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高校人事档案管理信息化建设的价值和策略

王雪芬
摘 要：人事档案是高校人才储备的“缩影”，最容易体现高校人才素质以及发展潜力。管理好人员人事档案，对学校科研教学活动的优化起着很大作用。但长期以来，传统人事档案工作中都存在档案管理封闭、保存形式单一、服务被动、档案信息利用率低以及信息提供不及时等现象，严重影响了高校各层的决策和人才的选拔，所以信息化建设于高校人事档案管理而言显得格外重要。本文介绍了档案信息化，分析了档案信息化的积极意义，阐述了如何实现高校人事档案工作的信息化管理。
关键词：高校；人事档案管理；信息化建设；价值；策略
高校人事档案主要由组织人事部门管理，它记录了学校教职员工的工作履历、业务水平、思想品德和政治面貌等个人信息[1]，可以从历史层面上准确反映出教职员工的工作能力以及成长潜力，是高校选人、用人的重要依据，对学校的人事调配与职工的晋升都有直接影响。在数字化校园建设的新常态下，高校人事档案管理如何打破思维局限，共建信息化，更加公平公正和精准高效地调配教职工的岗位工作，从而强化高校的科学研究功能和人才培养职能，值得深入研究。
1 档案信息化概述
档案信息化，就是将信息技术全面应用于人事档案管理，为人事档案信息资源的处置、管理以及使用活动服务。档案信息化符合时代发展潮流，具有提升人事档案现代化管理水平的作用。
实行档案信息化，主要是由现代高校人事档案的功能和日常工作特点决定的。作为高素质人才的重要集散地，高等院校每年都会招收、毕业大批学生，不仅如此，还会引进、流出各类人才。档案管理部门有接收、管理和传出这些人员的个人档案的责任，随着各类人员的大批流动，必然会增大档案管理工作的流动性和复杂性，提高档案管理部门的工作强度，高校人事档案部门应加快信息化建设，形成实体管理同信息化管理并重的模式。
2 档案信息化的意义
2.1 提高档案管理工作效率
由于人员数量增减大，而且流动频繁，高校人事档案总是需要进出转递，展现了明显的动态性。实施信息化建设，建立一个人事档案信息库，将全院人员的工作学习经历、岗位变动、薪酬变更以及政治面貌等基本信息全部存入这个人事档案信息库，可以做到随用随调，有利于学校人事档案的传递与处置管理。除此之外，全面应用信息技术，建立档案信息系统，能帮助档案管理工作成功脱离传统的实体操作模式。因为通过计算机就能对档案信息进行多层次、全方位检索，对全校人事档案实现动态的、立体的管理，既能减少档案处理工序、节省时间，又能及时补充更新全校人员的人事档案信息，使当事人的人事动态一目了然。
2.2 提高档案利用率
通过建立人事信息系统，校内各职能部门就能够借助人事档案信息库就能掌握教职工的基本信息，实行资源共享，避免各自建立相同人员的档案信息库。此外，档案管理信息化方便查阅人事档案，不需要时时进馆查阅纸质档案，大大提高的人事档案信息的利用率。实行信息化以后，可以利用相应信息管理软件对全员档案进行分类统计和数据挖掘等进一步处理，打造人性化服务。
2.3 有利于档案的社会化应用
学生的入学、毕业，师资队伍的建设，教职工的入职、晋升，教学、科研工作的开展，都涉及到人事档案问题[2]，由此可见，人事档案有着不容忽视的社会服务功能，并且人事档案的服务范围并不局限于学校组织人事部门，个人出国、评定工龄、贷款购房以及身份证明等都需要人事档案主体提供个人档案材料。檔案信息化，能满足档案主体在社会活动中的档案信息需求，便于人们不受时空限制地确认自己的档案存放地点，获取档案信息。所以，档案信息化建设对于人事档案的社会化应用有着重要推动作用。
2.4 保护纸质档案
实体化的人事档案工作非常重视对档案信息原始记录纸张的管理与保存，在传统档案管理中，每份案卷都是唯一的，损毁或遗失都将造成难以补救的损失。随着人事档案的服务领域的扩展，人们对档案的依赖程度也逐渐提高。现实中，人事档案的流动与档案主体的成长、发展密切相关，所以用到的几率非常高，与纸质原始材料接触过多，会不利于档案的长久保存，而在信息化管理中，档案查阅者在档案信息库就能获取档案主体的一般信息，这样就减少了人与纸质档案资料的接触，对纸质档案起到保护作用。
3 档案信息化建设的策略
3.1 改变守旧思想，更新观念
传统人事档案工作有着明显的封闭保守性和被动性，造成高校人事管理者对人事档案工作认识不到位，这在主观层面上就限制了新时期高校人事档案工作的信息化发展。在网络数据急剧增长、知识积极飞速发展的大数据时代，人事档案信息量的增速远超过去，基于这一背景，高校领导及人事档案管理者必须尽快转变管理理念，对人事档案产生全方位、科学认识。
首先，学校领导必须给予人事档案工作足够重视，增加投入；其次，学校档案管理者必须更新观念，重新树立主动服务的意识，及时为其他职能部门的提供所需的人事档案信息服务；最后，档案管理者要转变守旧思想，加强对档案信息化管理技术以及现代化办公知识的学习、掌握，提升软件使用能力，以适应自动化办公和档案信息化管理的现实需要。
3.2 做好基础工作，确保档案信息真实准确
人事档案作为个人成长、发展的原始记录，具有凭证作用，并且这种凭证作用有着很强的法律效应，所以人事档案资料记录的信息必须是真实准确的，而这就要求做好人事档案的基础工作。人事档案基础工作是否扎实，直接决定着档案信息化管理系统能否为查阅者提供完整、真实的人员信息，所以人事管理人员必须照章办事，仔细甄别人事档案，确保摘录的每个信息都能满足真实准确要求。
3.3 健全规章制度，保护档案信息安全
人事档案管理工作的信息化建设离不开健全的规章制度，同时也需要法律保护，所以要做好法律法规与相应的规章制度的建设。高校应根据《归档文件整理规则》和学校发展的实际需要，建立符合自身工作情况的人事档案管理规章制度，让学校的人事档案管理实践操作有章可循。
严格界定校内各层级的和各职能部门的人事档案信息使用范围，明确规定数据使用者必须承担档案保密与隐私安全保护的责任，必要时可采采取安全防护措施，以保护档案主体的隐私安全[3]。
3.4 加大宣传力度，提升档案管理员的综合素质
在信息化时代，许多以往由人工完成的人事档案工作都可以通过计算机来完成，以机器代替人工，对人事档案管理工作来说，是对传统的观念的挑战。长久以来，循规蹈矩、按部就班是人事档案管理的主要工作常态，档案管理人员一时很难转变意识，在人事档案管理中加入信息化管理意识，所以要加强宣传，强化高校各层的信息化管理意识。
要实现档案信息化，高素质人才是必不可少的。信息化建设要求人事档案管理人员要同时具备人事档案管理方面的业务知识、较高的政治素质以及技术应用能力，所以，档案管理人员必须认真研习人事档案管理知识与国家颁布的《档案法》及《干部人事档案工作条例》，加强素质和业务培训，使自己成为既有扎实的档案管理业务知识基础，又掌握信息技术的复合型档案人才。
3.5 更新档案管理模式
现阶段，高校人事档案管理主要有两种模式，其一是管理模式。这是一种对人事档案资料进行全部分类，进而划分至档案管，最终经档案管理人员处置，完成信息化处理的管理制度。其二是非管理模式。所谓非管理模式，就是通过部门归纳的方式处理某些比较特殊的高校人事档案，而不是全部放到档案管里，而学生档案则需要学校教务处或者是学工处负责处理。非管理模式强调分级管理，对硬件设备的依赖程度较高。
以北海职业学院为例，人事档案是由组织人事处负责，文书档案由学院办公室负责，基建和会计档案由计划发展与财务处负责，学生档案由招生就业工作处负责，其他各系部科室负责各自负责本部门有利用价值需要归档的材料。人事档案需要进行管理模式，严格按照档案管理条例进行分类进馆，其他档案进行非管理模式，强调分级管理，实行责任制，保证档案材料的完整性和保密性。
4 结语
总而言之，在互联网时代，信息化管理是高等院校人事档案工作发展的必然趋势，档案信息化不仅有利于高校人力资源的开发，也有利于纸质档案资料的长久保存，避免档案资料发生遗失或则损毁，同时对于精简高校人事档案管理程序、节省档案处理时间等也起着积极作用。目前当务之急是更新档案管理观念，与时俱进，不断完善档案管理技术，培养高素质的复合型档案管理人才，建立信息化管理系统，及时为校内相关职能部门提供档案信息服务，促进科研教学工作的发展。
参考文献
[1]陈曼煜.刍议高校人事档案管理信息化建设[J].山西档案，2017（1）.
[2]张丽娜，夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].學术论坛，2016，39（4）：157-161.
[3]杜小琴.网络化管理开创高校人事档案建设新局面[J].新闻战线，2015（5x）：42-43.

-全文完-