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建设单位在工程档案管理中的角色分析

施建侠
摘 要：近年来，政府大力发展基础设施建设，多地采用集中建管模式，即成立专门的部门，负责政府投资的公共建筑、道路、桥梁、园林、学校等建设管理，建设单位在工程管理中对整个工程负责，期中也包括对工程档案的收集、接收和移交等档案管理工作。本文简述了代建模式下各参与单位在工程档案管理中的角色和责任，以及面临的难题，提出了针对性的对策。
关键字：建设单位；工程档案；管理；角色
1建设单位及各相关方角色定位
1.1名词释义
1.1.1 建设工程档案：在工程建设过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。
1.1.2 城建档案馆：为适应现代化城市规划、建设、管理的需要，集中保管本城市建设过程中形成的需要长期保管的档案机构。
1.1.3 建设单位：本文所称建设单位是指市政府投资建设的代建主体，负责项目前期立项报建、招投标、施工过程管理、竣工验收等工程全过程管理，并在竣工后将工程交钥匙给使用者的单位。
1.1.4 使用单位：使用或者管理市政府投资建设工程的单位。可以是业主，也可以是管理人。
1.1.5施工单位： 由相关专业人员组成的、有相应资质、进行生产活动的企事业单位。
1.1.6监理单位： 是指取得监理资质证书，具有法人资格的监理公司、监理事务所和兼承监理业务的工程设计、科学研究及工程建设咨询的单位。
1.2各相关方在工程档案管理中的角色定位
1.2.1 城建档案馆角色定位①接收本城市重要的需永久和长期保管的城市建设档案；②对接收进馆的档案和资料进行整理、分类、排架等管理工作；③对档案的整理提出要求，对各参与方档案业务进行检查和指导，并参加建设工程的竣工验收；④城市建设问题咨询中心，开展城建信息交流。
1.2.2建设单位角色定位，作为建设项目档案管理的主体，（1）对工程建设的原始资料亲自参与，保证资料真实准确；（2）对工程档案资料收集、整理、编制、归档等进行业务指导和检查，提出具体的整改意见；（3）协调施工监理单位向城建档案馆、使用单位移交。
1.2.3使用单位角色定位：对接收的工程档案整理提出要求，接收使用或管理工程完整的工程档案，开出接收证明，以备维修、扩建使用。
1.2.4施工、监理、设计、勘察单位角色定位：按照城建档案馆、建设单位的要求，负责收集、整理工程建设过程中形成的档案，并按规定移交给相关方。
2.存在的问题
2.1施工、监理单位管理缺失，档案流失严重。原因有三：（1）管理制度不完善，没有完善的收集和交接制度，档案资料有的存在于技术人员手中，有的存于资料管理员手中，没有实行集中统一管理，加上档案人员变动频繁，如果没实行严格的交接制度，档案随人走，那么档案流失就不可避免了；（2）思想上不重视日常资料的归集，等到最后竣工结算需要交资料的时候，发现档案散落在各处，无法收集齐全；（3）工期较长，有的项目由于征地、拆迁和前期立项报建工作等种种原因，致使工程工期较长，有的从立项到竣工验收要十几年时间，时间跨度长增加了工程档案收集和保管的难度，极易造成损坏和丢失。
2.2建设单位协调困难。建设单位作为沟通主体，既需要和城建档案馆、使用单位协调，又需要和施工监理勘察设计单位协调，难度很大，原因如下：
（1）法律法规和实操之间需要协调。例如城建档案馆依据有关法律法规要求建设工程實行总承包的，由总包收集、汇总后一起向档案馆移交，否则不接收。但是考虑到很多项目分为很多标段，不能因为一个标段或者分包没有完成移交工作，就影响其他标段的正常竣工、结算，经过协调，和城建达成一致，分类灵活处理。
（2）资料共用情况复杂。同样，有的工程分为很多个标段，且时间跨度较长，工程准备阶段文件是共用的，且只有一份，如果没有汇总收集、移交的话，期中一个标段交了，其他标段就缺少了工程准备阶段文件，需要和城建档案馆、使用单位说明情况，以及资料共用情况。
（3）要求变化。随着管理日益完善，有的工程跨时较长的，之前符合要求的，过了几年有新的规定，需要重新整理，施工监理单位常有怨言。
2.3 指导不足。施工监理等单位由于是整理工程档案的实际操作部门，对具体要求不是很清楚，导致套数不够、整理的档案不符合要求、竣工图折叠的方法不对、数次整改仍不符合要求等一系列问题的出现。
3.优化管理对策
3.1管理到位，做好过程控制。前推管理，把管理往前推进，开展工程档案“五同步”，指档案管理与工程建设计划、检查、验收、考核、结算同步。
（1）在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程档案的套数、质量、移交时间等提出明确要求；
（2）工程技术人员检查工程质量时，档案人员同时检查档案整理情况；
（3）组织工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；
（4）建立考核机制，将档案整理考核纳入到项目最终考核的一部分；
（5）在付款节点，加入档案资料及时归档的要求，作为付款的必要条件或收取适当数额的归档保证金以确保档案及时、完整归档。
总之，工程建设与工程档案整理同步，将档案管理工作纳入合同管理是确保 “五同步”有效实施的重要措施。
3.2准确定位，做好统筹协调。
所谓协调就是主动调和相互作用的子系统之间的能量、物质、信息交换以确保管理的高效率，它的内容包括人际关系、组织关系、资源技术供求信息等。建设单位应该身具“协调管理”兼“技术管理”的角色，代表业主对整个工程项目从施工准备到竣工验收、档案移交全过程实行管理和监督，所以实际上也是一个总体协调和管理者。
（1）主动作为，加强沟通。由于建设工程项目，具有投资大、规模大、建设周期长、生产环节多、参与方多等诸多特点。作为工程主导方的建设单位搞好协调工作就显得特别重要。要积极主动用沟通来推进、解决问题。
（2）高站位思考，充当好桥梁。因为建设单位是协调的主体，协调即要坚持原则，又要照顾相关方的合理诉求，公正、合理地维护各方利益。
3.3指导到位，做好业务培训。采用多种方式，做好工程档案收集和整理工作的指导和培训工作。
（1）将整理套数、是否原件、整理要求和格式一次性告知施工监理单位，列出个一次性告知单。
（2）充分利用网络技术，在门户网站上挂上整理的视频以及案卷清单、卷内目录、卷内备考、竣工图章等样板，以供施工监理单位参考。
（3）现场培训和指导，必要情况下要开展工程档案专项培训，去工地现场指导工程档案立卷、编目、整理，示范竣工图折叠方法等，也可以将在建工程项目档案资料员集中起来培训。
4 结语
鉴于工程档案对于工程进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建、工程结算、审计、决算等都是重要的技术依据，应该说一个优质工程就包括一套完整准确的工程档案，在代建模式下，作为建设单位一定要完善制度，做好全程控制，从源头上把好质量关；积极协调，上传下达，保证各方的利益得到切实保障；做好培训指导，使工程档案管理人员熟悉整理要求，為城市建设保存好完整的史料。
参考文献
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