邮件示例教学内容.doc

邮件示例

精品文档
メール例文

1. 仕様説明会に対するご感謝

無事日本にお帰りになったと存じております。

大変暑い天気の中、遥遥杭州へお越し頂き、ありがとう御座いました。
ご丁寧且つご明瞭な仕様説明のお陰様で、みんなは仕様理解ができて、自信が湧いてきました。

これから、仕様理解度を再度確認して、製造作業に入りますので、ＱＡ票のご対応を宜しくお願いします。

何しろ、プロジェクトを成功させるため、コミュニケーションをよくして、お互いに力を出し合わせて、頑張りましょう。

次回来るとき、じっくりと杭州の風景を安心して観覧できるようにしておきますので、ご期待くださいませ。

2. 納期延期のご依頼

　さて、「○○システム開発」の納期についてまことに申しかねますが、ご指定の期日を1月27日までご猶予願えませんでしょうか。

製造作業の開始は、予定より遅れた為ご指定の期日には納品することが困難となってしまったのです。本日より製造作業を始めますので、1月27日までを目処に、品質を保証する上確実に納品致します。

貴社にご迷惑をおかけするのは甚だ心苦しいのですが、やむを得ない事情ですのでご理解いただければ幸いと存じます。

　一度決めた納期を守れないというのは誠に見苦しいのですが、事情ご高察の上よろしくご高配下さいますようお願い申し上げます。

尚、お手数ながらご回答をお待ち申し上げております。

3. ご催促

　さて、先日「仕様説明会」でお約束しました、「詳細仕様書」88本につきまして、2003年1月6日現在お届きしておりませんのでご照会申し上げます。

　開発チームと致しましても、非常に困惑しており思案に暮れている次第でございます。何かのご都合がおありでしょうが、「詳細仕様書」に関してはどのようになっているのでしょうか。

　つきましてはお手数ながら担当者に状況をお聞きして、ご返事のほど至急お願い致します。

　まずは、とり急ぎ用件のみ。

4. ご提案

先日、メールで挙げさせて頂きました「QAの回答が遅い」と言う問題点ですが、既にこちらの作業進捗に影響が出ていました。

この影響を最小限に抑えるため、杭州側が今度の土日を返上して、遅れた分を取り戻そうとしています。

しかし、上記の問題点が根本的に改善されないと、進捗が遅れる現象が再び発生しかねません。

つきましては、以下の改善案をお考えできませんか？
XXXXXXX

如何でしょうか？ご検討頂くようお願いします。 

5. お知らせ

下記のメール及び添付ファイルを確かに受取りましたことをお知らせします。

6. 送付

今週の作業報告「作業報告021212.xls」を送付致しますので、
御確認のほど宜しくお願い致します。

7.　顧客評価依頼
　　弊社では開発品質向上を目指して、様々な面の見直しを図っております。
つきましては、本プロジェクトについて日頃お感じのことや、
率直なご意見をお聞かせ頂きたく、
プロジェクト顧客評価を実施することに致します。
ご多忙の中、誠に申し訳ございませんが、
添付の顧客評価書の評価項目にそれぞれ
「◎優　　○良　　△可　　▲不可」で
できれば、来週○○までにご記入するよう、お願い致します。

なお、お客様に評価を頂く目的は
弊社内部作業状況の了解また改善を求めております。
営業の交渉と関係はありません。
また、評価を済んでも、後期対応などが変わりません、
きちんと行いますから、ご了承ください。

お客様の率直な意見や優しいお言葉を糧に品質や生産性の向上に向けて、
より一層の努力をしていきたいと思います。
ワンポイントアドバイス

感謝状

真心をこめて、相手が自分に対してやって下さったことを感謝の意を表す。
1. やって下さったことがどれくらい大変かを書く
2. やって下さったことが我々に対してどれくらい役に立つかを書く
3. 恩返しのつもりで、やりたいことを書く
4. 今後も、こういったことを期待している（図図しくいうではなく、喜ばせる言い方をする）
5. 感謝状は、３日以内に出すこと
6. 大げさにし過ぎると、反って相手を不愉快にさせることがある

依頼状

迷惑を掛けるが、最悪な事態を避けるためにお願いすること。
1. 申し訳ない気持ちしながら、要件をはっきり言うべきです
2. やむを得ない事情と言い訳の区別を意識しながら文をつづる
3. 依頼は、相手から問合せが来る前に出すべき

催促状

事態を悪化する前に、勧告をしておく
1. 催促の気持ちが切実に伝えながら、相手を問い詰めることを避けたい
2. あくまでも、相手のことを懸念して、催促は止む得ない気持ちを伝わる
3. 冗長な前文は相手に反感を持たせる結果になります

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