某公司账务处理子系统设计.教学内容.doc

摘要 近几年来，会计电算化发展比较迅速，也是广大会计人员体会到它在信息处理方面的精确性和效率。企业要想获得真正发展就要加强会计电算化的应用与管理。尤其是在账务处理系统方面，我们更要加强管理与审核。会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。会计电算化系统是一个组织处理会计业务、会计数据，并为企业内、外部信息使用者提供财务信息和有关决策信息的人机系统。这个系统是由计算机硬件设备、计算机软件、电算化管理制度和财务人员以及相关的计算机人员组成。关键字：会计电算化、账务处理系统、目录摘要1引言2一企业基本情况3二建立账套4三总账系统的初始化4（一）用户管理及权限设置4（三）凭证类别设置6（四）增加科目7（六）职工档案设置8（七）期初余额输入以及试算平衡8（八）完成建账10四日常账务处理11（一）凭证处理11（二）凭证输入11（三）凭证审核12（四）凭证记账、汇总13五期末账务处理14（一）月末结转14（二）结账15六企业存在问题及相关建议16(一)存在的主要问题16（二）相关建议16结论18参考文献19致谢20引言会计电算化可以提高会计数据的实效性和准确性、提高会计核算水平和质量、减轻会计人员的劳动强度 ；同时提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础；也可推动会计技术，方法 ，理论创新和观念更新，促进会计工作的进一步发展。本文就是通过运用高信软件对青岛凯信家具有限公司账务处理处理进行电算化管理的过程。首先对青岛凯信公司的基本情况进行了简单的介绍；然后论述了该企业运用高信财务软件进行财务处理的情况，主要包括总账系统初始化设置、日常账务处理和期末账务处理；最后还对该企业提出了会计电算化事业发展过程中存在的一些问题，并且进行了简单的分析，并提出相关意见。一企业基本情况公司名称：青岛凯信家具有限公司（一般纳税人）地址：青岛市湘江路251号；开户银行：中国建设银行青岛支行；银行账号：123456789；税号：987654321。行业：标准代码。记账本位币：RMB人民币会计科目级数：4级，4-2-2-2会计年度开始日期：2012年1月青岛凯信家具有限公司的账务处理是指从科目的设置 、凭证的编制和审核、记账、对账、结账 ，一直到会计报表和报告的编制的整个过程。账务处理系统是指利用计算机完成会计账务处理工作的管理信息系统。二建立账套 首先打开高信财务软件，单击新账套按钮，进入设置界面，根据系统提示进行下一步操作，输入账套启用时间、会计主管以及账套名称（青岛凯信家具有限公司）。并且要选择该公司所属行业等企业相关的基本情况。三总账系统的初始化（一）用户管理及权限设置根据青岛凯信有限公司内部控制制度的要求和该公司的实际工作需要，我们对企业的相关电算化会计岗位进行了划分调整并设立必要的工作岗位，以及操作权限，以防止未经授权的人员操作会计软件，影响企业的财务管理，进而影响企业的全面发展。编号用户名职务权限001祝楠录入员“账务处理”中除“凭证审核”以外的所有功能；固定资产、工资所有权限002张开审核员“账务处理”中的“凭证审核”“凭证查询”“凭证记账”功能003王辉出纳员“出纳管理”中的全部功能。“账务处理”中的凭证查询功能004刘元义主管会计全部操作权限 在账套完成之后 ，以会计主管“刘元义”身份再次登录账套进行以下相关操作：分别增加录入员祝楠、审核员张开、出纳王辉等的人员，并且授权他们应该有的权限，比如：录入员，祝楠，操作权限：“账务处理”中除“凭证审核”以外的所有功能。如下图：（二）币种设置由于行业以及企业经营范围比较大的原因，该公司有很多产品出口，因此存在外币收支，所以在有本位币的基础上还需要增加美元、英镑等外币，其操作过程如下：首先单击打开“币种设置”，然后再分别输入相关的外币币符以及币名；汇率标志选择“固定汇率”；折算方式选择“直接汇率”；起初汇率为；8.0。注意：对于已经使用过的外币种类，“币符”不能修改，币种不能被删除。只有被使用外币的科目发生数都为零，外币代码才能被修改，或者才能删除此种外币。（三）凭证类别设置 青岛凯信家具有限公司业务比较多，存在各种各样的业务，因此需要设置收款凭证、付款凭证、转账凭证。凭证类别还有一定的限制条件，也就是凭证类别的使用范围。其中最主要的有三种，即“借方必有”、“贷方必有”“凭证必有”。例如，收款凭证就是借方必有编码为1001的“库存现金”科目 或者编码为1002的“银行存款”科目 ，而贷方必有是指贷方必有编码为1001的“库存现金”科目 或者编码为1002的“银行存款”科目。（四）增加科目 由于本公司在建立账套时预置了会计科目，所以只需对企业缺少的会计科目进行增加处理即可，单击打开“账户管理”，根据青岛凯信家具有限公司发生的实际业务和会计法中规定增加会计科目，如：1001库存现金，1002银行存款，因为本公司存在外币，因此在增加银行存款科目时需要在“期末汇兑损益”处打对号，否则期末调汇的凭证便无法用“期末调汇”生成。（五）设置核算项目辅助核算项目账务软件中默认的包括 ：客户、部门、供应商、货品、职员五种。根据公司实际业务发生情况，针对公司往来单位（客户、供应商）、公司部门、公司销售货品以及公司的职员进行辅助信息的核算，比如说，青岛凯信家具有限公司的部门，其包含：001行政部、002财务部、003销售部、004物供部 。核算如下：首先单击“辅助核算项目”选择“部门”，再单击“增加明细”按钮,添加相关信息。其它辅助核算项目同上。有以下两点需要注意：1. 只有最末级明细科目下才能设置辅助核算。若一个科目设置了辅助核算项目后，想增加第一个下级明细科目，则这些下级科目所包含的项目（包括凭证、余额信息等）要同上级科目的一致，并且在系统中也会给相应提示；2设置辅助核算项目以后，必须在增加账户或修改账户时选择“辅助核算项目 ”中的辅助大类。（六）职工档案设置职工档案的设置是用于登记公司工资发放人员的姓名、职工编码、所在部门、人员类别等信息，工资日常核算中职工的增减变动也需要在此处理 ，这样有利于加强公司职工工资管理。但需注意是：为了便于日后在部门之间调动工作，不同部门的人员编码不能重复。（七）期初余额输入以及试算平衡由于该企业是预置会计科目的，只要再增加明细科目即可；会计科目增加完成之后，就需要输入期初余额，按照公司业务实际发生情况对相关会计科目以及期初余额进行输入，输入过程中，操作员一定要认真仔细，等期初余额输入完成以后要进行试算平衡，如果试算平衡结果显示不平，则说明输入期初余额有误，即无法正确完成建账，进而就会影响以后步骤的会计工作。在期初余额录入过程中，固定资产的录入需要注意：当月增加的固定资产当月不计提，所以，还应提前增加固定资产卡片。 （八）完成建账上图是试算平衡表，从表中看出已经平衡，所以进行完成建账操作。四日常账务处理（一）凭证处理按照会计制度规定，制单人填制的记账凭证必须都要经过具有审核权限的操作员进行合法性检查，就青岛凯信家具有限公司而言，该公司由录入员祝楠进行凭证填制。产生记账凭证的途径有三种，主要包括：1.根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；2.先由人工编制记账凭证，再输入计算机；3.计算机自动 生成机制凭证。记账凭证的内容一般包括两部分：一是正头部分，包括凭证类别 、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分 ，包括摘要、会计分录和金额等 。（二）凭证输入录入凭证时，应先选择凭证类型，会计核算软件将按实践顺序以及凭证类型对会计凭证自动连续编号，需要时 也可以对凭证号进行人工修改。然后输入业务日期、制单日期 （默认为当前日期）、附件数、摘要、会计科目、辅助核算信息以及金额等所需信息。其中会计科目要求输入末级明细科目。一般只需输入科目代码或者助记码，软件将自动显示科目名称。录入完成后，要点击“保存”按钮，进行保存。由于修改凭证时，凭证类型不能修改，所以凭证类型选择错误，并且该凭证已经保存，可以通过凭证复制来改变凭证类型或者将此错误凭证删除重新录入。录入凭证借方或者贷方发生额时，如果是录入 最后一条记录，可以使用自动配平功能，使用快捷键CTRL+A，则此记录自动将借贷金额配平。依次将公司发生的业务按照要求录入。例如：1月1日，收到中国银行通知，将利息收入5000元入账，则需要填制如下凭证：（三）凭证审核审核人跟制单人不能为同一人，在青岛凯信家具有限公司，审核会计主管刘元义，取消审核只能由审核员张开进行。即：谁制单谁修改，谁审核谁取消。需要注意的是，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可被修改或者删除。审核的内容主要包括以下两点：1. 凭证是否与原始凭证相符；2. 会计分录是否正确注：检查凭证是否平衡，如果有不平衡的凭证不能记账；而且记账范围应小于审核范围；作废凭证不需审核可直接记账。（四）凭证记账、汇总凭证汇总是将收、付、转凭证按照一定的范围条件进行汇总，汇总其他科目的贷方发生额 ，生成汇总表。进行汇总的凭证可以是已经记账的凭证 ，也可以是未记账的凭证，汇总条件包括凭证日期、凭证类别、凭证范围等。由于计算机处理的速度快、无差错等优点，在电算化环境下，记账处理完全不同于手工记账操作。 一般来说，只有经过审核的凭证才能记账。五期末账务处理（一）月末结转当一个月所有的业务处理完成以后，我们必须将账务处理所有内容结转到下个月，才能进行下个月的账务处理工作。我们可以利用系统中的月末结转功能来完成。结账前的准备工作包括以下两点：1. 查看本月凭证是否全部登记入账；2. 有无结转权限；月末结转有多种形式，我们以自动转账为例进行说明。（二）结账使用结账功能可以对指定的月份进行结账处理。如果该月上存在未记账的凭证，则月末就不允许结账。若上月未结账，下月的凭证仍可以录入，但不能进行记账处理。结账后，不能再录入已结账月份的记账凭证，而且账务处理的默认期间也将会自动转为下一期。六企业存在问题及相关建议 (一)存在的主要问题 1.会计电算化软件只进行简单的核算，没有扩展其功能的使用；2.企业对会计电算化的认识不够充分，对电算化的内部控制不够健全；3会计电算化人员没有严格实行权限限制制度，操作员密码公开或者不设，可能出现越权情况；4.会计电算化人员业务不熟悉，一般都是由过去的会计、出纳经过短期培训就上岗的，对于出现的问题不能及时解决；（二）相关建议 1除了进行简单的账务处理核算以外，我们要加强企业会计电算化系统扩展功能的使用与开发； 2.企业要高度重视会计电算化工作，要全面正确理解和认识电算化账务处理系统，加强企业电算化的内部控制制度； 3.企业要严格实施权限限制制度，保证操作员都有自己的操作权限，而不会相互拥有相同的权限，进而减少企业可能出现的越权问题； 4.要加强企业人员的业务处理能力，提高对企业员工电算化应用的培训，以及加强对企业突发状况的处理。结论会计电算化账务处理系统，需要企业根据本单位、本部门的实际情况，建立适合自己的账务处理系统管理制度。本文就是通过对青岛凯信家具有限公司电算化账务处理系统研究与实践，了解了企业的账务处理过程，并且也了解到企业电算化方面存在的一些问题，针对这些问题公司提出相关意见，比如，积极开展会计电算化账务处理的培训，加强企业对自己账务处理系统的宏观管理，规范会计电算化管理工作，建立一系列现代化企业管理制度，兵器付诸实施，以促进企业电算化账务处理程序的不断完善和提高。参考文献1毛华扬.会计电算化教程.北京：电子工业出版社，2006.2何日胜.会计电算化系统应用操作.北京：清华大学出版社，2009.3李立志.会计电算化信息系统.北京：首都经济贸易大学出版社，2005.4金铃.会计电算化.北京：清华大学出版社，2010.致谢 通过这次毕业设计，我要感谢王巍老师，在写作过程中，所倾注的心血，从选题到论文内容都给予了我精心的指导和严格的教诲，在此我表示衷心感谢。还要感谢给我帮助和指点的同学，你们的帮助也让我少走了不少弯路。还有要感谢参考文献的作者，你们的资料也是我毕业设计完成的基础。做毕业设计是一次系统再学习的过程，使我学会了如何利用所学的知识，并把理论结合于实践中，使我进一步掌握了电算化的相关知识并且对专业知识有了进一步的认识和理解。为我以后的发展奠定了坚实的基础。