公司应收帐款管理制度1.doc

.广西创新港湾公司应收帐款管理制度一 总则第一条 本制度内的应收帐款是指公司在正常的经营活动中，公司的工程经过双方确认工程量，且按照合同客户方应该付款，但由于种种原因没有付款所形成的往来款项。第二条 根据合同规定，客户应该预付工程款的，且已实际付款形成的预收工程款，也纳入本制度管理。第三条 应收票据管理也适用本制度第四条 应收帐款管理的基本目标是支持公司营销活动，降低公司应收帐款的投资损失和管理成本，最大限度提高公司的经济效益二 应收帐款管理的职责第一条 公司的应收帐款管理分别由总经理、财务部、经营部、项目部负责，各部门各司其职，分别对应收帐款管理活动中不同的职能负责。第二条 总经理的职责1、 总经理对公司应收帐款管理付全部责任。2、 总经理负责审批客户的信用等级和信用额度。3、 负责审批具体客户的收帐方针和策略。4、 负责确定在应收帐款管理活动中相关部门、员工的责任。第三条 财务部的职责1、 财务部负责应收帐款的核算工作，应该在应收帐款发生之日或应该确认之日及时准确地确认应收帐款。预收帐款发生后，及时组织收款并进行会计核算。2、 财务部负责应收帐款对帐工作，应该根据实际情况定期或不定期和客户财务部核对往来款项，并取得客户对往来帐户发生额、余额的书面认可。3、 对帐工作的频率要根据和客户往来的频繁程度确定，一般应该不少于半年一次。4、 财务部负责具体收款手续的办理，在项目部、经营部和客户达成付款一致意见后，财务部可以派人到客户方完成收款工作。特殊情况下，项目部、经营部可以代替财务部办理收款手续，但必须在银行汇票、银行承兑汇票、转帐支票、银行汇款的方式下才可以代替，且事后收款的工作结果必须得到财务部的认可。5、 财务部要定期对应收帐款进行帐龄分析，督促各责任部门按时回收工程款。6、 财务部负责编制应收帐款催收通知书，交业务人员、项目部进行帐款催收。7、 对经过长期催收，确实没有回收可能性的应收帐款，财务部负责组织材料申报核销。8、 应收帐款经批准核销后，财务部应该设立专门的登记簿登记已核销的应收帐款，并且要定期检查，如果日后能够回收，应该及时回收。9、 财务部负责公司应收帐款的信用管理，负责公司信用标准、信用条件的制定，负责审查客户的信用条件、经营部的信用调查报告和给客户信用额度的最终审定。10、 财务部要主动和客户方财务部门建立联系，必要时协助收款。第四条 经营部的职责1、 负责和客户协调，解决应收帐款回收过程中出现的矛盾，对帐款的回收承担最终责任。2、 在项目生产期间，项目部是主要的收款责任人，经营部负责协助。项目结束后，在没有工程质量纠纷等条件下，工程尾款的回收由经营部负责。如果有工程质量纠纷等情况下，由项目部负责解决纠纷，经营部协助，纠纷解决后经营部负责收取甲乙双方确认的工程尾款。3、 经营部在合同签订后，应该弄清楚客户工程款付款程序、不同部门在收款工作中所承担的责任，主要负责人，联系方式等内容，以便公司的相关部门对口开展工作，保证工程款的按时回收。4、 经营部负责按照规定的信用调查标准，开展信用调查，提交信用调查报告，经审定后通知客户。第五条 项目部职责1、 项目部负责和客户方协商确认工作量，按时把经过甲方、乙方和监理公司确认的工程量结算书移交财务部，财务部根据工程量结算书确认工程收入和应收帐款。2、 项目部在施工期间每月负责按照公司规定的进度款比例按进度向甲方催收进度款，具体比例年初由公司总经理确定。3、 项目结束后，项目部负责和甲方确认全部的工程量和全部的工程收入，确认完毕后相关资料移交财务部、经营部。工程款催收的责任也同时移交经营部。4、 项目生产期间发生的和甲方及其他部门之间的纠纷，有项目部负责处理，处理结果要及时通报财务部、经营部。5、 项目生产期间发生的向甲方索赔、追加工程量（款）等增加公司收入的事件，项目部要及时把相关的协议、书面确认资料移交财务部以便确认收入。三 应收帐款的核算第一条 项目部申报工程量经甲方、监理公司确认后，项目部负责人要直接将工程量结算书及时传递回财务部进行帐务处理。第二条 财务部会计在收到工程量结算书后，要及时进行帐务处理，不得拖延到月底集中处理。第三条 为了便于对项目部的考核，工程结算收入要按项目部设置二级科目，实行分项目部核算。第四条 应收帐款要按客户核算，一个客户和公司有两个或两个以上的项目，为便于核对往来帐，必要时按客户、项目分开核算应收帐款。第五条 当收到工程量结算书时，财务部按以下分录进行帐务处理，确认应收帐款： 借：应收帐款客户项目部 贷： 工程结算收入项目部第六条 当实际收到工程款时，按实际收到的款项按以下分录处理帐务 借：银行存款帐户名 贷：应收帐款客户项目部第七条 当公司收到的是银行承兑汇票或商业承兑汇票时，要及时把款项从应收帐款帐户中转到应收票据帐户。第八条 预收帐款是指公司和客户签订的合同中，要求客户在协议开始履行前，预付给公司的工程款。当公司预收帐款数额比较小时，可以直接在应收帐款帐户核算，收到款项时记帐户的贷方，收入确认时记借方。第九条 当发生以资产抵付应收帐款的情况时，要把款项以协议规定的抵债额度从应收帐款帐户中转出，按物资评估的价值记入资产帐户，发生的损失记入当期费用。四 应收帐款信用管理第一条 公司的应收帐款管理实行以客户信用额度为中心的管理方法。第二条 客户信用额度是指公司根据应收帐款管理政策的规定，对客户最高赊欠的额度。第三条 应收帐款管理政策是指公司对应收账款管理与控制而确立的基本原则与行为规范。第四条 公司应收帐款管理政策由财务部负责，经营部参与制定，总经理审核、执行董事审批通过下发执行。第五条 应收帐款管理政策包括的主要内容：1、 信用标准: 是客户获得公司商业信用额度所具备的最低条件，以预期的坏帐损失率表示。2、 信用条件：是客户享受公司给予信用期限时所要承担的其他条件。3、 应收帐款收帐政策：是指客户违反信用条件，拖欠甚至拒付账款时企业所采取的收账策略与措施。企业在组织催收时，也必须权衡催账费用与预期的催账收益的关系问题第六条 经营部负责对客户信用水平的调查，填写客户信用调查表第七条 财务部负责审核，提出客户的信用评级，根据工程量大小，确定客户的信用额度，上报总经理审批确定客户的信用等级和信用额度。经营部负责通知客户的信用等级和信用额度。第八条 客户信用等级和信用额度实行动态管理，一般一年进行一次，特殊情况下根据实际情况随时调整。第九条 财务部负责监控公司应收帐款信用管理的执行，项目部负责具体的实施。项目部在生产过程中，要严格控制信用额度，不得超额生产。第十条 项目部、经营部在执行过程中要密切注意客户的经营状况、付款情况及其他情况，多渠道地掌握客户资料，分析预测客户的未来发展情况及存在的偿债风险。五 应收帐款分类第一条 公司应收帐款实行分类管理，分类以帐龄为基本标准，并结合客户经营情况和还款意愿。第二条 应收帐款分为正常应收帐款、逾期应收帐款、呆滞应收帐款和呆帐，具体标准如下:1、 正常应收帐款：帐龄在信用期内或超过信用期不足20天。2、 逾期应收帐款：帐龄超过信用期20天且在90天内。3、 呆滞应收帐款：帐龄超过信用期90天且在360天内。4、 呆帐：帐龄超过信用期360天以上。第三条 发生了以下情况，应收帐款可以直接划入呆帐。1、 债务人经法院宣告破产或进入破产程序。2、 债务人明示拒绝还款。3、 债务人虽然有还款意愿，但其经营状况急剧恶化，从较长时期看没有好转的可能。4、 债务人遭受了巨大的自然灾害，短期内难以恢复。5、 其他在公司年度应收帐款管理政策中规定的情况。第四条 财务部负责应收帐款的分类，每月在进行帐龄分析的同时进行应收帐款的分类。第五条 经营部、项目部负责收集客户的经营信息并及时通知财务部进行分类调整。第六条 公司要对逾期类应收帐款和呆滞给予特别关注，要采取各种方式努力清收。第七条 公司要对呆帐应收帐款指定专人负责采取必要的手段清收，年末要从公司的整体绩效考核利润指标中全额扣除呆帐应收帐款，以后实际收回时计入当年绩效考核利润指标里。具体扣除标准要由年度应收帐款管理政策规定。六 应收帐款的催收第一条 财务部每月要对应收帐款进行帐龄分析，根据帐龄和应收帐款的状态，填写应收帐款催款通知书，总经理签发后交经营部经理和项目部经理负责催收。第二条 财务部每季度要组织召开由总经理主持的应收帐款评审会，评价各客户应收帐款收回的可能性，确定具体客户的收帐方针。第三条 基本的营收帐款收帐政策根据应收帐款回收可能性确定，可以按以下标准把握：1、 回收可能性在90以上，一般不要打扰客户，等待客户主动付款。2、 回收可能性在7090之间，可以措辞委婉地催收，尽量取得客户方对催收应收帐款的理解。3、 回收可能性在5070之间，应频繁地信件催款、电话催询及人员上门催收4、 回收可能性在50以下，应措辞严厉，必要时提请有关部门仲裁或提请诉讼。第四条 负责催收应收帐款的员工要根据公司确定的收帐方针对不同的客户采取不同的手段，无论是否能够收回款项，每次必须取得对方承诺还款的书面记录，交财务部存档。第五条 负责催收应收帐款的员工每次催款要填写收款情况报告表，第六条 应该由项目部收回的应收帐款而项目部实际没有收回，以后经营部收回，相应部分的绩效考评奖励由经营部领取。第七条 催收应收帐款发生的费用要列入部门费用管理，一般要包括差旅费、必要的招待费、人员工资和诉讼费。年初计划阶段，经营部要根据当年应收帐款催收计划，制定相应的费用计划，经审批后执行。第八条 当发生以资产抵付应收帐款的情况时，财务部要及时组织相关人员对抵债物资进行评估，如果有损失及时确认。抵债物资收回后，如果公司生产经营需要，则交相关部门使用，否则，尽快组织拍卖变现。第九条 发生以资产抵付应收帐款的事件后，如果造成了损失，要区分经营部和项目部的收款责任，按各自应该收款的额度分摊损失额，然后再乘以赔偿比例，具体比例在公司的年度应收帐款管理政策中规定。七 应收帐款的损失确认第一条 符合下列条件的应收帐款可以确认损失：1、 债务人被依法宣告破产、撤销，其剩余财产确实不足 清偿的应收帐款2、 债务人死亡或依法被宣告死亡、失踪，其财产或遗产 确实不足清偿的应收帐款3、 债务人遭受重大自然灾害或意外事故，损失巨大，以 其财产(包括保险赔偿等)确实无法清偿的应收帐款。4、 债务人逾期未履行偿债义务，经法院裁决，确实无法清偿的应收帐款5、 逾期3年以上仍未收回的应收帐款6、 公司根据管理的需要设定的应收帐款核销条件第二条 应收帐款的损失确认由财务部负责申报，经营部、项目部负责收集材料，经执行董事批准后执行。第三条 应收帐款损失确认后，财务部要组织召开由总经理主持的责任讨论会，分析应收帐款损失的原因、相关的责任人及给予的处罚。第四条 财务部负责其他应收帐款核销后的事务处理，包括向税务局申报应收帐款损失。第五条 财务部向税务局申报损失最迟不得超过第二年后45日，超过后税务局不予核销，由于税务局不核销给公司造成不能抵扣所得税的损失，财务部要按损失的 赔偿，具体计算公式如下：赔偿金额应收帐款损失33赔偿比率第六条 核销后的应收帐款经过公司员工努力又重新收回或部分收回，公司根据回收额的 给予奖励。第七条 本公司坏帐损失采用直接转销法，实际发生坏帐时，确认坏帐损失，计入期间费用，同时注销该笔应收帐款。八 应收票据管理第一条 应收票据包括银行承兑汇票和商业承兑汇票，公司在收到票据后，要交专人保管。第二条 应收票据在到期前或办理贴现前，要和公章印鉴分开存放，严禁提前背书。第三条 应收票据到期后，财务部要及时到银行办理委托收款手续，如果因为财务部延期办理导致该票据项下款项无法收回，财务部负责追回该笔款项并承担由此引起的利息损失、追款费用。第四条 公司资金不足时，经总经理批准，财务部可以持承兑汇票到银行办理贴现。第五条 应收票据无法收到现金时要及时从应收票据帐户转到应收帐款帐户。第六条 公司在收到承兑汇票时，要根据承兑汇票到期日计算贴现费用，业绩考评计算回款时要扣除贴现费用。附表1业务员客户情况调查表客 户 名 称编号地址公 司邮编电 话项目部邮编电 话主要联系人公司法人代表联系方式总经理联系方式公司主要联系人联系方式项目经理联系方式其他重要关系人联系方式营业执照号码注册资金项目状态得分权重加权得分公司表面现象客户经营规范性：较好 一般 较差2%业务人员素质：较好 一般 较差1%业务员士气较好 一般 较差1%客户面临的经营环境较好 一般 较差2%公司内部管理客户内部管理制度：较好 一般 较差2%人员变动情况：较好 一般 较差1%客户工作的计划性：较好 一般 较差2%客户财务管理和信用管理：较好 一般 较差4设备与市场客户设备先进性：较强 一般 较差2客户的市场前景：扩大 保持现状 下降1客户业务发展趋势扩大 保持现状 下降1客户经营活动市场范围：全球 全国 地区2市场竞争力客户在其行业内规模：平均以上 平均 平均以下3客户竞争对手情况：少有对手 有个别强有力对手 众多对手1客户市场地位：市场领导者 市场跟随者 市场挑战者2客户在其行业内的名气：较高 一般 较小1%经营管理决策者的实践经验较强 一般 较差1%决策者投资方式平稳 保守 激进2%客户投资项目长期 短期 即期3%客户领导风格民主 专制 自由放任4%发展前景客户业务发展前景：发展 保持 衰退1%国家宏观政策的支持大力支持 不明确 限制2%客户与我方发展前景：发展 保持 衰退4%此交易产生的利润：超过平均利润 平均利润 低于平均利润10%公司满足客户工期的要求能满足 有一定困难 很困难5%公司满足客户质量的要求能满足 有一定困难 很困难5本交易对本企业的影响：重要 一般 无足轻重8本交易对本企业市场战略的影响：重要 一般 无足轻重6客户提供的债权保障：现金或担保抵押 货到付款 赊销5该客户能否被其他客户替代：不可替代 一般 全可以被替代6客户对商业债务的付款情况：按时 有时拖欠 经常性拖欠 5客户对银行贷款偿还情况：按时全部偿还 部分按时偿还 基本无法按时偿还 5合计得分填表说明：表内打分项分四种情况，第一种情况分值在10080之间，90为中值 第二种情况分值在6080之间，70为中值 第三种情况分值在4060之间，50为中值 第四种情款为不知道，直接打分为60 公司内部了解客户的其他人（执行董事、总经理、经营部经理等）如也可以利用此表打分，每人打分后，可以计算算术平均数或加权平均数（权重将来根据具体情况定）。附表2客户供应商咨询评价函尊敬的xx公司xx先生： 我公司与我们的客户xx公司有业务往来，该企业为证明其良好的信用状况，推荐我们向贵公司和您咨询，如果您能够提供我们需要的更多信息，我们将不胜感谢。 贵公司和您提供的信息将被严格审查和保密。如果贵公司也有类似的要求，我们将十分乐意提供。 请回答以下问题：1、客户名称、地址是否准确准确 不准确2、贵公司和该公司业务时间多长半年内 一年内 两年内 两年以上3、贵公司目前给该公司的信用额度是多少一万元以下 5万元以下 10万元以下 10万元以上4、贵公司给予的信用期限是多长30天内 60天内 90天内 90天以上5、该企业的付款是否及时绝对及时 很少拖欠 拖欠 经常拖欠6、除了业务往来关系，贵公司是否有其他人员、财务、管理等方面的关系没有关系 有关系7、在过去9个月内，贵公司是否曾经停止向该企业发货或采取措施追收逾期帐款是 否以上调查得到被调查企业的认可，请于 年 月 日反馈给我公司，对此我公司再次表示对贵公司和您个人表示感谢。 广西创新港湾公司 年 月 日使用说明：第一题 准确 100分 不准确 0分 权重 10第二题 办年内 25分 一年内 50分 两年内 75分 两年以上 100分 权重 10%第三题 一万元以下 25分 5万元以下 50分 10万元以下 75分 10万元以上 100分 权重 20第四题 30天以内 25分 60天以内 50分 90天以内 75分 90天以上 100分 权重 20第五题 绝对及时 100分 很少拖欠 75分 拖欠 50分 经常拖欠 25分 权重 20第六题 没有关系 100分 有关系 0分 权重 10第七题 是 0分 否 100分 权重 10根据每一个调查对象计算客户的调查结果加权得分，然后把不同调查对象所计算的得分求算术平均数，所得到的分值参与信用等级评定。附件3公司内部客户交易记录表 截至： 年 月 日帐号名称日期债务总额应收帐款帐龄分布评价得分信用期内1-3031-6061-9090+XX公司ABCDEFGJ01年5月16491649000001年6月34591810164900001年7月52641805181016490001年8月51601545180518100001年9月52671917154518050001年10月41961816191746300最后得分使用说明：债务总额是客户在该月底累计欠款总额， 应收帐款帐龄是分布是累计欠款总额的帐龄分布 每个客户选最近的6个月的交易记录，计算每个月的得分 最后得分是六个月得分的算术平均数 评分标准：基准分100应收帐款全部在信用期内不扣分分逾期天数在130内，扣除20D/B逾期天数在3160内，扣除20D/B+40E/B逾期天数在6190内，扣除20D/B+40E/B+60F/B逾期天数在90天以上，扣除20D/B+40E/B+60F/B+80G/B附表4客户财务报表评价得分表指标上两年上一年当年指标值得分权重加权得分流动比率（流动资产/流动负债）10速动比率（流动资产-存货）/流动负债0.653025资产负债率（总负债/总资产）15主营业务利润率（主营业务利润/主营业务收入）10总资产利润率（净利润/总资产）10经营现金流动负债比率（经营现金净流量/流动负债）30%使用说明：计算客户三年的指标值，然后计算三年指标值的加权平均值，填入指标值一栏， 权重分布 上两年 25 上一年 25 当年 50 流动比率得分计算 100（指标值-不允许值）/（满意值-不允许值） 速动比率得分计算 100（指标值-不允许值）/（满意值-不允许值） 资产负债率得分计算 100（指标值-不允许值）/（满意值-不允许值） 主营业务利润率得分计算 100（指标值-不允许值）/（满意值-不允许值） 总资产利润率得分计算 100（指标值-不允许值）/（满意值-不允许值） 经营现金流动负债比率得分计算 100（指标值-不允许值）/（满意值-不允许值） 不允许值和满意值根据公司面临的具体经营环境情况预先设定 最高分为100分，超过100分的按100分计算。附表5信用等级评定表业务员调查得分外部咨询得分内部交易记录得分财务报表分析得分信用等级预计工程总额信用额度权重分值权重分值权重分值权重分值30%10%2040%得分得分得分得分总得分使用说明：公司信用等级分类 ：A B C D 信用等级A 得分 90分以上 信用等级B 得分 70分90分 信用等级C 得分 60分70分 信用等级D 得分 60分以下 新客户没有内部交易记录，分值取外部咨询得分 没有财务报表的取60分信用额度计算表信用等级范围ABCD500万元以下5001000万元1000万元以上使用说明：根据信用等级和工程量总额结合公司内部的资金供求状况决定给予客户的信用额度附表6客户信用限度核定审批表客户编号客户名称地 址负 责 人原信用额度新申请信用额度信用额度审核或审批意见签 章 及 日 期业务员经营部经理财务部经理总经理生效日期使用说明：此表为内部审批使用，在完成了客户信用等级评定和信用额度计算后，经过会议讨论，决定授予客户信用额度，会后，业务员要填写此表，相关人签字同意后，才可以正式给予客户信用额度。为日后分清责任，此表一式两份，财务部、经营部各一份存档。附表7信用审核书（核准）尊敬的XX公司XX小姐/先生：我们很荣幸地通知您，贵公司X年X月X日的信用申请，我们已经审核。我们批准给予贵公司的信用总额度为XXX元人民币（以前给予的信用额度自动取消），可循环使用，信用期限为工程量确认后的 天。如有任何问题，欢迎随时打电话与我公司财务部联系，电话：XXXXXXX，传真：XXXXXXXEmail：XXXXXXXXXXX.com真诚希望与贵公司保持长期的合作关系。XXX 财务总监 XX公司财务部信用审核书（未核准）尊敬的XX公司XX小姐/先生：贵公司X年X月X日的信用申请，我们已经审核。但是，我们非常遗憾和抱歉，我们暂时无法给予贵公司新的信用额度。我们建议我们的业务部门与贵公司从事现款业务，待几笔业务后再重新审核贵公司申请的额度。如有任何问题，欢迎随时打电话与我公司财务部联系，电话：XXXXXXX，传真：XXXXXXXEmail：XXXXXXXXXXX.com真诚希望与贵公司保持长期的合作关系。XXX 财务总监 XX公司财务部附表8收款情况报告表顾客名称信用等级每月业务往来金额每年业务往来金额收款情况收款不顺利的原因1、 收款金额预定收款金额 元实际收款金额 元差 额 元1、 对方资金周转不灵2、 对方恶意拖欠3、 对方未收到帐单4、 对方未收到对方项目部工程量结算书5、 对方的甲方拖欠资金6、 我方和对方人员关系协调不好7、 其他2、 延迟付款日数约定付款日期实际收款日期 迟延日数 天3、付款方式上的差异合同规定 现金 % 票据 实际收到 现金 % 票据 差距 现金 % 票据 有关该公司的舆论传言1、 未曾听说2、 听到的内容总经理的决策指示： 1、终止业务往来 （1）立刻终止 （2）暂停往来 （3）伺机停止往来2、继续业务往来 （1）限制每月的赊欠金额 (2) 改善收款条件后继续往来 （3）维持现状，继续催收3、其他附表9应收帐款可回收性分析表客户名称金额帐龄比重可回收性判断的基本因素合计应收帐款可回收性判断因素一览表客户名称 分析日期 年 月 日判断因素回收可能性权重客户发展前景20客户资金状况20%客户和公司继续合作的意愿20%关键人物的个人个性20%其他20%总体回收可能性100使用说明：判断因素可以根据实际情况添加或减少，主要看有利于判断结果的可靠性。权重分配也是要基于那个因素对回款最关键总体回收可能性用来决定下一步催收应收帐款的力度和措施判断的基本因素选最重要的一个就可以了。附表10逾期询问函XXX公司我公司财务部提醒我们，我公司的发票号为 项下的帐款尚未收到，此笔帐款已经逾期（ ）天，可能贵公司尚未发现这个情况。请贵公司务必在 月 日前支付这笔欠款，或提前告之原因。签章：逾期追讨函在逾期710天发出，语气相对缓和附表11逾期催款函（严重）XX公司根据我们双方协议，我公司给予贵公司的信用额度是发票日期后XX天，目前帐款已过期 天。这个帐款过期时间已经超过我方提出的付款宽限期限，将产生严重后果。请贵公司立即支付上述迟付工程款并告知我方迟付的真实原因，并在 月 日之前给我们答复，否则我方会不再给予贵公司信用额度，暂时停止生产，并将采用必要方式追收该帐款。希望本信函能够引起贵公司注意，以便我们的交易继续顺利进行。签章：这个函件的语气开始加重，对债务人施加更大压力，表明企业对此事严肃认真的态度。附表12、帐龄结构分析公司名称 时间：年 月 单位：元项目今年月度计划上月本月比率余额比率余额比率余额1总应收帐款2逾期帐款3逾期帐龄过期130天过期3160天过期6190天过期91180天总计4应收帐款周转率(销售额/总应收)5正常应收帐款6、逾期应收帐款7呆滞应收帐款8呆帐应收帐款合计9应收帐款按主要客户分类客户一客户二客户三总计.