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公司证书管理制度

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XXXXX公司证书管理制度

第一节 总则
第一条 为加强公司的证书管理，确保证书在企业经营管理活动中安全、有效、合法的使用，服务好企业的经营管理工作，特制订本制度。
第二条 公司的证书管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证书管理的效率和安全性。行政管理中心负责统筹组织、监督检查及协助公司及各子公司和各分公司证书的管理工作。

第二节 证书种类
第三条 证书种类包括基础证书、资信证书及其他证书三类：
（一）基础证书是指公司及各子公司和各分公司的营业执照、组织机构代码证、社会保险登记证、税务登记证、银行开户许可证等公司开业运营必须具备的证书。
（二）资信证书是指公司业务方面经常用到的，一般由资信管理部管理的证书，证书包括但不限于：
1、资质证书：如建筑智能化设计与施工一级、机电安装工程专业承包一级等；
2、非资质证书：如信用等级证、ISO9001、ISO14001、OHSAS18001等；
3、荣誉证书：各级政府、行业协会对公司和个人颁发的荣誉证书；
4、由公司保管的个人证书:如建造师、电气工程师、造价师（员）等注册类证书及证章等、建筑施工企业三类人员安全生产考核合格证、建筑安装专业上岗证（五大员证书）、系统集成工程师证、信息系统项目管理师证、职称证等；
5、知识产权:专利、商标、软件产品登记、软件著作权证书等。
（三）其他证书是指公司及各子公司和各分公司经营中获得的难以计入基础证书、资信证书类的其他证书类，如奖杯、奖状、牌匾等。

第三节 证书办理
第四条 办理部门
（一）公司及子公司和分公司营业执照、组织机构代码证、社会保险登记证均由行政管理中心行政事务部、人力资源部及驻外管理部统筹办理；
（二）公司及子公司税务登记证、银行开户许可证均由财务管理中心统筹办理；
（三）分公司税务登记证、银行开户许可证均由行政管理中心驻外管理部统筹办理；
（四）公司专业证书及获奖证书均由行政管理中心资质发展部统筹办理；
（五）公司发明专利、软件著作权由总裁办、行政管理中心统筹办理。
第五条 证书除正常的年检和换证外，凡涉及变更或注销的，必须经公司批准后方可办理。
第六条 证书的办理必须在规定期限内完成，如因个人原因超过规定期限未办理以致证书过期的，将追究证书管理部门及证书经办人员责任。由经办人员负主要责任，经办人员直接领导和证书管理部门负责人负连带责任。如被罚款的，所罚款项全部由经办人、及其直接领导和证书管理部门负责人共同承担。
第七条 所有证书办理完毕后，必须将原件交行政部档案室存档后，管理部门从公司档案室领出保存。
第八条 证书办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。

第四节 证书保管及使用
第九条 公司所有证书原件在公司档案室登记、扫描备案后由总裁办资信管理部专人专柜负责保管。
第十条 总裁办资信管理部统一负责证书原件、复印件、扫描件管理，如因工作需要使用证书原件、复印件、扫描件的，按档案管理制度相关规定执行，必须发起相应ERP流程，经批准后领用并登记《证书原件借用登记表》，原件用毕及时归还并注销《证书原件借用登记表》，资信管理部做好登记、跟踪、证书回收。

第五节 证书遗失处理
第十一条 证书借用人、资信管理部发现证书遗失，必须立即告知行政部并在档案管理员处办理相应登记，由行政管理中心登报声明证书作废，并及时按主管部门规定及时补办新证书。
第十二条 因个人疏忽遗失证书的，由遗失人承担全部责任，所发生的费用全部由遗失人承担。

附件一：《证书原件借用登记表》

证书原件借用登记表
流程编号：
用途（项目名称）

序号
证书名称
序号
证书名称
1

9

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3

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5

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6

14

7

15

8

16

领用人
部门
领用日期（经办人）
预计归还日期

续借至

实际归还日期（经办人）

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