行政费用报销管理办法.docx

和茂公司

规范执行程序

行政费用报销管理办法

编号
〔2014〕和茂公司 财 字00X号
编制
计划财务部
修订
第一次起草
批准

日期
2014年1月

江西和茂生态农业科技有限公司
〔2014〕和茂公司 财 字00X号

行政费用报销管理办法

一、 目的
为规范费用报销工作、提高费用报销效率，统一公司费用报销做法，特制定本办法。

二、 适用范围
本办法适用于江西和茂生态农业科技有限公司日常行政费用报销相关工作。

三、 行政费用报销类别
本办法所指行政费用主要包括：业务招待费、办公费、能源费（水电费）、通讯费、交通费、差旅费、会务费、误餐费、福利费、教育费、营销推广费、劳务费等。

四、 审批流程及注意事项
(一) 行政费用审批流程如下：
经办人 → 部门经理 → 分管副经理 → 出纳 → 财务经理 → 总经理
(二) 审批流程注意事项：
1.经办人报销时须在部门领导及分管副经理签字后将报销单送至出纳处核票，然后继续审批流程，以免在审批流程后期发现票据不合规定或金额出错等现象，影响审批效率。因此，经办人在送交出纳核票前须检查部门经理是否签字，如未签字，出纳有权拒绝核票并退回。
2.报销单送达财务部时，各部门经办人须在出纳处做好签收登记工作，若出纳不在，可由其他财务人员签收。
3.报销单送达财务部后，由财务部人员将报销单据统筹至总经理办公室审批。

五、 凭单填制注意事项
行政费用报销的填制请参考《费用报销单填制模板》（附件一），具体要求如下：
(一) 凭单填制日期为贴票当月的日期（不是费用所属期），日期不得遗漏，严禁跨年。
(二) 摘要应注明“付XX部门XXX（姓名）报销XX费用”，如：“付财务部张三报销招待费用”，具体摘要填写要求参见《财务部行政费用报销指引》（附件二）。
(三) 报销金额须顶格、准确填写，并确保大小写金额一致，不得出现任何涂改；出现涂改的，出纳有权拒绝核票并退回。
(四) 原则上报销金额应等于发票金额，若出现报销金额小于发票金额的情况，需另由部门经理及财务经理签字确认后方可办理。报销金额不得大于发票金额。

六、 发票检查注意事项
（一）、发票上记载的各项内容均不得涂改。发票有错误的，应退回出具单位重开或者更正，更正处须加盖出具单位印章；但发票金额有错误的，必须由出具单位重开，不得在发票上更正。
（二）、发票抬头准确无误
1. 定额发票加盖公司名称章，手写日期；非定额发票抬头一律为公司全称，如“江西和茂生态农业科技有限公司”。名称不正确的，出纳有权拒绝核票并退回。
2. 通讯费发票抬头须是员工姓名或在人事部登记备案的手机号码；员工参加培训考试的发票经人事部核准后可使用个人抬头；公司公用车辆发生费用的发票抬头必须是公司全称或公司车辆的车牌号；其他发票抬头一律为公司全称。
（三）、发票日期不得遗漏。
（四）、发票内容应与费用类别相符。
（五）、 严禁“顶票”行为。即虚构业务从他人处购买税务局监制发票，用于顶替真实发生但未取得符合规定凭证的另一类支出。
（六）、严禁使用“假发票”及责任追究。
1. 严禁利用“假发票”（指非税务局监制而冒充，包括“套号发票”）进行内部舞弊并给公司带来行政罚款风险。
2.对开具假发票的供应商，公司财务部要依合同约定罚收违约金，不能简单“一换了之”。
3．无法换票的假发票，金额较小，经查实员工没有舞弊的，通报该部门总监予以口头警告；多次以假发票报销、追究经手人责任。
4．公司因收取假发票被税务机关罚款的，该罚款由财务部按经手人主观责任大小从业务经办人工资中扣减。

七、 票据粘贴要求
原始票据，包括发票、收据、物品清单等须粘贴在《报销单据粘贴单》（附件三），具体粘贴要求参见《票据粘贴管理办法》。未按该办法正确粘贴票据的，出纳有权拒绝核票并退回。

八、 报销周期要求
报销周期主要分为三种：季度、月度、次。具体规定参见《财务部行政费用报销指引》（附件二）。

九、 报销支付方式
行政费用报销采用现金支付或转账支付方式。具体由财务部决定。

十、 报销时限要求
（一）、报销时限规定为：行政费用报销必须在两周内报销完。各部门经办须在规定的时间内将报销单送至出纳处，逾期出纳有权拒绝核票并退回。
（二）、每年12月份的报销单须于年度结束前提交至财务部，具体时间要求以财务部年底通知为准，逾期出纳有权拒绝核票并退回。

十一、 报销金额领取时间
（一）为方便财务部准备报销用现金并提升报销效率，报销金额领取时间为报销时限规定的次日。其余时间如无特殊事项，出纳不予现金报销。
（二）对于大额现金报销（同一部门单次报销合计金额超过人民币伍仟元），经办人员应预计流程审批完成时间，并提前告知出纳，以便出纳提前备足现金。
（三）原则上现金报销应由报销本人至出纳处领款并签字；如需代领的，报销人应提前通知出纳，由代领人领取现金并在支出凭单上签注代领人姓名及时间。

十二、 附则
(一) 江西和茂生态农业科技有限公司财务部做好行政费用报销相关工作。
(二) 本办法自发布之日起正式实施，解释权归江西和茂生态农业科技有限公司财务部。
附件：
一、 费用报销单填制模板
二、 财务部行政费用报销指引
三、 报销单据粘贴单