行政办公室管理运作规范.doc

成 都 标 建 铝 业 有 限 公司

成都标建铝业有限公司行政人力资源管理运作规范

第一章 机构设定及岗位编制管理制度
一、 总则：
为适应公司新的管理体制和经营机制，建立规范有序的机构设置和岗位编制管理程序，结合企业实际，特制定本制度。
二、 管理机构设置原则
1. 机构设置和岗位编制管理应遵循以下原则：
2. 有利于降低管理成本，增强市场竞争力，提高企业整体效益；
3. 有利于建立现代企业制度，按国际规范运作；
4. 有利于建立机构精简、职责明确、办事高效、运转协调、行为规范的管理体系；
5. 有利于加强经营管理，建立信息畅通、反应灵活、适应企业发展和市场环境变化的运行机制。
三、 组织设置管理方案
1. 层级管理制：公司实行层级管理制，每名员工都只接受一位直接上司的领导，同时接受间接上级和公司授权人员的检查监督。一般情况下，每名工作人员均向自己的直接上司汇报和请示工作，只对直接下级行使指挥权，允许越级申诉，但不允许越级汇报；允许越级检查，但不允许越权指挥。
2. 分工负责制：各级管理人员和员工对上级安排的工作，依照岗位描述所规定的工作内容、责任、权利、程序开展工作，并对工作结果承担不可推卸的责任。
3. 责、权、利连带制：各级人员的责任、权力、利益连带生效，每名员工拥有完成职责所需要的相应权力，并且，其完成工作的质量、效率将与其个人收入，职务升降任免相连带。直接上级对直接下级的违规违纪行为负有连带责任。
4. 命令服从制：各级人员必须严格执行上级命令，不得讨价还价或拒绝执行，严格执行“令必行、禁必止”的管理。
5. 奖优罚劣制：各级人员的工作结果都必须接受上级定时定量的考核和评定，对完成工作优秀者进行奖励，对完成工作不合要求者进行处罚。
6. 工作协作制：各级人员必须以整体观、大局观处理同事、班组、部门之间的工作协调，以公司为中间核心，各级人员、各班组和部门均有责任为其他同事、班组和部门提供工作协助。
7. 特殊授权制：任何一级人员都必须接受公司特殊授权人员（消防小组、安全检查小组、公共卫生小组、应急小组、质检组、产品研发小组、资产小组）和部门的工作检查与指导。公司授权给每名员工，当遇到损害公司利益的现象或苗头时，有权进行干预、制止和处理。发生恶性事故时，知情不报和未进行任何干预的人员将受到追究。各小组的工作职责及权限范围、工作内容另行规定。
四、成都标建铝业有限公司组织机构编制设定
见附件
五、行政人力资源管理办公室岗位编制
行政人力资源管理办公室（简称行政办），是公司的行政管理中枢，是企业发展的保障，属于公司对内和对外的窗口，负责公司的行政建设管理，具有公司行政文化建设、公司经营参谋与管理、内外协调、生活保障、制度建设与监督执行、公用物资管理、人力资源各项管理建设和人才开发培养的综合职能。
部门
岗位名称
编制数量
岗位职能
行政人力资源管理办公室
行政人事经理
1
部门负责人，负责部门综合工作协调管理，公司各项行政管理制度建设，监督执行公司各项管理规范的执行管理提供公司后勤保障。
办公室主任
1
联络外联关系部门，对外宣传管理，公司会务管理，公司证件文档管理，安保部门管理，协调各部门关系，公司物业维护管理。
行政人事文员
1
负责公司人事方向工作，负责人员招聘、入职离职、考勤统计、员工生活管理、社保办理、办公用品管理、文档处理等
IT维护员
1
负责公司网站建设，公司软件和电子办公设备、网络维护管理。
保安队长
1
负责公司安保小组日常工作，负责公司消防、安全管理，维护公司经营生产秩序。
食堂组长
1
负责公司食堂日常运作，带领小组员工保障公司职工就餐供应。
保安
3
维持公司生产经营安全，从事公司防火、防盗、秩序维护、保护公司和员工财产安全等工作。
食堂厨师
1
负责制作员工餐和相关工作
食堂帮工
3
负责协助食堂厨师制作员工餐、食堂用具设备清洗、清扫维护食堂设施和环境卫生、为就餐人员按规范打菜等。
公区保洁
2
清扫和维护公司公共场地卫生，维护公司绿化设施等

第二章 人力资源管理制度规范
一、 人事招聘任用管理
第一条 招聘原则及程序
公司聘用员工，根据招聘职位所需知识、工作经验及个人品行择优录取。
招聘程序：报名、登记或推荐→人事初试→人资部安排用人部门复试→员工体检---录用通知→报到→验证存档。
第二条 用工制度 根据《中华人民共和国劳动合同法》及相关法律的规定，公司录用后的员工一律实行劳动合同制。
1. 员工在为公司服务期间不得在其他任何公司或机构从事兼职或专职工作；未经批准，员工不得为其他任何公司或机构从事商业活动，即使是无偿的。
2. 对于符合录用条件的人员，采用劳动合同制。即：公司与员工之间签订劳动合同。劳动合同采用固定期限的形式，具体详见《劳动合同》。
第三条 招聘审批以及薪资定级权限
1. 人事管理部门更具公司岗位编制和企业需求招聘人员，所有员工入职的审批确定权限由用人事部门初选，合格后由人部门确定，部门负责人的入职，由公司人事管理部门负责人面试初选，公司总经理确定；
2. 部门负责人以下职位：人事部初试---用人部门面试确定；
3. 部门负责人以及特殊职位：人事部门负责人初试----总经理面试确定
4. 离职和调动审批权限等同于入职审批权限；
5. 所有后勤行政和计件薪资员工的员工入职薪资定级由总经理最后签字审批；
第四条 入职手续
1、 被录用者应按面试约定的到岗日期到公司人事部报到；
2、 如实填写相关人事资料表格。
3、 根据人事部要求，递交户口簿复印件或居民身份证原件、体检合格证明书原件、最终学历证书原件、应聘时记载的资格证书原件、岗位要求的各类就业证件原件、三个月内免冠照片三张、公司另外要求的其他资料。
4、 需要办理的其他手续。
5、 公司发放《员工手册》、工号牌、餐卡、工作服等。
第五条 人事记录
6、 员工有义务如实向公司提供工作经历、学历证书、专业技术职称证书、特殊工作资历证明及身份证、户口簿原件、外地员工提供暂住证，近期体检报告、在公司外的获奖、受罚情况及原因；个人资料（包括但不限于姓名、通讯地址、家庭地址、邮政编码、电话号码、婚姻情况、子女情况、紧急联络人）
7、 以上规定需要提供的资料中所记载的内容有发生变化的，当事员工应在十天之内以书面形式告知公司人事部门，否则视为严重违反公司规章制度。由此引起的一切后果及责任由当事员工自负。
8、 无论因何种原因被公司以违纪解除劳动合同者，将永远不被公司录用。
9、 对于主动辞职，重新入职的员工，工龄以最后入职日期重新计算。
第六条 入职、岗位技能培训
1、新员工在办理完入职手续后，由用人部门安排各项培训。
2、完成各项培训后进行考核，考核合格后方可进行转正。

第七条 试用期及转正
1、 公司对新录用的员工，在试用转正后签订劳动合同，试用期管理人员以及特殊技能岗位为二个月，普通员工试用期为一个月。
2、 员工试用期内，人力资源部·用人部门将根据员工的岗位安排相应的技能培训，并对培训结果进行考核。
3、 如果员工在试用期内表现优异，可以由本人向部门申请提前转正，部门同意提前转正的，人资部根据其培训期间的表现及考核成绩（如未安排培训及考核的，亦可申请提前考核）确定是否符合提前转正的要求。
4、 若员工在试用期内某项考核内容不合格：可安排其二次考核，若二次考核仍不合格，可由用人部门负责人根据员工试用期的表现安排进行二次培训，顺延试用时间至考核合格。顺延后1个月之内仍不合格者，则必须停止试用。
5、 试用期间公司支付员工试用期工资，员工的试用期工资不低于当地政府规定的最低工资标准。
6、 对于试用期间被证明不符合录用条件的员工，公司随时可以与其解除劳动合同，但需提前三天通知对方。
7、 员工的使用转正，按员工入职程序审批，转正后薪资和使用期薪资根据岗位不同，调整幅度不同。
8、 员工试用合格，其工龄自试用起始之日起计算。
第八条 员工培训
1.职位能力素质培训
根据员工现职位和拟晋升职位的任职要求，进行价值观、能力素质、知识结构、专业经验要求进行培训，实现人岗匹配和人才储备。由人力资源管理部按年度培训计划组织实施。
2.新员工的培训
a) 公司基础教育：包括公司简介；质量、环境及职业健康安全管理体系知识；职业道德和企业文化教育；安全生产知识等。在新员工入公司一月内，管理部们组织培训。
b) 部门基础教育：主要学习部门、岗位工作职责，安全、环保等相关法规制度。在新员工入公司一月内，由所在部门组织培训。
c) 岗位培训教育：学习操作规程，设备的性能、操作步骤、安全环保事项及紧急情况的应变措施等。由所在岗位技术负责人组织培训，并进行书面和操作考试，合格者方能上岗。由人力资源管理部每季度抽查培训完成情况。
3.安全教育培训：按安全的有关规定执行，不定期组织培训。
第九条 员工发展
1、 公司鼓励员工不断提高自身素质与工作技能，通过各项支持帮助员工发展。
2、 对有发展意愿与潜力的员工，公司定期提供后备人才培训计划。
3、 公司为员工提供学习机会和晋升平台，帮助员工规划职业生涯，每位员工均有申请岗位调动的权力，坚持把合适的人，在合适的时侯，用在合适的岗位，做合适的工作。
第十条 职位（职系和职级）、工作岗位和业务内容的变更
1、 员工应该根据公司的安排，结合本人意愿，从事相应工作；
2、 公司在考虑工作的必要性及员工的能力、经验、健康状况等相其他要素后，可以在合理条件的基础上变更或者任免该员工的职位；
3、 公司认为工作上有必要时，与员工协商后可以调动员工的工作岗位。员工没有正当理由的，必须服从工作分配。
4、 上述内容在原《劳动合同》中已做出明确约定的，发生变更时需对《劳动合同》进行相应变更；
5、 双方因工作内容发生变化以及其他原因，或者员工个人原因要求变更劳动合同内容的，经双方协商同意，可以变更劳动合同中的相关内容。
6、 合同期满前一个月，在公司与员工双方都协商一致的前提下，双方续签《劳动合同》。
第十一条 解除劳动合同
（一） 协商解除劳动合同
经公司与员工双方协商一致，可以解除劳动合同。
（二） 有下列情况的，员工可以即时解除劳动合同
员工可以不提前通知而随时解除劳动合同：公司以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫员工工作的，或者违章指挥、强领冒险作业危及员工人身安全的；
（三） 员工提前通知而解除劳动合同
为保证公司正常经营，员工承诺严格执行劳动合同期限。因特殊原因不能履行双方约定的劳动合同期限或由于自身健康原因需提前解除劳动合同的，必须提前三十天以书面形式提交辞职报告，经公司负责人批准后方可离职，否则该行为视为员工擅自离岗，应承担由此给公司带来的损失。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同。
（四） 公司不需提前通知而解除劳动合同
员工有下列任何一种情况的，公司可以不提前通知员工而随时解除劳动合同。
1、 在试用期间被证明不符合公司录用条件的；
2、 严重违反公司规章制度的；
3、 严重失职、营私舞弊给公司造成经济损失的；
4、 被依法追究刑事责任的；
5、 未经公司允许，在其他单位就职者或经公司提出拒不改正的；
6、 提供虚假身份资料、证明者；
7、 因《劳动合同法》第26条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的；
8、 法律、法规规定的其他情形；
（五） 公司提前通知解除劳动合同
有下列任何一种情况的，公司提前三十日通知员工，可以解除劳动合同：
1、 员工患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事公司另行安排的工作；
2、 员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，还是不能胜任工作的；
3、 劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经双方协商不能就变更劳动合同内容达成协议的。
（六）劳动合同的终止
有下列任何一种情况的，劳动合同终止；
1、 劳动合同期满的；
2、 员工开始依法享受基本养老保险待遇的；
3、 员工死亡或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪的；
4、 公司被依法宣告破产的；
5、 公司被吊销营业执照、责令关闭、撤销或者公司决定提前解散的；
6、 法律、行政法规规定的其他情况。
第十二条 离职
一、离职分为辞职、解除劳动合同、终止劳动合同、自动离职、辞退等：
1、 辞职：凡员工因病、因事、或其他原因，申请辞去本公司工作，离开本公司的为辞职；员工在合同期内（试用期过后），因故不能继续工作的，可以向公司提出辞职，但须提前三十日递交书面辞职申请，经公司同意后，方可办理离职手续。
2、 辞退：是指公司对严重违纪、身体或能力难以胜任工作的员工予以解除劳动合同。严重违纪被公司提前解除劳动合同的，严重违纪具体类型详见员工手册相对应条款；
3、 终止劳动合同：是指劳动合同期满双方不再续约。
4、 自动离职：自动离职是指员工未经申请或协商，未办理任何手续，超过三天停止上班或未到公司出勤的行为，视为自动离职，自动离职者公司将追究其违约行为给公司带来的损失；
5：劳动合同的解除，只有公司人事部管理部门方可代表公司与员工之间完成，除公司人事部管理部门以外的任何部门任何人员没有权利代表公司与员工解除劳动合同。
二、离职办理规范
:1：员工不论因何故离职，都必须在离开公司之前办理好离职手续。员工应按照公司的《离职单》所列的项目在本部门及相关部门办理手续，最后到人力资源部门办理离职手续:；
1) 办理员工在部门的工作交接；
2) 公司的各种技术、业务资料、归公司所有，离职时必须交回所在部门；
3) 以部门名义或个人名义的借款，须到计财部办理还款手续；
4) 离职员工除办理本部门交接，还应办理：交回员工出入证、劳动合同原件
5) 离职员工工资将于该员工办理完以上1-4离职手续后，于工资发放日发放至该员工工资卡中。
6) 人力资源部办理社会保险及人事档案的转移手续，离职员工必须在规定的时间内完成转移手续。
2：离职办理程序
1) 先向部门负责人提交离职申请单，经部门领导同意后，再到人事部办理手续，填写《离职通知单及移交清单》，离职员工须办好工作和文件资料移交，退还制服及办公用品，以相关部门及人事部核准后方可离职：
2) 员工离职前需提前一个月提出书面申请，并按照公司相关的规章制度办理离职手续；
3) 在离职正式生效日之前，员工仍与公司保持着聘用关系，仍需遵守公司相关的规章制度，否则公司将按规定处理。
4) 离职员工的档案、社会保险关系等在公司的，应将档案、社会保险关系等一起自离职日起十五天内转离本公司。
5) 任何员工，提交辞职报告后，经公司批准后才算已经离职，未批准辞职或未到批准离职截止日期即不上班的，按旷工处理。
3：离职结算：
1) 离职或辞退必须按程序办理，任何职位人员不得违反程序；
2) 离职员工离职手续全部办理完成，薪资在下月发薪日发放。
三、离职工员的义务
1、根据负责人的指示，把相关业务完全移交给继任者或管理者；
2、将公司交给员工使用、保管的物品、制服、工具、钥匙、技术资料、办公用品等，如数交还公司；
3、归还公司发放给员工使用的工号牌和餐卡等；
4、返还工作期间对公司所负的债务；
5、公司其他的指示、要求员工必须实施的行为。
四、离职员工承担的损害赔偿责任
1、若离职员工未按第十二条上述三款规定的内容执行，在交接过程中发现有物品损害的，必须以该物品的损坏程序折价赔偿公司。
2、如是技术性资料毁损或灭失的，公司经过合理且客观的判断后，对损害赔偿的具体金额作出决定，公司除了可以从员工的工资或报酬中扣除损害赔偿金以外，还可以通过劳动仲裁、劳动诉讼、民事诉讼等途径来解决。
3、员工不按照第十二条上述四款规定的内容执行业务移交手续时，公司将扣除员工一个月工资抵扣公司损失；
二、 薪酬福利管理制度
（一）总则：
1. 为规范公司薪酬管理，明确员工薪资发放、调整办法等有关事项，根据公司经营管理模式，遵照国家及地方性有关劳动法律法规和公司现行人力资源管理制度，以建立公平、公正、合理的薪资管理制度，提高所有员工的积极性，创造性，实现公司的经营目标，特制定本制度。
2. 本制度适用于公司所有员工，本制度所指员工薪资，是指员工每月定期获发的薪资总额。
3. 本制度由公司行政人事部负责起草、颁布、修订、解释并监督施行，修订由行政人事部根据部门意见和公司经营目标调整需要提报修改方案，经公司总经理核准后，方可修订，此制度经公司总经理核准后，正式生效施行。
（二）薪资结构
1. 公司实行岗位等级薪资制度和计件工资制度；
2. 计件薪资适用于生产车间一线员工，计件薪资按出品单件量计算，公司将根据市场和企业的发展部定期对计件单价做调整，具体岗位计件单价另附。
3. 计件薪资的统计根据当月产量统计，按个人岗位完成量统计，经财务核算、人事核对，总经理签字后予以发放。
4. 等级薪资的员工薪资级别共120级，起讫等级对应固定工资为18级---150级（1800-15000元/月），每递增一级加100元，公司根据岗位及员工工作能力定级（详见薪资等级表-另附）和调整。
5. 员工薪资由固定工资、绩效工资和其他工资三部分组成。
1. 固定工资：由基本工资和岗位工资组成，是根据职工的岗位、技能表现、工作经验等因素确定的相对固定的工作报酬，其中基本工资统一为*****元，其余为岗位工资，岗位工资因岗位起级不同，定级不同，详细见《岗位工资等级表》。
2. 绩效工资：是指通过对公司整体业绩的完成率。或岗位工作内容、团队建设、工作态度等方面的综合考评确定的、不固定的工资报酬。绩效工资因岗位不同，绩效工资总额不同，绩效工资的计算按公司绩效考核管理制度进行。
3. 其他工资：根据公司相关规定及经营状况设定的加班工资、奖励和补贴，如加班费、工龄补贴、全勤奖、其他奖项等不固定的工资组成。
6. 固定工资和其他的统计是根据公司的考勤制度，按员工的出勤天数根据岗位统计，由人事财务统计核对，总经理签字后予以发放。
7. 绩效工资由各部门负责人按照岗位绩效考核表的内容，根据公司的业绩，结合员工的工作表现结果考核数据来确定发放比例，经人事核对，总经理签字后发放。
8. 员工薪资扣除项目包括：缺勤、扣款（含借款、罚款等）、餐费、住宿水电费、社保个人缴纳部分等。
9. 员工的单日工资，根据出勤天数的统计，结合当月应出勤的天数计算。
10. 试用期薪资：普通员工的试用期为一个月，管理人员以及特殊技能岗位为一个月，转正后薪资按岗位定级范围调整。试用期内工作不满5天辞职的，薪资作为培训费用扣除。
11. 加班薪资：公司非计件薪资人员不提倡加班，因特殊情况加班的，一律以加班相同时间补休，节假日调整休息日期的，不按加班处理。部门负责人以上管理岗位，以完成工作任务为准，不计算加班。计件员工加班的，日常生产计件单价计算。
（三） 薪资调整：
1． 公司将根据个人工作能力和市场情况，结合公司实际情况不定期进行调整，根据岗位薪资定级原则，员工的工作能力经过学习晋升，薪资也同步调整，员工若薪级变动，从生效之日起下一个支薪日，按新标准调整。
2． 员工的转正调整，按面试录用定级签订的结果，经转正通过后同步调整，特殊岗位未定转正后薪资的，由总经理签字批准转正后薪资。
（四） 薪资发放：
公司的薪资计算以月底为计算日，发放日期为次月25日，各部门在每月10日之前将所有薪资统计数据交薪资统计部门，遇节假日或特殊情况将适当调整。
（五） 附则：
本制度解释权归公司所有，制度不详之处，由行政人事部门负责解释，在制度推行中，公司将可能根据实际情况作适当修改；
附：薪资等级表

第三章 行政管理制度规范

一、 公司发文和文档管理规范
第一部分 发文规范
(一) 总则
1. 为规范公司发文、通知、文档、档案，保证公司文件的规范性、统一性，确保所有制度规范得以有效执行，参照各企业机关发文格式，特制订如下规定；
2. 公司所有的文件（规定、管理制度、操作规范、运作程序、通知公告、函件等），是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文件，用以传达贯彻公司管理决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 是公司管理的依据，更是公司规范化、法制化管理的体现。
3. 本规定适用于公司所有部门，公司各部门必须重视遵守文件规定并加强本部门文件的宣传保管。
4. 本规定由行政办公室负责制定，总经理签批后由行政办监督各部门执行。
（二）发文种类：为了便于管理区分，公司将文件种类分为红头文件、A类文件、B类文件、C类文件。
1．红头文件：指以公司名义发布的通知、通报、报告、决定、批复。
Ø 通知：运用广泛的知照性公文。适用于传达要求下级办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免人员。
Ø 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
Ø 报告：适用于向上级政府部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。
Ø 决定：适用于对重要事项和重大行动做出安排，可以经过会议讨论通过，也可由领导根据职权或有关规定做出。
Ø 批复：适用于答复下级部门的请示事项。是与请示相对应的下行文。
2．A类公文指：以公司名义发布的制度、流程、规范、预案、管理办法等。
Ø 制度：一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。
Ø 流程：指某一事项的具体操作程序。
Ø 规范：是指群体所确立的行为标准。可以是组织正式规定，也可以是非正式形成。明
文规定或约定俗称的标准。
Ø 预案：是指经过评估分析或经验，对潜在的或可能发生的突发事件的类别和影响程度
而事先指定的应急处置方案。
Ø 管理办法：是一种管理规定，通常是用来约束和规范市场行为、特殊活动的一种规章
制度。
3.B类公文指：函、会议纪要、公司总结及计划、发展规划方案等。
Ø 函：适用于公司或部门与其他公司之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
Ø 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
Ø 规划方案：适用于公司整体发展书面规划方案。
4.C类公文指:以部门名义发布的通知、通报、工作流程等
（三）发文程序
1.发文办理程序：
拟稿→审核→签发→用印或签署→分发→归档。
Ø 拟稿：草拟公文必须使用规定的公文格式（详见各类公文模版），起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称，所有红头文件、A、B类文件全部由行政办拟稿。
Ø 审核：文件起草后，由发文部门负责人进行初审，然后呈报分管领导审批（C类公文除外）。
审核的重点包括：
第一：是否确需行文。
第二：行文方式是否妥当。
第三：是否符合行文规则和拟制公文的要求。
第四: 公文格式是否符合规定。
第五: 文稿的文字表达是否简明、通顺，是否符合语法、逻辑规范，标点符号的使用是否正确，文字有无错漏，文稿的段落、条款之间是否相互矛盾等。
Ø 签发：分管领导根据发文紧急程度阅办签发意见；所有文件的必须在两个工作日之内阅批完毕。
签发权
公文种类
副总经理以及上
红头文件、A类文件、（其他涉及到交叉部门或费用预算等文件）
行政办负责人
B类文件、C类文件
部门负责人
C类其他发文
Ø 用印：是指在需要用印的文件上盖上发文机关印章的程序，用印是文件生效的标志。红头文件统一加盖公司公章。
Ø 分发：由行政办根据公司公文件格式及编号统一印发；外发文由发文部门呈报相关单位，所有关于全公司的文件，必须发放抄送到各部门，各部门在内部传达、学习、执行，需要总经理签批的为报送，在办理完毕后将相关资料行政办存档；
Ø 归档：所有公文由行政办负责存档。为体现公文的严肃性行政办负责定期开展检查，确保公司相关政策制度的有效执行。
（四） 公文格式及编号
详见附件模板
第二部分：文件档案管理
（一） 总则：
1. 为加强公司档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，根据档案管理常规结合公司实际制定本制度，适用于公司内各部门、生产车间的档案管理。
2. 行政办公室负责本制度的制订和修改和解释，行政办公室及各部门、生产车间负责本制度各条款规定的贯彻执行；
3. 行政办公室负责对本制度规定的贯彻落实情况的检查和奖惩。
（二） 档案管理细则
1． 公司资质管理、基建工程档案管理。
Ø 办公室负责公司有效证书、资质证书管理。
Ø 公司有效证书、资质证书应放在保险柜妥善保管。
Ø 如因工作需要借阅或复印公司的有效证书、资质证书、基建工程档案，必须经总经理同意才能借阅或复印，并做好借阅或复印记录。
2． 制度规范、通知公告、决议决定、行政管理类、部门文书档案类文件管理。
Ø 所有行政管理相关类文件由行政办收集存档管理；
Ø 相关部门有本部门和与本部门相关管理规范文件存档，以便于培训学习、执行；
Ø 部门文档丢失的，可到行政办复制再存档；
Ø 财务部负责对财政、税务、审计、会计类批文及财务凭证收集组卷归档。
Ø 销售部负责对招（投）标资料、供销合同、补充协议等收集组卷归档。
Ø 采购部负责对采购资料、合同、补充协议等收集组卷归档。
Ø 设备类档案由行政办收集保管，公司购买2000元以上（含）所有设备均应建档，包含使用说明、保修单等随设备附的清单资料。
Ø 人事档案类由行政办行政文员管理保存，人事档案包括人事录用资料、晋升奖罚资料、个人培训资料、任免资料等，公司职工只能查阅下属员工资料。
Ø 会计档案管理按公司财务制度规范存放，未经总经理同意，任何人不得查阅会计档案。
Ø 公司所有文件发文必须有电子文件存档，方便查阅，以防遗失，各存档部门应定期检查。
3．违反公司文档文件管理规范，公司视情节予以处理。
二、 工作纪律管理规定
行政办公纪律管理规定
1. 遵守员工守则和公司各项管理制度规定，服从公司管理安排；
2. 工作时间内不应无故离岗、串岗，出去办事要请示，确保办公环境的安静有序；
3. 上班时间不得玩手机、电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情；
4. 爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁，营造一个良好的工作环境；
5. 上班请穿西装和职业装，仪表整洁、大方接待来访和业务洽谈时，应注视对方，微笑回答，礼貌待客；
6. 接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动代接听，重要电话做好接听记录；
7. 严禁用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事。其余正常上班时间严禁利用公司电脑上网聊天，打游戏；
8. 办公室所有的办公用品、用具由行政办公室全面负责，其他部门予以配合；
9. 发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，不能影响工作；
10. 未经领导批准和部门领导授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料；
11. 员工上下班实行打卡机考勤制度，不得迟到早退，因工作原因未及时打卡，须及时请示部门领导签字后于次日报办公室补签，否则会作旷工处理；
12. 请假须经部门主管、行政副总或总经理的书面批准，到办公室备案；假条未在办公室即时备案，以旷工论处，扣减工资；
13. 公司员工不得相互打探工资。行政部，财务及所有经手工资信息的人员必须保守薪酬秘密。非因工作需要，不得将员工的薪酬信息透露给任何第三方或公司以外的任何人员。员工需查核本人工资情况时，必须由行政部指派人员和财务部门出纳进行核查；
14. 在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不会补签，如因故未打卡，请到办公室及时办理；
15. 不得利用办公室会客、聚会、不得在办公室吃饭；
16. 市场部因当日外勤，不能回单位打卡员工，请部门经理及时写出名单，由办公室经办人处理；
17. 不准私自动用办公室物品，如有需要应向办公室登记并做好领取记录；
18. 无工作需要不要进入领导办公室、实验室、财务室、会议室。
三、 办公用品管理制度
为规范办公用品的申购、入库、保管、使用、报废，使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。
(一) 办公用品分类
按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。
低值易耗品主要指：签字笔、圆珠笔、铅笔、记号笔、白板笔、签字笔芯、圆珠笔芯、刀片、胶水、固体胶、胶带、大头针、曲别针、橡皮筋、复印纸、架子、修正液、便签、记事本、订书针、印泥、毛巾、文件夹、抽杆夹、文件筐属于常备消耗品。订书机、计算器、电话机属于损坏重新配置易耗品。
高值管理品为：电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。
(二) 办公用品的管理责任部门
1. 公司办公用品的管理统一归口为公司人事行政部。人事行政部负责制订《办公用品发放标准》。并根据情况适时进行修改。
2. 行政人事部应当于每月上旬一次性向采购部提出采购申请。
3. 低值易耗品由行政人事部根据上月办公用品消耗提出合理采购计划；高值保管品由行政人事部根据申请部门填写的《高值保管品申请表》进行审查后，交采购部将采购申请报请总经理审批后实施。
4. 行政人事部根据各部门每月提交的岗位、对应人数及新增人员依照《办公用品发放标准》将常备消耗品一次性发放给各部门。
(三) 办公用品的申领
1. 各部门每月月初提交涉及使用办公用品的岗位人数、新增使用人，提交上月《 部门物品发放清单》。
2. 高值保管品需由各部门主管根据自己部门的办公需求，及时向人事行政部提出申请，并填写《高值保管品申请表》。普通员工的高值保管办公用品需向自己的主管提出，由主管统一进行申请。
(四) 办公用品审批
采购部内勤将《采购清单》交至总经理处审批。总经理是唯一可审批办公用品的负责人。
(五) 办公用品的采购
1. 人事行政部将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量申请购买，在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。
2. 《采购清单》在得到批准后，采购部应及时采购办公用品，采购回来后及时交给人事行政部签收。
(六) 办公用品的入库管理
采购部送来所采购的办公用品后，应由人事行政部统一签收、保管和发放。
(七) 办公用品的保管
1. 备用的办公用品由人事行政部统一保管。人事行政部将办公用品放入文件柜，实行封闭保存。
2. 由各部门申请的高值保管办公用品应当及时发放。发出去的办公用品应当由领用人做好相应的领用记录。对于高值保管品实行保管责任制，实行使用人、领用人、保管负责人三合一的办法，对保管责任进行归属。
3. 人事行政部将根据不同时期的实际情况合理编订纳入保管责任制的高值保管品目录。
4. 对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。（责任认定分为三等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据人事行政部事先公布的该类办公用品的使用年限，在计算折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降价的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。）
(八) 办公用品的领用
1. 各部门根据办公用品首次配置清单给新进员工配齐办公用品。原则上办公用品的使用以节约为主，若新员工为接替离职员工工作，则各部门应将离职员工退回的办公用品配置给新员工；若为新增岗位，各部门领导应到人事行政部领取新岗位的首次配置物品。
2. 常备消耗品由各部门领导或副职负责发放，常备消耗品领取后须由领用人立即填写《 物品发放清单》（一种物品填写一行，分别填写物品名称、单位、数量、领用人及日期。）；低值易耗品的领用需根据实际工作需求领用，不得随意领用。
3. 损坏重新配置易耗品由使用人携带损坏后的物品到人事行政部以旧换新、并填写《物品发放清单》。
4. 涉及高值保管品的，必须是使用人前来领取并填写《物品发放清单》和《高值保管品登记表》，以明确保管责任。在领用人签字领取办公用品时，人事行政部应当对领取人做好登记记录。
5. 办公用品是办公所需用品，不得私自挪用，一经发现，处以相应罚款。
(九) 办公用品的报废
1. 公司对高值保管品的报废实行审批管理。各部门如有高值保管品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理：
Ø 简单问题，可以自行维修处理。对有保修服务用品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。
Ø 可维修品出现问题的应当提交《办公用品维修申请单》至人事行政部统一进行处理。
Ø 对维修不成的高值保管品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是无条件维修的，经过人事行政部故障认定，方可由该管理品的保管人填写《办公用品报废申请单》，经人事行政部签字后报废事项方可成立。报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请公司总经理的批准。
2．高值报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。
3．高值保管品在完成报废程序后，应当从《高值保管品登记表》上核销，核销时应做红笔登记，并附上《办公用品报废申请单》。
(十) 辞职清退情况处理
对于有提出辞职的员工，在办理辞职手续时，必须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项。
(十一) 附件：
使用性质

物品
申请人
领用人
发放部门
低值易耗品
常备消耗品
签字笔、圆珠笔、铅笔、记号笔、白板笔、签字笔芯、圆珠笔芯、刀片、胶水、固体胶、胶带、大头针、曲别针、橡皮筋、复印纸、架子、修正液、便签、记事本、订书针、印泥、毛巾、文件夹、抽杆夹、文件筐
无需申请
使用者
部门
损坏重新配置
订书机、计算器、电话机
无需申请
使用者
人事行政部
高值保管品
电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等
使用则部门领导
使用者
人事行政部

四、 行政管理奖罚制度
成都标建铝业有限公司行政管理奖罚制度
总则
1. 法治管理，是公司走向规范化管理的基本体现，遵循制度规范管理是企业发展的重要策略，为公司的管理制度得以更好的执行，保证生产经营的有序开展，制定以下奖罚制度。
2. 奖罚制度分为《行政管理奖罚制度》和《生产质量奖罚制度》，《行政管理奖罚制度》是指公司各部门、各级职工在工作中对公司管理制度、工作效率、工作纪律、操作规范的执行情况处理的法制式依据。
3. 《生产质量奖罚制度》是指生产部门根据生产任务完成情况、生产出品质量制定的处理细则，《生产质量奖罚制度》不属于行政奖罚制度，单独列入公司生产部管理制度内。
4. 本制度包括但不限于其他管理制度内的奖罚处理方式，本制度与其他管理制度内处理相抵触时，以其他管理制度内处理办法处理。
第一章 处罚
1.处罚方式
处罚的方式有通报批评、经济处罚、降职降级、辞退、开除等；
2.处罚的权限
Ø 公司部门级（含）以下基层管理人员有权对下属员工进行一二级处罚权，三级过失建议处罚权，部门级以上员工有对下属员工一二三级处罚权，总经理、常务副总经理级以上以及行政人事部有对公司所有部门行使跨部门处罚权，跨部门处罚授权行政人事部执行；
3.处罚程序
Ø 发现违规违纪现象，公司所有员工有检举揭发的权利和义务，如返现包庇纵容现象，一律和触犯者共同处罚；
Ø 员工违纪，由部门开具罚单，导购员的处罚，由部门收取罚金，按罚金管理制度处理，公司后勤和管理部门等公司直辖员工，由部门开具罚单，