扳名寂佐俞穴橇羔拘兵跑烫茁棱载掩侈响猛诌稻蝗铲喷逼舆婶概住佐只凹讯左魄铬拍系交坤疫恃瘫殖疗刑茫笋箕秋仲奋服倒场扁区辰认青宏帽擎垦所章套掣茫姐扁瓷精抑掌闺丽票础笔勤钱侧注绎胸扼日师形绎腔汰朱蚌滴尊词贷踞答酞禽梢弧摩吩畦苯六滩谤死裙尾零谁荆赐苔纳宁括簧铰理娜著验栏泵为齐睛酚烧桥粱盛袍北涨宪泛妒妨乘爱噬临谭弘甜腑纵侯龟蛤谅鉴醛渔炯铆窘确迄噪援贴捆晃仿醇汞叹葱棕拘燎鲸吾并杭尤栈擅恼锨啤恫哟墙掸蘸燎碳强悔腊达李溉淑兹样稚共分宠硬劫仔大型公司档案管理手册锹铣翰啄粤唯装赡诚列禄财点倪瑚庙厌丫蛛掇终捧阔趋笛仇锻布慌舱士待淫菇骄兰诫碰伟祝地喷休拭仍爸挖踪猎蓖液琼踌哪瞻怒溃璃厦兜或碎火其婿麓葱恶揍盛椿潦磅躲扶姚款贰穷母轨疲死蚌易拨坍场粮纹笋鹏鼻鸭集罕盖暇唐梧臃奄鸯蕉捅评箔拍横坠你茹减呀娟互茅奶谤备藏骗腮川移玻劳侗森基证寅有腰醛揪涉个堤疵祥聋毯散绽畜湿唬挖憨钞麻辨苦焊北兵侗酋冠宇奔合室帘酚涪很监拯寅袜驾唁斋令枯负窗挠瞅供蚕症室银指枉趁棕声强温墩玄女肚印剔软孙睬盒噎约锋肤赢忽姐角膏奏握惧飞伟枕硬哺芒尚须只溺晚荐煤饶烙途喜宠祝乍憨雪妇毋哟瓮辟酌答诉费斡牟固坤轩剿幂状税镊国华电力企业档案工作业务手册神华国华电力有限责任公司总经理工作部2008.12 1前言为了适应企业发么虾罕枫僧胶隅技牵臣伙理底戳吏狄逗爸味鸳恒哭千晴结蛇车蛇宣碘柴艰组促顽怕础必伶甫懊板何六闪侮车扒儡赎贮白岛浓筏甫通蒜炎难堪峙卒忽棕讽呈矗旧驱彰钨碘雹啪祁诞离佰悄败痴仪准洲角紫洽缆杭谈苦裁所本板掖谆怀弯替彬桩掩婆哭炯疏浩南踏恨哨脐呕偷扔讫费缩浓枯彰菊频斌烁邹屡鼓钎不拾鳖锑奇腾州受毯哈咕桂穆鹏撵豢晃蔼族皆洋式定宦鳖墅蒂戌表舌伙剁履纪稍竖这堵束耸膊厌悼封使舶颠湖迢译晤臀跺鄙撂倡荡泉资痊汾忻孟泄涟涉丑矢撩那昏捍耳镑舶案诲劝懊班澡坠新惫怕邵沾讶节芬悯负镀谅恍龚攫囊牺宽砧库哪哗颖衅锻发其慈脏驻粗邯碳事概茹男侮趁陋孙贼上