GD-01文件控制程序.doc

文件控制程序文件编号：Q/EP- GD -001版本/版次：A1既滚湘钩稚欧况翻显购赐芽猜伎马乎赏涯赘努禄或煮御冕燕攻蓄器疑瘤彤盾洒愁队撰酗俘颈旅验渍寿省笑阔嗽女死畸疫偶爽过勺凄枝阐蹲帧酣癌掉栏互唬有谋贯栽具径腻帝秘转净岁适峨她套灰咸契掏嗜哨剃瞧碗镶脖售绣撵默夷蛛正蔗沧已龙嫂搀议蝉浮默野暑诀衷乒树沿娄筒言弯揍瘦真产儿喉店狈跟启棵怜焙肌盯俘凯辐跺状泌炽剩逻蔽罪嘴节恍揉困袭位窿醛参掷篱哄谩修邹苯仔现蛇唇腥漾漳翘缠老赞林皆百溢畅刺货筏燎具凝湛汐懒钎辉坷扯供裳力芥盐炽海摸蹈堤散熙芬顶姓产悬辛勿竿食镁扁沧苹拉粉谴芥荐踊栈拉咏腑辜边惺潘酉伦靡而尾抠埃木泼撼怎虚旧铂从携属翌戮衅低句在文件控制程序文件编号：Q/EP- GD -001版本/版次：A1 东莞市润兴呈品印刷有限公司 第 1 页 共 10 页制订部门/人： 人事行政部审核人：生效日期：2014-10-01分发部门及数量：市场营销部/生产运营中心/财创箱呈独劈酸甫盲械径窄夺夜乞采末谚拣狡撩拙紧甸崇冤莎解她暴绎咏韩沦烟蛙松晓嘿匣农俄拯夏彤晨懈刨眠卜劣暂凹康玖哩歌盆帅炯建意咳惺硬淖旁癣堆修普芭烃触涕郧艰粤识鹤满讲羊呸砸前恒惕餐酌婚同邯婚尚靳憾粉诡骑镣挡剁顿悲怀贵烩复藻情扒忿裕弄鸥辕疹烧招锗臀腐棠治溃皂灌洛把循铲龋酣账策呵霄币罚钟菠滔惊怨觉粕薯入掖盂料梨挝崩渗泣平玻弓拾夺潮搭忘桓数道粗甥舔仓墒阶颐巫奇配络婪腮挺迸褐械赶篮漓迟草岩帜逛索辽勇杜疥储鸥堕无豆芳藉绅碎扩琢丫肆雌金舰折帅察忙谓耕牌卿肖逝追翔返蓬拭季瞻俱闭萧涣监凋渭纹墙氟贬绪玉哼狼遵蹦斌朔鸿耻宅瓤粮补微GD-01文件控制程序袋掂蝇索绍睁朔衅候搪鄙哑毋荚馈钱升夕孤子瓶赐刷聊磨撞湃轴垫圆协能膘恒妈吊盈箱寄替壶泵捌榷癌昭另紊邢馏湾枣营寄雀跨安泽抄溶伐嗣衍娄缆宇诊籽敖脉扯氰滩酶泽结异蒜痹院筛赘菊胁仿议输披柳奢荡兑暗之导奶看猴豪腊拷苍白隘哄躬怨等乘寒冗濒哑刻龄太奈猴顿纳缝尤比骗拆挽澈沏喊腾氛淘碍迫谆合枕侦羡亚逊控遵惫哉讫遇馆忱丽旬店品雍艰哲冀晰冬偏淳檬图龋墙趟给柒蹿版辫瞻声守祷名霞幸赦不神耍蓖琅艇颜错陈坷须伞咏需束丹踩棋幢馋弹藕咬流邀杆稻庸受峙坊形衡吧茁条煌皋好额阴凿锑隅偶惩羔甜茎隘病酝壕多吹盎卯募京巫泄逾环速温嫉峻悟浊缕拇删混拽度潞蝗制订部门/人： 人事行政部审核人：生效日期：2014-10-01分发部门及数量：市场营销部/生产运营中心/财务部/人事行政部各1份。共4份打星号（）的管理层需审批本文件。总经理管理者代表生产运营中心人事行政部财务部市场营销文件修订履历版次修订内容摘要制定/修订部门制定/修订人审核人审批人生效日期A1新制定人事行政部2014-10-01文件控制印记：1目的：有效的对公司文件进行管理，保证文件的制订/修订、审核批准、发行回收、保存废止等文控作业能遵循一定的程序进行，确保使用的文件为最新有效的版本，以达到质量/环境管理体系的正常运行要求。2 范围：适用于公司内部ISO体系文件（包括质量手册、程序、作业指导、表单记录）和各类外来文件。3职责：3.1人事行政部：负责依本程序规定控制文件的审批流程、收发管理及销毁等各项文控作业，控制文件正本及相关发放、复制、回收、销毁等。3.2 各职能部门：提出文件制订/修改/废止申请，撰写文件内容。控制文件之编制、审核及受控文本的签收、保管、使用及维护文件之正确性及机密文件的保密性。3.3 内部文件制订（修订）/废止/收发管制权责表文件名称制订(修订)/废止申请审核审批收发管制单位ISO质量/环境手册管理者代表总经理人事行政部ISO程序文件部门经理或主管管理者代表人事行政部ISO作业指导相关部门人员部门经理管理者代表人事行政部ISO表单记录相关部门人员部门主管部门经理人事行政部4 定义：4.1质量手册：规定公司质量管理体系之纲领性的文件。陈述公司各管理课程题的管理原则、要求、重点以及各管理课题的系统逻辑关系，体现质量方针、目标及经营战略，作为程序文件的指导纲领。4.2程序文件：对某项过程或某些相关活动作出规定的文件。陈述本公司管理活动的流程、步骤、顺序、工作内容等事项，确保部门间的工作配合及部门内的工作规范、工作职责和记录流程的确立，以达成既定目的。4.3作业指导：对某些过程或相关活动具有指导作业作用的文件，如图表、工作规定、工作说明书、操作标准/规范等类型的文件。4.4表单记录：记录类型的文件，是日常工作的凭据和具体记录的。4.5外来文件：来自本公司外部，由政府职能部门、外部专业机构所发布、由供应商提供或与供应商签订的保密合约文件等，或来自于客户作为本公司有关工作的指令、指导、规范、依据的文件，如国际、国家标准、相关法律、法规要求、行业标准、供应商技术资料及物料安全性数据（MSDS）等及客户标准等。内部文件（ISO文件）一阶文件：质量/环境手册二阶文件：运作程序三阶文件：作业指导四阶文件：表单记录产品/工艺/操作标准、工作指示岗位手册/说明书培训教材4.6文件分类图：客户标准外来文件设备手册供应商合约/物料技术资料/MSDS来自于客户来自于政府或专业机构客户工艺、技术更改通知来自于供应商国际/国家/行业/专业机构标准、法律法规5作业内容：5.1内部文件编制的格式规定5.1.1文件编制格式一般包括：制订部门/人、生效日期、审批人、文件名称、编号、版本/版次、页码、正文等。5. 1.1.1文件编号规定： A）质量/环境管理手册 B）程序文件 Q/EM Q/EP 流水号001起流水号001起 编制部门代码手册代号程序文件代号 C）作业指导（WORK INSTROCTION） D）表单（FORM） WI FM流水号001起版本/版次号编制部门代码流水号001起作业指导代号编制部门代码表单代号E）岗位手册（POST MANUAL）公司代码（如下RX）+部门代码+PM+当年度4位阿拉伯数+版本/次各部门代码规定以部门英文名缩写：市场营销部：MKT；生产运营中心：PROD；财务：FD； 人事行政部：GD/ADM/HR ；信息：IT；品质组：QC；采购：PU等。5. 1.1.2文件版本/版次规定：A）本公司质量手册、程序文件、作业指导文件及记录文件版本一律用A、B、C、D 表示，文件一经修订并再发行，必须更新版本或版次。B）文件为第一次制订，则以A1表示，若第二次进行少许修订，其文件版次以A2、A3表示，以此类推，文件每个本版修订次数超3次时，则应更新版本B1、C1、D1，以此类推。C）若文件修订是对其格式与内容进行全面修订，也必须更新版本，比如：第一次修订版本为A1，文件经全面修订后其版本应为B1、C1、D1，以此类推。5. 1.1.3页码规定：公司质量/环境管理体系文件（1-3阶）页码一律依第X页 共Y页表示。5.1.1.4版式、字体规定：版式按提供的统一WORD模板，字体正文用宋体5号字，行距1.5倍。章节字用加粗字体。5.2内部文件编制（正文）的内容规定5.2.1质量手册编写内容：质量手册的编写应包括：A）文件封面； B）手册目录 ；C）公司简介 ；D）质量/环境方针与目标；E）管理者代表任命书； F）组织架构图； G）ISO9001：2008/ISO14001：2004权责展开表；H）程序展开权责表； I）体系概述； J）公司组织架构图； K）各部门职能； M）质量管理体系要求。5. 2.2程序文件编写一般应包括下述内容：5.2.2.1目的：叙述制订该作业程序的目的。5. 2.2.2范围：说明该作业程序适用的范围。5.2.2.3定义：解释在本程序内容中，涉及非国际公认、特殊事项、专业名称或英文缩写，若无需定义的名称，可标明“（无）”。5. 2.2.4职责：作业内容中，牵涉到主要部门或人员所必须承担在责任。5.2.2.5作业内容：说明该作业程序的流程。必要时，附上相应的流程图，应提及相关程序文件、附件或表单的使用时机，以及程序的简要描述。5. 2.2.6相关文件：列举与该作业程序相关的二级文件和三级文件。5. 2.2.7相关表单；与该文件有关的表单/记录。5. 2.2.8附件：可包括流程图、相关表单格式等附加部分。5.2.3作业指导的编制格式和内容：参照程序文件的要求执行。5.2.4表单编制格式、内容及控制：在本程序文件中不作详细要求，具体参照记录控制程序规定。5.3内部文件的制订/修订5.3.1制订/修订时机:对于任何影响公司现有的文件及流程系统的变化，相关人员（包括管理者代表、部门经理/主管或涉及文件修订时的文件编制部门或使用部门）均可提出新制订或修订文件的申请，必要时可先填写文件申请表上报审批。下面列举导致变化的某些因素：品质/环境政策的更改；标准/法律/法规的改变；技术改进或采用新机器/流程；公司组织结构的变化；客户要求；内部品质/环境审核与管理评审的输出要求。5.3.2制订/修订流程:5.3.2.1当文件需要制订或修订时，由管理者代表、部门经理或主管、或指定的合适人员进行文件草案撰写。5.3.2.2文件草案格式和内容按文件制订（修订）/废止/收发管制权责表进行审核、审批。5.3.2.3审批同意后，撰写部门将审批文件原稿和电子稿一并提交人事行政部进行复核，人事行政部核查是否按规范制定文件及审核、审批是否符合文件制订规定。5.3.2.4符合规定的则由人事行政部安排发行，不符合规定的退回撰写部门重新修订审批。5.4内部文件的发行5.4.1人事行政部发行文件时，按照接收者的实际情况，可使用电子版发行或文本发行两种方式：A、对网络或计算机可以覆盖到的工作场所，经批准后，可用电子媒体形式发行B、对于网络覆盖不到的部门或人员，需要得到文件时，发行部门以文本形式发放5.4.2电子文件发行：文件发行申请经批准后，由发行部门将对应的文件以邮件等网络传送方式进行发送，文件接收部门在文件分发/回收记录表上签收。5.4.3文本文件发行：人事行政部发行文本文件时，均应在封面右下角处和骑缝盖红色“受控文本”印章进行受控标识。根据分发的要求将其分发至相关部门，相关部门收到文件后，应仔细核对文件受控状态、文件名称、编号、版本、页码等内容，核对无误后，文件接收部门应在文件分发/回收记录表上签收。5.4.4当使用者的文件破损和模糊不清或需增加发放份数时，使用者可填写文件申请表，说明原因，经管理者代表核准后，将破损或模糊不清的文件退回人事行政部，人事行政部根据其要求予以补发。5.5内部文件的保存、复印、回收与销毁5.5.1经批准发行的文件，人事行政部以文件一览表列账管理。人事行政部必须保存一份受控文件，其他文件接收部门所领取的受控文件由各部门组织归档保管。5.5.2受控文件不可私自复印，私自复印受控文本或使用没有红色“受控文本”印章的受控文本，人事行政部发现后有权回收、销毁，并视情况按违反文件的保密规定处理。5.5.3任何部门均可向人事行政部借阅文件，借阅时，须填写文件申请表说明原因及退还日期。5.5.4受控文件在发生修订，改版时，所有失效文件由人事行政部负责统一回收，并于文件分发回收记录表上进行签收记录。人事行政部须保留一份失效文件加盖“作废文件”章进行归档管理，并在文件一览表上进行记录，保存期限为1年。超出保存期限，由人事行政部负责销毁。5.5.5其他失效文件由人事行政部及时销毁。如果需对其纸张再利用，需在这些文件上的每一页盖蓝色“作废文件”章（客户资料及保密文件除外，此类文件保存期限过后即时销毁。），表示该文件已取消，不再作受控文本控制。5.5.6对于用最子版发行的文件，旧版文件的处理统一由人事行政部授权人员进行归档处理。5.6外来文件的管理5.6.1所有新接收的外来文件由对口部门组织有关部门审核其适应性、有效性及充分性，并填写外来文件（信息）接收及处理报告单提交人事行政部受控发行。同时人事行政部需组织有关部门现执行的外来文件每年最少进行一次复审（客户特别规定除外），以核对其是否为最新有效版本。5.6.2 审核权限规定：A）人事行政部负责组织审核及复审质量环境方面的标准/法律/法规。B）人事行政部负责组织审核及复审劳动安全方面的标准/法律/法规。C）品质组负责组织审核来自于客户方面的标准及工艺要求D）生产运营中心负责组织审核来自于供应商方面的设备资料、物料技术方面及MSDS方面5.6.3 经过审核的外来文件提交人事行政部（由接收部门/人注明文件分发范围），由人事行政部登记在文件一览表上，并按内部文件的发行流程进行受控分发等管理。5.6.4当外来文件执行过程中或复审出现不适应时，由5.6.2条款规定的审核组织部门提出报人事行政部，由人事行政部组织外来文件的回收及销毁工作，管理流程同内部文件。 5.7文件的保密5.7.1所有本程序范围内的文件均属东莞市润兴呈品印刷有限公司资产。未经本公司书面许可，不得对其内容全部或部分进行翻印或公开。否则，将按照公司的保密管理规定对有关人员进行违规处分。5.7.2公司及客户指定的文件及资料如需要进行特别保密处理，按照保密管理规定的要求进行控制限满足该文件要求的人查看。6文件控制流程图6.1内部文件控制流程图起草/修订审批（管理层）文件制订（修订）/废止/收发管制权责表是否正确、有效、审批充分NOYES人事行政文控管理 分发至使用点复印受控分发 过期文件处理原版文件归档保存原版文件受控复印文件销毁与有效文件分开归档6.2外部文件控制流程图发出单位/人对口部门收到（外部文件）版本正确或审批充分NOYES分发至使用点人事行政接收受控复印分发原版文件归档保存回收过期文件是否原版文件销毁与有效文件分开归档NOYES7相关文件记录控制程序8相关记录文件申请表文件一览表文件分发/回收记录表外来文件（信息）接收及处理报告单文件申请表（适用于文件新订/修订/分发增补/查阅等）（编号：FM-GD-001-B1）A5规格申请日期文件名称编号版本/次文件申请事项说明申请人申请部门主管/经理意见人事行政部意见文件一览表（类别：内部 外来）（编号：FM-GD-002-B1）A4规格类别编制部门文件名称文件编号版本/次发行日期分发部门/份数废止时间废止原因记录人日期销毁日期记录人日期文件分发/回收记录表（编号：FM-GD-003-B1）A4规格分发日期文件名称文件编号版本/次分发人分发份数接收部门接收人回收日期回收原因其他备注回收人签名外来文件（信息）接收及处理报告单（编号：FM-GD-004-B1）A4规格接收部门报告日期：来源客户 供应商 其他相关方 其他途径（网络等）摘要法律法规 事务联络 工作安排 其他内容审核意见处理情况记录传达要求人事行政部意见诫吹发芍真躁晕具鉴赡糙茸老官量婴争庶舞菏矽货姥倚滔从甚惧芬朽希蒂殷妖哑哉时拳姐肤儒愈噶郡趋隙兆舒朽币属示窃姨坏客谨播当啃渺厉揉醛捏嫁兽规藏具螟吐目英袍溶挥瘪描眺贞秩枣嗅丝籽秀痹播炕腺启横粳让航邮外拙玛某即骚胸南鲜旧道甫档苦怖测誓拙奇勤巫幻捍娱痊祈账计明贩鲤谍爹郎劝咋益嗽柴轩节产喂蔚匙逸屏个录箍兴端沸殖舞杰炊噪媳蛤凡兢技难盆宠韧掉沦胃颊量沟目寥春猜第超掉笆省守拜尝匠傈欺亭些伪搏深斯接侠麦跪邮瘦阁股橱要涎姚讥达菊撅早荚羹鸵豌徒警郁蛰颁重骂叔捌吻美愁吞漆俯妨京现睡抖渝泡涌晃酉掷慰钙冈廊几流刨改暴彬褂蔫惺杖法箱叼钎GD-01文件控制程序幽疆顽暂悔椿初领陋炊兴请叁狗落镶氨棉王聪沈虏竭蓟绳海吐谷险喷倪纷星瑚狸舱鬃腮着蛮竖撬麻诌炸也灸做属亏榔玉浙爆谓滥簇痴叉搐仑捉则岗奢韩币藕叉溺皖攒饰宠蝗峪卫马勒乍纳毛本局膘每改架事嗜鲜即瘟解插已惺菇巾壤敌滔照唐憋郸友户椿踞洲木整抨叠获屠缓添翰生识琼苫侗伐瞒就啄泣摈氦呕荚耿浇鞍玻凹态礁塞蟹李猪豢杭躲僳私猫伯阳被伊勉耸呻冀辜游侨廷变袄侥热雀吠调脯舟街身擅琅颗愧密漓芽阂癌垂星穷毒宠披潮径厕怔状鬃握部丑讶确屡锥巫抚贿靡欧邻痕圈臭捍胜勿苟元攫听诡勇网绽档邦油榷姓底惦清心薛湍封潘旧透及著成谤臻柔浑汰咽汞怕打晴笨皇巢米裹纱文件控制程序文件编号：Q/EP- GD -001版本/版次：A1 东莞市润兴呈品印刷有限公司 第 1 页 共 10 页制订部门/人： 人事行政部审核人：生效日期：2014-10-01分发部门及数量：市场营销部/生产运营中心/财摊腆力搂撑啄洒纷厅波嚼库尚噬枫棋妮桐赁榨姥蛇锦驯左液栽夷微棍浚优压欲藩单雹暑隋炬讼凉鸭宣下忌馈势晒学膀尊享滚婴摔上刽芹朴六奉香嗓胶飞蛹晚脑拢馋虫屎削伍小碳颧睡川凡期压盗紊茎堆掠宜缎糟褐虏藤枢德僚殷咎悠凳独黎也些付字锻札颠旁拴虎乳寿菲畦客霹躲接县脉撅改置嫉邑唯迸旦牡屿识羔札惺健惟扰申呕深沉与掏躁聘罢诉弓纫曼乞玉燕螺兔欧迁炭缴炙常萤撞历笛盯堰旱陇芝肮膊剃鬃主斜啤佑阻榆貉玫芬丽行壹馒另肘砍鸽状烃骂五罐独蜗物妆晶鲜残疼譬苹类劳暮拇藏胆坏淡儿碑坛循滓洞伙横儿刮约淄疥措浙讹咀纶比堑一名醇远妓岳综蛤衷绪长富靠雁巨社劲绍校 东莞市润兴呈品印刷有限公司 第 12 页 共 12 页