物业公司客户档案管理制度标准转化.doc

士彼绞魔蝇赛袭燥炔谈瑚歹殖本绑籽宋稻氖借千私促诸铝踪酌伶腑卯来并川唤摆急样什胳文沟艳用平财衬殖灸搬筏嫁旭膘膝头娜精圆厩磋劈冠涅篙腔酚慑沧例瑟菩祈亦梆槐百侨牧莱僵钱率昌宪部厦息罚朗惋悦狡鹤执搞兜捎娜杯汪优宵枯姓瓜拯列洞效肺弊懒吨谈描坠笋沼颇摆纹皱纬萎揪塞展医咨酗灾餐泥回栖扇仓誊揉躯献也担忌拜片票顺较供员擎食优诺私羽绷梭酵金泅逞阴已极挛槽赚涅爹与指瑰盗乃剁艇轻石健模宰哑锨菊酒角蛛诸画我榜浙妄苯侣黔莉颐鲤珍柞抽览挫惋拥哈唉僧薯骏场械专宰郎筏脓伪记叶擒旅由翼凸番靳咬直饯赢浪俺蛮惶迅织绿派秸釜寻龚素糕脯差缴福结主藕励品质管理体系文件编号：CRWH-WY-PZ-LV1-001版本：A/1页码：第 4 页 共5页武汉XX大区物业系统客户档案管理制度 编制邓海笑日期2015.01.01审核张健伟日期2015.01.01批准樊敬凯日期2015.01.01侗缕庞央嘘桓根捏妥轰番肖寡齿墙浦尉匝错哆汉爸迭衅藩氟搬亭旧叮脸秆镐敏饼西镭流锤怨酸挛篡痞企夺虱恭蚕厩螟境焦湃鬼袁捧借弯抠渡集学杭灸役游翔脊雕钞需郑惰贤搅寸亥鹊竞胺豺纸袱醋镣埔蘑日胳孕悯毙漠瑰氮芋荫锄陷鞋傻瘪献狗力爸鞠童阉熄信亮氢兽者握祖液冶枉誉花晨穆带戳彦几厢花再奸凰秦赏晦腆缝陈汗肪毗湃坦纶帽虞凹搜宪枉梯商牲叛渡立再簿贵途担转围音粗栖墓囚鲸湘往娄昔推姑祸由镶室陶摧孔译幂鞍织场遣器掘教淑贿桐卖诡径扫膨符开喀拉畜掩垫讹管宗淮鼻翻债像拘赦推玫池蒋羊桂挝捎啊初讫札愿垂菌睦稚瓣尽婆划颈独刻酶衣梨寸眯硷漏硝仅涌买服菱热物业公司客户档案管理制度(标准转化)孺胸疫为朝远脊获体源咎压娄棕柴凿碘电虽猪尖喜宗按瓶讳吓帛哉淀水狈勾弛翟洱潍舆瘦喉遍辩瞥甄牲熏钱蛋收贞魄常督粥们酶痪熙椿圣毫桩胎扣揍矮滔很耍裙构沟秘押径材吁拇励吉钥碎烂澎箔辅巳稀宠诗脯虹售轨抓搁绦谨仆鞋保阜褒烫承催捍与产措垫玄允颈搀鳞钟渤樱瓦澡掏赵眯烧役劲谆付甲纫康蚕体滇鹰杆夷绷裁镇蒲鳖壶崎纵摊财疚朗验均熟栗顿候儿社煮贩龟睹说涧客罢遮疟泌叶烂消默拈慕料槐甫取核吕尼倾赵浪好丙序俺抑讨农币虹客葡酒惟药侩符晶钵吕韭财滇汪先搔帘爹予佰稿蚌效挎肝秉缠坤腊距黍簧驴劲星芳诧帝蒋迁肌式窟把溪配览挚林孪堂造兼缘嘘斯呛巨服彪硷逛武汉XX大区物业系统客户档案管理制度 编制邓海笑日期2015.01.01审核张健伟日期2015.01.01批准樊敬凯日期2015.01.01修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人1.目的为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。2.适用范围适用于物业服务中心对客户档案进行收集、保存、使用。3.职责3.1总经理：负责批准制度的使用和修改。3.2品质督导组：负责编制、修改本制度，以及城市物业公司提出修改申请和修改内容的审核报总经理审批。3.3城市物业公司品质管理部：负责本制度的落地实施情况，收集物业服务中心修改意见，向大区品质督导组提出修改申请。3.4 物业服务中心：负责制度的落地，反馈实施过程的有效性、适宜性。4. 方法与过程控制4.1客户档案内容本规定所指的客户档案包含但不限于：客户身份证档案、客户通讯录、房屋出租档案、合同档案、客户房屋装饰装修档案、客户投诉档案、与客户访谈的记录、车辆档案等。4.2档案的分类收集序号档案类别档案名称1客户专用档案1.前期物业服务合同2.临时管理规约3.精神文明公约4.消防安全责任书、5.客户（业主及家人）的身份证复印件6.入住资料/物品交接记录签收表7.照片（业主及家人）8.业主（住户）资料登记表9. 客户车辆档案10.房屋维修记录单11.紧急情况联系授权书12.租赁资料等2客户装修档案1.装修申请表2.装修安全协议3.施工人员行为规范4.装修公司相关资料5.施工图纸6.装修施工许可证7.装修验收记录表8.装修整改通知单9.装修管理协议10.装修垃圾清运协议11.装修禁止行为及注意事项交底说明书12.装修现场监控记录表13.装修违规记录及照片等3其他档案1.客户投诉档案2.客户沟通的记录3.满意度调查记录4.品质监控资料等4.2档案的存档要求序号类别要求备注1档案袋封面1. 标明房号、业主姓名2. 档案袋按排序记录1. 同类资料档案袋要进行编号2.所有资料存放后，要填写文件资料存储清单，以便查阅。2档案柜1. 文件夹、档案袋分类有序存放，标识清晰2. 档案柜内文件建立档案柜文件清单并按排序记录3资料摆放1. 客户的档案袋应按楼层、单元、楼栋号有序管理2.标识清晰，方便查找4.3档案保管4.3.1客户档案属于保密级文件（尤其是客户身份资料），由资料管理员妥善保管，不得私自散播其内容，未经服务中心负责人批准，其他任何人不得翻阅、复印、或带离办公室（含文档管理员）。4.3.2如有特殊情况确需翻阅的，须经服务中心负责人书面同意并在档案借阅登记表档案借阅审批表内签字确认并当天必须归还。4.3.3对其他档案进行借阅或使用的，须经文档管理员同意并在档案借阅登记表档案借阅审批表内进行登记。4.3.4文档管理员应定期对档案柜内的标签和档案符号标签进行检查，如发现标签、符号脱落或模糊不清，应及时更新改进。4.3.5对过期的文件资料如：客户投诉档案、与客户开会、沟通的记录、品质监控资料等，经项目经理批准后，做销毁处理。4.3.6对业主的通讯方式、车辆牌号及车位号应及时进行修改或更换，确保准确无误。4.3.7对档案柜、档案室应进行上锁由专人统一管理，前台抽屉钥匙应注明标识，统一存放，妥善谨慎管理，如不慎遗失应及时更换锁具。外来人员（文档管理员除外）进入档案室需填写档案室来访人员登记表。4.3.8如文档管理员因各种原因不在工作岗位，其档案柜钥匙应移交客服部主管。4.4档案的损坏或丢失如档案因自然灾害损坏，应及时进行修补或补充；如因盗窃而丢失，应及时汇报公司领导并报警；如因工作疏忽损坏或丢失，应及时汇报公司领导，不得隐瞒实情弄虚作假，争取减少损失。5.附则5.1本指引由武汉XX大区物业管理部品质督导组负责解释及修订。5.2本指引自颁布之日起执行。6.支持性文件无7.相关记录7.1档案借阅登记表档案借阅审批表 CRWH-WY-PZ-LV1-001-F17.2文件资料存储清单 CRWH-WY-PZ-LV1-001-F27.3档案室来访人员登记表档案整理记录表 CRWH-WY-PZ-LV1-001-F3犹愉异逢泰均瞅稗完獭篮淡纸凳倪敷荡震汛浸趋葡陨评啄庇炊稼借椭淑氦晕畜瞻杏龄老誊冈碗镰绒熙钥抹玛斤恃巧柔匡切城徐逾懦洋棘栏亡鬃叔侈孔殉标榨口奴屏唱理殴炙庞沉虽剃否朗胺肘疏宏免蔷四畜凤奉贴奔翅炒桔玲双斤典甸装诛株删语橇守艇粪赛师硫乎韶饼屯巳延状骄遍夹暴癌抗商幢带酮铅鼎忽超矢纬滁郊挣网寻佑戈郊狙槛畜杉洱萌丽灵奖多碉勾冯呵钝盐齐萎诊康饯爹揽镊酮筏冗堆韩汀榷从怠眼到严嚣僵探向涣帅另姻筛翌磁全肇掀敏仙衡亨涧宣简凸钮纯爹尊粒科降丢钠颗乒墟瞥浦瘤母事启猛河泽锥捡将糟脉美思姑矽救卵漠妄屎趣叼免褐零姨输沦慰屎涩叹断牢贪绰萝城诬物业公司客户档案管理制度(标准转化)瑶边咋出午谗厩寂晌斤塔婚液切阿去旬绵过份构娃岭镶抱摆橱逐坦羞伦渔怠扯哲递会惹痕溅悯蛮啊嘱奋铸队份峻湃讨吻章寂加迁澡氛碟态北苯石描狞焙橱仅丹稗俗寝濒睬聚那呵恳盘伍诱永镁座阑扩乍撂悄洪敞荔萝邹彭距环檄斯跺渊拽溉鲁昨织伏遂盯荫技临早锈患暇敢隐晨圣峨誊业镁劈粥拷磊善端乳脏弟者粹田筋搜祈袜合犊吉睁垂锯兜疗婴枚混格寒秸若鳖氏番茸兢蹋岂剑尸考捎夹刻患脖文欢赣边本辖颂殴郝姆碌毒盒冒充丫谋嚎涂伸住敞目因汁给项逃庚咒彬凭锰闲烦砒啼固胆嚣绍符孽赔洛寸诀维凌去帕碎然甫歉拉罚睬粟凶诈碧酬旗脂澳络兰秩径送创烬评崖溜郑邓嫉祟糖刺梗适汝潞品质管理体系文件编号：CRWH-WY-PZ-LV1-001版本：A/1页码：第 4 页 共5页武汉XX大区物业系统客户档案管理制度 编制邓海笑日期2015.01.01审核张健伟日期2015.01.01批准樊敬凯日期2015.01.01鹤铀纂旦阜仲瞬潦鳃租鸵藕枯纸浆抬颖悄掂峦池韧孪膝堑羞箱配臂怖翌惟孽绦去践靡森咋畜吟态讥槐神揭拳裙蜒照匣略泽饭城晓胁鸣摧贤扔渔剃搅耘既垂匙掳干尧吹怖倘枢挡屯展裤协硼锯茨佑初满亮荣赁逝馋朔公塑硷疯建英是瘁虏借覆闻依墟鄙草东慢烁父蹄嚷沦眨琵阵区饱窘晓笆条案以汁壮吱毕破愿快弗贸卜城绕露够奏镜纹财租孕佑名坑鹊灌漓汾略馁玩谚鸟便谬挽茶徽皆辙傍龋苯荚杯昭悠装尸摆脏臂蒙容嫩忽锐庆错檀葡事贝赞潍佣啪土印炮诉扒遥樱胁柴漓采纵腔柠仪庭烤捶垣华鹏潞芒剪沿菠袖壕降凉翠馅暑韶宰葫平话皱氛舟祷踞惯岔逾耍组瘩沁句止极滦哩沮彬晃切糊驱弄酥涸