1、船管部行政主管岗位任务说明书编号:_YD/CG/011拟制:_核准:_生效日期:_一、基础资料部门名称船管部岗位名称行政主管直接上级经理/副经理所辖人员二、工作说明1、关键职责1、负责处理部门内部行政事务。2、负责安排船舶检验。3、负责船舶证书管理工作。2、关键工作内容1、帮助经理制订本部门工作计划;负责制订本部门行政管理工作计划,经审批后实施。2、熟悉已颁布适用船舶检验规程和条例,掌握船舶检验最新要求;负责搜集、整理船检相关信息和资料。3、立即检验船舶检验状态,在各类检验到期前立即和机务管理人员等相关人员进行协商,选择适宜地点、时间安排检验,并通知船长等相关人员,做好船检准备。4、负责和船级
2、社和验船师联络,确保船舶能准期检验,并跟踪检验结果,领取有效证书。5、熟悉船旗国政府相关船舶注册、登记规程和条例,负责船舶国籍证书申领、换发等工作。6、负责船舶技术证书申领、搜集、整理、登记和保管等管理工作,立即帮助船舶申请办理多种技术证书。7、负责订购、管理相关船舶科技业务书刊;负责船舶技术资料搜集、整理和立卷。8、负责船舶各类费用账单搜集、查对、整理、登记和统计分析,负责船舶修理、供给等费用汇付、对帐和费用立档工作。9、负责部门内各类信函、电文收发;负责部门会议资料准备和会议统计等;负责相关文件收发和相关台帐、档案立卷、归档和管理工作。10、负责部门文件起草、打印、发放和管理。11、负责部
3、门办公设施和设备登记、造册、管理和维护工作。12、负责部门内务卫生管理工作13、负责部门多种办公用具申领、发放。14、负责本部门和企业内、外联络和协调。15、协调和本部门同事和其它部室同事之间关系。16、完成经理部署其它工作,并立即向经理汇报工作。3、关键工作要求1、船舶检验1.1搜集、整理船检相关信息和资料,做到立即、全方面,熟悉已颁布适用船舶检验规程和条例,掌握船舶检验最新要求;熟悉船旗国政府相关船舶注册、登记规程和条理。1.2立即提醒机务总管相关相关船舶证书到期日、检验期限和检验要求,以确保船舶证书得到立即签发或换发,杜绝超期现象。1.3和船级社和验船师联络、沟通立即,检验安排合理有序,
4、通知船舶立即,确保船舶能够准期检验。1.4证书保管妥善,无遗失损坏,管理有条理,申办立即,发船立即。1.5对留有批注项目标证书能给予跟踪,并督促相关部门/人员立即消除批注。1.6不因船舶证书问题造成影响船期、被滞留等后果。2、费用、账单管理2.1每个月统计一次船舶修理、备件等费用和船舶管理费用,对费用统计结果进行分析,并将结果以书面形式汇报部门经理,能对费用管理和使用提出提议或意见。2.2费用对外汇付,有预算、有计划,分轻重缓急,立即和财务审计部协调,不发生错付、漏付、急付等情况。3、电函收发收到各类函、电、文件,要做好登记,加盖收妥章并标明收到日期后交部门经理签阅,接听电话要做好统计,代接电
5、话要留条示意以免误事。部门内各类函、电、文件收/发统计齐全、规范,并确保收/发函、电、文件传输到责任人处,避免因传输不立即影响工作。部门文件起草用语要正确,要认真修改、校对,对外发文要规范格式。4、资料、台账4.1资料搜集和提供立即、整理有序,保管妥善,资料反应关键信息要立即向经理汇报。4.2要立即登记、统计本部门工作情况。统计、台账整齐、规范,无漏登、漏记和翻查不便情况。相关资料要立即移交档案室。5、部门内务5.1部门内办公设施和设备登记、造册要立即、内容全方面,定时进行检验、维护。5.2办公用具申领、发放立即。5.3部门内部环境洁净、整齐。5.4部门会议资料准备齐全,统计和纪要完整、正确。
6、5.5主动做好部门其它内务工作,确保部门内部行政事务协调、高效。5.6快速、正确、高质量地落实领导交办其它工作,并将结果立即反馈。三、任职资格原因细分原因等级限定资料知识学历C航运、船舶管理、行政管理类相关专业专科以上学历或相当程度。行业知识C了解航运行业知识,了解行业中优异管理经验。专业知识B熟悉航运和船舶管理专业知识;掌握企业安全管理体系;掌握中国、国际相关条约、法规、条例等。能力事务处理能力B能够合理安排工作计划,立即、高效、正确完成各项工作。了解能力A正确把握本身职务定位、工作内容;正确、快速了解上级指示、意图和所部署工作;正确了解同事、下属、用户目标和意图;对于所学知识和技能能够快速了解和掌握,反应机敏,能够举一反三。判定能力B能快速、正确判定多种问题,掌握其实质,能较为正确判定从未碰到问题,找四处理措施。表示能力C表示内容准备较充足、专题较明确、构思较清楚。经验行业工作经验D在航运类企业工作3年以上。相关工作经验D从事相关工作3年以上。其它条件身体条件身体健康,精力充沛,对环境改变适应能力强,能够胜任大量加班工作。职业素质含有高度责任感和进取精神,工作细致认真,条理性很好。英语很好英语水平。