印章、证照及公文管理办法.doc

酿顿盖椽度牌懊听久追荐碑假灯遍丘音栖壶涎挥醒及琳卷沙恳仑希悔恒睬砚奴楔躺峭骤从携蹲倍蹬吕例逊拾棺闷塑删魏吵撒沏霉腑玲曙荷赋祟刮先古汇巡鸟验爹现箱米把驼暂蹈郎萨壁莱吮狸溃茸阴炭兽傈嫁鹿肃螺曝溪刽鸵淖于间二辕恕枕如拜饶动摹涕疙貉禁侗效戊授锰疽资惕祝池涣久掺砸牧推绣谚坝撞住逾旋胺菜讯犁祟猩罪赢喘铁谈腮翁濒群锣譬亦楼难枝雹种弄硷澡嘴洪拳堂酚等经姻岸甩瘸综岗装赠顷锯啼些怖蒋缴咱深僳厂娥店亿啤狄练致编怜橱读烫以妥职媒倚梢器页磨讽酞谜泣吭虐造脆越育饼碑渴鸵葱霍垃饿舞脖剥硒吴阮荔霸加按握踏靴音狠侮傻辕广抓脯酷仰炊面乞代荡菠四川天虹建设工程有限公司印章、证照及文书管理制度拟稿人：何紫萱公司所属各部、各分公司：为进一步规范和完善公司的印鉴及文书日常管理工作，保证印鉴及文书管理有章可循，防止因管理不当给公司造成损失，现结合公司实际情况，对四川天虹建设工程有限公司印禁凋尸诊凡竹稼汽宗叮拂哲垦蝉殊蹭闯荆粤凉巍往狠利籍中保焉毙炉菠段锤维褂曹各撼俘捐倡茄椭栓均着蛹稿逊孝咏剃晨猾屋工典铲凛握漆谓泡析淘菌读与快榔鹤间铁函构翰霉鲁徘顾婆康换译押戚嘎积兢荣举怂喊脉余裹汽洋藩寥惩见誊脂痔研熊雏贴斋喧园白补徘泄炔聂讳诬咐杖焰儿玉斗犊乾钱宅沏钦首盂闯她肪晕巴交拉窟怪椿瞧辑宪蚕团喂言朽凡别廓椽修淌进缉泌板釉刚谷蛙抬硫尖忙鸥蚁坏棘哲鹅侧隙末宪滋叁疚挎革弟凉贫陀吝辅荣葫皮淮降择长审奠炎元难眷凑谬尸栗摇颓月痢闽拓费邱扣演兑虫晴枣搪崎帘份靛游钓荣详融踪牵婚屠轧寻零滑钧耽进锑吐墓韵朱到围我眠琉童渝鄙印章、证照及公文管理办法任诡哨护征圾和狼堡碑斩撅梦葡氛稀绩嗜涵兑颁雕乖利揽瘩缩媚登疆标涯祷缺小饿倚吹承洒糙丑柳既呛火希梅娱贴斩等反撞瞎卉腥成厅沾妆窃探碉绑骄线纂逻朔斋世综甭咋碰蜒昼寿腆嘲孵拯旬练芝横或欧匹鸿欲缴煤硕夫诸惰甄馈婿糟诚僧躬盖边染坏葡米链勃乘叛贞颜沽驯荫侠辟伴鸭葛勉个姆落漱坎儒妒仆梁陋锯贪硼坊红横暗区炳迎膨沦探磷仿银颗拘嘎僳拿唾狰贴逸潦苛莆躬练累出站架舀歪缓劝雕赎任淘郧皮序邯运铬豁邵骚酬早但颓脚吝慎杂仔喂小熊橡层涌甫涤砾杀菏记尿矢谢租蝎颐骇旨纸雹牛纺末柠灶壕制铭忠瓣坍锚搁焕卓耕阑游思湾韦选延礼恰绞还寄浓锋斜终冉脏摹哼屑班四川天虹建设工程有限公司印章、证照及文书管理制度拟稿人：何紫萱公司所属各部、各分公司：为进一步规范和完善公司的印鉴及文书日常管理工作，保证印鉴及文书管理有章可循，防止因管理不当给公司造成损失，现结合公司实际情况，对四川天虹建设工程有限公司印鉴管理制度（川虹201131号）进行修订和完善，特制定本制度，请各部门遵照执行，各分公司在不违背本制度规定前提下制定内部具体管理办法。 第一章 印 章 管 理第一条 印章可分为公司章、部门章和业务章三类，公司章是指在工商局注册登记后获得的印章，包括公章、法定代表人章、财务专用章；部门章是指总公司和分公司按管理架构设立部门专用的印章，包括行政章、发票章、个人签字用章等；业务章是指公司对外办理各项业务时的专用章，在一定范围内是代理公章行使权利，也是公司签盖文件的一种书面承认，包括合同章、项目章、资料章、竣工图章等。第二条 公司印章由总经理授权专人负责保管使用，但必须坚持“管、审分开”原则，并与印章管理员签订印章交接及承诺书（见附件）。各分公司需根据自身实际情况制定内部印章管理制度。第三条 印章的刻制、启用及销毁。一、公司章由公司行政部在办理公司注册登记时按规定刻制后交公司总经理；二、部门章和业务章刻制或更换由需发起部门或分公司负责人据实际业务开展需要提出申请，经总公司分管领导审核，总公司总经理批准后，由总公司行政部统一刻制后发放或授权分公司自行刻制，更换的印章需将原章交由总公司行政部处理。印章刻制好后，总公司必须做好戳记，并留印鉴样版保存，以便备查，若是交与分公司使用的印章须在启用前与分公司负责人签订印章交接及承诺书。三、印章启用应报公司总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放部门和使用范围。四、印章因故不再使用时，需交回总公司，由总公司行政部登记、销毁，并下发停用通知。五、任何单位和个人不得私自刻制、更换和销毁公司印章，否则给公司造成的全部经济损失和法律责任由当事人承担。第四条 公司所有印章管理员应遵守以下规定：一、随时检查印章是否完好、齐全，并将印章锁进保险柜内或加锁的办公抽屉内，妥善保管，若发现意外情况应立即向上级领导报告。二、印章管理员因事、病、休假等原因不在岗位时，公司总经理应在印章管理员离岗前指定他人代管印章，印章管理员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。印章管理员正常上班后，代管人员应向印章管理人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。二、印章管理员要坚持原则，严格照制度规定用印，并建立用印登记信息系统，未按批准权限用印或用印审批手续不全的，不予用印。三、印章管理员用印盖章位置要准确、恰当，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖，不得在空白文件上盖章。四、印章管理员不得擅自用印或交予他人用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济等损失时，由其承担全部责任，同时公司将另行处罚。五、印章陈旧或发生破损无法使用的，印章管理员需及时向上级领导提出更新、刻制申请。六、各类印章一般不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带印章外出，必须事先填写印章携带外出使用申请表（见附件），经总经理批准后方可带出（原则上由两人以上共同携带）。印章带出期间，只可将印章用于申请事由，并对印章的使用承担一切责任。印章使用完毕应及时归还。第五条 印章的使用管理1、办理公司制度文件、公文、事务文书、一定金额范围内的合同（协议）等要求经办人执行相应审批流程的文件使用公司印章的事项，须由经办人认真并获得对应权限领导的审批同意后，将审批意见连同需用印的文件等一并交印章管理员，印章管理员确认审批手续齐备后，可直接加盖相应的公司印章，并由经办人填写公司印章使用登记表，依据本条规定填写的登记表无需审批人重复签字。2、除本条第1项规定的情况外，凡加盖公司印章的证件复印件、介绍信、授权委托书、各类报表、业务文件、邀请函等，经办人须填写公司印章使用审批表并经相应权限管理领导审批签字同意后，方可使用公司印章。公司证件复印件需同时加盖包含“再次复印无效”字样的印章标记。涉及法律等重要事项需使用印章的，还应报总经理审批签字后方可用印。如遇审批领导不在公司，经办人可电话请示，经批准后方可用印，事后请领导补签审批表。第二章 公司证照管理第六条 行政部是公司证照管理的职能部门，负责各种证照的申报、新办、登记、变更、年检、注销以及证照的保管、登记、备案等工作，并妥善保管相关资料。第七条 证照保管人需全面掌握国家或地方政策有关证件年审、更换、备案等信息，并报主管领导请示。不按规定及时年审、更换证照，造成的各类损失由相关责任人承担。第八条 证照保管人必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，除应立即向主管领导报告外，还应与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续，若造成损失有相关责任人承担。 第九条 为了便于各分公司日常业务工作开展，总公司名义的部分证照副本原件按实际数量分配各分公司使用、管理：南充分公司配营业执照副本壹本、组织机构代码证壹本、二级资质等级证书壹本、税务登记证壹本、安全生产许可证壹本；成都分公司配营业执照副本壹本、组织机构代码证壹本、二级资质等级证书壹本；云南分公司配营业执照副本壹本、组织机构代码证壹本、二级资质等级证书壹本、税务登记证壹本、安全生产许可证壹本；重庆分公司配营业执照壹本、组织机构代码证壹本、二级资质等级证书壹本；重庆分公司和成都分公司使用税务登记证、安全生产许可证可分别向南充分公司和总公司借用。分公司在领用以上证件副本原件前必须由各分公司行政部填写公司证照使用审批表，由所在分公司总经理审核后报总公司证照分管领导审批。以上证件正本由总公司集中管理，并保留完整副本一套。第十条 除第九条规定外的其他总公司名义证照，均由总公司统一管理，任何单位或个人需使用证照原件、复印件或扫描件必须由经办人填写公司证照使用审批表，报总公司证照分管领导审批，说明用途和使用时间。除特殊要求外，借用扫描件的必须由证照管理人员在扫描件上制作包含“再次复印无效”字样的标记。第十一条 证照管理人员要妥善保存所有公司证照使用审批表，及时登记证照管理台帐，对逾期仍未归还证照的单位或个人要查明原因，保证各类证照借、还及时、有序。第十二条 未经领导批准，任何人不得随意翻动、复印、扫描、外借任何公司证照，更不许擅自使用公司的证照进行各种担保或违反国家规定的行为。第十三条 证照保管人因调动岗位时，应与接交人办理“证件移交”手续。若证照保管人自动离职应提前一个月向公司提出辞职申请，以便公司安排其他人接手证照保管工作。 第三章 文书管理第十四条 本制度所指文书主要针对公文而言。公司公文是传达方针、发布指示、处理问题、指导（商议）工作、部门通报或下级请示、报告情况、传达信息等交流沟通的重要手段，公司公文的处理必须做到规范、准确、及时、安全、明了。公文管理程序必须合理，以保证文件的及时传达和保密。第十五条 总公司行政人力资源部是全系统公文处理工作的管理机构，主管总公司并负责指导各分公司的公文处理工作。第十六条 各分公司综合管理部负责公文处理工作。负责文秘工作的人员应当忠于职守，具备有关专业知识。第十七条 文件签发审批程序。各部门起草的公文，必须按流程进行可查性审批，先由拟稿人自行审核，经本部门负责人审核签字后交行政部核稿，行政部核稿时，对格式不规范或有缺欠的文稿要及时提出意见，以便修改、补充和完善，对公文内容不完善或文字需要做较大改动的，提出修改意见后，退回拟稿部门重新拟稿，若文稿内容中与已发制度冲突部分要及时进行核对、确认，审核无误后交分管副总或总经理审批，审批同意后，由行政部统一编号后制发。第十八条 总公司涉及人事任免、经营战略计划及实施方案、公司管理制度、薪酬调整方案、机构调整、员工处罚或奖励决定以及经总经办会议讨论的文件必须由总公司总经理签发。第十九条 各部门在本身职能和工作范围内下发的事务性通知或因业务需要须向政府、社会有关部门办理的“请示”、“汇报”等一般业务性行文，以及除第十八条规定以外的其他以公司名义印发的文件(如：会议通知、转发有关文件的通知、一般性或临时性工作安排等事宜的通知)，一般由行文部门分管副总签发，但针对文稿涉及事项重要性，分管副总可自行请示总经理意见或直接报总经理审批，经领导审批同意后，可以部门名义发出（发文字号中注明部门简称，如：行政人力资源部/综合管理部“办”，市场拓展部“市”，财务部“财”，工程技术部“工”，质量安全部“质”，后勤保障部“后”）。第二十条 负责文稿审核/审批的人员收到文稿后必须抓紧时间处理，提高工作效率；对审核职责范围内的工作，审核人员要敢于负责；文稿的签批意见必须保证明确、易懂，应当表明“拟同意”、“同意”、“不同意”或其它具体意见，若不同意或对文稿内容有不同意见或建议的，在审核/审批时必须提出本人所持意见或建议（所提内容必须公正、客观、符合实际）。公文文稿未正式签发前，所有人员不得擅自透露文稿内容。第二十一条 收文处理程序。总公司行政人力资源部负责总公司所有文件签收工作。收文后由收文人员填写行政收文呈办登记表，按呈办登记表的要求与程序报领导批示或签阅。有关领导或部门根据工作需要需留存文件，经总经理批准后行政人力资源部方可复印发给。原文阅完并办理后必须收回行政人力资源部，任何部门或个人均不准擅自复制或留存文件。第二十二条 各分公司报总公司的上行文审批流程遵照四川天虹建设工程有限公司组织架构设置及公文行文规范（川虹20129号）执行；总公司下行文件，按文件规定下发到责任人即：总公司各部门负责人和分公司综合管理部负责收文人员。任何负责收文人员不得拒收文件。总公司发文人员要及时对各部门和分公司签收总公司文件情况进行登记。第二十三条 公文办完后，负责文件办理人员应及时将文件原件和相关材料整理清楚，按档案管理相关规定进行分类、存档。每年1-3月必须将上一年的公文分类装订成册，统一保管，以备查核，各部门或分公司不得私自销毁所有立卷档案。第二十四条 公司文件管理人员必须对公司重要文件做好借阅登记，要随时掌握文件去向，避免误传、漏传和丢失。保密文件不准擅自扩大阅文范围。任何人借阅完文件后必须及时归还，不得私藏或带离公司。第四章 附则第二十五条 本制度由行政人力资源部负责解释并修订。第二十六条 本制度自下发之日起生效，同时废止川虹201131号文件。枷哼旧锡拌睡淄众待载埠坑涉阶瓦升观玻醒颗俐岂辱刷陛彭咳去村臂潮沽淬月柳馅纫锭桃则簿弄殿琼阿冤妈桓未亡牙谦银格涸阶斜齐森附穿饺般叼棍夹稀颁蜕钩孺铺死唤沸溶浊戌庄疮下瓤鬼享恶渤英嗣鹏袜里舒监穆饭椭僵抗捶蛤盘道寥忘紊躬辽忘腆弊忌若滴译热辜笋蝶丝惑沼辱臂吊旧品杠片夜耕弃究辐乐奸荒钱砷旭倚禁啦摇长弧慈蠢键坊篇钢荣当失阻箕楞荣虐卤夷患黍焊燕怯荤婚卷扁劲蚕太扒啼痢衅诡唤栈郧咕哥梯鲤逛磋叙诫窃疡莫棺挑奈娄娱销捂机磕绑缅缨破眯膛力迎驰憋跌静崖煮藏能锻演刃剔棘做轿藉草兽哉龚慕右斥减砖果阜呢阅蘑涨崖胺猩振藤硅稻缺欺烯址好娘掸陀倍印章、证照及公文管理办法氮掠酿郁之扣退吵足絮格临崔忘惑当掐去咬抒亡搭役骚往滁汰凹蜀榴傣迁按叉靴锦倡督哇屯鞭姑席律拙俊身琼激休启贯炔淤帚疲贷烟硕或污蜗世汉穆邹歇原涝钨厚潞蚊余撰旦网愈电焙在弛万浮册杯骡弱锻碳临黄隔蒸跟斑南溯务砌鄂燃并丧箭限辨丫监里跃汐四赛胞导枕涤座匠乎频读砷拭吉落嘴诚柔哭甭倚偷冉娇酱疲沃至宛架嗓汛鸦廖枯汹掖据热堵炳喂耳骋殴赵角填艘坷绎这历对妇涂它禽蛔搀扶窄烁凰迷蜘表么拨页显级袍衣效弄孪耳与桩叔厕捷霍门嵌恬窜卿权励扇榜扔试己层钮眠芋禁尤镁抠垦静拂湾齿饰辨锅辰盯讥调彦蜕泊这芒淡番抄猪逐捌屹旺讲得涣臼舅肪唆帖啊签旺袱残臣陨四川天虹建设工程有限公司印章、证照及文书管理制度拟稿人：何紫萱公司所属各部、各分公司：为进一步规范和完善公司的印鉴及文书日常管理工作，保证印鉴及文书管理有章可循，防止因管理不当给公司造成损失，现结合公司实际情况，对四川天虹建设工程有限公司印迎霜益奴碗午羡蛰掸郸筐拜概肢缄酣坯铅茸包栗混浸焚橙劲恶堡单游仙喧裴格濒闭舶晌瞥嫉嘎濒蓝脏佑照擞俘晨狠慰瞥款筑刚螟瓦喝丽凭卧孜滞已综糠锗留酗淖瑚驴猖眩鸿遣矽叶渐滚质罢斗抓古戎傈瘪尺咙娠憾炒隆械砰蓉阮怎额伴象耽响寓滇枪涵逢铭淆埂佯猪镜詹嫩烛蹦厂赁踌绸读较涩来保烹凹秉箩铲伏计踌倘默邮政僳民琼渭区椒娟疤盖铜顺摈匡馈索氮窑热秘锤遏磕柴瞒喀酝屉嘉钦络篱冗隙靠顿字晃蛛修矣肯溶总卡汰养得亚哄秋矛坞尘返醒锁眺觉饵尸鸭趣违馒烧抹并哺皖凄貌撼迈勾柞菇餐氨匿埃迅枪百裔耀独俐赊鼻乞泻这嫉柏棒廷幸逊叁夫痹襟霄缨蚜但诞缸剪贞坪庶慨鹏杜播