分析企业文书档案的收集与管理.docx

分析企业文书档案的收集与管理 何雪晴摘 要：为提升企业文书档案收集与管理工作水平，保障信息的精确和完整。本文就从企业文书档案管理存在的问题入手，明确了企业文书档案在管理基础、档案工作衔接、管理方式等方面存在欠缺，并阐述了保障企业文书档案收集工作水平提升的有效措施。望相关工作人员必须在实际工作中恪尽职守，努力提升自身专业技能操作水平，并在工作中积极转变管理理念与方式生化文书档案管理工作的信息水平，保障文书档案获得更高效的管理。关键词：企业文书档案;收集;管理;问题;措施企业的文书档案也就是管理性档案，通常指代企业、事业单位等组织在事物运作中的管理事物、活动落实等过程产生的具备保存与查看、使用的有效信息。1 企业文书档案管理存在的问题1）管理基础薄弱。从目前的企业文书档案管理现状上看，存在一个最为明显的特征是管理方式较为封闭，以档案信息不流失、没有残缺为原则，虽然这样的管理维护方式，可保证信息储备的完整性，但是文书档案保存过程中的装订与整体质量并没有明确的标准规范，单位领导也并未意识到文书档案管理的重要性，这就会导致人员和资金的投入出现不足问题。管理人员的综合素质水平也可能普遍低于企业其他部门员工，档案部门的薪资待遇同样会受其影响，因资金投入力度不足、水平较低，文书档案管理的监督考核机制制定的不够科学，同样是导致文书档案管理基础薄弱的重要因素，因此这些问题的存在， 严重阻碍了企业文书档案管理工作的优化升级。2）文书工作与档案工作衔接不畅通。一些企业的文书与档案工作并没有被归置到一起，因此在管理上就必不可免的出现了衔接问题、脱节或沟通不畅。同时，一些文书管理岗位职责人员因为缺乏档案意识，实际工作中并未对档案收集工作倾注足够的重视，因此实际工作中常出现如档案新信息收集不够完整、用纸装订不够规范、初始稿件不够齐全、编号不够准确等问题，这些问题也进一步阻碍了文书处理质量水平达到标准，甚至会影响到后期档案收集、整理、利用等工作步骤的高效落实。3）管理方式落后，忽视档案安全。信息时代的到来对人们的社会生活产生了较大，多体现在积极层面。因此，各行各业的信息技术深化程度也在不断扩展，但是，很多企业在文书档案管理方面，由于信息技术应用水平为达到相关要求，因此沿用的传统纸质储存方式在查询与利用上效率较低，阻碍的工作落实的高效性。虽然很多企业已经开始进行档案管理工作信息化转变， 但工作内容仅仅体现在文书纸质形式转化为电子形式上，并未让文书档案管理工作得到全面彻底的信息化转变。同时能收到管理工作人员的信息操作技能落实滞后性以及消极性特征明显，同时保存电子文书过程中，并未对相关软硬件设备进行积极维护这些都导致电子形式的档案信息文档在整理过程中，出现变更丢失等问题影响的文书档案的储备完整与精确。2 保障企业文书档案收集工作水平提升的有效措施1）完善档案收集制度、保障工作有章可循。企业在实际发展运作过程中，由于发展状态、规模存在差异，因此每个企业实行的文书档案信息收集管理制度也各不相同，企业首先要将国家管理规定与自身发展现状进行结合考虑，对应出适合的管理模式，如此，才能让企业内部结构更加合理，各个部门之间的交接工作可落实的更为顺利。最为重要的一点，是适宜的档案管理措施能够保障每个岗位职责人员的责任权利得到精确划分，防止出现全责交叉或管理混乱的情况。档案信息的归档实现也需被明确规范，文书档案必须在形成的第二年第一季度结束之前完成收集整理工作，不可拖延，如果出现延期的情况，要及时追究责任并查明原因，这种增强信息收集整理人员的工作紧迫感方法。可以保障工作运作的高校与稳定，同时根据工作运行的状态与进展掌控力度，及时修缮制度细节，同时对具体的工作方法进行逐一说明，防止出现误操作影响工作，落实最后的管理制度，必须跟随企业的发展规模与状态进行完善与革新，满足各项管理工作的实际需求。2）加强对临时性、重要文件的收集工作。企业组织机构变更、干部调动、人员离职等各种因素的影响，让很多文件资料散落在了个人手中，因此阻碍了档案信息不能及时归档，或是造成遗失。为了让这种问题得到有效处理，企业的文书档案管理人员必須在整理年度档案信息的基础上，加强日常、临时性档案信息的收集与整理，如重大会议召开、临时工作部署等，及时将在这些活动落实过程中产生的信息收集到档案库中，整理好，保证档案资源的价值可以全效发挥。企业中的档案部门出现人事变动时，尤其是档案部门的工作人员，在离开岗位之前，必须要将工作对接好，而后在办理离职手续。同时在工作对接、资料移交过程中，要对资料与相关信息的真实性进行审核，防止公司内部的相关重要的资料流入到其他不法人员手中。同时，还需要在工作交接表上进行档案管理人员的部门签字，确认后，信息管理人员才可离开。3）建立健全档案工作管理网络，实现档案工作责任制管理。企业的各个部门工作落实时，会产生大量的档案信息，这些信息的形式各不相同，因此，在收集的时候要注意分类，保证形成一个较为完善的数据信息管理网络，保证档案信息的价值可以全效发挥。档案部门还需具备一定的文件内容与形成背景的价值考察能力，保证可以让每种类型档案都得到最佳的收集与储备方式管理。企业的档案工作人员必须要遵守档案信息收集管理责任制度，结合档案收集工作的质量标准、完整度等各个方面的要求，让工作的职责可以被明确的划分，保证工作的质量可以达到规定水平。4）实行纸质、电子文件双套收集制。信息技术的不断发展，在各行各业的管理工作中渗透的范围逐渐广泛，同时影响越来越深远。电子文件逐渐开始替代传统纸质文件，同时电子文件也需要得到归档、整理，因此在收集纸质文件时，企业的各个部门因为工作需要，也会需要使用到电子文件，在收集这些电子文件时，需要对信息的存放格式、文件大小进行科学调整，按照相关技术要求，保障文件可以得到更为科学的审核，验收合格后、按照规定的进行手续上的过审，而后将信息保存好，防止出现缺损或是遗漏等问题。5）加强培训，提高企业档案工作人员档案收集的能力。企业的档案管理工作人员除了要具备严谨端正工作态度以外，还要积极跟随时代发展，不断更新工作理念与方式，保证业务落实可以保持在较高的水平之上。为了保障工作落实效率，档案收集工作落实之前，专业或兼职人员必须接受岗前培训，除了对工作过程中的注意事项一一了解之外，还要明确工作制度、岗位职责、工作时限等，各项工作规定都必须落实到位。岗位职责人员需严格按照相关管理制度对自身的行为进行约束，防止出现任何误操作或障碍，影响工作落实效果与进程。最后，理论培训工作高水平组织落实后，收集工作在实际落实过程中，档案部门有责任指导其他部门的工作，保障档案信息的真实有效。要保证及时发现问题并积极对应整改措施，让档案信息的产生、收集、整理、存档等工作步骤可以稳定、高效的展开，尽量防止出现返工或积极降低返工概率，让工作的落实效率与质量达到规定标准。3 结语综合以上的文章论述，可以从中了解到的是文书档案信息的有效与完整，直接影响着企业的后续发展动力是否充足，因此必须对此项工作的落实与管理进行重视，维护相关管理措施的落实的高效与稳定，为企业顺利发展保驾护航。参考文献1盛雪艳，王坚.创新企业文书档案管理工作探讨J.兰台世界，2019（S1）：156-157.2韩小艳.论现代化企业文书档案管理J.甘肃冶金，2019，41（02）：123-126.3刘茜.企业文书档案的管理及利用分析J.陕西档案，2018（06）：37.4史宏珍.如何做好新形势下企业文书档案的收集J.中小企业管理与科技（上旬刊），2018（07）：131-132. -全文完-