管理手册(10.3.15)袁.doc

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管理手册
总经理致词
第一章 公司概况
第一节 总则
第二节 公司简介
第三节 组织架构
第二章 员工规范
第一节 员工基本规范
第二节 保密守则
第三章 行政管理制度
第一节 员工考勤制度
第二节 办公设备管理规定
第三节 印章使用管理规定
第四节 档案资料管理制度
第五节 物资管理制度
第六节 服装管理规定
第七节 公务用车管理规定
第八节 人事管理制度
第九节 员工考评制度
第十节 品质管理制度
第四章 财务管理制度
第一节 财务收费管理规定
第二节 财务核算管理规定
第三节 财务借支、报销管理规定
第五章 企业文化建设
第一节 爱心互助基金会
第六章 岗位职责
第七章 操作手册
第一节 客户部操作手册
第二节 秩序维护部操作手册
第三节 工程部操作手册
第四节 环卫管理操作手册

总经理致词
亲爱的各位同仁：
真诚的欢迎您成为心连心物业管理公司的一员！
公司深信职员是公司发展的原动力,能使公司各项工作顺利开展,创造更大的成绩,有赖各位职员共同努力。我们将尽最大努力服务社会、奉献社会；我们深信：忠诚、正直、公正无私及富有使命感是重要而不可替代的价值观念；现实的商业社会虽然要求我们不断更新求变，但即便在获取更多利益和更高效率的同时我们也不应当牺牲人类最高尚的情操，作为心连心的一员我们更应该相互勉励、彼此理解、信赖与支持！
因此，具备完善的制度，使职员工作有据可依，具有重要的作用。各位职员须遵守公司各项规章制度，确保公司正常运作，为公司塑造良好形象。

德阳心连心物业管理有限公司总经理：

第一章 公司概况
第一节 总则
1.1.1 目的
规范员工行为，加强队伍建设，提高全体员工的基本素质。
1.1.2 适用范围
公司所有部门和员工。
1.1.3 概述
1.1.3. 1 为加强公司内部管理，协调各部门运作，增强员工团队意识，提高工作效率，特制订本手册。
1.1.3. 2 本手册是公司全体员工的行为准则，是各部门及项目制定相关规章制度和规范的纲领性文件，任何部门和个人应该认真遵守，不得超越和抵触。
1.1.3. 3 本手册在实施过程中，可根据公司发展需要或实际情况的变化，逐步进行补充、修改和完善。
1.1.3. 4 公司总体管理原则：按二室五部一分公司的管理架构层层负责，各施其职。
1.1.3. 5 任何员工不得以公司名义从事违法活动，不得损害公司的名誉和利益。
1.1.3. 6 对外宣传由公司统一策划。
1.1.3. 7 本手册在实施过程中，如与相关法律法规相抵触时，将无条件服务相关法律法规，但其它符合法律法规规定的，将继续生效。
第二节 公司简介
公司于2004年2月成立，资质等级为三级,属德阳市房地产协会理事单位,德阳市物业管理专业委员会副主任单位,德阳市优秀示范小区专家评审组成员。公司目前所服务的物业类型有:中高层商住楼、多层住宅小区、工业厂区及写字楼物业。我公司曾用名是德阳新万杨物业管理有限公司，公司引进了国际上先进的物业管理经验。公司一直以来，通过认真学习成功的物业理论知识，以及结合本地物业管理市场的实际情况，对员工进行全方位的、严格的、符合国际高标准的培训，促使我公司也铸造了一批高素质的管理队伍；公司在管理服务运行过程中，依照公司宗旨“热情的服务、真情的参与、严情的管理、有情的合作”来开展各项工作；通过努力，使得公司获得了同行业和社会各界的认同。
心连心公司全体员工在“创造优美环境、提供优质服务、引进优秀人才”的企业文化感召下共同努力，开拓进取，公司着重塑造和培养一个团结、自律、向上、富有战斗力的一流的“心连心物业人”职业团队，以打造心连心物业品牌。
企业理念：与业主心连心 真诚到永远
企业宗旨：热情的服务 真情的参与 严情的管理 有情的合作
企业精神：以质取威 以诚取信

第三节 组织架构

1.3.1 公司职级对应表
序号
等 级
岗 位
序号
等 级
岗 位
1
第一级
总经理
6
第六级
副经理
2
第二级
常务副总经理
7
第七级
主 任
3
第三级
副总经理、总经理助理
8
第八级
主 管
4
第四级
总 监
9
第九级
管理员、队长
5
第五级
经 理
10
第十级
普通员工
备 注

1.3.2 公司组织架构

行政部
财务部
物业管理服务部
品监部
拓展部
总监
经理
行政、人力资源、物料、接待

总 监
经 理
会 计
出 纳
总 监
经 理
副经理
经 理
主 任
主 管

经 理
主 任
主 管
总经理
常务副总经理
副总、总经理助理
项目物业客服中心

经理、副经理、主任、主管、管理员
工程维修部
保安队长
保洁班长
绿化组
会务、接待、收费组
维修班长

第二章 员工规范
第一节 员工基本规范
2.1.1 仪容仪表
2.1.1. 1 衣容整洁、精神饱满。
2.1.1. 2 着装整洁大方、庄重严谨；工作时间内应穿戴工作服，保持整洁，不得有破损、污渍、斑点、掉扣、脱线等现象；任何时候，在工作场所不得穿短裤、背心、拖鞋等有损公司形象的服装；每周五及节假日管理人员可穿便装。
2.1.1. 3 工作时间内必须配戴工作牌，工作牌应端正的配戴在左胸前。
2.1.1. 4 皮鞋要保持干净、光亮、不准钉响底；皮鞋颜色为黑色或棕色。
2.1.1. 5 男员工应每日修剪胡须，发不盖耳遮领，不得剃光头；女员工宜化淡妆，禁止浓妆艳抹，避免使用味浓的化妆品，不留长指甲（不长于指头3毫米）和涂有色的指甲油，佩带首饰不宜过多，发式简洁、自然，头发梳理整齐，不作怪异发型。
2.1.1. 6 员工应保持良好的精神状态和正确的坐姿、站姿和走路姿势。
2.1.1. 7 员工上班时应保持口腔清洁，上班前不吃异味食物。
2.1.1. 8 员工在上班前两小时内不得饮酒（工作原因或特殊情况除外）。
2.1.2 工作态度
2.1.2. 1 服从领导——积极主动地服从上级工作安排，虚心好学，不断创新；管理人员应主动关心员工的工作和生活，搞好团结，提升团队凝聚力。
2.1.2. 2 遵章守纪——自学遵守公司各项规章制度，主动维护公司权益。
2.1.2. 3 正直诚实——对上级领导，同事和业主（或客户）以诚相待，不得阳奉阴违。
2.1.2. 4 团结协作——各部门之间、员工之间要互相配合，同心协力地完成各项工作。
2.1.2. 5 勤勉高效——发扬勤奋踏实的精神，优质高效地完成所担负的工作任务。
2.1.2. 6 客户至上——认真、及时地处理客户反映的问题。
2.1.3 办公规范
2.1.3. 1 上班后，部门经理应带头并监督其他员工做好办公区内的卫生；临近下班前，员工应整理好办公桌面，按照要求恢复所使用的办公设施设备、档案资料，下班时关闭电器、电脑、灯、门窗等,确保各项物资安全。
2.1.3. 2 办公桌面只放置工作必须品、用具，要求整洁，除水杯和级巾外不得放置生活用品和其他与工作无关的物品。
2.1.3. 3 废纸、废物应及时放入垃圾桶内，不得随意丢弃。需要保密的文件或作废的文件应做出相应处理后，方可丢弃。
2.1.3. 4 自觉爱护公共设施，有义务制止、举报损坏公共设施设备的行为，造成损坏、丢失、污染的，责任人应给予赔偿。故意损坏的，公司将有追究责任人相应责任的权利。
2.1.3. 5 非因业务需要，不得在上班时翻阅非工作所需资料。
2.1.3. 6 办公场所应保持肃静，不得大声讲话、喧哗，禁止员工在办公区域内吸烟。
2.1.3. 7 不得利用外出公务期间办理私事，若有私事办理须向部门经理请示。办公室员工外出需在“外出公示栏”中明确标示。
2.1.4 会议规范
2.1.4. 1 每周一早上9：00点开总经理办公会，部门负责人参加；每周五下午16：00点，开公司管理层例会，全体管理人员参加；项目每周应安排全员例会（具体时间由各项目主管自行拟定，报公司行政部审批后执行），任何人员不得无故缺席。
2.1.4. 2 公司例会由行政部专人负责记录，并于会议结束后整理成会议纪要；会议纪要经总经理审批后由行政部存档，并下发到各部门。项目例会由项目负责人主持并作好各项记录，参会人员应签到确认。
2.1.4. 3 部门管理人员应在每周五上午12：00点前将工作计划或工作总结交到服务部分管经理处，由服务部整理汇总。计划或总结必须实事求是，措施得当。
2.1.4. 4 与会前应做好各项准备，发言时，简洁明了，条理清晰。
2.1.4. 5 会议前应将手机设置为震动或静音状态，无特殊情况，参会人员不得中途离开会场，会议期间禁止聊天、交头接耳或做与会议无关的事情。
2.1.4. 6 参会人员应认真做好会议记录，积极贯彻执行公司会议精神和各项工作安排。
2.1.5 行为规范
2.1.5. 1 文明礼貌、举止大方，与人交谈双眼应平视对方，不要左顾右盼。
2.1.5. 2 遇上级领导或有客来访，应立即起身相迎并问好，先请来访人员入座后，自己方可坐下；来客告辞，应起身移步相送。
2.1.5. 3 站立的正确姿势应是：双脚与两肩同宽自然垂直分开，体重落在双脚上，肩平、头正、双眼平视前方、挺胸、收腹。
2.1.5. 4 注意走路姿势，在楼道内行走脚步要轻，不得奔跑（紧急情况下除外）。
2.1.5. 5 进入领导或其他部门办公室前，应先立门外轻叩门三下，征得同意后方入内；若进去时门是关住的，出来时则应随手将门轻轻带上。
2.1.5. 6 进出办公室，应主动上前一步先拉开门请同行的客户或业主、女士或来访人员先行。坐电梯时应先进入按住电梯按钮，出门时应让随行人员先行出电梯。
2.1.5. 7 对客户/业主或来访人员一视同仁，对提出的询问、疑难、要求、意见，要耐心倾听，在不违背保密制度的原则下，有问必答并做到回答准确（对自己无把握回答的应婉转地表示歉意，联系有关人员给予回答，或留下文字记录，限时予以答复）。
2.1.6 语言规范
2.1.6. 1 文明十字用语：“您好、请、谢谢、对不起、再见”。
2.1.6. 2 工作时间与人交谈时，应控制音量，不得影响他人。
2.1.6. 3 上级与下级、同事与同事、员工与业主/客户之间要礼貌相称，不可使用“绰号”类的称呼。
2.1.6. 4 接听电话时，务必在电话铃响三声内接答，使用：“您好，必连心物业！”语气平和，禁用免提键接听电话，将电话内容做好记录，要点可让对方复述一遍。
2.1.7 集体宿舍管理规范
2.1.7. 1 员工在公司集体宿舍住宿，应自觉服从公司安排，家具与生活用品自备。
2.1.7. 2 住在集体宿舍的员工应团结友爱、互相照顾。
2.1.7. 3 宿舍内应保持干净、整洁。
2.1.7. 4 有朋友来需要借宿的，应先与部门负责人请示，不得擅自留宿他人。
2.1.7. 5 禁止在寝室里大声喧哗，高声谈笑，赌博和汹酒等影响他人的行为。
2.1.7. 6 时刻做好安全工作，注意防火、防盗与用电、用气等安全。

第二节 保密守则
2.2.1 保密内容
公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、重要会议记录；公司非公开的银行帐户、帐号等情况；公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；公司员工人事档案、薪资待遇、各种奖励标准等资料；招标项目的标底、合作条件、贸易条件；业主的档案资料等。
2.2.2 保密措施
2.2.2. 1 公司文件在收发、承办过程中应严格执行公文的处理程序。
2.2.2. 2 凡属机密文件在拟定或实施过程中，不得随意泄露、扩散。
2.2.2. 3 公司文件印制时，承办人须按规定的份数办理，废页要及时销毁。
2.2.2. 4 严格按批准权限履行签批手续，复印机密文件应由专人负责。
2.2.2. 5 办公室人员变动时，应交接清楚，经主管领导核准签字后方可办理其它手续。
2.2.2. 6 秘密文件的立卷、归档、借阅、归还应严格按规定履行登记手续。
2.2.2. 7 对废弃或需销毁的文件事先登记造册，在专人监视下进行销毁，不得擅自销毁。
2.2.2. 8 公司业务统计资料、各类报表、统计报表等严格实行专人保管，未经公司领导批准，任何个人不得擅自使用。
2.2.2. 9 公司各种会议记录及行政文件要妥善保存，做好记录。
2.2.2. 10 公司的人事档案、领导干部考查材料等由行政部专人保管，未经公司领导批准，任何人不得擅自查阅。
2.2.2. 11 任何个人不准擅自打听其它人员工资、待遇、奖金发放金额。
2.2.3 保密要求
2.2.3. 1 不该说的秘密不说。
2.2.3. 2 不该知道的秘密不问。
2.2.3. 3 不该看的秘密不看。
2.2.3. 4 不该记录的秘密不记。
2.2.3. 5 不在私人通讯录中涉及公司秘密。
2.2.3. 6 不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论公司秘密。
2.2.3. 7 不向无关人员泄露公司秘密。
2.2.3. 8 不携带公司资料浏览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
2.2.3. 9 员工必须严格遵守保密原则，所有于工作中得到的公司资料（如客户、管理与操作制度、服务方案、公司策略）都必须严守秘密，员工不得与他人讨论，更不得滥用公司机密资料或利用公司机密资料换取个人利益，违者将会受到公司严厉处罚或追究法律和经济责任。

第三章 行政管理制度

第一节 员工考勤制度
3.1.1 工作时间
3.1.1. 1 公司总部实行每周五天半工作制，工作时间为：9：00点—17：00点，如需临时调整由公司行政部另行通知。
3.1.1. 2 公司各项目办公室、客服中心每周为五天半工作制，工作时间为：
夏季：8：00—12：00点，14：00—18：00点；
冬季：8：30—12：00点，13：30—17：30分。
3.1.1. 3 项目具体岗位以完成工作任务为目的，其工作性质要求按倒班制和轮休制工作，培训和训练不属于正常工作时间。
3.1.1. 4 特殊职务工种员工：如园艺工、环境维护员、秩序维护员、设施设备维护员等工作时间由各项目制定，报公司行政部审核通过后执行。
3.1.2 员工值班
3.1.2. 1 值班人员：各职能部门、客服中心办公室的全体管理人员均应参加值班。
3.1.2. 2 值班地点：各职能部门、客服中心办公室。
3.1.2. 3 值班时间：法定节假日及双休日。
上午9：00——12：00点，下午14：00——17：00点。
3.1.2. 4 员工值班期间工作要求如下：
3.1.2.4.1 值班人员应认真、准确填写值班登记，注明值班人、值班起止时间、值班情况等。
3.1.2.4.2 值班人员必须及时处理各类突发事件。如遇难以处理的问题应及时逐级报告各职 能部门负责人。重大事件应及时报告总经理，并请示有关部门协助处理。
3.1.2.4.3 值班人员必须坚守岗位，履行职责。若因擅自离岗而造成损失的将追究当事人责任。
3.1.2.4.4 值班人员因事、因病不能值班时，应事先安排调班，并报公司行政部批准。因临时发生而不能值班时，应及时请休班人员暂替，并在值班登记表上注明。
3.1.3 员工加班
3.1.3. 1 国家法定节假日由公司行政部统一安排值班，各项目自行安排值班，并将值班情况报公司行政部审批后执行，值班员工确因工作需要在节假日加班的，应服从公司统一安排，不得借故推辞。
3.1.3. 2 员工因工作需要临时加班的，由项目管理人员提出申请，并填写加班申请表，经管理经理批准后方可执行。
3.1.3. 3 员工加班工作，公司及各项目应结合实际工作安排员工补休假。
3.1.3. 4 确因工作需要，无法安排员工补/休假的，应按相应规定发放加班费。标准如下：
平常加班为：基本日工资150%；
周末加班为：基本日工资200%；
国家法定假日为：基本日工资300%；
注：实行倒班制或特殊岗位不适合本条规定。
3.1.4 法定假日
3.1.4. 1 法定假日为员工带薪休假日。
3.1.4. 2 员工享受国家规定的法定假日为十一天：
元旦（公历1月1日），春节（农历除夕、正月初一、初二），清明节（农历清明当日），五一劳动节（5月1日），端午节（农历五月初五），中秋节（农历八月十五），国庆节（公历10月1日、10月2日、10月3日）。
3.1.5 员工带薪年假
3.1.5. 1 员工累计工作满1年不满10年的，年休假5天；
已满10年不满20年的，年休假10天；
已满20年的，年休假15天。
3.1.5. 2 国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。
3.1.5. 3 员工有下列情形之一的，不享受当年的年休假。
3.1.5.3.1 员工每年请事假累计20天以上且公司按规定不扣工资的。
3.1.5.3.2 累计工作满1年不满10年的，请病假累计2个月以上的。
3.1.5.3.3 累计工作满10年不满20年的，请病假累计3个月以上的。
3.1.5.3.4 累计工作满20年以上的，请病假累计4个月以上的。
3.1.6 考勤规定
3.1.6. 1 公司各职能部门由于办公室考勤，各部门员工，由部门负责人考勤。各部门考勤应于每月26日（或每月最后一周星期五下午前）报服务部进行审核，由服务部审核后汇总到行政部核查，核实后报财务部。
3.1.6. 2 考勤必须真实准备，实事求是，书写认真规范，字迹清楚，严格按规定进行考勤，不得徇私舞弊。考勤过程中应将各种依据（如请假条、加班申请表等）附于表后。
3.1.6. 3 迟到和早退：上班时间开始后5分钟至15分钟内到班者，按迟到论处；超过15分钟以上者，按旷工半日论处。提前15分钟以内下班者按早退论处，超过15分钟者按旷工半日论处。迟到按基本日工资50%扣款，旷工半日按基本日工资150%扣款。
3.1.6. 4 旷工：员工不请假或未经准假擅自离开工作岗位者，一律视为旷工。旷工者按基本日工资200％扣款。一年内连续旷工三天或累计旷工达七天者公司可予以辞退。
3.1.7 员工请休假规定
3.1.7. 1 事假
3.1.7.1.1 员工在工作时间内，若确需本人前往处理之事宜，应请事假。
3.1.7.1.2员工请事假按本人基本工资的100％扣发工资（中层以上管理层因平时工作不定时，因此事假3天内不扣工资）。
3.1.7.1.3 一月内员工请事假原则上不得超过3天，若一年内累计事假超过10天者，扣发本人年终奖金的50％，超过15天者，扣发本人全部年终奖金。
3.1.7.1.4 每年度连续事假超过7天或累计事假超过30天者，公司可予以辞退。
3.1.7. 2 病假
3.1.7.2.1员工因病需要治疗、休息者，可根据实际情况核给病假。病假在1天以内由分管经理或人事部经理批准，在1天以上3天以内由副总经理批准；3天以上者由总经理批准；病假者需出具县级以上医院病休证明，外伤明显者除外。
3.1.7.2.2 员工请病假3天以内原则上不扣工资，超过3天者按本人基本工资的100％扣发工资。
3.1.7.2.3 一月内员工请病假原则上不得超过7天，超过7天者按超过时间扣发固定工资的200％。若一年内累计病假超过30天者，扣发本人年终奖金的50％；超过40天者，扣发本人全部年终奖金。
3.1.7.2.4员工连续病休达2个月仍不能坚持正常工作者，公司可予以辞退，其连续病休期间只发给基本生活费。
员工因病或非因工受伤需住院治疗，按其在公司服务年限可享有相关的薪金（基本工资+岗位工资）及医疗期如下：

服务年限
医疗期
每月生活补助
一年以上
二年以内
一个月以内
（基本工资+ 岗位工资）之70%
二个月以内
（基本工资+ 岗位工资）之50%
少于五年
二个月以内
（基本工资+ 岗位工资）之70%
三个月以内
（基本工资+ 岗位工资）之60%
五年以上
三个月以内
（基本工资+ 岗位工资）之80%
三个月以上
（基本工资+ 岗位工资）之70%
超过三个月以上医疗期，公司有权决定是否继续保留其原有职位，及对是否解除劳动关系作出最后决定。
生活补助不得低于本年德阳市政府规定之本市最低生活标准保障额。

3.1.7. 3 婚假
3.1.7.3.1 员工结婚（以领取结婚证为准，不含再婚），按法定年龄结婚（男22周岁，女20周岁）的婚假假期为3天，实行晚婚（男25周岁，女23周岁）的为15天（含3天法定假期）。如到外地结婚的（指配偶工作所在地，不含旅行结婚），根据往返时间核给路程假。
3.1.7.3.2员工婚假期间发放基本工资。
3.1.7. 4 产假
3.1.7.4.1女员工如果按国家规定进行生育的，可休90天产假，若是单胎难产,产假为105天，多胞胎每多生育1个婴儿增加产假15天，产假期间发放基本工资。
3.1.7.4.2 实行晚婚晚育的，男员工可休15天护理假，期间发放基本工资。
3.1.7.4.3 公司特殊岗位可由分管经理或人事部经理核准后进行休假。
员工生日假
员工生日当天，在工作可以合理调配时，可经项目负责人批准后，休生日假半天（特殊岗位和工种须经行政部审批后方可执行）。
3.1.7. 5 丧假
3.1.7.5.1 员工直系亲属（父母、配偶、子女）死亡（出具死亡证明），给予丧假3天，员工到外地办理丧事，可根据实际路程需要时间，另给路程假。
3.1.7.5.2 员工丧假期间发放基本工资。
3.1.7. 6 假期的审批程序
3.1.7.6.1员工请假一律填写公司统一印制的请假条。除不可抗拒因素外，原则上不得请人带假、事后补假或电话请假。
3.1.7.6.2一般员工请假由行政部或各分管经理批准，一般管理人员请假由公司行政部经理批准，中层管理人员请假由公司副总经理批准，主任以上级请假由总经理批准。
3.1.7.6.3 员工请假1天以内（含1天），由行政部经理或分管经理批准，1天以上3天以内由副总经理批准，3天以上由总经理批准。
3.1.7.6.4 公司各级管理人员应严格执行请休假审批权限，无工作代理时原则上不得准假。
3.1.7. 7 其它规定
3.1.7.7.1 试用期员工请假一律按事假处理。
3.1.7.7.2每年度请假情况由公司行政部进行汇总统计，作为核定员工单项奖金或年终奖金的依据之一。
3.1.7.7.3 公司所有工作人员均需遵守本规定。
3.1.7.7.4 各部门负责人负责本部门员工的考勤审核工作。

第二节 办公设备管理规定
3.2.0 目的
为保证办公设备正确使用，充分发挥正常效能，保障公司各项工作和业务的顺利开展，节约成本，特制定本规定。
3.2.1 电话使用规定
3.2.1. 1 电话是联系业务及沟通各项工作的重要通讯工具，应注意爱护和正确使用，提高效率，通话要简洁、明了，避免长时间占用。
3.2.1. 2 员工因工作需要而配备的手机，其核定话费补贴已包含在工资总额中，不得另行以任何方式报销或冲抵。
3.2.1. 3 因工作需要而安装的固定办公电话，其话费金额按公司文件核定的金额进行报销。超额部份由使用者自行承担，如有节约不得累计冲抵。
3.2.1. 4 公司各部门、各项目服务中心及门卫室等安装的固定办公电话，除总经理、副总经理办公室和公司办公室传真机外均不得具有国际、国内长途功能和上网功能。如因公需拨打长途电话，需经公司行政部书面批准后方能使用。
3.2.1. 5 公司各部门因公要求安装电话，须由各部门或各客服中心提出申请，经总经理审批后，由公司行政部统一办理，否则一切费用自理。
3.2.1. 6 任何员工因人为原因造成电话损坏应照价赔偿。
3.2.1. 7 任何人不得使用办公电话打私人电话或其它服务台电话，为此造成的费用将自行负责。
3.2.2 传真机使用规定
3.2.2. 1 为确保公司传真机畅通，未经许可，任何人不得使用传真机拨打电话。
3.2.2. 2 凡配备传真机的部门需指定专人负责管理和使用传真机，其他人员不得随意使用。
3.2.2. 3 传真文件资料须经各部门负责人批准后方能传真，并办理传真登记手续。
3.2.2. 4 公司传真机原则上不对外服务，若因特殊原因需要传真服务时，须经部门经理或行政部经理批准，并办理付款手续（5.00元/A4·张·次）后方能传真。
3.2.2. 5 各部门及项目传真机的配备经总经理批准后由公司行政部统一办理。
3.2.2. 6 各部门及项目所配置的传真机不具备国际、国内长途功能（特殊情况由总经理审批后执行）。
3.2.3 电脑使用规定
3.2.3. 1 各部门及项目配备的电脑由公司行政部根据工作需要报请总经理批准后统一办理。
3.2.3. 2 电脑是工作中用于文字处理、数据统计及图形设计等的专用设备，除公司办公室、总经理办公室电脑外，一律不准用于与工作无关的事宜。
3.2.3. 3 各部门的电脑应配置专人（文员）使用、管理和维护，其他人未经管理者同意不得擅自使用。
3.2.3. 4 电脑是重要的办公设备，管理人员应正确使用和妥善保管，若因使用不当或管理不善造成损坏和丢失应照价赔偿。
3.2.3. 5 上班期间如无工作需要，禁止使用办公电脑上网或做与工作无关的事宜。
3.2.3. 6 电脑一律不对外服务，违者按规定处理。
3.2.3. 7 电脑的附件配置和耗材使用按物资采购程序及相关规定办理。

第三节 印章使用管理规定
3.3.1 印章的保管
3.3.1. 1 公司法定代表人印章由总经理保管；公司行政印章由公司行政部负责人保管；各部门及项目服务中心的印章由各部门负责人保管。
3.3.1. 2 公司财务、发票专用章由财务部经理保管，其他财务印章由出纳保管。
3.3.1. 3 印章保管人员应妥善保管，如有遗失，应及时向总经理报告并及时挂失。
3.3.1. 4 印章未经总经理批准，一律不准随意交与他人保管、使用。
3.3.2 印章使用审批程序
3.3.2. 1 使用法定代表人印章由总经理批准。
3.3.2. 2 涉及合同、协议、财务收支及以公司名义对外发文、发函等方面用章，由总经理批准。
3.3.2. 3 涉及中高层管理人员调动、任免等的用章，由总经理批准。
3.3.2. 4 涉及基层管理人员调动、任免、业务管理等方面用章，由副总经理批准。
3.3.2. 5 公司内部工作证、上岗证及一般性文件用章，由公司行政部负责人批准。
3.3.2. 6 各部门及项目服务中心印章使用由各部门负责人批准。
3.3.3 印章使用登记
3.3.3. 1 使用印章必须履行登记手续，由印章使用人员登记用章时间、用章事由、用章件数、批准人、经办人等项目，重要事项用章，原件需复印留底存查。
3.3.3. 2 使用法定代表人印章及公司行政印章，由公司行政部负责登记；使用财务专用章由财务部负责登记；使用各部门及项目印章，由各部门及项目印章保管人登记。
3.3.3. 3 对不履行用章登记的人员，印章保管人员可拒绝用章。用章登记表每季度汇总交公司行政部保存。
3.3.4 印章使用纪律
3.3.4. 1 未经印章审批权人批准不得私自用章，不准携带公章外出，不准盖空白信笺及介 绍信等。
3.3.4. 2 对不符合用章规定的，印章保管人员有权拒绝用章或提出合理化建议和意见。
3.3.4. 3 未经印章审批权人批准，印章保管人员擅自使用印章而造成的一切后果，均由其承担相应责任，公司将追究其法律责任。
3.3.4. 4 对违反规定或弄虚作假获得用章，造成严重政治、法律后果或经济损失的，要追究当事人行政、经济上的责任。
3.3.4. 5 印章应妥善保管，正确使用，防止丢失损坏等。

第四节 档案资料管理制度
3.4.1 文件资料的归档范围
3.4.1. 1 行政文书类
3.4.1.1.1 国家或地方政府的法律、法规文件和各类条例、细则等资料。
3.4.1.1.2 上级主管部门的文件、通知、函件等资料。
3.4.1.1.3 公司的各类文件、制度、规定及与相关单位的往来函件。
3.4.1.1.4 公司各部门或项目制定的各种制度、通知、规定、规范等资料。
3.4.1. 2 人事劳资类
3.4.1.2.1 各类人员的招聘、任命、解聘及奖惩等的合同、文件、函件资料。
3.4.1.2.2 员工的晋升、辞职、调资等各种资料。
3.4.1.2.3 员工的违纪记录、年终考评记录及考勤记录等资料。
3.4.1.2.4 公司涉及人事劳资其他方面的各种资料。
3.4.1. 3 经营管理类
3.4.1.3.1 公司的各类合同、协议、方案、函件等资料。
3.4.1.3.2 公司有关经营管理方面的其他资料。
3.4.1. 4 财务管理类
3.4.1.4.1 公司的各类财务收支票据、账目、图表等资料。
3.4.1.4.2 公司涉及财务方面的函件、通知、借据等资料。
3.4.1.4.3 公司涉及财务管理方面的其他资料。
3.4.1. 5 部门或项目管理类
3.4.1.5.1 公司各部门和项目的工作资料、记录、图表等资料。
3.4.1.5.2 各项目主业单位资料、项目基本资料、业主/客户资料、各类通知、通告及管理规定等资料。
3.4.1.5.3 住宅小区的“三表”记录、业主/住户投诉记录、回访记录、门岗记录等资料。
3.4.1.5.4 涉及项目管理的其他资料。
3.4.1. 6 设备管理类
3.4.1.6.1 项目的验收和设备更新、改造资料。
3.4.1.6.2 房屋及公共设施维护维修资料。
3.4.1.6.3 设施设备管理资料及技术资料。
3.4.1.6.4 设施设备运行、维护、保养资料及记录。
3.4.1. 7 质量管理类
3.4.1.7.1 质量体系文件资料。
3.4.1.7.2 质量管理资料如品质督察、考评、奖惩等资料。
3.4.1. 8 其他各种有保存价值的图书及资料。
3.4.2 文件资料的归档要求
3.4.2. 1 归档文件资料必须字迹工整、纸张及文件格式符合相关要求，使用黑色签字笔或黑色刚笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝黑墨水等书写材料。
3.4.2. 2 归档文件资料要完整、系统、准确、真实。
3.4.2. 3 归档文件资料必须是原件。
3.4.2. 4 归档文件资料应保持连续性，并进行科学的分类、立卷和编目、编号。档案目录应编制总目录、案卷目录和卷内目录。
3.4.2. 5 案卷题名应确切反映卷内文件资料内容并区分保管期限。
3.4.2. 6 文件资料的归档必须办理移交手续。
3.4.3 文件资料的归档时间
3.4.3. 1 财务档案在会计年度核算后由财务部保管一年，再由财务部编制清单移交档案管理人员管理。
3.4.3. 2 文书及管理资料在次年第一季度前由各部门负责人审定并按归档要求整理后移交档案管理人员管理。
3.4.3. 3 设备、设施的运行、维护、维修、保养资料在次年第一季度前整理后移交档案管理人员管理。
3.4.3. 4 基建项目改造工程，竣工验收资料在完工后一月内整理移交档案管理人员管理。
3.4.3. 5 质量管理文件应在文件发布后一个月内整理移交档案管理人员管理。
3.4.4 档案的保管
3.4.4. 1 档案管理工作由公司行政部总体负责。行政文书、人事劳资、经营管理、质量管理类由公司办公室归档；财务管理由财务室归档；项目管理类由各项目服务中心归档；但各部门应定期向行政部上报归档详细目录以备查验。
3.4.4. 2 归档时必须认真验收，并办理交接登记手册。
3.4.4. 3 档案应设置专用档案柜分类存放。
3.4.4. 4 每年对档案资料进行一次清理、核对和保管质量检查工作，做到账物相符，不得损坏和丢失。
3.4.4. 5 档案柜应定期清理，保持整洁干净，防止霉变和虫害。
3.4.4. 6 档案的接收、转移、借出必须履行登