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建设单位在工程档案管理中的角色分析 施建侠摘 要：近年来，政府大力发展基础设施建设，多地采用集中建管模式，即成立专门的部门，负责政府投资的公共建筑、道路、桥梁、园林、学校等建设管理，建设单位在工程管理中对整个工程负责，期中也包括对工程档案的收集、接收和移交等档案管理工作。本文简述了代建模式下各参与单位在工程档案管理中的角色和责任，以及面临的难题，提出了针对性的对策。关键字：建设单位；工程档案；管理；角色1建设单位及各相关方角色定位1.1名词释义1.1.1 建设工程档案：在工程建设过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。1.1.2 城建档案馆：为适应现代化城市规划、建设、管理的需要，集中保管本城市建设过程中形成的需要长期保管的档案机构。1.1.3 建设单位：本文所称建设单位是指市政府投资建设的代建主体，负责项目前期立项报建、招投标、施工过程管理、竣工验收等工程全过程管理，并在竣工后将工程交钥匙给使用者的单位。1.1.4 使用单位：使用或者管理市政府投资建设工程的单位。可以是业主，也可以是管理人。1.1.5施工单位： 由相关专业人员组成的、有相应资质、进行生产活动的企事业单位。1.1.6监理单位： 是指取得监理资质证书，具有法人资格的监理公司、监理事务所和兼承监理业务的工程设计、科学研究及工程建设咨询的单位。1.2各相关方在工程档案管理中的角色定位1.2.1 城建档案馆角色定位接收本城市重要的需永久和长期保管的城市建设档案；对接收进馆的档案和资料进行整理、分类、排架等管理工作；对档案的整理提出要求，对各参与方档案业务进行检查和指导，并参加建设工程的竣工验收；城市建设问题咨询中心，开展城建信息交流。1.2.2建设单位角色定位，作为建设项目档案管理的主体，（1）对工程建设的原始资料亲自参与，保证资料真实准确；（2）对工程档案资料收集、整理、编制、归档等进行业务指导和检查，提出具体的整改意见；（3）协调施工监理单位向城建档案馆、使用单位移交。1.2.3使用单位角色定位：对接收的工程档案整理提出要求，接收使用或管理工程完整的工程档案，开出接收证明，以备维修、扩建使用。1.2.4施工、监理、设计、勘察单位角色定位：按照城建档案馆、建设单位的要求，负责收集、整理工程建设过程中形成的档案，并按规定移交给相关方。2.存在的问题2.1施工、监理单位管理缺失，档案流失严重。原因有三：（1）管理制度不完善，没有完善的收集和交接制度，档案资料有的存在于技术人员手中，有的存于资料管理员手中，没有实行集中统一管理，加上档案人员变动频繁，如果没实行严格的交接制度，档案随人走，那么档案流失就不可避免了；（2）思想上不重视日常资料的归集，等到最后竣工结算需要交资料的时候，发现档案散落在各处，无法收集齐全；（3）工期较长，有的项目由于征地、拆迁和前期立项报建工作等种种原因，致使工程工期较长，有的从立项到竣工验收要十几年时间，时间跨度长增加了工程档案收集和保管的难度，极易造成损坏和丢失。2.2建设单位协调困难。建设单位作为沟通主体，既需要和城建档案馆、使用单位协调，又需要和施工监理勘察设计单位协调，难度很大，原因如下：（1）法律法规和实操之间需要协调。例如城建档案馆依据有关法律法规要求建设工程實行总承包的，由总包收集、汇总后一起向档案馆移交，否则不接收。但是考虑到很多项目分为很多标段，不能因为一个标段或者分包没有完成移交工作，就影响其他标段的正常竣工、结算，经过协调，和城建达成一致，分类灵活处理。（2）资料共用情况复杂。同样，有的工程分为很多个标段，且时间跨度较长，工程准备阶段文件是共用的，且只有一份，如果没有汇总收集、移交的话，期中一个标段交了，其他标段就缺少了工程准备阶段文件，需要和城建档案馆、使用单位说明情况，以及资料共用情况。（3）要求变化。随着管理日益完善，有的工程跨时较长的，之前符合要求的，过了几年有新的规定，需要重新整理，施工监理单位常有怨言。2.3 指导不足。施工监理等单位由于是整理工程档案的实际操作部门，对具体要求不是很清楚，导致套数不够、整理的档案不符合要求、竣工图折叠的方法不对、数次整改仍不符合要求等一系列问题的出现。3.优化管理对策3.1管理到位，做好过程控制。前推管理，把管理往前推进，开展工程档案“五同步”，指档案管理与工程建设计划、检查、验收、考核、结算同步。（1）在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程档案的套数、质量、移交时间等提出明确要求；（2）工程技术人员检查工程质量时，档案人员同时检查档案整理情况；（3）组织工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；（4）建立考核机制，将档案整理考核纳入到项目最终考核的一部分；（5）在付款节点，加入档案资料及时归档的要求，作为付款的必要条件或收取适当数额的归档保证金以确保档案及时、完整归档。总之，工程建设与工程档案整理同步，将档案管理工作纳入合同管理是确保 “五同步”有效实施的重要措施。3.2准确定位，做好统筹协调。所谓协调就是主动调和相互作用的子系统之间的能量、物质、信息交换以确保管理的高效率，它的内容包括人际关系、组织关系、资源技术供求信息等。建设单位应该身具“协调管理”兼“技术管理”的角色，代表业主对整个工程项目从施工准备到竣工验收、档案移交全过程实行管理和监督，所以实际上也是一个总体协调和管理者。（1）主动作为，加强沟通。由于建设工程项目，具有投资大、规模大、建设周期长、生产环节多、参与方多等诸多特点。作为工程主导方的建设单位搞好协调工作就显得特别重要。要积极主动用沟通来推进、解决问题。（2）高站位思考，充当好桥梁。因为建设单位是协调的主体，协调即要坚持原则，又要照顾相关方的合理诉求，公正、合理地维护各方利益。3.3指导到位，做好业务培训。采用多种方式，做好工程档案收集和整理工作的指导和培训工作。（1）将整理套数、是否原件、整理要求和格式一次性告知施工监理单位，列出个一次性告知单。（2）充分利用网络技术，在门户网站上挂上整理的视频以及案卷清单、卷内目录、卷内备考、竣工图章等样板，以供施工监理单位参考。（3）现场培训和指导，必要情况下，要开展工程档案专项培训，去工地现场指导工程档案立卷、编目、整理，示范竣工图折叠方法等，也可以将在建工程项目档案资料员集中起来培训。4 结语鉴于工程档案对于工程进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建、工程结算、审计、决算等都是重要的技术依据，应该说一个优质工程就包括一套完整准确的工程档案，在代建模式下，作为建设单位一定要完善制度，做好全程控制，从源头上把好质量关；积极协调，上传下达，保证各方的利益得到切实保障；做好培训指导，使工程档案管理人员熟悉整理要求，為城市建设保存好完整的史料。参考文献1浅谈建设工程档案的全过程控制J.科技广场，2009（2）：194-1952张云峰.浅谈甲方在工程项目管理中的问题分析及对策J.城市建筑，2013（20）：132-133.3林宝玲.关于甲方在工程管理中的作用探析J.河南建材，2018（01）：76-77.4陈玉兰.工程档案管理对促进建设工程质量作用的研究J.城建档案，2014，06：57-59.5关明杰.探讨加强工程档案管理对促进建设工程质量的作用J.黑龙江史志，2015，06：73.6浅谈建设工程档案的全过程控制J.科技广场，2009（2）：194-1957建设工程文件归档规范.GB/T 50328-2014 -全文完-